Om kontrakter og giftemål

I dag skal vi snakke om to ord som ser nesten helt like ut. Ser du forskjellen på “Tidsbegrenset” og “Tidsubegrenset”?

Det er ikke småtterier denne ene u-en representerer.

Så hva er forskjellen?

Et giftemål er et klassisk eksempel på en tidsubegrenset kontrakt. Det finnes nok folk der ute som skulle ønsket seg en viss tidsbegrensning, både blant forsmådde friere og (etterhvert) mindre lykkelige ektefeller. Men institusjonen består likevel – et giftemål har ingen fastsatt utløpsdato, og kan ende i morgen eller aldri.

Slik er det også i anskaffelsesfaget. Noen kontrakter varer nærmest evig, mens andre har klart definerte sluttdatoer. Eksempelvis vil en kontrakt for leveranse av femti nye kontorstoler typisk ha en sluttdato – selv om stolene forhåpentligvis varer en godt stund utover dette. Likeledes vet man at avtalen med en entreprenør stopper ett eller annet sted før elevene begynner å fylle korridorene i den nye skolen.

Greit nok. Dette er enkeltanskaffelser av den tidsbegrensede varianten.

Men hva med tidsubegrensede enkeltanskaffelser? Kan man tenke seg slike?

Selvsagt. Du sitter sannsynligvis like i nærheten av opptil flere akkurat nå.

La oss ta et nærliggende eksempel: du skal ha nytt økonomisystem. I likhet med kontorstolene skal også økonomisystemet gjøres klart til bruk i kontoret ditt. Det skal settes opp og dine ansatte må gjennom en eller annen form for opplæring.

Men hva skjer så? Vel , stolene klarer seg formodentlig greit alene, mens økonomisystemet ditt må ha støtte fra leverandøren både i morgen og neste år. Ja, sannsynligheten er veldig stor for at du aldri kommer til å slutte å ha dialog med leverandøren om økonomisystemet – så lenge dere er sammen.

Det blir omtrent som et giftemål, faktisk. For akkurat som den etterhvert mindre lykkelige ektefellen sitter og ser på berget av ting som må fordeles og ordnes hvis man skulle skille lag, sitter økonomisjefen og tenker med gru på hvor smertefullt det ville vært å bytte ut RegnskapABC med ØkonomiPLUSS. Kanskje både økonomisjefen og ektefellen kommer på bedre tanker.

Da er det godt likevel at både giftemål og enkelte kontrakter kan være tids-u-begrenset.

Men så var det den forsmådde frieren, og den konkurrerende selgeren i ØkonomiPLUSS. Hva skal de gjøre?

Vel, det er åpenbart – de må drive innsalg.

En dag innser kanskje økonomisjefen at det nye verktøyet håndterer EHF-fakturaer, og har en reiseregningsmodul du slipper å dra på kurs for å bruke. Kanskje han også innser at det er tullete å ha et eget serverrom når konkurrentene kan levere løsningen rett på sky. Kan dagens leverandør endre seg, eller er det på tide å bryte opp som venner?

Slik er den tidsubegrensede virkeligheten. Du vet ikke hva du har før du har mistet det. Paul Simon sa det kanskje best i “Overs”: “Each time I try on the thought of leaving you – I stop. And start to think it over.”. Han har vært gift tre ganger, forresten.

Tidsubegrensede kontrakter omtales i anskaffelsesforskriftens §5-4, slik:

“for tidsubegrensede kontrakter eller kontrakter der varigheten ikke kan fastsettes nærmere, skal verdien beregnes på grunnlag av den månedlige verdien multiplisert med 48.”

Ergo: hvis man ikke vet hvor lenge kontrakten varer, skal verdien settes til fire år, selv om varigheten kan være både 1, 2, 5 og 17 år. Pass forøvrig også på at du har en oppsigelsesklausul, og at du faktisk reelt utfordrer den du har inngått avtale med på å levere en så god tjeneste som mulig – hele tiden. Men det er vel selvsagt.

Så moralen?

Vel, tenk på Paul Simon, forsmådde friere og økonomisjefer før du bestemmer deg for om den neste kontrakten din skal være tidsbegrenset … eller tidsubegrenset.