Terskelhevingen ser ut til å virke

På godt og vondt ser det ut til at hevingen av den nasjonale terskelverdien virker. En gjennomgang av årets første måned på Doffin viser en betydelig nedgang i nasjonale kunngjøringer.

Fra januar i fjor til januar i år er det en nedgang på hele 150 nasjonale kunngjøringer og 50 EØS-kunngjøringer. I januar 2017 er det kunngjort rundt 600 anskaffelser på Doffin, fordelt på rundt 350 nasjonale og 250 EØS-kunngjøringer. I årene 2014-2016 ble det til sammenligning  kunngjort i snitt 850 anskaffelser, fordelt på rundt 550 nasjonale og rundt 300 EØS-kunngjøringer.

Så hvor har det blitt av disse anskaffelsene? De er ikke kunngjort frivillig – Doffin har nemlig sluttet å vise statistikk for frivillige kunngjøringer, så nå ligger både Del II og frivillige Del I-anskaffelser i sekkeposten “Nasjonale”. Med andre ord: de frivillige kunngjøringene er med i disse tallene. De er heller ikke kunngjort i EØS-regionen, for der er det jo også en nedgang. Noen kan nok tilskrives naturlige variasjoner fra år til år, men absolutt ikke alle. Det kan også tenkes at noen sitter på gjerdet og grubler over hvordan de skal forholde seg til det nye regelverket.

Likevel kan det altså virke som om antallet nasjonale kunngjøringer faktisk er redusert med et sted mellom 20 og 30 prosent fra i fjor til i år.

Det er ganske mye.

Hva har skjedd? Det er jo mest naturlig å tenke seg at anskaffelsene er gjennomført etter regelverkets Del I, ved at oppdragsgiverne har spurt 3-5 leverandører direkte, slik intensjonen med terskelhevingen faktisk var.

Uansett om man måte mene at terskelhevingen er en forenkling, en åpning for korrupsjon, en forverring, forkludring, forbedring, velsignelse eller forbannelse – så virker den altså. Det ER færre nasjonale kunngjøringer nå enn før jul.

Om det er en god ting eller ikke er vanskelig å gi svar på. Danskene hevet sin nasjonale terskelverdi for et år siden, og erkjenner at faren for korrupsjon også øker.

Men det trenger ikke være korrupsjon for å være uheldig. Som kjent er det mange store ideer som starter i det små, og faren er nå at de som sitter med de mest innovative løsningene på det offentliges behov rett og slett ikke blir spurt om tilbud. Det er også en viss fare for at det er de med det største markedsføringsbudsjettet som vinner fram – eller de som er godt kjent fra før. Det er ikke nødvendigvis det mest fornuftige.

Så hvor mange slike historier er det blant de anskaffelsene som har passert under radaren nå i januar? Det får vi neppe noe godt svar på. Ikke før vi eventuelt ser rettssaker, avisoverskrifter, KOFA-avgjørelser eller politiske behandlinger som viser at oppdragsgiverne ikke hadde tilstrekkelig evne eller vilje til å lete frem mulige leverandører på egen hånd.

En annen ting er om oppdragsgiverne utnytter handlingsrommet godt nok. Innkjøpskontoret har allerede sett flere eksempler på krav om innlevering på papir, bruk av karenstid og tildelingskriterier med vekting, omfattende begrunnelser ved tildeling og andre uforholdsmessig omfattende grep i Del I-konkurranser som egentlig er ment å skulle være veldig enkle.

Avslutningsvis får vi også håpe at de leverandørene som spør om å få bli med i en konkurranse faktisk blir invitert og ikke ignorert.

Men: da vet vi altså at terskelhevingen fører til færre kunngjøringer. Om den også fører til forenkling? Det er litt tidlig å si.

Den som anskaffer får se.

Nytt år – nye forenklede muligheter?

Vi har lagt bak oss de første tre ukene av 2017.

Vi har fått et nytt regelverk for offentlige anskaffelser, ny forsyningsforskrift, ny forskrift for tjenestekonsesjoner, lærlinger… ja, faktisk har norske offentlige innkjøpere snart hele ti sett med regler å forholde seg til. Det kan nok kalles en profesjonalisering, men er det en forenkling?

Vi har fått en hevet terskelverdi som egentlig skal føre til forenkling, men vi opplever at mange er usikre på de ganske vage reglene som gjelder. Dessuten ser det ikke ut til at antallet nasjonale kunngjøringer har gått så veldig mye ned foreløpig. Kan det være at mange kunngjør av gammel vane, eller er offentlige innkjøpere rett og slett ikke så komfortable med å bare spørre tre på epost? Hvor ble det i så fall av forenklingen?

glass of alcohol outdoors in the summer garden, close up with copy space

Eksempel på glass som snart er halvfullt – ja, eller halvtomt.

Vi har fått et nytt felles egenerklæringsskjema (ESPD) som skal forenkle kvalifiseringen av tilbydere. Vi i Innkjøpskontoret er overbeviste om at det på sikt er helt riktig retning. Men her og nå? Vel, du kan jo lese DIFIs 31-siders bruksanvisning og gjøre deg opp din egen mening. Dessuten ser vi at ganske mange EØS-kunngjøringer ikke henviser til ESPD i det hele tatt. Er det en forglemmelse eller en fornektelse fra de ansvarlige innkjøperne? Noen forenkling kan du knapt kalle dette ihvertfall – til det er nok lærekurven foreløpig litt for bratt for mange.

Vi har også fått en ny anskaffelsesforskrift som har både mangler og uklarheter. Det kan nok også ta en god stund før alle blir komfortable med tekstene, og før eventuelle feil og uklarheter blir rettet eller forklart. Jurister spår også en uforutsigbar anbudspraksis fremover i lys av de nye leverandøravvisningsreglene. Ja, for hva innebærer egentlig “self-cleaning”?

På toppen av det hele har Lovdata fjernet den gamle forskriften, slik at du ikke lenger kan finne de rette bestemmelsene til alle konkurransene dine som fremdeles følger gammelt regelverk – altså de som ble kunngjort i fjor.

[sukk]

Noen dager er glasset halvtomt, og man klarer bare ikke å se på det som halvfullt – uansett hvor mye man prøver. Kanskje dette er en sånn dag.

Da lønner det seg å løfte blikket litt. For eksempel kan man se slik på det: det nye regelverket er egentlig ikke enklere enn det gamle. Begge regelverk er like vanskelige når du ikke kan det – og like enkle når du bare har tatt deg tid til å sette deg inn i dem.

For innkjøp er jo, og har alltid vært, et fag.

Lykke til med å lære deg de nye verktøyene dine!

Lovdata har fjernet gammel lov og forskrift

Ved årsskiftet fjernet stiftelsen Lovdata det gamle regelverket fra sine åpne sider.

Konsekvensen er at alle innkjøpere og alle andre som bruker Lovdata uten abonnement nå har mistet tilgangen til de gamle reglene. Det er jo synd, all den tid det gamle regelverket jo fremdeles gjelder for alle anskaffelser som ble kunngjort før nyttår.

Den nye forskriften finner du her.

Et alternativ er å tegne et abonnement på Lovdata PRO, men for mange innkjøpere og leverandører er det sannsynligvis å skyte spurv med kanoner. Ta kontakt med oss hvis du lurer på noe om de gamle reglene. Det koster ihvertfall ingenting.

Visste du forresten at Innkjøpskontoret har laget en enkel oversikt over det nye regelverket? Den finner du her.

Åpenbare feil

system-error-command-prompt-windows-dos-1551673

Eksempel på systemfeil – som utvilsomt er en systemfeil.

OPPDATERING 25. januar 2017: Departementet har i dag besvart Innkjøpskontorets henvendelse og spørsmål om denne saken. Det er også i dag lagt ut en ny veileder for nettopp §23-5. Les veilederen så blir du forhåpentligvis noe klokere.

I den nye forskriften som trådte i kraft 1. januar, er det noe som mangler – eller har det kanskje alltid manglet?

I det nye regelverket har vi fått en interessant, ny bestemmelse. §23-5 gir deg mulighet til skriftlig å be “leverandørene ettersende, supplere, avklare eller utfylle mottatte opplysninger og dokumentasjon innen en kort tilleggsfrist dersom opplysningene eller dokumentasjonen synes å inneholde feil eller uklarheter eller dersom bestemte opplysninger eller dokumenter mangler.”.

O lykke, tenker du. Endelig slipper jeg tåpelige, meningsløse avvisninger.

Men lykken er visst kortvarig. I neste ledd står det nemlig:

En ettersending, supplering, avklaring eller utfylling etter første ledd skal ikke medføre at tilbudet forbedres.

Skal ikke kunne forbedres? Hva i alle dager betyr det, egentlig?

Sannsynligvis vil mang en strid i KOFA og rettsapparatet de nærmeste årene stå om akkurat det – den ene siden vil påstå at et tilbud ble forbedret, mens den andre siden mener det bare var en ettersending, supplering eller utfyllende informasjon om noe som var feil eller uklart.

Hva med en supplering som gjør at et tilbud ikke blir avvist likevel? Det er jo en slags forbedring av tilbudet, det også? Det er vel neppe det man har tenkt på. Vi får heller anta at unntaket gjelder endringer som forbedrer tilbudet, sett opp mot slik tilbudet forelå ved innlevering. Eksempelvis en endring av prisen, tilbud om en annen prosjektleder, raskere leveringstid eller lignende.

Det høres jo logisk ut. Denne bestemmelsen skal jo ikke være noe “smutthull” for å kunne forhandle frem et bedre tilbud i en konkurranse som ellers har forhandlingsforbud.

Men selv om intensjonen med unntaket virker klar, er det ganske mange situasjoner der ordet “forbedre” gjør den ganske uklar.

Tenk deg at en leverandør har lagt inn priser i et prisskjema, og glemt komma i ett av feltene – for eksempel at han har tastet 1370 i stedet for 13,70 på en av varelinjene. Feilen skriker jo mot deg når du ser den, men kan du egentlig gjøre noe med det? En slik endring vil jo forbedre tilbudet. La oss si at det leder til en prisforskjell på nesten en million i leverandørens disfavør, der det egentlig skulle vært hundre tusen i leverandørens favør? Sett at du spør leverandøren: “har du glemt et komma her?”, og leverandøren svarer “ja, selvsagt: det skulle være 13,70”.

Ville det vært en ettersending? En supplering? En avklaring? Ja, det ville det nok. Samtidig kunne man kanskje også hevde at det var en forbedring – leverandøren vil jo kanskje gå fra dyrest til rimeligst – følgelig vil i det minste leverandøren som nå taper, klamre seg til det halmstrå at dette var en forbedring.

Hvor ble det av plikten til å rette åpenbare feil?

Men vent litt… har ikke oppdragsgiver en plikt til å rette åpenbare feil, da?

Jo, etter det gamle regelverket, så hadde man det. Bestemmelsen i tidligere forskrift lød slik: “Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes.”.

Men denne bestemmelsen er fjernet i den nye forskriften – i både Del II og III.

Så da står man kanskje igjen i et lite vakuum. Hva skal man gjøre? Det er jo krystallklart at leverandøren har gjort en feil, og vanskelig å forestille seg hva annet feilen kan være enn ett manglende komma. Likevel skal man altså ikke kunne rette feilen?

Det kan virke slik. I så fall er det jo knapt noe fremskritt med et nytt regelverk. Man kan jo ende opp med like idiotiske avvisninger som før, der regelverket fratar oppdragsgiver muligheten til å velge det beste tilbudet.

Kommafeilen

Men var akkurat dette så mye bedre før? La oss ta en titt på den helt ferske KOFA-saken 2016-84.

I denne saken (se fra premiss 27) skjedde nettopp dette. Oppdragsgiver mente at en leverandør hadde glemt et komma, og KOFA kom til at det ikke var åpenbart hvordan feilen skulle rettes.

KOFA viser til en høyesterettsavgjørelse som konkluderer med at plikten til å rette slike feil er “svært snever”.

I dette tilfellet var tilbudssummen til en av leverandørene nesten dobbelt så høy som den andre, og i ett av prisfeltene sto det “1370”, noe oppdragsgiver mente skulle vært “13,70”. KOFA ser ut til å bruke beløpets størrelse som en direkte årsak til at man ikke bare kan rette feilen – som om en feil blir mindre åpenbar når verdien øker.

desimal

Innlysende og mindre innlysende løsninger på problemet.

KOFA konkluderer slik: “Etter forholdene mener nemnda at det da ikke var utvilsomt at feilen bestod i et manglende komma”.

Hvorfor ikke? Man må spekulere ganske mye for å finne en logisk grunn. Kan det for eksempel være at det er begått flere tastefeil enn et manglende komma? At summen skulle vært 70,13 eller 31,07? Spekulerer man slik, vil det finnes nærmest uendelig mange usannsynlige, men likevel ikke fullstendig umulige, løsninger på problemet. Sannsynligvis har oppdragsgiver – utfra øvrige enhetspriser hos begge tilbyderne i konkurransen – kunnet se ganske tydelig at 13,70 er det riktige svaret, men helt sikker? Nei, det kunne man jo ikke være. Ikke helt, helt dønn sikker. Bare sånn omtrent 99 – 99,99 prosent sikker. For den saks skyld kunne man jo ikke være sikker på noen av de andre summene heller, men la oss ikke bli helt paranoide her.

Hvor sikker skal man være?

100 prosent sikker på akkurat denne prisen blir man ikke uten å spørre: “Stemmer det at 1370 skal være 13,70?”. Men det hadde man etter det gamle regelverket ikke lov til å gjøre, ifølge KOFA.

Har man så lov etter det nye regelverket?

Sannsynligvis ikke. Uansett hvor innlysende en slik feil ser ut, ville den jo ført til at leverandørens tilbud hadde blitt “forbedret”. Da må man i så fall ta sjansen på at det ikke kan kalles en forbedring, men bare en rettelse for å få tilbudet til å bli riktig. I så fall taler du kanskje KOFA midt imot?

I skrivende stund finnes det ingen veileder for det nye regelverket, så det hele er litt i det blå.

EU-direktivet

Det kan derfor være litt interessant å se på den opprinnelige teksten i EU-direktivet som den nye forskriften er bygget på. Der står det “[…] provided that such requests are made in full compliance with the principles of equal treatment and transparency”. En mer korrekt oversettelse ville altså vært: “2) En ettersending, supplering, avklaring eller utfylling etter første ledd skal skje i samsvar med prinsippene om likebehandling og gjennomsiktighet”.

Har man rett og slett sovnet over PCen i forbindelse med oversettelsen, eller er det en veldig god grunn til at likebehandling og gjennomsiktighet – to svært logiske og innlysende prinsipper i en slik situasjon – er byttet ut med det kryptiske, vage og uforutsigbare ordet “forbedret”?

Den som anskaffer får se. Vi kan kanskje håpe på at det kommer en retting av forskriften etterhvert – eller kanskje vi heller skal håpe på en krystallklar forklaring i veilederen.

I mellomtiden: Sørg for å benytte forhandlingskortet der du kan, og gled deg til neste store overskrift i Dagens Næringsliv: “Tapte anbud på grunn av kommafeil – regelverket forbyr deg å rette åpenbare feil”.

Godt nytt anskaffelsesår!

OPPDATERING 25. januar 2017: Departementet har i dag besvart Innkjøpskontorets henvendelse og spørsmål om denne saken. Det er også i dag lagt ut en ny veileder for nettopp §23-5. Les veilederen så blir du forhåpentligvis noe klokere.

Første konkurranse på Doffin

Det er 2017, og rett over klokken 12 den første arbeidsdagen legges den første nasjonale kunngjøringen som følger nytt regelverk ut på Doffin.

Var det nødvendig? Nei.

Det er Barne- og likestillingsdepartementet som er først ute med å kunngjøre en konkurranse etter det nye regelverket, og de skal anskaffe konsulentbistand til en juridisk vurdering. Anskaffelsen er estimert til ca 500.000 eks mva, og har altså en verdi på under halvparten av den nye nasjonale terskelverdien. I konkurransegrunnlaget er det også angitt at konkurransen følger regelverkets Del I. En forglemmelse? Neppe. Det er nok mer sannsynlig at Barne- og likestillingsdepartementet ønsker å nå ut til flest mulig potensielle leverandører med anskaffelsen sin. Da er det jo svært gode nyheter at de benytter nettopp Doffin til det.

Det har vært skrevet mye om hvor vanskelig det nå vil bli for små og mellomstore bedrifter å finne offentlige anbud. La oss håpe at Barne- og likestillingsdepartementet er regelen og ikke unntaket for de mindre anskaffelsene fremover. Isolert sett, i skrivende stund, er jo 100% av konkurransene som er kunngjort på Doffin i 2017 gjort det helt frivillig.

ESPD er oversatt

Det europeiske egenerklæringsskjemaet, ESPD, er nå oversatt til norsk. Det var sannelig på tide. Skjemaet blir jo obligatorisk å bruke på alle Del III-konkurranser fra nyttår.

Uten hverken fanfarer eller trommevirvler, og uten at Innkjøpskontoret har fått svar på sine henvendelser om dette til Doffin og DIFI, har det nye egenerklæringsskjemaet, eller “Europeean Single Procurement Document” som det egentlig heter, blitt oversatt til norsk og er nå tilgjengelig her. Siden ble sist oppdatert torsdag 8. desember.

Skjemaet blir altså obligatorisk å bruke på alle Del III-anskaffelser når det nye regelverket trer i kraft 1. januar. 9. desember ble det også klart fra departementet at regelverket faktisk vil tre i kraft fra nyttår.

Men hvordan skal det brukes? Vel, det er i skrivende stund ingen veileder tilgjengelig, men den kommer vel, den også før vi skriver 2017.

Vi er ihvertfall i gang med å sette oss inn i ESPD på egen hånd.

Doffin – i tall

statistical-tables-1425109Lurer du på hvor mye som egentlig kunngjøres på Doffin, og hva som vil skje neste år når kunngjøringsterskelen heves? Vi også. Bli med inn i statistikkens verden…

La oss begynne på toppen. I løpet av årets første elleve måneder (januar – november) er det kunngjort totalt 11 366 anskaffelser. Vi kan forvente oppunder 12 500 anskaffelser for hele 2016.

Anskaffelsene som er kunngjort så langt i år fordeler seg på 4 100 EØS-kunngjøringer, 590 frivillige kunngjøringer og hele 6 680 nasjonale kunngjøringer.

Fra måned til måned er det størst variasjon for de nasjonale anskaffelsene, der man ser en tydelig økning frem mot sommeren. For EØS og de frivillige kunngjøringene er antallet ganske jevnt i alle måneder.

I tillegg er det kunngjort rundt 600 veiledende kunngjøringer og 450 intensjonskunngjøringer i perioden. Mer enn halvparten av intensjonskunngjøringene følger nasjonalt regelverk.

kunngjoringer-i-2016

Anskaffelser i 2016. Tallkilde: Doffin

Altså kommer vi totalt opp i rundt 13 000 – 14 000 kunngjøringer. I tillegg kommer kunngjøringer av kontraktstildeling – som vi jo må forvente at det er minst like mange av som det er EØS-kunngjøringer, ikke sant? Vel, det skal vi se nærmere på en annen gang.

Hva med terskelhevingen?

Et betimelig spørsmål her og nå er hvor stor andel av anskaffelsene som følger nasjonalt regelverk, og hva neste års terskelheving vil ha å si for disse.

La oss prøve å finne et svar. For hele 2016 kan vi regne oss frem til ca 7 300 anskaffelser som følger regelverkets Del II.

Godt over halvparten av alle konkurranser på Doffin er altså nasjonale. De ser ut til å fordele seg ganske likt mellom stat og kommune. Dermed kan opp mot halvparten av de nasjonale kunngjøringene forsvinne etter nyttår, siden statens nasjonale kunngjøringsplikt i praksis forsvinner inn i den nye terskelhevingen. Altså får vi 7 300 / 2 = 3 650.

Men det er flere kunngjøringer som vil forsvinne. Vi har jo også kommunal sektor. Hvis vi antar at de nasjonale konkurransene i kommunesektoren fordeler seg ganske jevnt i verdi, vil kanskje så mange som halvparten av disse også forsvinne neste år. Altså 3 650 / 2 = 1 825.

En dramatisk reduksjon

Samlet kan vi altså ende opp med en nedgang fra over 7 000 nasjonale kunngjøringer i 2016 til kanskje bare 2 000 i 2017.

Og alle disse 5 000 anskaffelsene skal i fremtiden altså gjennomføres uten kunngjøring. Det er ganske mange anskaffelser, og berettiger nok bruken av ord som “dramatisk” og “betydelig”.

I stedet vil disse 5 000 anskaffelsene nå følge regelverkets Del I, og de ganske vage reglene der.

Da vil statistikken på denne tiden neste år se ganske anderledes ut.

kunngjoringer-i-2017

Kunngjøringer i 2017 – vår gjetning basert på tall fra Doffin

Men er det noe å spare?

Men hvor stor verdi representerer disse anskaffelsene som ikke lenger er kunngjøringspliktige? Hvis man regner en snittverdi på mellom en halv og en million kroner, utgjør de til sammen 2-4 milliarder kroner, eller oppunder 1% av den samlede verdien av alle offentlige anskaffelser. I et slikt perspektiv er det kanskje ikke så dramatisk likevel. Ja, kanskje det egentlig er en forbedring, der fokuset flyttes over på de større anskaffelsene, hos både innkjøperne og ikke minst hos KOFA?

Eller er det det? Det er jo ikke slik at anskaffelsene kan foretas uten noe som helst arbeid. Det skal fremdeles gjennomføres konkurranse, man skal sammenligne tilbud og velge vinner. Nå må man selvsagt i tillegg kanskje lete opp mulige tilbydere, siden man ikke lenger er pålagt å bruke “radaren”, altså Doffin.

Offentleglova endres ikke fra nyttår, så leverandørene har akkurat den samme innsynsretten i tilbudene, og kan således avdekke eventuelle feil som blir begått – hvis man som innkjøper skulle bli fristet til å ta for lett på oppgaven. Eksempelvis kan jo både leverandører og journalister bare henvise til den nye forskriftens §7-1 og be om å få se en protokoll for anskaffelsen, uansett om den er kunngjort eller ikke – og uansett verdi.

Men så var det dette med “radaren”, da – altså Doffin. Det vil jo ikke være så lett å avdekke feil når du ikke får vite om anskaffelsen før kommunen tar i bruk den nye traktoren, eller publiserer den rapporten du så gjerne skulle vært med å gi til tilbud på.

Frivillighet

Et mulighet er at offentlige oppdragsgivere vil ta i bruk frivillig kunngjøring i større grad enn i dag.

I januar 2016 ble det kunngjort 40 frivillige kunngjøringer, og i årets 11 første måneder har tallet ligget ganske stabil på 30-60 frivillige kunngjøringer Hvor mange tror du det blir i januar neste år? Det kan bli interessant å se. Vi gjetter at det ikke blir så mange, men det ville vært en positiv overraskelse om vi tok feil.

Men hvor mye er det å spare?

Men tilbake til de to til fire milliardene som nå ikke lenger må kunngjøres. Man kan tenke seg at tidsforbruket per anskaffelse reduseres fordi man slipper å kunngjøre og formodentlig slipper å evaluere like mange tilbud. Man slipper dessuten å ha karensperiode, og kan følgelig inngå kontrakten raskere. Hva er dette verdt? Kan man sette et timetall på det? Ut fra vår egen erfaring gjetter vi på 3-4 timer, altså kanskje 10-20 millioner kroner spart per år totalt. Det er altså en besparelse på 0,5-1 %, sett opp mot volumet.

Samtidig vet vi jo at konkurranse ofte gir lavere priser og bedre tjenester. Kan vi sette en prislapp på det at disse 5000 konkurransene nå (muligens) blir utsatt for noe mindre konkurranse enn før? Vel, hvis man taper mer enn tre-fire tusenlapper i snitt per anskaffelse, så er regnskapet tilbake i null – besparelsen i det offentliges tidsbruk er spist opp av dårligere betingelser og priser.

Konsekvensutredning, noen?

Dette er kanskje begynnelsen på den konsekvensutredningen som departementet mente det ikke var behov for før kunngjøringsterskelen ble hevet. Vår foreløpige spådom er altså at vinningen går opp i spinningen. En raskere digitalisering av anskaffelsene ville nok hatt mye større praktisk betydning.

Men dette er selvsagt bare spådommer, løst fundert på de sparsomme tallene det er mulig å hente ut av dagens Doffin. Doffin har jo som kjent ingen statistikkmodul, selv om mange har ønsket seg det lenge.

Men vi har da klart å fravriste Doffin noen hemmeligheter, ihvertfall. Det skal vi fortsette med – selv om offentligheten altså kan få opp mot 5 000 anskaffelser mindre å ta med i statistikken sin i 2017.

Også midt i ferien, da gitt

closed-1551489Er du gammel nok, husker du tiden da butikkene stengte omtrent samtidig med at du sluttet på arbeid, og at de knapt var oppe på lørdager heller.

Dermed hadde kanskje ikke alle rimelig tid til å handle.

Heldigvis for offentlige anskaffelser har vi bestemmelser som skal sikre at tilbydere i offentlige anskaffelser ikke opplever det samme. I anskaffelsesforskriftens §10-1 står følgende:

Frist for forespørsel om deltakelse og innlevering av tilbud skal fastsettes slik at leverandørene får tilstrekkelig tid til å innhente nødvendig dokumentasjon, og foreta nødvendige undersøkelser og beregninger.

Dette kan vel ikke offentlige oppdragsgivere hoppe bukk over.

Eller?

I KOFA-sak 2016/123 hoppet kommunen glatt over dette, og kunngjorde en intensjonskunngjøring den 6. juli, med svarfrist 25. juli – altså midt i fellesferien.

Ikke bra, mente en leverandør, og klaget.

Ikke i strid med regelverket, mente KOFA.

Hva behager?

KOFA viser i premiss 23 i avgjørelsen til at forskriftens §9 inneholder bestemmelser om intensjonskunngjøring, men at det ikke er oppstilt noen regel for bestemte tidspunkter der kunngjøring skal skje eller ikke kan skje. Dermed er det heller ikke er i strid med regelverket å gjøre dette, hevder KOFA.

Det er forsåvidt riktig at §10-1 ikke omtaler intensjonskunngjøringer, men det er jo lett å utlede at intensjonen i bestemmelsen er å sikre at rimelig årvåkne personer ikke kommer til stengte dører. Man trenger forøvrig ikke se lengre enn til loven, som jo fastholder at man skal sikre likebehandling.

I den aktuelle perioden – altså i fellesferien i 2016 – ble det kunngjort totalt 14 nasjonale intensjonskunngjøringer, herunder Moskenes kommunes. De er altså ikke alene om å gjøre dette. Til sammenligning ble det i hele 2015 kunngjort 275 tilsvarende intensjonskunngjøringer, altså et snitt på 23 per måned. Det er følgelig ikke statistisk hold for å påstå at det er spesielt uvanlig å kunngjøre på sommeren. Ser man på tidsfristene i de 14 intensjonskunngjøringene sommeren 2016, er de fleste fristene på 10-20 dager, altså godt innenfor den tiden av året der mange (fremdeles) velger å gjøre alt annet enn å jobbe – og følge med på Doffin. Hvor mange henvendelser oppdragsgiverne fikk i dette tidsrommet, sier forøvrig statistikken ingenting om. Formodentlig var i det minste den de hadde en intensjon om å inngå kontrakt med kjent med saken …

I KOFA-sak 2007/98 gjelder det en kunngjøring av en anbudskonkurranse i samme tidsrom. Her pekte KOFA på §10-1, og diskuterte hvorvidt fristen var rimelig. De kom til at den var det i denne konkrete saken. Samme konklusjon kom man også til i sak 2012/5.

Det kan altså virke som at det skal ganske mye til før KOFA konkluderer med at du har satt en urimelig kort frist. Ja, du må egentlig helt ned i to virkedager før KOFA finner fristen urimelig, som i KOFA-sak 2005/108.

Så moralen her? Er du oppdragsgiver, er det så og si fritt frem å kunngjøre i ferier – ihvertfall for anskaffelser som følger det nasjonale regelverket.

Om leverandørene blir så begeistret for deg, er en annen historie. De vil muligens ikke synes det er god forretningsskikk. Men er du leverandør til det offentlige, bør du nok sette igjen noen på kontoret som kan følge med på Doffin mens du tar ferie.

Et trøstens ord til slutt kan kanskje være at du ikke kan få så mange overraskelser nå i juleferien – fra julaften til 1. nyttårsdag tar nemlig selveste Doffin juleferie.

Er det så innmari vanskelig da?

rubix-cube-1427058

Eksempel på noe som er vanskelig – helt til du har lært teknikken.

I en undersøkelse foretatt av Anbud365 sier en større leverandør til det offentlige at “hevingen av anbudsgrensen er en fordel”. Formodentlig er leverandøren feilsitert når det gjelder ordet “anbudsgrense”. Det er vel hevingen av den nasjonale terskelverdien han sikter til, og ikke en tenkt grense for når man har anledning til å forhandle – det har man jo full frihet til helt opp til EØS-terskelverdien, både etter nytt og gammelt regelverk.

Men altså: leverandøren mener det vil være en fordel at den nasjonale terskelverdien heves til 1.100.000 kroner neste år, og viser til at de mindre oppdragene da vil bli enklere å besvare.

Med andre ord: de mindre Del II-anskaffelsene er ikke enkle å besvare i dag.

Hvorfor er de ikke det?

Anskaffelsesregelverkets Del II, som i dag regulerer kjøp mellom 0,5 og 1,75 millioner, kan knapt kalles omfattende. La oss liste opp kravene du må forholde deg til:

  1. Du må kunngjøre
  2. Du må oppgi tildelingskriterier
  3. Du kan ikke inngå kontrakten uten å begrunne valget og gi leverandørene en tidsfrist til å komme med innvendinger (karenstid)
  4. Du må be om skatteattest
  5. Du kan ikke be om tilbud på epost

Det er i grunnen alt. La oss se nærmere på disse punktene:

  1. Å kunngjøre betyr i grunnen bare at du må logge deg på Doffin, skrive inn et navn, en beskrivelse og noen datoer. Det er alt. Kunngjøringsskjemaet for Del II er enkelt. Selv om du inviterer til konkurranse på epost, må du jo likevel gjøre omtrent det samme – men nå har du ikke noe skjema å bruke som huskeliste, selvsagt.
  2. Forskriften stiller krav til tildelingskriterier, men du trenger ikke gjøre stort mer enn å liste de opp. Det er ingen krav til at de skal vektes eller prioriteres. Dette ville du kanskje gjort uansett, for eksempel ved å skrive i eposten at du vil legge vekt på pris og leveringstid.
  3. Neste år vil det ikke lenger være nødvendig å begrunne eller angi karenstid for anskaffelser mellom 0,5 og 1,1 millioner – men det følger kanskje av god forretningsskikk at du vil gjøre noe tilsvarende uansett?
  4. Du må fremdeles be om skatteattest, også neste år – men riktignok bare fra den som vant.
  5. Neste år kan du be om tilbud helt opp til 1.1 millioner kroner på epost, hvis du vil. Neste år har KGV (elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy) tiårsjubileum i Norge, og året etter blir KGV obligatorisk å bruke på alle anskaffelser over 1.1 millioner. Men det er jo ingenting som hindrer deg i å bruke KGV på mindre anskaffelser også, og det kan fort være både enklere, raskere og ikke minst tryggere enn epost. De ansatte i Innkjøpskontoret har forresten gjort det slik i årevis allerede.

Så hva står vi egentlig igjen med som er enklere? Vi i Innkjøpskontoret klarer i grunnen ikke å finne en eneste ting, bortsett fra at du kanskje får færre tilbud – noe som jo heller ikke nødvendigvis er en fordel. Dessuten er det mange som kanskje vil trekke frem muligheten til å forhandle med tilbyderne, men den muligheten har du jo allerede i dag – og neste år blir den ytterligere utvidet i Del II.

Hovedgrunnen til at leverandøren i undersøkelsen er frustrert, er nok heller at innkjøperne han har møtt ikke tar tilstrekkelig hensyn til forholdsmessighetsprinsippet – de lager rett og slett anskaffelser som er mer kompliserte enn de strengt tatt trenger å være – og de ber kanskje i tillegg om å få tilbudet på papir – i to ringpermer, med minnepenn.

Og når noen som i utgangspunktet ikke utnytter regelverket i dag skal prøve å gjøre ting enklere fra neste år, hva tror du da vil skje?

Tiden vil vise. Som alltid er det vel slik at det mest vesentlige momentet i en innkjøpsprosess er hvilken kompetanse og erfaring de som deltar i den har – uansett hvilke regler de følger.

Ha en fin fredag!

Blir vi grønnere neste år?

Foto: NASA (nasa-iss022-e-6674)I en ny undersøkelse som Inventura har gjennomført på vegne av DIFI, får norske innkjøpere passet sitt påskrevet. Mye kunne vært mye bedre – eller ihvertfall grønnere.

Så hva skal til? Vil for eksempel det nye anskaffelsesregelverket bidra til grønnere anskaffelser?

La oss se litt på akkurat det.

I et høringsnotat fra et par uker tilbake i år, foreslås det å sette tydeligere miljøkrav i anskaffelsesforskriften. Notatet legger opp til at følgende avsnitt skal inntas som ny §7-5:

“Oppdragsgiveren skal legge vekt på å minimere miljøbelastningen ved sine anskaffelser og kan stille miljøkrav og kriterier i alle trinn av anskaffelsesprosessen der det er relevant og knyttet til leveransen. Der miljø brukes som tildelingskriterium, bør det minimum vektes 30%.”

30% vekt på miljø, altså. Teksten er tenkt plassert i den delen av forskriften som gjelder uansett verdi – altså vil dette kravet i så fall gjelde i anskaffelser som følger både Del I, II og III.

Hvis dette blir vedtatt, vel å merke. Det vi forøvrig vet helt sikkert – uansett utfallet av denne forskriftshøringen – er at anskaffelsesloven fra nyttår vil inneholde denne bestemmelsen i §5:

Statlige, fylkeskommunale og kommunale myndigheter og offentligrettslige organer skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant. [..] Oppdragsgiveren kan stille egnede krav og kriterier knyttet til ulike trinn i anskaffelsesprosessen, slik at offentlige kontrakter gjennomføres på en måte som fremmer hensyn til miljø, innovasjon, arbeidsforhold og sosiale forhold, forutsatt at kravene og kriteriene har tilknytning til leveransen.

Ser du hvor mye som er likt? Det er jo egentlig bare setningen om de tredve prosentene som ikke allerede er på plass.

Sett i sammenheng kan dette virke som et ganske sterkt signal om å fremme miljø i anskaffelser, og Bærum kommune har faktisk allerede vedtatt en anskaffelsesstrategi der miljø og samfunnsansvar står ganske så sentralt.

Signal, ja. Men det var den optimistiske tolkningen – for hva står det egentlig?

I loven står det riktignok at man skal gjøre noe med sin anskaffelsespraksis, men resten – også forskriftsendringen i høringen – inneholder bare “kan” og “bør”. Altså er det mest formaninger og forslag, og lite tvang. En leverandør kan kanskje kritisere en oppdragsgiver som bare vekter miljø 15%, men det står altså “bør det minimum vektes 30%”, ikke “skal det minimum vektes 30%”. Formodentlig vil budsjettrammer og andre hensyn fremdeles kunne føre til at miljø taper mot eksempelvis pris og leveringstid – men forhåpentligvis ikke lenger mot krav til estetikk eller komfort.

Undersøkelsen fra DIFI viser altså at dagens anskaffelser bare i liten grad premierer eller fokuserer på miljøet, og at det er for få “grønne” anskaffelser. Så vil egentlig regelendringene kunne bøte på det?

Det eneste man i sum vil bli forpliktet til å gjøre er å innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger – og bare der det er relevant. Følgelig kan det synes som om mange offentlige virksomheter må ut og skaffe seg en anskaffelsesstrategi etter nyttår, eksempelvis noe slikt som Bærum kommune allerede har på plass?

Det er generelt en god idè. Hvem vet? Kanskje en spin-off av de nye miljøbestemmelsene er at det offentlige får et bedre strategisk grep om anskaffelsesfaget?

Det ville i så fall vært vinn-vinn. Uansett prosentverdi.