Heldagskurs for kommunen

IMG_1712b

Litt av 2500 kvadratkilometer store Nore og Uvdal kommune, her sett fra Djupegrønuten

Du trodde kanskje at heldagskurs i offentlige anskaffelser var kjedelige?

Det hadde du ikke tenkt hvis du hadde vært flue på veggen i kommunestyresalen i Nore og Uvdal kommune sist uke. Her var rundt 30 kommuneansatte med innkjøpsansvar samlet for å lære mer om offentlige anskaffelser.

Nore og Uvdal er en sammenslått kommune med rundt 2500 innbyggere øverst i Numedalen i Buskerud. Kommunale tjenester leveres av rundt 100 kommuneansatte, hvorav altså ca 30 har en eller annen form for bestillings- eller innkjøpsansvar. Kommunen har også en egen koordinator for innkjøp, men desverre bare i deltidsstilling. Da blir det mye å passe på – uansett om kommunen er stor eller liten. Dermed inviterte saksbehandler Gro Espeseth Grøtjorden, som altså er ansvarlig for koordinering av innkjøp i kommunen, oss i Innkjøpskontoret AS til å holde heldagskurs.

Vi satte opp en agenda sammen med Gro, slik at kurset skulle passe best mulig med det hun så behov for. Kurset ble delt inn i flere deler. Først gikk vi igjennom regelverket for offentlige anskaffelser på et helt grunnleggende nivå, slik at vi var helt sikre på at alle hang med. Deretter gikk vi inn i detalj på hvordan man gjennomfører anskaffelser i henhold til forskriftens del I, II og III. Det ble også tid til en rask gjennomgang av elektroniske verktøy, spesielt eHandel. En av deltagerne på kurset var arkivansvarlig, og han hadde mange gode innspill underveis. Det er jo en fast saksgang i innkjøpsprosesser og kommunen hadde en egen rutinebeskrivelse for arkivering av anskaffelser. Det er det mange kommuner som mangler. Sivilingeniør på teknisk avdeling, Steinar Bergerud supplerte også med sine erfaringer fra mange år med offentlige anskaffelser for kommunen.

Prøv vår oversikt over offentlige anskaffelser

Prøv vår oversikt over offentlige anskaffelser

Det var en engasjert gjeng vi møtte – fra første øyeblikk haglet det med spørsmål og kommentarer. Alle var opptatt av å gjøre dette riktig, men de var også opptatt av å forstå handlingsrommet regelverket faktisk gir. Det ble etterhvert ganske mange dilemmaer og vriene tolkningsspørsmål – akkurat slike ting vi i Innkjøpskontoret faktisk lever og ånder for å gjøre enklere.

Kurset vårt baserer seg på en egenutviklet oversikt over loven og forskriften. Den gjør det enklere å forstå regelverket, og fungerer som en praktisk huskeliste for det aller viktigste. Du kan laste den ned gratis og bruke den selv.

I etterkant av kurset sendte vi ut en spørreundersøkelse og svarene vi fikk bekreftet det vi følte i kommunestyresalen – dette var fulltreffer!

– Det var to kjempeflinke forelesere med veldig god kunnskap om offentlige anskaffelser vi fikk på besøk, sier Gro Espeseth Grøtjorden.

Vil du at vi skal komme til din kommune og gjøre det samme? Ta kontakt så lager vi et skreddersydd opplegg for deg også!

Er det lett å levere til det offentlige?

De foreløpige resultatene fra spørreundersøkelsen vår gir noen interessante svar. Ikke uventet kan man ihvertfall si at det er et visst rom for forbedring innenfor offentlige anskaffelser.

Det er ikke lett å finne anbud

anbudet var lett å finneLitt over halvparten sliter med å finne anbud. Det kan være flere forklaringer på dette. Alle anbud i Norge over 500.000 eks mva skal kunngjøres på www.doffin.no, men det er ikke dermed sagt at det er lett å finne sitt fagfelt der. Det finnes en skog av varslingstjenester som kan bistå, men også her kan det være vanskelig å finne den rette. Selve Doffin har også slitt med problemer siden nyttår, blant annet ved at søkefunksjonen ikke har fungert helt som den skulle.

En helt annen ting er at det er svært mange anbud under 500.000,- og hvor blir det av disse? Et lite fåtall kjøres som frivillige kunngjøringer og vises på Doffin. Det store flertallet havner bare i epostkassen til de 3-4 leverandørene som oppdragsgiver tilfeldigvis vet om. Da er det ikke lett å finne anbud hvis du er tilbyder nummer fem.

Det er ikke lett å forstå oppbygningen av anbudene

oppbygning av konkurransegrunnlagDe aller fleste er uenige i at det er lett å forstå oppbygningen av anbud.

Det er innkjøpskontoret helt enig i.

Det finnes like mange måter å sette sammen et konkurransegrunnlag på som det finnes oppdragsgivere, ja man kan nesten si at det er like mange muligheter som det finnes mennesker – for selv en og samme oppdragsgiver benytter av og til mange forskjellige maler for oppbygning.

I forskriften står det at man skal lage et konkurransegrunnlag “dersom vilkårene for konkurransen ikke kan beskrives tilstrekkelig utfyllende i kunngjøringen”. Med andre ord peker forskriften på Doffin og oppbygningen der. Kanskje alle burde tenke litt på det? På Doffin er det en fastlagt struktur som er lik for alle anskaffelser – hvorfor er det ikke flere konkurransegrunnlag som fanger opp dette?

Uansett bør man i det minste skille tydelig på disse fire hovedpunktene, og ikke blande de sammen i dokumentet, slik mange gjør:

  1. Kvalifikasjonskrav
  2. Kravspesifikasjon
  3. Tildelingskriterier
  4. Kontrakten

Dernest burde flere bruke tilbudsmaler. En tilbudsmal er på en måte et dokument der du skriver tilbudet rett inn i konkurransegrunnlaget. På den måten blir det mindre rom for misforståelser. Det blir litt som å svare på en spørreundersøkelse – spørsmålet står rett over svaret du gir. Med mer utstrakt bruk av elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) vil nok dette bli mer selvsagt fremover.

Det kommer mer fra spørreundersøkelsen etter hvert…

Elektroniske anbud gjør verden enklere

Ja, det er en klar konklusjon i vår spørreundersøkelse til leverandører.

Spørsmålet var om bruk av elektronisk konkurransegjennomføring vil gjøre det lettere eller vanskeligere å levere tilbud til det offentlige. Svaret var enkelt: nesten alle tror det vil bli lettere.

Det er Innkjøpskontoret helt enig i. Å levere tilbud på papir er ikke småtterier. Bare hør på disse kravene, som stammer fra en konkurranse som nylig ble kunngjort på Doffin:

“Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor:

[opplisting av dokumenter fordelt på 10 nummererte skilleark]

Tilbudet skal […] leveres i 2 eksemplarer. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som […]
er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet […] bes også leveres elektronisk på minnepinne.”

Altså skal det leveres tre separate ringpermer samt en minnepinne. Intet mindre.

Er du offentlig oppdragsgiver og skal innhente tilbud på noe som koster over 500.000 i Norge idag har du to valg: du må be om skriftlige tilbud slik som i dette eksempelet, eller du kan benytte et datasystem som oppfyller forskriften altså et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). Det finnes flere slike i markedet idag, blant annet fra leverandører som Visma, Mercell og EU-Supply.

Vi som jobber i Innkjøpskontoret har benyttet KGV i mange år – og mottatt tilbud fra hundrevis av leverandører elektronisk. Dokumentasjon tilsvarende flere lastebillass med ringpermer er redusert til nuller og ettall. Vi ser bare fordeler ved å gjøre dette elektronisk. Vi regner nok også med at det norske leverandørmarkedet har bedre ting å bruke tiden sin på enn å sette ark på riktig plass i ringpermer.

Tiden er overmoden for at det offentlige tar elektroniske anbudsløsninger i bruk og det er faktisk enkelt!

Du kan dele KGV inn i to faser – først gjelder det å flytte papirmengden over på elektronisk format, altså slik at selve innleveringen skjer elektronisk og ikke med frimerke. Neste fase er å gjøre alle konkurransedokumentene levende, slik at leverandøren kan skrive tilbudet rett inn i konkurransegrunnlaget, uten å måtte henvise til vedlegg 4, punkt 8 i seksjon II.

Første fase er enkel. Andre fase krever litt mer arbeid men gir også enda bedre resultater. Innkjøpskontoret kan hjelpe til med begge deler. Er du oppdragsgiver som ønsker å ta i bruk KGV, kan vi bidra med kurs og opplæring slik at du gjør det riktig.

Fremtiden ser lys ut – selv om salget av ringpermer og minnepenner kanskje vil gå litt ned…

Pass på evalueringsmodellen!

I sak 2013/0134 har KOFA kommet til at Statens Vegvesen har brutt anskaffelseslovens §5 ved å benytte en evalueringsmodell som ikke fanger opp relevante forskjeller i tilbudene.

Avgjørelsen er spennende lesing – tilbyderen som kom inn som nummer 2 i konkurransen hadde en lang rekke anførsler, men KOFA gir gang på gang oppdragsgiver medhold. Til slutt kommer vi til punktet om evalueringen av prisen.

I denne vareanskaffelsen velger Statens Vegvesen å se bort fra volum på de forskjellige artiklene – selv om volumet var oppgitt i konkurransegrunnlaget. De gir i stedet en slags snittkarakter innenfor hver varegruppe. Dette til tross for at det er store variasjoner i antall produkter innenfor hver varegruppe. Med andre ord: en lav pris på en varegruppe som det kjøpes mye av blir ikke nødvendigvis premiert – den kan bli overskygget av en annen varegruppe med lavt volum og høyere pris.

Man blir fristet til å tenke paralleller: Ta en bil til 190.000 og en annen til 250.000. Dekkene til den første koster 25.000 kroner. Dekkene til den andre koster 10.000. Altså er det gjennomsnittlig sett større forskjell mellom dekkprisene enn bilprisene – er dette egnet til å finne den rimeligste bilen? Neppe. Totalprisen blir jo 215.000 for den første bilen og 260.000 for den andre. Det er først når du skal kjøpe mange sett med dekk at dette bildet endrer seg, men da må man jo i så fall si noe om dette i konkurransegrunnlaget.

En av nemdsmedlemmene i KOFA mener modellen ikke nødvendigvis er ulovlig, men kaller den «oppsiktsvekkende», og mener den avviker så sterkt fra en naturlig forståelse av tildelingskriteriet at den bryter med lovens §5.

Med andre ord: det kan være fornuftig å bestemme seg for en evalueringsmodell som er lett å forstå for alle, og i dette tilfellet hadde det nok vært en god idè å si litt mer om hvordan prisen ville bli evaluert – på forhånd.

Du kan lese hele saken her.

 

Er det enkelt å levere til det offentlige?

IMAG2721-1Ja, vi lurer. Derfor spør vi.

I en spørreundersøkelse vi nettopp har sendt ut til leverandører til det offentlige stiller vi noen enkle spørsmål om hvordan leverandørene synes det er å levere tilbud til det offentlige. Undersøkelsen er helt anonym og vi håper leverandørene vil være ærlige både med sine positive og negative tilbakemeldinger.

Etterhvert vil du kanskje finne svar på noen av spørsmålene her.

Er du leverandør? Delta selv i undersøkelsen her:

http://www.innkjopskontoret.no/om-oss/sporreundersokelse-leverandorer/

 

 

Leverandørkurs

I samarbeid med Gille advokater DA inviterer Innkjøpskontoret AS til kurs for leverandører i januar og februar 2014. Kursene varer i to timer og gir deg det du trenger å vite for å levere bedre tilbud til det offentlige. Meld deg på nå! De tre første påmeldte får kurset helt gratis!

Ikke deiligt å være tilbyder i Danmark

OI-nyhetene kan melde at seks av ti handelsvirksomheter i Danmark bruker mer ressurser på offentlige anbud nå enn de gjorde for tre år siden.

Danskene har rett, og det er slik i Norge også.

Egne erfaringer med inngitte anbud viser at det ikke er lett å være tilbyder i Norge. Kanskje er det på tide at vi standardiserer konkurransegrunnlagene? Forklaringer som trekkes frem i undersøkelsen er:

  • Feil i konkurransegrunnlaget
  • Krav som er vanskelig eller umulige å oppfylle
  • Mangelfull leverandørdialog
  • Uklare konkurransegrunnlag.

Situasjonen er veldig lik i Norge. At hver offentlig virksomhet lager sine egne skjema som skal fylles ut, gjør det vanskelig eller umulig for tilbydere å gjenbruke grunnleggende dokumenter i nye konkurranser. Dokumentene må utarbeides på nytt til hver konkurranse og det går med mye tid til dette – tid som heller burde vært brukt på å gi gode besvarelser på tildelingskriteriene.

Dersom konkurransegrunnlag ukritisk arves eller «snus» fra konkurranse til konkurranse og fra oppdragsgiver til oppdragsgiver, fører dette ofte til feil og «overkill» på kvalifikasjonskravene. Kvalifikasjonskrav gjelder firmaet som leverer tilbud og det er synd at nyetablerte firma blir forsøkt diskriminert ved at det kreves referanser fra de siste tre årene for firmaet, og altså ikke for de ansatte.

Et nyetablert firma sliter også med å levere regnskap for de tre siste årene, noe som er veldig vanlig å be om.

Egne maler for CV-er som må fylles ut forskjellig fra konkurranse til konkurranse medfører også at de ansattes CV-er må «gjendiktes» gang på gang, istedet for at de kan gjenbrukes.

En siste ting: Hvorfor ber man om firmaattest som et bevis på at firmaet er lovlig etablert når man er lovpålagt å be om skatte- og mva-attest? Kan et ulovlig etablert firma forevise skatte- og mvaattest?

Kanskje burde vi standardisere de forskjellige vedleggene og lage felles nasjonale maler for oppbygging av konkurransegrunnlag? Dette vil sikre gode konkurransegrunnlag og en langt enklere hverdag både for tilbydere og oppdragsgivere.

Les hele saken her

 

En enkel oversikt

Innkjøpskontoret har laget en enkel oversikt over offentlige anskaffelser. Oversikten passer like godt for oppdragsgivere som for tilbydere og viser i korte trekk hvor du finner hva i lov og forskrift om offentlige anskaffelser – og hvordan regelverket henger sammen.

Ved hjelp av enkle figurer prøver vi å hjelpe deg til å få et bedre bilde av helheten. Du finner også referanser til de vanligste paragrafene. Oversikten er den del av kursopplegget vårt, men du kan fritt laste den ned og bruke den i arbeidet ditt.

Prøv vår oversikt over offentlige anskaffelser

Prøv vår oversikt over offentlige anskaffelser

Oversikten er laget i A5-format, slik at den passer fint inn i boka som du sikkert har liggende på skrivebordet ditt allerede…

Nytt og spennende samarbeid

Innkjøpskontoret har inngått et samarbeid med Gille Advokater DA og advokat Esther Lindalen R. Garder.

Esther Lindalen R. Garder har stor erfaring innenfor områdene generell kontraktsrett, entreprise, leveringskontrakter samt store offshorekontrakter. Hun er en av de fremste eksperter innenfor offentlige anskaffelser der hun representerer både oppdragsgivere og leverandører, og har i mange år bistått disse som rådgiver, kvalitetssikrer, forhandler og prosessfullmektig.

Esther R. Garder er forfatter av en omfattende kommentarutgave til regelverket om offentlige anskaffelser. Kommentarutgaven er på nesten 2000 sider og gir en grundig fremstilling av regelverkets enkelte bestemmelser.

Samarbeidet sikrer oss Norges beste kompetanse innen regelverket for Lov og forskrift om offentlige anskaffelser og sikrer at våre kunder får den beste juridiske veiledning i offentlige anskaffelser.

I forbindelse med samarbeidsavtalen er Innkjøpskontoret invitert til å holde innlegg på et kurs Esther Lindalen R. Garder gjennomfører 23. januar 2014. Det er fremdeles noen ledige plasser på kurset. Les mer og meld deg på kurset her.