KGV del 1: Farvel papir!

I 2016 kommer endringer i regelverket for offentlige anskaffelser som etterhvert vil gjøre digitale tilbud til hovedregelen. Dette vil i sin tur gjøre begrepet «KGV» til allemannseie. KGV står for (elektronisk) konkurransegjennomføringsverktøy. Altså et verktøy til å håndtere elektroniske tilbud og anskaffelser. I en artikkelserie ser Innkjøpskontoret nærmere på hva dette er – og hva det betyr for deg.

Vi har hatt slike KGV i snart 10 år i her i landet. Hvorfor er de ikke allemannseie allerede? For å finne svaret på det kan det være fornuftig å starte enda litt lengre bakover i tiden – for eksempel i Viktoriatiden…

I Jules Vernes roman «En verdensomseiling under havet» blir leseren presentert for «et stort bibliotek, med 20.000 bøker, minst». Biblioteket var atpåtil ombord i undervannsbåten «Nautilus». Utrolig.

I dag – 130 år senere –  kan vi lett ha med oss 20.000 bøker i baklomma – på sykkeltur. Utrolig? Langt i fra. Ta en titt på hva smarttelefonen din kan laste ned før du skal ut i det grønne neste gang.

Det skrevne ord er like viktig som før, men det tar ikke plass lenger – og det kan deles med hvem som helst, hvor som helst og når som helst – uansett om du sitter i en undervannsbåt eller er på sykkeltur.

Likevel er det mange som foretrekker å lese tekst på ark og ikke på en skjerm – selv om skjermen måtte være både høyoppløselig, lavtreflekterende, super-retina-ett-ellerannet og stå på høykant. Det er liksom naturlig med papir.

Naturlig… med all den tiden vi tilbringer foran TV, eller begravd i epost, Facebook eller nettaviser er det vanskelig å forstå hvorfor tekst egentlig er så naturlig på papir lenger.

En ting er den gamle romanen til Jules Verne – den egner seg kanskje godt i bokformat, i godstolen foran peisen.

Men hva med et tilbud i en anbudskonkurranse?

Papirtårnet

Hvert år kunngjøres det over ti tusen anbudskonkurranser i Norge på Doffin. Hvis man forestiller seg at det i snitt kommer tre tilbud i hver konkurranse, er det altså tredve tusen tilbud hvert år. DIFI anslår at 25% av konkurransene gjennomføres elektronisk. Med andre ord leveres det over tjue tusen papirtilbud til norske offentlige oppdragsgivere – hvert år. Kaptein Nemos bibliotek ville vært fullt på rekordtid. Ja, ubåten hans ville vel sunket før den nådde Suez. Man kan heller bruke et annet bilde fra Viktoriatiden: stablet oppå hverandre får vi et tårn på høyde med Eiffeltårnet – hvert eneste år. Over tid ville vi druknet Eiffeltårnet, og nå må du jo ikke tro at det bare er Norge som bidrar med dette. Neida, hele EØS-regionen fungerer omtrent akkurat på samme måte som her hjemme på berget.

Så kan man jo legge til at i hver konkurranse er det jo ofte bare ett tilbud som faktisk blir antatt. Man kan kanskje også legge til at mange offentlige oppdragsgivere ber ikke bare om ett, men gjerne to kopier av tilbudet – i ringperm og med skilleark.

Mon tro om ikke en historie om dette som på magisk vis ble tilgjengelig i romanform for hundre år siden, ville virket minst like utrolig som Jules Vernes historier virket. Mon Dieu – mitt Paris drukner i norske anbudsdokumenter!

Utrolig men sann, for fortidens fremtid blir aldri helt som man hadde trodd.

Så hva kan vi gjøre med dette her i framtidas fortid, altså her og nå?

Ganske mye.

Start med deg selv

Men først og fremst må vi gjøre noe med oss selv – vi får la romaner være romaner, men på jobben må vi virkelig begynne å frigjøre oss fra A4-arket!

En ganske vanlig innvending mot elektroniske anbud er at innkjøperen som skal lese tilbudet liker å lese tilbud på papir. «Men vi må jo skrive det ut uansett», kan de si. Det blir jo logisk – når leverandøren uansett har skrevet ut tilbudet sitt, er det jo like greit å sende over utskriften i stedet for å dytte den inn i dataen bare for å ta den ut igjen i den andre enden.

Men det er ikke gratis å sende tilbud på papir i posten. Dessuten er det langt fra sikkert at leverandøren hadde trengt å skrive ut alt sammen. Kanskje han bare hadde det inni dataen?

Norge har allerede vært gjennom denne overgangen når det gjelder fakturaer. Også der var utvekslingsformatet papir. Også der tok det tid, men til slutt klarte EHF-fakturaen å rydde bort papirfakturaen.

Nå er det papirtilbudene som står for tur.

Behovet

La oss forsøke å bryte ned behovet til innkjøperen som skal lese tilbudet:

– Han har behov for å se strukturen i tilbudet
– Han har behov for å ikke bare lese, men forstå, teksten
– Han trenger å kommentere og markere teksten
– Han må dele og drøfte innholdet med andre.

Så står vi altså der med noen viktige nøkkelord: strukturere, forstå, kommentere og dele.

Papiret har jo sine svar på dette. Du kan strukturere tilbudet ved å bruke skilleark. Du kan forstå innholdet ved å lese teksten – og noen klarer bare ikke å forstå tekst de leser på skjerm like godt som tekst de leser på papir. Du kan kommentere med blyant og markere med merketusj. Du kan drøfte med andre ved å ta med deg papirutskriften inn på nabokontoret og vise fram setningen du ikke forstår.

Men papiret har også sine baksider. Som vi allerede har sett, er det i ferd med å drukne den franske hovedstaden. Dessuten har papiret den irriterende egenskapen at det bare finnes i ett eksemplar. Dermed må du ha med deg papiret fra sted til sted. Papir kan bare organiseres på en måte av gangen, så hvis du får lyst til å legge alle skatteattestene i alle tilbudene ved siden av hverandre, må du faktisk plukke de ut av ringpermene sine og omstrukturere.

Og så var det dette med deling – for å dele et papirark må du kopiere det, og så fort du har skrevet en ny kommentar på din kopi, har de to kopiene blitt forskjellige. Som sagt er det mange oppdragsgivere som ber om flere kopier av tilbudene, men det er også vanlig å instruere tilbyderne til ikke å stifte eller innbinde tilbudene. Hvorfor? Jo, fordi oppdragsgiver ser for seg at han kanskje må lage enda flere enn de to kopiene.

Men den aller største baksiden handler om søkbarhet. Hvis du leter etter en bestemt setning, er du nødt til å lese hele teksten fra perm til perm, for tekst på papir er ikke søkbar på noen annen måte. Derav behovet for ryttere, bokmerker, merketusjer og eselører.

Den lille digitale fornærmelsen

Samtidig ber de fleste oppdragsgivere også om tilbudet på minnepenn eller CD-rom. Hvorfor? Formodentlig fordi de har sett fordelen med å ihvertfall behandle deler av tilbudet elektronisk.

Hvorfor ber man så ikke om å få tilbud kun på CD-rom eller minnepenn, eventuelt med et tilbudsbekreftelsesbrev på papir? Det ville jo vært en enkel måte å redusere papirtårnet på. Svaret ligger antageligvis i det innledende hjertesukket «Men vi må jo skrive ut tilbudene uansett».

Endring krever motivasjon og kunnskap. Skal du slutte å røyke, holder det ikke å vite hva som er skadelig med røyking. Du må også se fordelene ved å være en ikke-røyker.

Fordelene

Så, la oss se på fordelene med digitale tilbud.

De grunnleggende behovene var altså:

– Å se strukturen i tilbudet
– Å forstå teksten
– Å kommentere og markere teksten
– Å dele og drøfte innholdet med andre.

Et tilbud kan også struktureres digitalt. Den enkleste formen er vel å navngi dokumenter og fordele de i mapper – gjerne etter oppdragsgivers instrukser. Du kan også ta det hele ett skritt lenger ved å benytte funksjoner i konkurransegjennomføringverktøyene som automatiserer deler av anskaffelsesprosessen – eksempelvis ved å hjelpe tilbyderne til å strukturere tilbudet sitt slik at det blir lettere å gå igjennom. Et eksempel er å gi tilbyderne et sjekkpunkt hvor de skal laste opp skatteattesten. Hvis de glemmer å laste den opp, kommer de ikke videre.

Du kan også tenke deg at du bruker systemet til å få tilbyderne til å strukturere besvarelsene sine – eksempelvis ved å lage en tekstboks der svaret på et bestemt spørsmål skal stå. Vipps får du en slik boks for hvert tilbud, og det blir enklere å sammenligne akkurat dette svaret fra tilbud til tilbud. Dette blir enda enklere hvis datasystemet gjør det mulig for deg å trekke ut eller vise bare denne delen av alle tilbudene, side om side.

Du kan jo tenke deg selv – hvis du har seks kvalifikasjonskrav og elleve tilbud, blir det 66 vurderingspunkter. Tenk deg nå hvis du kan sjekke av disse, en etter en, inne i et datasystem i stedet for å holde oversikt manuelt over hva du har og ikke har vurdert og akseptert.

PDF – mer nyttig enn du tror

De fleste datasystemer kan spytte ut PDF-versjoner av teksten. Eksempelvis en PDF-versjon av hele eller deler av tilbudet. Du må jo ikke skrive ut disse PDF-dokumentene på papir. Du kan faktisk gjøre mye nyttig med dem inne i datamaskinen din også. For eksempel kan du kommentere og markere tekst. Når du deretter lagrer dokumentet, blir kommentarene og markeringene værende. De blir også med hvis du sender dokumentet på epost til kollegaen din på nabokontoret. Kollegaen kan også kommentere videre og returnere dokumentet til deg – og du kan åpne de på en laptop eller et nettbrett og fortsette der. Dessuten er det faktisk mulig å venne seg til å lese teksten på skjerm også. Det hjelper når den blir mere «din» fordi du har kommentarene og markeringene dine på plass. Nettet florerer med bruksanvisninger for hvordan du kan markere og kommentere et PDF-dokument. For eksempel ligger den en video her.

Prøv deg fram! Dette er kanskje det enkleste stedet å starte, og du trenger ikke engang KGV for å gjøre det heller.

KGV kommer mer til sin rett i del 2. Da skal vi se nærmere på prosesstøtte.

I mellomtiden håper vi du bruker tiden til å bli litt mindre avhengig av papiret!