KGV del 2: Du får støtte til prosessen

I 2016 kommer endringer i regelverket for offentlige anskaffelser som etterhvert vil gjøre digitale tilbud til hovedregelen. Dette vil i sin tur gjøre begrepet “KGV” til allemannseie. KGV står for (elektronisk) konkurransegjennomføringsverktøy. Altså et verktøy til å håndtere elektroniske tilbud og anskaffelser. I en artikkelserie ser Innkjøpskontoret nærmere på hva dette er – og hva det betyr for deg.

maze-1236395

Eksempel på prosesstøtte: en veiviser gjennom labyrinten.

En anskaffelse er et prosjekt, eller en prosess om du vil. Den begynner ett sted og slutter et sted, og på veien skal den igjennom en rekke milepæler. Uansett om du kjøper brøytepinner eller hangarskip er det akkurat de samme milepælene. Da skal du selvsagt ha et system som støtter deg gjennom prosessen.

Ja, hvis du forstår prosessen, da.

Her er et eksempel på en prosess for en anskaffelse:

Planlegge->Tidsplaner->Kunngjøring->Spørsmål og svar->Innlevering->Kvalifisering->Evaluering->Tildeling->Kontrakt->Avslutning

Det er altså sånn rundt regnet ti skritt fra noen kommer inn på kontoret ditt og spør om virksomheten din har avtale på rørleggertjenester til du gjør kontrakten tilgjengelig for de som skal bestille rørlegger.

Ja, og det er de samme skrittene uansett om du skal ut og kjøpe trykkpresser eller bedriftshelsetjenester også.

Så la oss se litt på hva du faktisk kan bruke KGV-verktøyer til for å få hjelp og støtte i prosessen.

Planlegge->

Før eller siden oppstår behovet for å kjøpe noe. La oss tenke oss at virksomheten din trenger en ny rammeavtale på rørleggertjenester. Allerede nå vet du minst en ting om den kommende anskaffelsen: hva den skal hete. Hvorfor ikke legge den inn i KGV? Da vet du hvor du har den, ihvertfall. Har du flere innkjøpere i organisasjonen din, kan du kanskje også knytte den til en bestemt person. Så begynner den lange ferden frem mot kontrakten. Gjennom faggruppemøter, dialog med markedet, møter, statistikkinnhenting og grubling tar konkurransegrunnlaget sakte, men sikkert form – og alt skjer inne i et system som kan ta vare på detaljene. Fra dag til dag, uke til uke. Hele tiden kan kollegene dine (hvis du er så heldig å ha noen, da) følge prosessen, la seg inspirere, stjele ideer og synse.

-> Tidsplaner->

Etterhvert begynner anskaffelsen din å ta såpass form at du kan begynne å kikke nærmere på kalenderen. Nå vet du hva du skal ha – og kan begynne å tenke på når du skal ha det.

De fleste KGV kan holde styr på en lang rekke datoer – eksempelvis tilbudsfrist, frist for å stille spørsmål, vedståelsesfrist, karensperiode, oppstart for kontrakten osv. Det er sannelig ikke bare, bare å passe på alt dette selv – spesielt når ting begynner å endre seg. Vel på plass i systemet kan KGV også passe litt på deg – slik at du faktisk husker på at vedståelsesfristen snart går ut eller at det nærmer seg tilbudsfrist. KGV passer på leverandørene på samme måte. Så fort konkurransen er i gang, vil begge parter motta påminnelser på epost med jevne mellomrom.

->Kunngjøring->

“The art of writing is rewriting” sier forfattere trøstende til hverandre. Når du logget deg inn i Doffin i gamle dager for å kunngjøre en konkurranse følte du nok det samme: at konkurransegrunnlaget ditt passerte i revy mens du punchet inn igjen den samme informasjonen som du allerede hadde skrevet en gang før.

Med KGV kommer også autotfylling for Doffin. Doffin-integrasjonene sørger for at du slipper å skrive ting på nytt. Når du trykker “kunngjør”, henter KGV informasjon fra alle feltene du har sittet og fylt ut mens du har utviklet konkurransegrunnlaget og plasserer den på riktig sted i Doffin-skjemaet. Du kan nok risikere at ett og annet felt må fylles ut manuelt likevel, men nå er det ihvertfall bare unntaket og ikke regelen.

Det finnes tilsvarende automatikk for eksempelvis kontraktstildeling også.

Det er ikke så mange minuttene du sparer på dette, men sannelig er det tilfredsstillende minutter. Ingenting er mer urovekkende og deprimerende enn et datasystem som ikke kan gjenbruke data.

Så fort konkurransen ligger på Doffin, kan interesserte leverandører klikke seg videre til KGV og få umiddelbar tilgang til alt sammen. Ja, ikke nok med det: du får også beskjed om at noen har funnet konkurransen. Dette kan høres banalt ut, men flyten i prosessen er både ganske elegant og veldig effektiv.

->Spørsmål og svar->

Før eller siden vil en av interessentene i konkurransen stusse på noe. Da klikker de på en knapp og stiller et spørsmål. De forskjellige KGV-ene håndterer spørsmål og svar på litt forskjellig måte, men de har flere ting til felles:

  • Spørsmål og svar samles på ett sted – gjerne i samspill med sak- og arkivsystemet
  • Det er lett å spore i etterkant hvem som har spurt om hva, når de spurte om det, hva du svarte og hvem du svarte til
  • Funksjonen stenger automatisk når det ikke lenger er anledning til å stille spørsmål
  • Dine kolleger kan sette seg inn i prosessen og svare selv om du er syk

I tilbudsfasen kan det være svært viktig for tilbyderne å få avklart spørsmål de måtte ha, men mange kvier seg for å spørre. Kan det være fordi de er vant til at det tar en halv evighet å få svar? Med et godt meldingssystem kan det hende behandlingstiden går ned. Hvem vet? Kanskje det vil lede til at du får bedre tilbud?

1163837_51679668

I et slikt dataskap er det plass til hundretusenvis av digitale tilbud. Hvor mange papirtilbud får du inn på samme plassen?

->Innlevering->

Så kommer vi til selve rosinen i KGV-pølsa: digital tilbudsinnlevering. Mye er sagt om dette punktet allerede, men det forholder seg slik: frem til tilbudsfrist kan tilbyderne romstere fritt på sitt område uten at du som innkjøper kan se hva de gjør. Når tilbudsfristen går ut, er det tilbyderne som stenges ute. Dette skjer helt automatisk – og uten at noen av partene kan styre det. Følgelig kan både oppdragsgiver og tilbyder være helt trygg på at ingen kan tukle med tilbudene eller få informasjon de ikke skal ha. Selv om du leverer tilbud en måned før fristen, kan likevel ikke innkjøperen se hvem du er eller hva du har skrevet før fristen går ut.

Men den kanskje største og viktigste forbedringen er at systemet gjør det mulig å sende og motta tilbud digitalt. Dette kan fort vekk spare Norge for en papirstabel på høyde med Eiffeltårnet – hvert år.

Kravene til sending og mottak av tilbud er å finne i forskriftens § 7-3, som man kanskje kan kalle KGV-paragrafen?

 

Saken fortsetter neste uke. Da skal vi se nærmere på prosesstøtten du kan få etter at tilbudene har kommet inn.