Åpningsprotokoll, hva er det for noe egentlig?

Fra tid til annen får vi i Innkjøpskontoret spørsmål om “Åpningsprotokoll”. Men hva er det for noe egentlig?

Ordet kan jo gi assosiasjoner til mye rart, men prøv å lete deg gjennom anskaffelsesforskriften, og du vil ikke finne det nevnt noe sted. Det samme gjelder Departementets veileder. I den grad det er holdepunkter for et sånt dokument i veilederen, så er det bare at “Oppdragsgiver kan velge om tilbudsåpningen skal være åpen for leverandørene.”. Det kan han sikkert, men det er ikke nevnt med et ord i loven eller forskriften, så dette er i beste fall frivillig for innkjøperen. Doffin har jo faktisk også et felt hvor man kan omtale tilbudsåpningen (IV.2.7), men dette er høyst frivillig.

Offentleglova har også noen hint å komme med, for i §23 står det jo at: “Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll  […] til valet av leverandør er gjort.”

Kan, ja. Men man må jo ikke.

Kan det være uheldig å legge ut en åpningsprotokoll da? Med de nye bestemmelsene der anbudskonkurransen er kastet ut av det nasjonale regelverket og erstattet med den mer forhandlingsvennlige tilbudskonkurransen, vil det alltid være teoretisk mulig at oppdragsgiver kan komme til å forhandle om tilbudene. Da er det ikke sikkert det er så smart å fortelle alle hvem som har gitt tilbud på forhånd.

Så hva er en åpningsprotokoll?

Vel, formodentlig er det et dokument som viser hvem som har levert tilbud, og kanskje når og hvor åpningen fant sted. Man kan jo også tenke seg at totalsummene til leverandørene kan være listet opp.

Et slikt dokument, når det vel er gjort offentlig, kan fort bli problematisk. På flere måter. Tenk deg at følgende informasjon legges ut:

Oppdragsgiver har foretatt tilbudsåpning og har mottatt tre tilbud i konkurranse “Nye fustasjopphengsforkoblinger 2017”. Konkurransen skal avgjøres på laveste pris, og det kom inn tre tilbud, fra Heidensteen AS, Grønn Kobling AS og Wesenstunden, på henholdsvis 1,2, 1,9 og 2,1 millioner kroner eks mva.

Hva skjer nå? Vel, Heidensteen vil formodentlig begynne med å finne fram champagnen og Grønn Kobling vil lete frem alt de kan finne om konkurrentens manglende kvalitet, økonomi, erfaring, feil og mangler. På toppen av dette vil muligens Wesenstunden begynne å se seg om etter andre oppdrag, fordi de innser at de aldri i verden kan vinne dette oppdraget.

Men vi har jo fremdeles bare kommet til tilbudsåpningen. Tusen ting kan skje. Kan det være at Heidensteen har glemt å prise en stor post? Har Grønn Kobling tatt et vesentlig forbehold? Plutselig kan Wesenstunden sitte der med kontrakten i fanget.

Hva var da vitsen med å si noe på forhånd?

Baktanken er vel å skape et inntrykk av transparens, og skape tillit til en skikkelig prosess. Joda, det kan skje – men det kan også være at den endelige beslutningen bryter med forventningene som er gitt og dermed skaper mer støy, snarere enn mindre.

Spørsmålet er om det ikke er like greit å droppe hele åpningsprotokollen og heller sette kreftene inn på å foreta en rask og effektiv evaluering av tilbudene. I den påfølgende tildelingsmeldingen kan man jo ramse opp alt åpningsprotokollen ville inneholdt.

Problemet er vel kanskje at det offentlige tidvis tar seg ubegripelig god tid til evalueringen. Når vedståelsesfristene strekker seg over mange måneder og det er andre kontrakter der ute som du gjerne vil gi tilbud på, kan ventetiden bli kostbart lang for leverandørene.

Så lang at de kanskje ønsker seg en… åpningsprotokoll?