Veilederen er samlet

Nå, snart ett år etter at de nye anskaffelsesreglene trådte i kraft, er Departementets veileder endelig samlet i ett dokument.

Veilederen har kommet som små, uannonserte drypp gjennom det siste halvannet året, og er nå endelig samlet i ett PDF-dokument. På dette stadiet ville man kanskje ønske å si at veilederen var “samlet mellom to permer”, men det er foreløpig ikke noe som tyder på at dokumentet vil bli tilgjengelig på papir. Det er kanskje et tegn i tiden, nå som alt skal digitaliseres?

Veilederen er uansett omfattende, strukturert og velskrevet. I innledningen peker Næringsministeren på at innkjøpere må utnytte mulighetene som ligger i det nye regelverket:

– De nye reglene vil imidlertid være av begrenset verdi, dersom dere som offentlige innkjøpere ikke utnytter de mulighetene som ligger i de nye anskaffelsesreglene. For å oppnå “det gode innkjøp” er det helt nødvendig at offentlig oppdragsgivere vektlegger innkjøpsfaglig kompetanse hos sine medarbeidere.

Godt poeng.

Her er link direkte til en PDF-utgave av veilederen. Hvis du heller vil bla deg gjennom overskriftene og klikke på rett kapittel, går du hit.

Hvis du ikke har noe å bruke alle arbeidsdagene i romjulen på, så kan du bruke tiden til å lese den nye veilederen!

Uansett ønsker vi deg et godt nytt anskaffelsesår i 2018.

Hersens advokater

law-education-series-3-1467430

Eksempel på amerikansk juss

Driver du med anskaffelser, er det sannsynlig at du har hatt befatning med advokater. Kanskje har du fått en klage fra en leverandør som er ført i pennen av en advokat? Kanskje har du benyttet advokat for å gi et godt svar? Ja, kanskje du til og med er advokat! Det er ihvertfall ganske mange juristutdannede blant de som jobber med innkjøpsfaget.

Ordføreren i Lavangen kommune i Troms uttrykker det slik i en artikkel i Folkebladet: “Prosessen rundt offentlige anskaffelser er blitt «amerikanisert» der en må bruke advokatene til absolutt alt”.

Det høres dyrt ut – for alle parter. Det er også mye frustrasjon å spore i artikkelen, både med tanke på tapende leverandørs advokat som leter etter “kommafeil” og redsel blant offentlige ansatte for å trå feil.

EFTA

Da blir ikke bildet bedre av EFTAs nylige uttalelse der man slår fast at det ikke må være begått vesentlige feil i en anskaffelse for at en leverandør skal kunne kreve erstatning. Uttalelsen sier at et “enkelt brudd på regelverket for offentlige anskaffelser er i seg selv nok til å utløse oppdragsgivers erstatningsansvar etter håndhevelsesdirektivet overfor en person som har blitt skadelidende, for den skade vedkommende har blitt påført, forutsatt at de andre vilkår for å tilkjenne erstatning er oppfylt, særlig at det foreligger en årsakssammenheng.”.

Et dystert budskap, levert i en tung og unødvendig tuklete setning – slik advokater tidvis har for vane å gjøre det.

Frem til nå har dette med erstatning vært tolket slik at det må være begått vesentlige feil for at en leverandør skal kunne kreve erstatning. Dermed er det mange som nå frykter flere rettssaker fra forbigåtte leverandører.

Dissens

Men, i kjent stil er ikke advokatene nødvendigvis enige. En annen advokat peker på at EFTA-domstolens uttalelse samtidig skjerper kravet til årsakssammenheng. Dermed kan det hende uttalelsen i sum hverken fører til flere eller færre saker. Ja, kanskje den til og med fører til mer riktige avgjørelser? For det er vel først og fremst sammenhengen mellom feilen i konkurransegrunnlaget og årsaken til at leverandøren tapte som er viktig, og ikke hvorvidt feilen i seg selv var en diger blemme eller bare en liten kommafeil?

På den annen (tredje?) side, vil nok advokatene nå bidra til både å nedtone og fremheve slike årsakssammenhenger. Ja, kanskje de nedprioriterer letingen etter vesentlighet, og heller ser etter sammenhenger.

I sum er det kanskje også en fordel. For du har vel hørt advokater diskutere forskjellen på “vesentlig” og “ikke uvesentlig”? Hvis du ikke er jurist, sliter du kanskje med å forstå forskjellen.

Misforstå oss rett. Advokater er ålreite folk. De har humor, selvironi og integritet som alle andre. Men skal de være nødvendige i alle anskaffelser? Er det ikke først og fremst meningen at det er innkjøpere som skal drive med dette i det daglige?

I følge en advokat er det kanskje ikke meningen. Ihvertfall feller vedkommende følgende, dystre dom over oppdragsgiveres evne til å lage klare og utvetydige konkurransegrunnlag “Gitt anskaffelsesregelverkets kompleksitet vil en oppdragsgiver nesten alltid gjøre feil som gir grunnlag for avlysning.”.

Javel. Forhåpentligvis gjelder dette bare tilfeller der motparten har engasjert advokat til å finne feilene – og igjen (formodentlig) bare der feilene har en årsakssammenheng som virkelig gjør at tapende parts advokat har rett i at deres klient burde vunnet, subsidiært fått en ny sjanse, atter subsidiært vært tilkjent negativ kontraktsinteresse, eller for de tilfeller der det har formodningen mot seg at…

Pust rolig nå.

Førerprøven

Har du tatt førerkort en gang? Da er sannsynligheten stor for at du har stått ovenfor en sensor som har ment noe om kjøringen din. Formodentlig har sensor også observert en og annen småfeil. Han har observert, akkumulert og konkludert: enten stryker du, eller så får du førerkort. Hva skjer så hvis du stryker? Kan du engasjere advokat, finne feil i sensors vurdering og få vurderingen omgjort?

Nei. Det har lovmakerne sørget for at du ikke kan. I Trafikkopplæringsforskriften er sensors vurdering nemlig unntatt fra klageretten.

Tenk om det var slik i anskaffelsesretten også?

Fioler er blå

violet-flowers-1361943

Pass på begrunnelsene – også de totalt usaklige.

Vel, det finnes et lite snev av det, faktisk – men bare et snev, altså.

I anskaffelsesforskriftens §19-4(2) står nemlig følgende å lese: “Dersom oppdragsgiveren ikke deler opp anskaffelsen i delkontrakter, skal han gi en kort begrunnelse for dette i anskaffelsesdokumentene eller i anskaffelsesprotokollen. Begrunnelsen kan ikke overprøves.”.

Så du den? Begrunnelsen for å ikke dele opp anskaffelsen kan altså ikke overprøves. Tradisjonelt skiller man på “kan”- og “skal”-bestemmelser i regelverket, men her har vi fått inn en ny variant. Mon tro hvor mange advokater som allerede har stusset på dette.

Hva betyr det egentlig? Kan en oppdragsgiver hevde at kontrakten ikke ble delt opp fordi.. eh.. “fioler er blå” og så komme unna med det?

Det er nesten fristende å prøve.

Formodentlig ville man i så fall havnet i baret likevel, fordi begrunnelsen – uansett hvor irrelevant den måtte være – i tillegg er basert på feil fakta. Fioler kan, ifølge Wikipedia, også være gule eller hvite. Subsidiært kunne man kanskje også anføre at blå og fiolett ikke er det samme, og atter subsidiært anmode EFTA om å se litt nærmere på direktivbestemmelsen som ligger til grunn for den norske regelverksimplementasjonen, siden det jo tross alt utvilsomt må kunne tenkes at det kan ha formodningen mot seg at anførselen om at..

Pust inn. Pust rolig ut.

Månelanding

Heldigvis – for enkelte – er advokater ganske dyre. Følgelig skal det litt til før slike saker ender i rettsapparatet. Samlet sett er det kanskje en fordel.

Fra historien husker vi dessuten hva som skjer når partene på hver side blir litt for opptatt av å ruste seg til konflikt. Medlemslandene i både NATO og Warsawapakten hadde nok egentlig bedre ting å bruke pengene sine på enn interkontinentale ballistiske missiler. Til slutt kulminerte det i et rom-kappløp med påfølgende månelanding.

Den perfekte anskaffelse

Mon tro hva slags månelanding vi kan få ut av en situasjon der både oppdragsgivere og tilbydere utstyrer seg med et stadig voksende advokatkorps for ikke å gjøre feil/forspille sjanser.

Man kan jo tenke seg konkurransegrunnlagets vei gjennom tre rettsinstanser, og deretter kvalifiseringen av tre tilbydere og kontraktstildeling gjennom samme mølle, og når Høyesterett endelig uttaler at konkurransen ikke kan avlyses, at begrunnelsen ikke lenger kan overprøves og at leverandøren som vant beviselig ikke kan avvises, at den subsidiære påstanden om at skjønnsutøvelsen var vilkårlig var uriktig og at den atter subsidiære påstanden om at kommunen ikke lenger var et egnet rettssubjekt (fordi den nå forlengst var slått sammen med nabokommunen) ikke var relevant, så er man endelig klar for kontraktsignering, sånn omtrent tre år på overtid…

Hvem vet? Kanskje lovmakerne i Brussel heller vil åpne for flere paragrafer av typen “kan ikke overprøves”?

Den som anskaffer får se.

Om kontrakter og giftemål

I dag skal vi snakke om to ord som ser nesten helt like ut. Ser du forskjellen på “Tidsbegrenset” og “Tidsubegrenset”?

Det er ikke småtterier denne ene u-en representerer.

Så hva er forskjellen?

Et giftemål er et klassisk eksempel på en tidsubegrenset kontrakt. Det finnes nok folk der ute som skulle ønsket seg en viss tidsbegrensning, både blant forsmådde friere og (etterhvert) mindre lykkelige ektefeller. Men institusjonen består likevel – et giftemål har ingen fastsatt utløpsdato, og kan ende i morgen eller aldri.

Slik er det også i anskaffelsesfaget. Noen kontrakter varer nærmest evig, mens andre har klart definerte sluttdatoer. Eksempelvis vil en kontrakt for leveranse av femti nye kontorstoler typisk ha en sluttdato – selv om stolene forhåpentligvis varer en godt stund utover dette. Likeledes vet man at avtalen med en entreprenør stopper ett eller annet sted før elevene begynner å fylle korridorene i den nye skolen.

Greit nok. Dette er enkeltanskaffelser av den tidsbegrensede varianten.

Men hva med tidsubegrensede enkeltanskaffelser? Kan man tenke seg slike?

Selvsagt. Du sitter sannsynligvis like i nærheten av opptil flere akkurat nå.

La oss ta et nærliggende eksempel: du skal ha nytt økonomisystem. I likhet med kontorstolene skal også økonomisystemet gjøres klart til bruk i kontoret ditt. Det skal settes opp og dine ansatte må gjennom en eller annen form for opplæring.

Men hva skjer så? Vel , stolene klarer seg formodentlig greit alene, mens økonomisystemet ditt må ha støtte fra leverandøren både i morgen og neste år. Ja, sannsynligheten er veldig stor for at du aldri kommer til å slutte å ha dialog med leverandøren om økonomisystemet – så lenge dere er sammen.

Det blir omtrent som et giftemål, faktisk. For akkurat som den etterhvert mindre lykkelige ektefellen sitter og ser på berget av ting som må fordeles og ordnes hvis man skulle skille lag, sitter økonomisjefen og tenker med gru på hvor smertefullt det ville vært å bytte ut RegnskapABC med ØkonomiPLUSS. Kanskje både økonomisjefen og ektefellen kommer på bedre tanker.

Da er det godt likevel at både giftemål og enkelte kontrakter kan være tids-u-begrenset.

Men så var det den forsmådde frieren, og den konkurrerende selgeren i ØkonomiPLUSS. Hva skal de gjøre?

Vel, det er åpenbart – de må drive innsalg.

En dag innser kanskje økonomisjefen at det nye verktøyet håndterer EHF-fakturaer, og har en reiseregningsmodul du slipper å dra på kurs for å bruke. Kanskje han også innser at det er tullete å ha et eget serverrom når konkurrentene kan levere løsningen rett på sky. Kan dagens leverandør endre seg, eller er det på tide å bryte opp som venner?

Slik er den tidsubegrensede virkeligheten. Du vet ikke hva du har før du har mistet det. Paul Simon sa det kanskje best i “Overs”: “Each time I try on the thought of leaving you – I stop. And start to think it over.”. Han har vært gift tre ganger, forresten.

Tidsubegrensede kontrakter omtales i anskaffelsesforskriftens §5-4, slik:

“for tidsubegrensede kontrakter eller kontrakter der varigheten ikke kan fastsettes nærmere, skal verdien beregnes på grunnlag av den månedlige verdien multiplisert med 48.”

Ergo: hvis man ikke vet hvor lenge kontrakten varer, skal verdien settes til fire år, selv om varigheten kan være både 1, 2, 5 og 17 år. Pass forøvrig også på at du har en oppsigelsesklausul, og at du faktisk reelt utfordrer den du har inngått avtale med på å levere en så god tjeneste som mulig – hele tiden. Men det er vel selvsagt.

Så moralen?

Vel, tenk på Paul Simon, forsmådde friere og økonomisjefer før du bestemmer deg for om den neste kontrakten din skal være tidsbegrenset … eller tidsubegrenset.

Hvor blir det av gebyrsakene?

Ved årsskiftet fikk KOFA tilbake myndigheten til å ilegge gebyr for ulovlige direkteanskaffelser. En mulighet de har manglet siden sommeren 2012.

I årene 2007-2012, ble det ilagt rundt femti overtredelsesgebyr totalt. Altså, ikke så mange sammenlignet med antallet saker KOFA håndterte i den samme perioden, men likevel var det nok ubehagelig for de det gjaldt.

Så hva skjer nå? Det har foreløpig vært stille rundt dette i 2017. Det er kanskje ikke så rart, for anskaffelsen (eller snarere mangelen på anskaffelse) må jo ha inntruffet i 2017 for at 2017-reglene skal gjelde.

Kandidatene kan derfor finnes blant de rundt 6.700 anskaffelsene som er kunngjort så langt i år på Doffin.

Så hvor mange gebyrsaker KOFA fått til behandling så langt i år?

Fire.

Ja, det er riktig. Kun fire stk, og ingen er ferdig behandlet ennå. Totalt har det har kommet inn rundt hundre saker til KOFA på anskaffelser som er gjennomført nå i år.

Disse tallene er jo egentlig ikke direkte sammenlignbare, for en ulovlig direkteanskaffelse er jo kanskje ikke kunngjort i det hele tatt.

Likevel sier det noe om det store bildet. Sjansen for å “havne i KOFA” er altså rundt 1-2% akkurat nå. Sjansen for å få en gebyrsak er betydelig mindre, og måles nok best i promille.

Og nå forutsetter vi at det faktisk blir ilagt gebyr. Det er jo heller ikke sikkert. Dermed er vi nok nede på brøkdeler av en promille.

Mon tro om advokatene i KOFA også undres litt over hvordan de skal hjemle gebyrsakene sine på en forståelig måte. I gamle dager var ulovlige direkteanskaffelser nemlig tydelig definert i forskriften (FOA§4-1q), slik at alle kunne se hva de ikke måtte gjøre. I dag må man inn bak advokatenes murer for å finne den faktiske definisjonen. Den står nemlig bare i forarbeidene og ikke lenger i lov- eller forskriftsteksten, slik det var før.

For de som måtte være i tvil, gjengir vi definisjonen her:

Med ulovlig direkte anskaffelse menes en anskaffelse som ikke er kunngjort, selv om det foreligger en kunngjøringsplikt etter regelverket. Det omfatter også situasjoner der oppdragsgiveren bare har kunngjort konkurranse i Doffin når det etter regelverket foreligger en plikt til å kunngjøre i TED-databasen. Begrepet ulovlig direkte anskaffelse er dermed knyttet opp til brudd på kunngjøringsplikten.

Så nå er du forhåpentligvis ikke i tvil lenger, men hvis du er redd for å få KOFA-gebyr, så har du nok – statistisk sett – lite å frykte uansett.

Her er noen velmente råd i så måte:

  • Vær alltid bittelitt skeptisk når noen sier det ikke er nødvendig med konkurranse.
  • Vær mer enn bittelitt skeptisk hvis noen påstår at det bare finnes en leverandør i hele universet som kan levere.
  • Sjekk om verdien på anskaffelsen er såpass stor at du bør gå for Del II framfor Del I eller Del III framfor Del II.
  • Tenk deg litt om før du kjøper tilleggstjenester på eksisterende avtaler.

Følger du disse enkle reglene blir du neppe å finne på den (allerede mikroskopiske) lista over kandidater til årets første KOFA-gebyr.

Hva med de lokale leverandørene?

Et av de vanligste spørsmålene vi får i forbindelse med planleggingen av anskaffelser – fra både leverandører og oppdragsgivere – er: “hva med det lokale næringslivet?”

I en artikkel i Asker og Bærums budstikke fortviler en leverandør over oppdragene som flyter til Oslo, Buskerud eller andre steder i landet. Det virker så logisk at en kommune – av alle – burde prioritere lokalt næringsliv! Dess mer grisgrendt det blir, dess mer åpenbart blir det. I sentrale østlandsstrøk er det kanskje ikke så sannsynlig at en leverandør bukker under på grunn av et slikt valg, men du skal ikke kjøre langt fra E18 før det blir vanskeligere å bare stå på ikke-kommunale ben.

For å si det litt folkelig: Etter at anskaffelsesregelverket ble tredd nedover hodene på alle kommuneansatte ved tusenårsskiftet, har såkalte “hoffleverandører” sakte, men sikkert måttet gi tapt for kontrakter som er inngått etter konkurranse. Siden det ligger i sakens natur at konkurranser må være objektive, har dette naturlig nok ledet til at enkelte oppdrag har forsvunnet ut av kommunen.

Lokalpolitikere har på sin side forsøkt å rette på dette ved å instruere kommunen til å satse på lokalt næringsliv. Det er ikke enkelt å få til i praksis, når en slik potensiell favorisering naturlig nok kan komme i konflikt med anskaffelseslovens krav om konkurranse på like vilkår.

Handlingsrom

Så hva skal man gjøre?

Enkelte oppdrag hører nok klart best hjemme blant de lokale leverandørene i kommunen, eksempelvis oppdrag som strekker seg over litt tid og innebærer responstid, vaktordninger, fysisk tilstedeværelse, utsalg, spesiell lokalkunnskap eller mye transport. Det er ikke dermed sagt at man kan forfordele slike oppdrag til lokale leverandører, men de vil typisk bli vunnet av lokale leverandører – så lenge innkjøperen benytter tildelingskriterier som fanger opp fordelene. Da er det eksempelvis ikke sikkert det er så smart å velge tilbud kun på laveste pris, for eksempel.

Andre oppdrag kan det kanskje være en fordel å gi til en leverandør fra en annen kant av landet, for eksempel for å få friske øyne på saken, eller fordi alle er gift med alle og ingen lenger er habile i den lille fjellbygda. Det kan jo også være at en og annen lokal leverandør har levd litt for godt, med litt for høye marginer og at kommunen kan ha nytte av en liten korreksjon.

Men la oss se litt på valgmulighetene.

Anskaffelser under 100.000 gjør du der du vil. Du kan altså gjerne kjøpe snøfreseren i nabobygget. Anskaffelser under 1.1 millioner trenger du ikke kunngjøre. Da går det an å spørre tre lokale firma om tilbud (hvis det finnes tre i bygda, da – hvis ikke må du nok invitere en leverandør på andre siden av fjorden også). Anskaffelser under 1.75 millioner må du spørre hele landet om, men det er jo du som bestemmer hvilke tildelingskriterier som skal brukes, sett opp mot behovet ditt. Da kan det jo tenkes at en lokal leverandør fremdeles har den beste løsningen, selv om han er bittelitt dyrere. Kommer du over 1,75 millioner, må hele EØS-regionen blandes inn – men du har fremdeles handlingsfriheten i tildelingskriteriene, og du kan kreve at tilbud og kontrakt skal være på norsk. Det gir norsktalende leverandører en liten fordel. Husk også at det finnes en veritabel skog av forskjellige kategorier, terskelverdier og unntak som muligens kan hjelpe på i ditt tilfelle.

I fugleperspektiv

earth-in-milky-way

Et noe uvant perspektiv på anskaffelser

Det er altså muligheter, men i et astronomisk perspektiv bor vi jo alle i en liten småkommune, nemlig planeten Jorda. Sett fra noen lysårs avstand, ligger den ganske grisgrendt til i universet.

Det er kanskje et voldsomt perspektiv å ta inn på en fredag, men det er jo ganske sant – selv om enkelte politikere og velgergrupper ser ut til å glemme det litt.

Er det det vi også av og til gjør, når vi skal tenke på lokalt næringsliv? Er vi rett og slett navlebeskuende?

Rett over norskegrensen ligger Sverige – et mye større land. De er også en del av EU – et gigantisk arbeidsmarked, fullt av folk som gjerne vil ha arbeid. Enda lenger rundt horisonten finner vi Kina, hvor verdens tredje største entreprenørfirma holder til. Det er flere ansatte i CCCC, som firmaet heter, enn det finnes folk i Finnmark. Akkurat nå lukter denne entreprenøren på en liten “småjobb” her i Norge – til 8-9 milliarder kroner. Forsetter vi vår ferd rundt jorda, kommer vi ganske snart tilbake der vi startet, nemlig til eksportlandet Norge – for hva driver vi med her på berget? Jo, vi eksporterer fisk, olje, gass, strøm, høyteknologi og mye annet. Vi eksporterer det til hele verden, i konkurranse med … ja nettopp: lokalt næringsliv der ute ett sted på planeten …

Hva skal vi si da, når nabokommunen kaprer en bitteliten millionkontrakt? Hvem vet, kanskje flere av de ansatte faktisk bor i den kommunen som “mistet” jobben, og sånn sett skatter tilbake dit oppdraget kom fra? Hvor kommer bygningsmaterialene fra, forresten? Sverige? Kina? eller Ørsta? Ville bygningsmaterialene kommet fra et annet sted hvis kontrakten forble i hjemkommunen?

Heldigvis slipper vi å ta inn hele det astronomiske perspektivet i hverdagen, men det kan være greit en sjelden gang. Alt henger sammen med alt – også når det gjelder anskaffelser.

… og begrepet “lokalt næringsliv” er vel egentlig mest et spørsmål om perspektiv.

Perspektiv og handlingsrom.

Åpningsprotokoll, hva er det for noe egentlig?

Fra tid til annen får vi i Innkjøpskontoret spørsmål om “Åpningsprotokoll”. Men hva er det for noe egentlig?

Ordet kan jo gi assosiasjoner til mye rart, men prøv å lete deg gjennom anskaffelsesforskriften, og du vil ikke finne det nevnt noe sted. Det samme gjelder Departementets veileder. I den grad det er holdepunkter for et sånt dokument i veilederen, så er det bare at “Oppdragsgiver kan velge om tilbudsåpningen skal være åpen for leverandørene.”. Det kan han sikkert, men det er ikke nevnt med et ord i loven eller forskriften, så dette er i beste fall frivillig for innkjøperen. Doffin har jo faktisk også et felt hvor man kan omtale tilbudsåpningen (IV.2.7), men dette er høyst frivillig.

Offentleglova har også noen hint å komme med, for i §23 står det jo at: “Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll  […] til valet av leverandør er gjort.”

Kan, ja. Men man må jo ikke.

Kan det være uheldig å legge ut en åpningsprotokoll da? Med de nye bestemmelsene der anbudskonkurransen er kastet ut av det nasjonale regelverket og erstattet med den mer forhandlingsvennlige tilbudskonkurransen, vil det alltid være teoretisk mulig at oppdragsgiver kan komme til å forhandle om tilbudene. Da er det ikke sikkert det er så smart å fortelle alle hvem som har gitt tilbud på forhånd.

Så hva er en åpningsprotokoll?

Vel, formodentlig er det et dokument som viser hvem som har levert tilbud, og kanskje når og hvor åpningen fant sted. Man kan jo også tenke seg at totalsummene til leverandørene kan være listet opp.

Et slikt dokument, når det vel er gjort offentlig, kan fort bli problematisk. På flere måter. Tenk deg at følgende informasjon legges ut:

Oppdragsgiver har foretatt tilbudsåpning og har mottatt tre tilbud i konkurranse “Nye fustasjopphengsforkoblinger 2017”. Konkurransen skal avgjøres på laveste pris, og det kom inn tre tilbud, fra Heidensteen AS, Grønn Kobling AS og Wesenstunden, på henholdsvis 1,2, 1,9 og 2,1 millioner kroner eks mva.

Hva skjer nå? Vel, Heidensteen vil formodentlig begynne med å finne fram champagnen og Grønn Kobling vil lete frem alt de kan finne om konkurrentens manglende kvalitet, økonomi, erfaring, feil og mangler. På toppen av dette vil muligens Wesenstunden begynne å se seg om etter andre oppdrag, fordi de innser at de aldri i verden kan vinne dette oppdraget.

Men vi har jo fremdeles bare kommet til tilbudsåpningen. Tusen ting kan skje. Kan det være at Heidensteen har glemt å prise en stor post? Har Grønn Kobling tatt et vesentlig forbehold? Plutselig kan Wesenstunden sitte der med kontrakten i fanget.

Hva var da vitsen med å si noe på forhånd?

Baktanken er vel å skape et inntrykk av transparens, og skape tillit til en skikkelig prosess. Joda, det kan skje – men det kan også være at den endelige beslutningen bryter med forventningene som er gitt og dermed skaper mer støy, snarere enn mindre.

Spørsmålet er om det ikke er like greit å droppe hele åpningsprotokollen og heller sette kreftene inn på å foreta en rask og effektiv evaluering av tilbudene. I den påfølgende tildelingsmeldingen kan man jo ramse opp alt åpningsprotokollen ville inneholdt.

Problemet er vel kanskje at det offentlige tidvis tar seg ubegripelig god tid til evalueringen. Når vedståelsesfristene strekker seg over mange måneder og det er andre kontrakter der ute som du gjerne vil gi tilbud på, kan ventetiden bli kostbart lang for leverandørene.

Så lang at de kanskje ønsker seg en… åpningsprotokoll?

Minikonkurranse, hva er det egentlig?

minikonkurranse

Villedende eksempel på minikonkurranse – her modellbåter

“Kommunen skal gjennomføre en minikonkurranse” – dette begrepet dukker ofte opp i pressen, men hva betyr egentlig “minikonkurranse”?

Kjært barn har som kjent mange navn, og offentlige anskaffelsesprosesser er intet unntak. I en avis står følgende å lese denne uken om en norsk kommune: “For å sikre renovasjonsordning er det utlyst en minikonkurranse”. At dette handler om offentlige anskaffelser, er det ingen tvil om, men hva slags konkurranse er det kommunen egentlig gjennomfører her?

Offentlige innkjøpere bruker som regel begrepet minikonkurranse om en konkurranse mellom parallelle rammeavtaleleverandører, altså en konkurranse om et avrop eller bestilling basert på allerede inngåtte kontrakter. Det er definitivt ikke noe man lyser ut, slik avisen skriver.

Men er begrepet definert noe sted?

Vel, ikke i anskaffelsesforskriften ihvertfall. Leter du deg gjennom forskriften, finner du ikke en eneste referanse til “minikonkurranse”. Under bestemmelsene om rammeavtaler med flere leverandører, står det bare at “Dersom en rammeavtale med flere leverandører ikke fastsetter alle kontraktsvilkårene, skal oppdragsgiveren tildele kontrakter under rammeavtalen etter ny konkurranse mellom leverandørene”

“Nykonkurranse”, altså? Ikke “mini”, ihvertfall. “Gjenåpnet konkurranse” kunne man kanskje også si.

Departementet arbeider fremdeles med en oppdatert veileder for de nye anskaffelsesreglene, og har åpenbart ikke kommet til parallelle rammeavtaler ennå. Derfor må vi nøye oss med teksten fra den gamle 2013-veilederen. Her er det et lengre kapittel om parallelle rammeavtaler, og her dukker begrepet opp igjen (veilederen, side 126). Det er ingen definisjon i veilederen, men ordet brukes med en slik naturlighet at man skulle tro det var definert.

DIFI benytter også begrepet som om det skulle være definert ett sted. I sin veiledning for hvordan man inngår rammeavtaler, skriver de “Der ikkje alle vilkår er fastsette, skal tildeling av kontrakt skje etter ny konkurranse mellom partane, ein såkalla minikonkurranse”.

KOFA har også behandlet mange saker der minikonkurranser er omtalt, uten at de ser ut til å problematisere mangelen på definisjon av begrepet.

To vesentlige aktører er altså skjønt enige om hva en minikonkurranse er for noe, og selv ikke KOFAs advokater klarer å skape dissens om begrepet. Minikonkurranse ER altså noe konkret: Det er en konkurranse mellom to eller flere leverandører som man allerede har en rammeavtale med. Det er altså ikke bare en “liten konkurranse”.

Er det en minikonkurranse innenfor Departementets, DIFIs og KOFAs forståelse av begrepet kommunen har gjennomført? Det kan det umulig være. Den aktuelle kommunen er Bærum kommune, og de inngikk i 2016 en rammeavtale med RenoNorden om renovasjon. En rammeavtale, men bare med èn part – RenoNorden.

Hvordan kan de da nå gjennomføre en “minikonkurranse”?

Sannsynligvis er det noen her som har en annen oppfatning om hva en minikonkurranse er. For eksempel at det er en konkurranse som er mindre i omfang, enten på grunn av volum, lengde, eller antall leverandører som konkurrerer.

Ifølge Doffin har ikke kommunen utlyst noe ihvertfall. Sannsynligvis dreier det seg derfor om en begrenset konkurranse, altså at den er “mini” i egenskap av at få leverandører konkurrerer om den. Da må den ha en verdi på under 1.100.000,- eks mva, som jo er grensen for kunngjøring i Norge nå for tiden, med mindre spesielle hastebestemmelser tas i bruk.

Da er det i så fall en ekstremt liten renovasjonsavtale for en virksomhet som nettopp har tildelt en kontrakt på 145 millioner, fordelt på fire år. Ja, det er faktisk ikke nok til drift i mer enn ett par uker.

Forhåpentligvis er det begrepet som er feil brukt her, og ikke valget av konkurranseform.

Den som anskaffer får se.

Elektronisk handel, men hvordan?

Det offentlige skal handle elektronisk, men hvordan skal det gjøres?

Som privatperson har du sikkert handlet elektronisk så lenge nå at du har glemt hva det egentlig er for noe. Du har sikkert shoppet alt fra bøker til hårfønere, bussbilletter og sydenturer på nettet, og tenker knapt over hvilke løsninger som ligger bak alt dette, og hvor tungvint det var i gamle dager.

Det offentlige har prøvd å gjøre innkjøpene sine hel-elektroniske i mer enn et tiår, men fremdeles er man ikke i mål. Hva kan det skyldes?

Det har vært relativt stille rundt såkalt “ehandel” de siste årene. Noen offentlige virksomheter har kommet i mål med sine prosjekter, andre har stagnert og noen har reversert. DIFI har justert sine strategier og aldri gitt opp å lage løsninger for hel-elektroniske innkjøpsprosesser. De siste årene har mye handlet om formatet EHF. Her skal både bestillinger, kataloger, ordrebekreftelser og fakturaer inn i ett og samme format. Hvis du vil vite mer, kan du jo melde deg på DIFIs EHF-konferanse rett over påske.

Ja, man kan standardisere formatet på bestilling, ordrebekreftelse og faktura, men på ett område er det fremdeles litt skjær i sjøen: hvordan skal du få presentert hva du kan kjøpe?

Her er vi ved kjernen av hele ehandelsproblematikken. Når en leverandør har noe han vil selge, må han på en eller annen måte fortelle kjøperne om det. Han må si hva han kan selge, hva det koster, hvordan det ser ut, hva som må følge med, hvor mange enheter man må bestille av gangen og, ikke minst: om han har det på lager eller ikke.

Dette siste har vært en skikkelig nøtt.

Den tradisjonelle måten å kjøpe varer gjennom ehandel har vært å bruke såkalte kataloger. En katalog kan være noe så enkelt som en varelinje eller to i et regneark. Når leverandøren sender katalogen til kjøperen, kan kjøperen bestille disse varelinjene.

Men hvordan vet kjøperen at selgeren har varen på lager? Det er ikke så lett å vite når varelinjene ligger i en statisk katalog hos kjøper. Da må selger stadig vekk sende nye kataloger. I noen tilfeller kanskje både ukentlig og daglig. Alternativet? Rest på bestillingen.

Alle som har vært innom offentlig ehandel hater ordet “rest”. Rest betyr at bare deler av det du bestilte finnes på lager. Da vil jo selger gjerne få det ut så fort som mulig, og så sende resten av bestillingen din senere. Og hvordan oppstår rest? Jo, det oppstår når du bestiller i blinde. Hadde du visst før du klikket “bestill” hva som var på lager, ville du ikke bestilt det som ikke var på lager. Du ville tatt den andre kulepennen, eller 10-packen med jordbærfargede postitlapper i stedet.

Så hvordan skal man bøte på dette?

Det er her det eiendommelige begrepet “punch-out” kommer inn. Punch-out har ingenting med boksing å gjøre. Det betyr rett og slett at du logger deg inn i din egen bestillingsløsning, og deretter “puncher” deg videre inn i bestillingsløsningen til leverandøren. Brått kan du se hva som er på lager, og du får dagsferske priser og produkter. Ingen resting – med mindre du velger det bevisst, da. En større kontorrekvisitaleverandør gikk nylig ut og slo et slag for punch-out.

Er det ikke bare kjempeflott, da?

Vel, denne løsningen har selvsagt noen baksider. Vi ser ut til å begynne å legge bak oss de tidvis endeløse og ubegripelig kostbare integrasjonsprosjektene, men vi står stadig igjen med den største ulempen: Når du gir fra deg varelinjene som bestillerne dine kan kjøpe hos selgeren, så gir du også fra deg litt av kontrollen over hva de kan bestille, og hva det koster. Følgelig vanner du kanskje ut avtalen – kulepennen koster mer, og i tillegg til jordbærfargede postitlapper kan bestillerne plutselig også bestille kaffe og tørkepapir – som egentlig hører hjemme i en annen avtale, hos en annen selger – til en annen pris.

Skjønner du at dette kan bli tuklete? DIFI har sett dette i årevis, og maner selvsagt til forsiktighet med å bruke punch-out.

Men hva skal en stakkar gjøre da – når valget tilsynelatende står mellom pest og kolera?

Sannsynligvis skal man velge noe midt i mellom. En ting er ihvertfall sikkert: uten en godt gjennomtenkt bestillerorganisasjon, er det lite å hente på ehandel i det store og hele.

Så da blir det høna og egget, da: skal du begynne med ehandel for å få en mer profesjonell og strømlinjeformet bestillerorganisasjon, eller skal du rydde opp i bestillerorganisasjonen din slik at alle bestillerne både forstår oppgaven sin og kanskje til og med ønsker seg et godt ehandelsverktøy?

Lyder det kjent? Formodentlig sitter du med akkurat de samme tankene når det gjelder innføring av elektroniske løsninger for innlevering av tilbud, altså KGV.

Her har du i det minste en frist. KGV må du ha på plass neste år. ehandel kan du foreløpig fortsette å fundere over så lenge du vil.

Men hvem vet? Kanskje den profesjonaliserte innkjøpsfunksjonen du må ha på plass for å få til overgangen til KGV på en god måte faktisk er akkurat det som skal til for å få ehandel til å fungere også?

Den som anskaffer (og bestiller) får se.

 

ESPD – monster eller redning?

Håndverkerbransjen i Danmark raser mot det nye europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD).

Danskene har hatt dette skjemaet en stund allerede. Her på berget ble det obligatorisk på alle EØS-anskaffelser fra 1. januar 2017, så nå må nok også alle norske innkjøpere og leverandører gjennom disse fasene:

  1. Avvisning: Skjemaet gjelder ikke for meg (jo, det gjør det)
  2. Sinne: Skjemaet er irriterende, tullete og idiotisk (get over it)
  3. Avmakt: Jeg erkjenner at jeg må bruke det, men det er jo ikke noe fremskritt (joda, vær tålmodig bare)
  4. Ny giv: Fantastisk. Dette nye skjemaet gjør jo alt så mye enklere

Vi kommer nok til fase 4 til slutt, alle sammen. Enkelte dansker ser jo allerede ut til å ha kommet til fase 2.

Skjemaet er beskrevet nærmere i forskriftens §17-1. Dette høres jo ganske forlokkende og forenklende ut:

Leverandøren skal levere det europeiske egenerklæringsskjemaet sammen med forespørselen om å delta i konkurransen eller tilbudet som foreløpig dokumentasjon for
a) at han oppfyller kvalifikasjonskravene
b) at det ikke foreligger grunner for avvisning
c) at han oppfyller eventuelle utvelgelseskriterie

Men det er kanskje ikke så rart det er akkurat håndverkerne som er irritert. Det jo ikke uvanlig at de benytter underleverandører, og da må de forholde seg til sjette ledd i bestemmelsen også:

(6) Dersom en leverandør støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter, skal virksomhetene levere separate egenerklæringer.

Med andre ord: er du avhengig av seks underleverandører, skal du levere SYV ESPD-skjemaer.

Det i seg selv er ikke nødvendigvis så vanskelig, men at det kan virke unødvendig, det kan vi lett forstå. Det kommer jo typisk i tillegg til eksempelvis forpliktelseserklæringer.

Og hva er det så du skal svare på? Vel, målet er å svare “nei” på alt – og gi de som ikke kan svare “nei” en mulighet til å forklare seg.

Ja, hvis man i det hele tatt forstår hva det blir spurt om, da. Her er et par eksempler fra skjemaet:

Har leverandørens forretningsførsel har [sic] blitt stanset?
Angi hvorfor man under nevnte omstendigheter likevel er i stand til å utføre kontrakten, tatt i betraktning gjeldende nasjonale bestemmelser og tiltak vedrørende fortsettelse av forretningsaktivitetene? Det er ikke nødvendig å angi disse opplysningene hvis avvisning av leverandørerer [dobbel-sic] gjort obligatorisk i henhold til gjeldende nasjonal rett uten mulighet for unntak.

La oss ta et annet eksempel, bare for å gni det inn:

Er leverandøren selv eller en person, som er medlem av leverandørens administrasjons-, ledelses- eller kontrollorgan eller har kompetanse til å representere eller kontrollere eller treffe beslutninger i slike organer, ved rettskraftig dom blitt dømt for terrorhandlinger eller straffbare handlinger med forbindelse til terroraktivitetved [sic] en dom avsagt for ikke mer enn fem år siden, eller en avvisningsperiode fastsatt direkte i dommen som fortsatt gjelder?

Med mindre du er jurist, er du sikkert litt svimmel nå (ja, vi tror selv jurister kan synes at dette er litt i overkant tungt). Du lurer sikkert blant annet på hva [sic] betyr. Jo, [sic] er det vi som skriver skriver når vi siterer tekst og ønsker å påpeke at det er skrivefeil i originalteksten. ESPD-skjemaet er stappfullt av skrivefeil. Det er dessverre også fullt av elendig språk, tvetydigheter, og ekstremt tunge setninger.

Vi kan jo trøste oss med at setningene er like byråkratiske og tungrodde på alle europeiske språk, her er samme tekst på gresk, for eksempel:

Υπάρχει τελεσίδικη απόφαση εις βάρος του ίδιου του οικονομικού φορέα ή οποιουδήποτε προσώπου το οποίο είναι μέλος του διοικητικού, διευθυντικού ή εποπτικού του οργάνου ή έχει εξουσία εκπροσώπησης, λήψης αποφάσεων ή ελέγχου σε αυτό για τρομοκρατικά εγκλήματα ή εγκλήματα συνδεόμενα με τρομοκρατικές δραστηριότητες με καταδικαστική απόφαση η οποία έχει εκδοθεί πριν από πέντε έτη κατά το μέγιστο ή στην οποία έχει οριστεί απευθείας περίοδος αποκλεισμού που εξακολουθεί να ισχύει;

Var det gresk for deg? Vel norsk er kanskje også “gresk” for en greker, men et norsk ESPD-skjema, det vil han forstå. Han kan nemlig få det på gresk!

Det er deler av jo poenget her. Teksten i ESPD-skjemaet er tilgjengelig på alle språkene i EØS-regionen.

Det andre poenget med skjemaet er at det inneholder standardiserte grunner til avvisning og standardiserte kvalifikasjonskrav. Over tid vil dette formodentlig lede til at det blir enklere, ikke vanskeligere å levere tilbud, også for den lille håndtverkeren i Danmark.

Skjemaet er også elektronisk, selv om dagens løsning ikke er spesielt selvforklarende for førstegangsbrukere, og mange misforstår og skriver ut og signerer skjemaet på papir. Etterhvert vil det nok komme enklere dataløsninger også – som gjør det mulig for alle å forstå at det ikke er nødvendig å skrive ut på papir!

Men fram til alt dette går på skinner er det et stykke vei å gå. Håndverkere og alle oss andre må dermed smøre seg med litt ESPDmodighet [sic].

Arkitektprotest

IMG_9771

Eksempel på (svært) langvarig arkitektoppdrag – La Sagrada Familia, Barcelona. Påbegynt 1882.

Arkitektkontorene over hele landet fortviler over offentlige oppdragsgiveres konkurranseutsetting av arkitekttjenester. Nødskriket er ført i pennen av Arkitektbedriftene i Norge.

Det klages over både kvalifikasjonskrav, og oppstykking av oppdragene.

Når det gjelder kvalifikasjonskravene, er innvendingen at det offentlige ber om relevante prosjekter fra de siste tre år.  Her innvender Arkitektbedriftene at det blir for snevert – på så få år kan det være vanskelig å finne relevante oppdrag, uten at det nødvendigvis gjør leverandøren mindre kvalifisert. For en arkitekt kan ett prosjekt kanskje gå over lang tid, og samtidig varer jo bygg ganske lenge. Å be om relevante kulturbygg de siste tre år, kan jo faktisk diskvalifisere arkitekten som tegnet landets beste kulturbygg – for fire år siden.

Bestemmelsene i regelverket åpner for at kvalifikasjonskrav kan omfatte akkurat så mange års erfaring som man mener er nødvendig i den enkelte konkurranse, men fem år er faktisk nevnt spesifikt i §16-6:

Som dokumentasjon for leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner kan oppdragsgiveren bare stille krav om at følgende dokumenter fremlegges: a) en oversikt over bygge- og anleggsarbeidene som leverandøren har utført i løpet av de siste fem årene, sammen med attester for tilfredsstillende utførelse av de viktigste arbeidene. Dersom det er nødvendig for å sikre tilstrekkelig konkurranse, kan oppdragsgiveren angi at også dokumentasjon for relevante bygge- og anleggsarbeider som leverandøren har utført for mer enn fem år siden, vil bli tatt i betraktning;

Men det står jo ikke at man . Arkitekttjenester bør jo absolutt være et område der man ber om mer. I ESPD-skjemaets punkt IV C står omtrent det samme:

Oppdragsgiver kan kreve opp til fem års erfaring og tillate at det tas hensyn til erfaring fra tiden før de seneste fem år.

Så det er altså ikke forskriften som setter ned foten. Det er innkjøperen.

Videre er det jo overhodet ikke noe krav at man har slike kvalifikasjonskrav i det hele tatt. Man kan jo like gjerne benytte tildelingskriterier der leverandøren med de mest relevante prosjektene rangeres høyere – helt uavhengig av hvor gamle prosjektene er.

Problemet er nok heller noe annet – og det er kanskje ikke så rart at det ikke er Arkitektbedriftene som nevner det:

Dersom man legger opp til at for mange slipper gjennom “nåløyet”, så kan man komme til å drukne i tilbud.

Det er rett og slett slik at det er svært mange høyt kvalifiserte tilbydere i dette markedet. Såpass mange at innkjøpere kan risikere å bruke svært lang tid på å evaluere de innkomne tilbudene hvis man ikke forsøker å begrense tilfanget noe. Da er det jo ikke så unaturlig at man har lyst til å velge blant de (få) som har tegnet tilsvarende bygg i 2015, selv om hun som tegnet samme det samme bygget i 2011 kanskje ville vært vel så kvalifisert.

Det er mange andre måter å løse dette på. Man kan benytte prekvalifisering, markedskonferanser, andre tildelingskriterier, andre kvalifikasjonskrav, etablere mer effektive metoder for å evaluere tilbud, få ut fingern og begynne med elektronisk tilbudsinnlevering, beskrive behovet bedre, osv.

Som Arkitektbedriftene selv skriver det: “Nyskaping og innovasjon skjer i spenningsfeltet mellom det kjente og det ukjente.”. Det gjelder kanskje for innkjøpere også?