Doffin tar juleferie

test2

OPPDATERING 6. des: Du må ha sendt inn Del III-kunngjøringene dine innen utgangen av 19. desember for å være garantert kunngjøring i år (etter gjeldende regelverk). I praksis er altså Doffin stengt fra 19. desember til 1. januar.

OPPDATERING 23. nov: Difi har nå endret sin lukketid fra 4. januar til 1. januar. Artikkelen nedenfor forholder seg til den opprinnelige datoen.

Difi kan melde at Doffin stenges på julaften og ikke åpner igjen før 4. januar. Årsaken er at det skal gjøres endringer for å tilpasse Doffin til det nye regelverket som trer i kraft fra nyttår.

Men hvem jobber vel i romjulen, kan du kanskje si? Svaret er at det er det tydeligvis en god del som gjør. Både i 2014 og 2015 ble det lagt ut rundt 100 kunngjøringer på Doffin i den samme tidsperioden – og husk at i disse årene var det flere fridager enn det vil være i julen 2016 (7 virkedager i 2016 mot 5 i 2015 og bare 3 i 2014).

Hvilket regelverk som skal benyttes følger av når konkurransen ble kunngjort. Dermed kan man jo tenke seg at mange uansett vil ønske å vente med kunngjøringer til 2017, fordi innkjøperne da kan ta i bruke nye, og til dels forenklede regler og høyere terskelverdier.

Men medaljen har et par baksider: alle de som jobber intenst med å få konkurransegrunnlag klar til kunngjøring før nyttår får det nå plutselig enda mer travelt. Rekker de ikke kunngjøre før julaften, må de skrive om konkurransegrunnlaget slik at det stemmer med nytt regelverk. Det er jo også slik at for tjenestekonsesjoner og enkelte uprioriterte tjenester kan det kanskje være en fordel å kunngjøre i henhold til dagens regelverk.

Du er herved varslet. En ting er ihvertfall sikkert: For de fleste av oss vil Doffin-stengningen bidra til en ekstra fredelig romjulsfeiring.

KOFAs fagdag – ble vi noe klokere?

20161110_093526KOFAs tiende fagdag gikk av stabelen i Bergen i går med nesten 400 deltagere.

Hovedtemaet for dagen var såkalte ulovlige direkte anskaffelser, og KOFA var flinke til å holde dette som en rød tråd gjennom hele arrangementet, fra et klassisk flygeleksempel til erfaringer og eksempler fra KOFAs kolleger i det svenske Konkurrensverket.

Kall en spade for en spade

Men et spørsmål ble interessant nok aldri besvart ordentlig: hva er egentlig en ulovlig direkte anskaffelse? I en av foredragene ble det ganske så riktig poengtert at dette er definert i dagens forskrift, men det at definisjonen er tatt ut av den nye forskriften, ser det ikke ut til at noen har fått med seg. Det som derimot virker klart er at feil begått etter den nye forskriftens Del I ikke vil ansees å være ulovlige direkte anskaffelser. Man trenger altså ikke risikere gebyr for å gå til direkte anskaffelse av noe til en million – selv om man jo kan få en KOFA-avgjørelse mot seg. Her ser vi altså ytterligere en konsekvens av terskelhevingen.

Når, sa du?

Innkjøpskontoret stilte også spørsmål om hva KOFA mente om den nye forskriftsendringen om egenerklæringer og det faktum at man ser ut til å måtte be om kvalifikasjonsdokumenter fra den som er innstilt til å vinne før man tildeler kontrakt. KOFA kunne bekrefte at ordlyden i §17-1(5) er en direkte videreføring av EU-direktivet. Det vil altså ikke være slik at man kan kvalifisere vinneren i karensperioden – man vil ifølge forskriften være nødt til å gjøre det før man tildeler – med de ulemper det måtte medføre. Heldigvis hindrer ikke forskriften deg i å be om dette allerede ved tilbudsåpning, og det kan nok i mange tilfeller være det mest rasjonelle, for du har sannsynligvis ikke lyst til å evaluere 10 tilbud uten å vite om fire av de kanskje skulle vært avvist. Du kan lese mer om egenerklæringen her.

Evalueringsmetoder

KOFA orienterte godt om konsekvensene av valg av evalueringsmetode, men advarte mot ukritisk bruk av blant annet forholdsmetoden for poengberegning av pris. Vi skal forsøke å omtale dette nærmere i en senere sak, men i første omgang kan vi slå fast at det kan være smart å si hvordan man har tenkt å evaluere på forhånd, og ellers bruke sunn fornuft. Du kan lese mer om evaluering i artikkelen vår om KOFAs epler.

20161110_124238Rett valg av flygel

KOFAs fagkonferanse ble innledet med musikk, og Innkjøpskontoret fant det nødvendig å sjekke hva slags flygel som ble benyttet. Instrumentet var ikke levert av Steinway, men derimot av en av Steinways mange konkurrenter, Yamaha. Godt jobbet, KOFA!

Lett hodepine

Det kan ikke være lett å arrangere en fagdag der temaet er alt som kan gå galt, og hvordan man mot formodning kan klare å unngå fellene og holde seg i de “trygge havnene”. Samlet sett kan man ofte gå ut av en KOFA-konferanse med en følelse av at absolutt alt kan gå galt, og at absolutt alle problemstillinger kan vris og vendes på. Slik var det også denne gangen, men det er nå engang derfor vi har KOFA – til å håndtere de virkelig vanskelige sakene.

Til alt det andre har vi oss vanlige innkjøpere.

Se også Anbud365s fyldige dekning av konferansen.

Ulovlig hvafornoe?

driving-1171793Ved årsskiftet skjer det flere endringer i regelverket for offentlige anskaffelser, og vi forsøker å belyse en del av dem. Temaet for årets KOFA-konferanse er de ulovlige direkte anskaffelsene som KOFA nå får tilbake myndigheten til å gi gebyr for. Men hva er egentlig en ulovlig direkte anskaffelse?

Skulle du oppleve at en politibetjent vinker deg inn til siden og gir deg en bot fordi du har kjørt for fort, så tenker du sannsynligvis ikke over hvilken lovhjemmel han har for å gi deg forelegg, eller hvilken paragraf forelegget baserer seg på. De fleste av oss har vel andre tanker i hodet. Men skulle du spørre politibetjenten om dette, vil han sannsynligvis kunne vise deg til riktig paragraf. Kanskje er det brudd på vegtrafikklovens §5, med henvisning til §1(1)a i Forskrift om forenklet forelegg i vegtrafikksaker.

Når det gjelder brudd på vegtrafikkloven, finner du altså “prislista” i den tilhørende forskriften om forenklet forelegg. Enkelte av oss burde kanskje teipe den fast til dashbordet. Skulle vi bli vinket inn til siden vil det da være klart og tydelig hva man kan få forelegg for.

Blir du “stoppet” av KOFA, vil man vise til brudd på anskaffelsesloven eller -forskriften.

Fra neste år får KOFA tilbake sitt ris bak speilet – gebyrmyndigheten, og alt du anskaffer ulovlig etter 1. januar vil dermed kunne bli gjenstand for et gebyr på opp mot 15% av kontraktsverdien.

Eller?

For nå kommer spørsmålet: hva er det som er ulovlig, og hvor finner du KOFAs “prisliste”, slik at du kan teipe den fast til skrivebordet?

Ifølge den nye anskaffelseslovens §12 kan du ilegges gebyr hvis du uaktsomt har foretatt en ulovlig direkte anskaffelse, og du skal ilegges gebyr hvis du ved forsett eller grov uaktsomhet har foretatt en ulovlig direkte anskaffelse.

Videre har man følgende retningslinje: “ved fastsettelsen av gebyrets størrelse, skal det særlig legges vekt på bruddets grovhet, størrelsen på anskaffelsen, om oppdragsgiveren har foretatt gjentatte ulovlige direkte anskaffelser og den preventive virkningen.”

Med andre ord: gir man blaffen i alt som heter regler og kjøper noe til en million, så vil det lande en regning fra KOFA på 150.000 kroner på pulten din.

Eller vil det det?

La oss se litt nærmere på dette: Det er altså ved “ulovlige direkte anskaffelser” du kan ilegges gebyr:

Dersom tvisteløsningsorganet kommer til at oppdragsgiveren eller noen som handler på dennes vegne forsettlig eller grovt uaktsomt har foretatt en ulovlig direkte anskaffelse, skal organet ilegge oppdragsgiveren et overtredelsesgebyr. Dersom organet kommer til at oppdragsgiveren eller noen som handler på dennes vegne uaktsomt har foretatt en ulovlig direkte anskaffelse, kan organet ilegge oppdragsgiveren et overtredelsesgebyr.

Ser du ordbruken? Det er altså ikke tilstrekkelig at du har gjort en feil. Feilen må kunne defineres som en “ulovlig direkte anskaffelse”.

Så hva er egentlig en ulovlig direkte anskaffelse?

I den gamle forskriften var dette greit definert i §4-1 q:

ulovlig direkte anskaffelse: en anskaffelse hvor oppdragsgiver i strid med reglene i denne forskrift ikke har kunngjort konkurransen, eller en anskaffelse hvor oppdragsgiver bare har kunngjort i Doffin når det etter denne forskriften foreligger en plikt til å kunngjøre i TED-databasen.

Med andre ord: du kan bare ilegges gebyr for brudd på kunngjøringsplikten. Ikke for noe annet. Har du gått ut og spurt tre stykker om noe du skulle kunngjort? Gebyr! Har du kunngjort noe nasjonalt som hele EØS skulle fått mulighet til å delta i? Gebyr! Har du brutt begrunnelsesplikten, avvist noen som ikke skulle vært avvist, forhandlet når du bare skulle avklart? Ikke gebyr!

Så får vi altså en ny lov og forskrift fra 1. januar 2017, men her finnes det ingen definisjon av hva en ulovlig direkte anskaffelse er for noe. Under den nye forskriftens kapittel 4, finner vi definisjoner på alt fra «Doffin» til «innovasjon», men ikke et ord om hva “ulovlig direkte anskaffelse” betyr.

Hva betyr det?

Man kan forestille seg mange forklaringer:

  • Det er unødvendig å definere, for alle vet da hva “ulovlig direkte anskaffelse” betyr.
  • Definisjonen er tatt bort for å utvide begrepet.
  • Definisjonen er fjernet ved en feil.
  • Definisjonen har blitt offer for politiske hestehandler der noen ville gjeninnføre gebyrmyndigheten og andre ikke – kanskje i kombinasjon med debatten om å heve den nasjonale terskelverdien.

Det er sannelig ikke godt å si. Det står heller ingenting i loven eller for den saks skyld i forskriften til KOFA, eller på hjemmesidene til KOFA, DIFI eller Departementet.

Definisjonen på hva “ulovlig direkte anskaffelse” egentlig betyr, ser rett og slett ut til å ha forduftet som dugg for solen.

Da blir det jo spennende å se hva KOFA legger til grunn, når de fra nyttår igjen gjør seg klare til å ilegge gebyr. En ting er (kanskje) sikkert – sannsynligheten for å “bli tatt” er ikke så stor lenger, nå som terskelen for å kunngjøre heves fra 500.000 til 1.100.000.

Den som kjører anskaffelser får se.

Men kjør pent!

Egenerklæring

OPPDATERING: På KOFAs fagsamling 10. november bekrefter Departementet at det er korrekt at man skal be om kvalifiasjonsdokumenter før man tildeler kontrakt (§17-1(5)). Dette er en videreføring av EU-direktivet. Det er altså ikke anledning til å vente med å kvalifisere til man er i karensperioden, men det virker ikke som om du bryter noen regler om du gjør det tidligere. Det kan nok generelt være en god idè.

Ved årsskiftet skjer det flere endringer i regelverket for offentlige anskaffelser, og forsøker å belyse en del – se også vår artikkel om den vage nye verdenen vi går i møte.

Men nå skal vi se på noe som er omtalt som en av de aller viktigste forenklingene – nemlig bruk av egenerklæringer ved kvalifikasjon.

Eksempel på kvalifiserte deltagere – formodentlig FØR de tok plass i bassenget.

I dag er det normalt slik at du må be om dokumentasjon for at kvalifikasjonskravene oppfylles før du kan vurdere tilbudene. Dette reguleres av forskriftens §8-4 som sier at “Oppdragsgiver kan stille minimumskrav til leverandørene, herunder til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling.”

Kan, står det. Likevel er det mange offentlige oppdragsgivere som lar det gå sport i å angi mange kvalifikasjonskrav.

Bestemmelsen ser ganske lik ut etter nyttår også, men i tillegg kommer nå §8-10:

Oppdragsgiveren kan kreve at leverandørene leverer en egenerklæring sammen med forespørselen om å delta i konkurransen eller tilbudet, som et foreløpig dokumentasjonsbevis for
a) at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene
b) at det ikke foreligger grunner for avvisning
c) at leverandøren oppfyller eventuelle utvelgelseskriterier.
(2) Før tildeling av kontrakten skal oppdragsgiveren kreve at den valgte leverandøren straks leverer oppdaterte dokumentasjonsbevis. […]

Det er også et tredje ledd i denne paragrafen, men det skal vi komme tilbake til senere. Det viktigste først: du kan nå signere på at du har lest og oppfyller alle kravene når du leverer tilbudet, og først hvis du er så heldig å få kontrakten, må du grave frem de faktiske dokumentene. De 17 andre leverandørene i konkurransen slipper å gjøre annet enn å love på ære og samvittighet at de også ville klart å fremskaffe dokumentene hvis de hadde blitt valgt.

Trylleslag

Med et trylleslag har man altså oppnådd en vesentlig forenkling av regelverket.

Vel, kanskje.

For det første kan jo en slik endring føre til at de som setter pris på mange kvalifikasjonskrav nå går fullstendig bananas og legger inn enda flere. Det vil jo tross alt bare være èn som må grave de fram – ikke atten.

For det andre – og dette er kanskje det viktigste – hva skal du gjøre hvis den som vinner ikke klarer å fremskaffe dokumentasjonen?

I tillegg kommer det særnorske kravet om skatteattest. I dag må du be alle om skatteattest, og den skal i dag foreligge senest ved tilbudsfrist (pluss evt. tilleggsfrist). Etter nyttår holder det å be om det fra vinner, og forskriften er urovekkende vag på når den faktisk må foreligge. Før sto det altså at attesten måtte foreligge ved tilbudsfrist. Nå står det … vel, ingenting egentlig. Da kan man jo tenke seg at attesten sannsynligvis må foreligge før kontrakten inngås. Men kan man tenke seg at noen kan mene at det er godt nok at den foreligger før oppstart av kontrakten? Kan andre mene den må foreligge før evalueringen påbegynnes? Før tildeling? Før karensperiodens utløp? Ja, hvem vet. Det blir opp til oppdragsgiver, KOFA og rettsapparatet å vurdere akkurat dette.

Men la oss spole frem til 2017 og se for oss hvordan kvalifikasjonskravsendringene kan utspille seg i praksis…

Dingser kjøpes!

Tenk deg at dingseseksjonen har bedt deg gjennomføre en middels stor anskaffelse av dingser. Du jobber med konkurransegrunnlaget og bestemmer deg for en håndfull fine kvalifikasjonskrav du mener du bør kunne stille.

Tilbudsfristen går ut, og du får inn fire tilbud. Kvalifiseringen av tilbudene kommer nok til å gå unna i en fei, for alt du trenger å gjøre er å se at hver leverandør har lagt ved et signert skjema med en håndfull avkrysninger. Du tenker også fornøyd på de fire leverandørene som slapp å grave frem referanser, attester, diplomer og sertifikater når de leverte inn tilbudet. Du ofrer også arkivpersonalet ditt en tanke – siden de nå slipper å måtte arkivere en dullion totalt unyttige skjemaer fra leverandører som aldri vil få noen kontrakt.

Men det er skjær i sjøen. Først viser det seg at en av leverandørene har glemt å legge ved egenerklæringen. Han avviser du etter forskriftens §9-5a. Så var det de tre andre. Du erindrer vagt at du har vært borti en av leverandørene før i forbindelse med en avvisning, men legger tanken til side og går løs på evalueringen.

I løpet av noen dager har du og fagfolkene dine kommet frem til at leverandør C er best, tett fulgt av D og deretter A.

Folka i dingseseksjonen maser og lurer på om ikke kontrakten er klar snart – de har akutt behov for å kjøpe dingser før dingsesesongen starter. Joda, sier du. Vi er klare til å tildele nå.

Men vent … du leser forskriftens §8-10(2) igjen: “Før tildeling av kontrakten skal oppdragsgiveren kreve at den valgte leverandøren straks leverer oppdaterte dokumentasjonsbevis”. Før tildeling? Altså før det går ut melding om at leverandør C får kontrakten? Oi da. OK. Du sender hastemelding til leverandøren og ber under henvisning til §8-10(2) om at leverandøren straks leverer de to attestene, det ene sertifikatet og de tre referansene du har satt som kvalifikasjonskrav.

Dagen etter har du ikke fått noe svar. Du ringer. Leverandøren er på ferie i Malaga, men han skal få noen på kontoret til å fikse det med en gang. Betyr det at vi har vunnet da, spør leverandøren. Du blir tatt litt på sengen, men klarer å unngå å svare. Det haster, sier du bare. Oi, vi har vunnet, tenker leverandøren.

Sekretæren på hovedkontoret blir litt forvirret … hvilke attester og sertifikater? Han spør noen andre som har litt greie på offentlige innkjøp og til slutt klarer de å stable på beina dokumentene som er etterspurt. Etter et par dager sender de det over. Samtidig minner de deg på at de jo ikke kan sitte parat døgnet rundt slik at de “straks” kan produsere slike dokumenter – de må jo i anstendighetens navn få litt tid på seg!

Tid, ja. Tre dager på overtid puster du lettet ut, og går gjennom dokumentene. Men hvor er skatteattesten? Jaja, den kan man jo vente med. I henhold til §7-2 trenger man ikke skatteattesten før … eh, når egentlig? Du filosoferer litt over dette, men blir avbrutt av en telefon fra dingseseksjonen. Nå? Hva skjer? Noen kontrakt snart?

Du kvalifiserer leverandør C, og sender tildelingsmelding til både A, B, C og D.

C spretter champagnen han kjøpte med seg på taxfree’n på vei hjem fra Malaga, A ber om innsyn og D og B klager på tildelingen.

Slapp av, tenker du. Nå har jeg noen dagers karensperiodepustepause her. Først: skatteattest!

Attesten kommer etter enda et par dager og viser seg å ha restanser. Oida, sier leverandøren – vi hadde ikke sjekket den siden vi bare skulle fylle ut et sånt egenerklæringsskjema.

Så blir det å vurdere om kravet du faktisk satte til skatteattesten åpner for at de kan tas med eller ikke. Du konkluderer med at de ikke kan det, og kommer samtidig på at det var noe kjent med denne leverandøren, ja. De gikk vel egentlig nesten konkurs for et par år siden?

En uke på overtid er det altså tilbake til start. Du trekker tildelingen tilbake, avviser leverandør C og spør D om de samme dokumentene. Denne gangen spør du for sikkerhets skyld A også. Samtidig må du ikke glemme å behandle klagen fra B på at han ble avvist fordi han glemte det han nå truer med å gå til pressen og kalle et “filledokument”.

Det har blitt litt spagetti etterhvert. Nå har altså A bedt om innsyn i tilbudene, C vurderer å klage fordi restansene på skatten i hans øyne er “rene bagateller” og klagene som D og B kom med handler ikke om tildelingen i det hele tatt – den handler om kvalifikasjonskrav og avvisning. Du må nå altså be om kvalifikasjonsdokumenter fra leverandører som allerede både har klaget på kvalifikasjonskravene og bedt om innsyn.

Du tenker i farten at du nok egentlig like gjerne kunne bedt om kvalifikasjonsdokumenter fra alle sammen med en gang. Kanskje helst i det de leverte tilbudet.

Du rekker ikke å tenke tanken ferdig før du blir avbrutt av en litt utålmodig telefon fra dingseseksjonen igjen.

Hallo? Er det noe fremdrift her?

Samlet register

Ja, det er grunn til å tenke seg om før man venter til siste liten med å kvalifisere leverandører. Resultatet kan fort bli noe annet enn du forventet – spesielt siden leverandørene også kan finne på å ta litt lettere på kvalifiseringen, nå som de jo egentlig kan utsette dokumentinnhentingen en stund. Det er som kjent menneskelig å utsette.

Det kan jo også tenkes at en og annen offentlig oppdragsgiver føler kvalifiseringspresset ekstra godt når man vet at kvalifiering av en bestemt leverandør må til for at ikke prosessen skal stoppe helt opp.

Siden det ikke er uvanlig at det offentlige opererer med vedståelsesfrister på flere måneder, er det også betimelig å spørre seg hva slags beredskap leverandøren nå må etablere når de “straks” må kunne stille med kvalifikasjonsdokumenter når som helst i løpet av disse månedene.

Samlet kan man dermed fort tenke at denne endringen i praksis er ganske verdiløs. Ja, nesten et skritt tilbake – ihvertfall for vår stakkars venn med dingseanskaffelsen.

Men fortvil ikke. Det er mer. I bunnen av endringen ligger det en idè som innkjøpere har ønsket seg lenge, nemlig en felles kvalifiseringsdatabase. Leverandører til forsyningssektoren betaler villig vekk for å få lov å ligge i slike databaser, og kvalifiseringen går raskere. Nå vil det samme markedet kanskje også åpne seg for klassisk sektor. I §8-10 er det nemlig også et tredje ledd:

(3) Denne bestemmelsen er ikke til hinder for at en egenerklæring brukes som et endelig dokumentasjonsbevis […]

Hva betyr så dette? Jo, her er koblingen til en eventuell database eller annen sertifiseringsordning.

Dette blir tydeligere (i den grad en forskriftstekst kan ansees å være tydelig) hvis vi ser på hvordan regelverket ser ut i Del III. Vi skal ikke gå i detalj på dette nå, men se på dette:

(4) Oppdragsgiveren kan ikke be leverandørene levere dokumentasjonsbevis dersom han tidligere har mottatt dem, eller dersom han har muligheten til å innhente opplysningene kostnadsfritt i en database i en EØS-stat. Dette gjelder bare når egenerklæringen inneholder opplysningene som er nødvendige for å innhente dokumentasjonsbevisene, blant annet internettadressen til databasen og identifikasjonsopplysninger.

Ser vi en bestemmelse som innebærer en plikt til å tenke rasjonelt her? I noe mer klarspråk kunne man kanskje sagt det slik: du kan ikke be om noe du allerede har, og hvis du kan få tak i det på nettet gratis så skal du bare be om link til stedet der du kan finne det, og ikke be om en haug med papirer.

I 2017 kan vi altså endelig begynne å se konturene av en felles database for kvalifisering av leverandører til offentlige kontrakter. Selvsagt er det noen som må betale for gildet, og det kan nok tenkes at det blir leverandørene. Dagens kvalifiseringsdatabaser for forsyningssektoren koster noen tusen i året – og det er jo ikke sikkert det blir bare èn heller.

Men det kan være verdt det – kanskje ser vi nå begynnelsen på slutten på meningsløse avvisninger, eviglange kvalifikasjonsrunder og rettssaker om leverandører som skulle eller ikke skulle vært avvist. Det er også kostbart.

Kanskje. I mellomtiden er det nok uansett en god idè å begrense seg når det gjelder antall kvalifikasjonskrav – og tenke seg nøye om før man venter for lenge med å be om den dokumentasjonen man nå ikke lenger er nødt til å be alle om å levere.

Velkommen til jungelen

jungle-1387546Er du leverandør til det offentlige? Ja, da ønsker vi deg velkommen til den nye jungelen.

Welcome to the jungle, we got fun and games, synger Guns ‘n Roses. Om det blir så mye spill og moro for leverandører som skal finne offentlige oppdrag etter nyttår er vi ikke like sikre på.

For hvor skal man egentlig lete når det man selger koster mindre enn 1.1 million?

La oss tenke oss en rørleggerbedrift i en region i Norge. De lurer på om noen av de femten offentlige virksomhetene innefor en times kjøring er på jakt etter rørleggertjenester.

Så de begynner å lete. Først leter de på Doffin. Her finner de en større rammeavtale som fire av kommunene i regionen har gått sammen om. Den er for stor for dem.

Så går de videre – de har elleve virksomheter igjen. Kanskje noen av virksomhetene har begynt å bruke elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy? Der hender det jo at anskaffelsen vises. Etter noen timers leting finner de ut at de kan søke hos Mercell  og Visma Tendsign, at EU-Supply nok har en tjeneste, men at den ikke er så lett å finne og at Amesto har et verktøy, men ingen felles innlogging – da må man altså finne ut hvem som bruker de forskjellige verktøyene før man kan søke.

De finner et par oppdrag på denne måten, men de er for sent ute til å levere tilbud.

Da var det ni igjen. De begynner å bli desperate.

Hva med varslingstjenester, da? De finner både Norge Bygges, Mitt anbud, MyTenders og en veritabel skog av andre. Felles for alle er at de tar seg betalt for tjenestene sine – og at ingen egentlig helt kan garantere at de kan finne noe.

De gir opp og prøver en annen innfallsvinkel – dagspressen. Mellom seg finner de ut at de fleste abonnerer på en eller annen lokalavis. Dermed tråler de aviser på jakt etter oppdrag.drip-1360025

Her finner de faktisk et oppdrag, men når de ringer viser det seg at saksbehandleren er sykemeldt og at det visstnok allerede er noen andre leverandører som er forespurt. Hvem? Nei, da må de spørre han som er sykmeldt – dette er jo egentlig en begrenset konkurranse, så…

Postlister! Der må det ligge noe! De setter opp en liste over alle postlistene i alle de offentlige virksomhetene og finner noen egnede søkeord. Her skal jo all inn- og utgående post vises – kanskje de kan finne noe der? Joda, de finner noe der – men det er allerede flere måneder gammelt nytt. Det er visst noen som ikke er så kjappe til å legge dokumentene inn i sak- og arkivsystemene sine.

Den lille rørleggerbedriften innser etterhvert at de aldri vil klare å følge med på både Doffin, Mercell, Tendsign, MyTenders, Norge Bygges, Mitt anbud, Amesto, dagspresse og et dusin postlister – de skal jo tross alt drive litt med rørleggerarbeider også.

Kan de betale noen for å følge med da? Joda, men ikke èn. De må i så tilfelle betale mange, og ingen kan egentlig garantere så veldig mye – for det er jo opp til innkjøperen hvem han vil spørre om tilbud – og hvordan.

Til slutt innser de hva som egentlig har skjedd: det finnes ingen felles oppslagstavle lenger – egentlig er alt tilbake til slik det var før vi fikk Doffin og anbudsregler. Nå er det opp til rørleggerbedriften å reklamere for seg selv med skilt, brosjyrer, annonser og annen fysisk og og digital tilstedeværelse. Kanskje drypper det også ett oppdrag inn i ny og ne gjennom disse kanalene – enten fordi enkelte innkjøpere velger å bruke Doffin likevel, eller fordi de bevisst eller ubevisst kunngjør anskaffelsen gjennom verktøyet de bruker til å gjennomføre den.

Jaja. Et skritt frem og to tilbake.

De begynner med å ringe rundt – og mens de hører Guns ‘n Roses på ventemusikken lurer de på hvor de skal hente inn alle disse nye kostnadene til markedsføring… vel, de får vel legge på prisen litt, da.

Welcome to the jungle – Watch it bring you to your sha na na na na knees

– Hallo?

Og tiden du som innkjøper sparte på kunngjøringen, går vel nå med til å besvare telefoner fra leverandører i stedet.

KS: – gjør om på offentleglova!

dark-secrets-1237263 KS vil at offentleglova skal endres. Det har vært en del diskusjon frem og tilbake om dette de siste månedene, for KS har nemlig ikke gitt noe høringssvar i høringsrunden, men diskutert saken i andre kanaler.

Kommunal rapport siterer KS slik:

Våre medlemmer opplever også at innsynsbegjæringer ofte fremmes primært for å se sine konkurrenter i kortene, og ikke etter lovens intensjon om å etterprøve forvaltningens saksbehandling.Etter ikrafttredelse av offentleglova har KS sett flere enkeltsaker hvor innsyn i tilbud før kontraktsinngåelse har vanskeliggjort gjennomføring av ny konkurranse når forutgående konkurranse har vært mislykket eller av annen årsak må avlyses. Dette er en situasjon verken oppdragsgivere eller leverandørene er tjent med. KS mener i likhet med håndhevelsesutvalget at regelendringen 2006- loven fører med seg må revurderes.
KS mener de uheldige konsekvensene regelendringen har medført, vil bli betydelig redusert ved at tidspunktet for innsyn settes slik regelen var etter offentlighetsloven av 1970.

Meningen er ihvertfall klar nok.

Usikker på bakgrunnshistorien? Du kan lese historien om offentleglova her.

I korte trekk: vi fikk regler for offentlighet på 1970-tallet, og disse ble endret vesentlig i et regelverk som ble vedtatt i 2006, men ikke trådte i kraft før i 2009. Det er altså ikke slik at KS vil tilbake til 70-tallet. De vil ha tilbake noe fra reglene slik de var før 2009.

Så hva snakker vi om her? I praksis snakker vi nok om tidspunktet for innsyn. I dag er det slik at det “kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll […] til valet av leverandør er gjort.”.

Ergo: du får inn tilbudene, du vurderer og tildeler. Først da kan leverandører be om innsyn uten at oppdragsgiver kan benytte retten sin til å nekte det.binoculars-1559595

Før 2009 var det ikke stort man kunne forvente å få innsyn i. Da var regelen slik at oppdragsgivere hadde rett til å gjøre unntak for “tilbud og protokoller”. Samtidig var det i utgangspunktet ikke noen direkte hjemmel til å unnta kontrakten med valgt leverandør, meldinger til andre tilbydere, begrunnelser, konkurransegrunnlag eller lignende.

Følgelig kan man utlede at det tidspunktet for et eventuelt innsyn som KS noe famlende forsøker å angi ved å henvise til syttitallet, er kontraktsinngåelsen.

Tidspunkt for kontraktsinngåelsen, altså. Da kan man tenke seg at de ønsker at det skal stå: “Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll […] til kontrakta med valde leverandør er inngått.”.

En vanlig innvending vil nok være at da er skaden allerede skjedd. Dersom man ber om innsyn fordi man har mistanke om at beslutningen om kontraktstildeling er foretatt på sviktende grunnlag, fratas man nå muligheten som leverandør til å gjøre noe med det – for eksempel muligheten til å begjære midlertidig forføyning.

I praksis en fantastisk tidsbesparelse for offentlige innkjøpere. Siden KS forsøker å ivareta innkjøpernes interesser, er det kanskje ikke så rart at det er de som foreslår dette.

Men hvilke konsekvenser vil en slik endring få? La oss tenke oss noen:

  • Det blir færre forsinkelser i kontraktsinngåelsen.
  • Mange leverandører vil slutte å be om innsyn, fordi de ikke lenger kan gjøre noe med beslutningen – kontrakten er inngått og da er man avskjært fra å begjære midlertidig forføyning. Uten “bevis” i form av innsyn i tilbud, vil sannsynligvis ikke en dommer gå med på å stoppe kontraktsinngåelsen.
  • Det vil bli sannsynligvis også bli engasjert flere advokater i forbindelse med tildelinger, fordi det blir mer krevende å klage når du ikke lenger kan se hva konkurrenten har tilbudt.
  • Teoretisk sett kan en innkjøper ta lettere på evalueringen, fordi feil ikke får så store konsekvenser.
  • KOFA vil få mer å gjøre – flere leverandører vil sannsynligvis be KOFA gripe inn oftere.
  • Antallet rettsaker om positiv kontraktsinteresse vil formodentlig kunne øke, siden det i praksis vil bli den eneste måten leverandører som er forbigått kan dekke sitt mulige tap.
  • Konfliktnivået vil sannsynligvis øke.
  • Tilliten til offentlige innkjøpere kan svekkes.
  • Vi kan ikke la være å nevne muligheten for mer korrupsjon.

spy-wear-1242319Det var jo ikke noen hyggelig opplisting. Hvordan kan da KS mene at dette er fornuftig?

Kanskje fordi innsynsmulighetene som leverandørene har hatt de siste seks årene har ført med seg mye rart.

Her er noen av utsagnene vi direkte og indirekte har hørt de senere årene:

Vi ber alltid om innsyn i vinners tilbud. Det er ren rutine.

For å lære mer ber vi om innsyn i tilbud rangert som nr. 1, 2 og 3.

Vi krever innsyn i alle tilbud.

Bak hvert av disse utsagnene ligger timesvis – ja, noen ganger dagevis med arbeid. Samlet estimerer Oxford Research, som har foretatt en undersøkelse på vegne av regjeringen, at offentleglova koster oss mange hundre millioner kroner i året.

For hva? For leverandørenes “rutiner”? For nysgjerrighet? For muligheten til å kikke konkurrenten i kortene? For forsøk på… vel, industrispionasje?

Satt på spissen kan offentleglova sånn sett også ha bidratt til å vanne ut konkurransen mellom de som konkurrerer om offentlige kontrakter. Det koster i så fall samfunnet enda mer.

Som vi selv sa det i “Historien om offentleglova” fra høsten 2015: retten til innsyn er en rett du bør bruke med omhu – for du vil helst ikke at den skal forsvinne.

Er det det som nå er i ferd med å skje? I så fall er ville det vært en tragedie for åpenheten rundt offentlige anskaffelser og for leverandørenes rettigheter i de tilfellene det faktisk er gjort feil – bevisst eller ubevisst.

Så hvilken side skal vi stille oss på? Det kan ihvertfall være taktisk lurt å ikke be om innsyn med mindre det virkelig, virkelig føles riktig.

 

 

Om fotavtrykk

footprints-in-the-sand-1-1540514DIFI er på Doffin og ber om tilbud på utvikling av “beregningsnøkkel for klimafotavtrykk ved statlige anskaffelser”.

Det DIFI egentlig ønsker å gjøre er å få inn en “klima-dimensjon” i sin eksisterende innkjøpsstatistikk.

Det er i seg selv veldig interessant, for som DIFI selv skriver i konkurransegrunnlaget: Produksjon gir miljøbelastning, men det er forbruk som driver produksjonen. Påvirkning av forbruk er derfor et virkemiddel for å endre produksjon. For å identifisere hvilket forbruk som gir mest miljøbelastning trenger vi å vite miljøvirkningen per innkjøpskrone for forskjellige innkjøpskategorier.

Med andre ord: de vil hjelpe innkjøpsnorge med å finne ut hvor klima- og miljøkriterier har størst effekt.

Det blir spennende å se resultatet. I mellomtiden stoppet vi opp ved overskriften: “klimafotavtrykk for anskaffelser”.

Ja, hva med å starte med selve gjennomføringen av anskaffelsen? Kan man lage en beregningsnøkkel for den?

Vi kan jo prøve. Det er jo en bit av klimafotavtrykket, det også.

La oss tenke oss at hver offentlige anskaffelse får et klimafotavtrykk på 1000 poeng. For hvert klimavennlige tiltak man gjør, får man minuspoeng, helt til man når null. For hvert klimafiendtlige tiltak man velger, får man plusspoeng. Hensikten er at man skal sitte igjen med færrest mulig poeng når kontrakten er inngått.

Plusspoengene

La oss begynne med de klimafiendtlige tiltakene:

  • Ber du om tilbud på papir, legg til 50 poeng for hver tilbyder som leverer tilbud.
  • Ber du om tilbud på papir i doble ringpermer, legg til ytterligere 20 poeng per tilbud.
  • Ber du i tillegg om sladdet versjon som en tredje perm? Legg til ytterligere 20 poeng per tilbud.
  • Gjennomfører du markedskonferanse med fysisk oppmøte? Legg til 50 poeng per deltager.
  • Gjennomfører du forhandlinger med fysisk oppmøte? Legg til 100 poeng per deltager.
  • Har du et eget møte bare for å signere kontrakten? Legg til 100 poeng per kontrakt.
  • Har du og resten av prosjektgruppen for vane å skrive ut dokumenter gjennom hele prosessen fordi dere synes det er lettere å lese på papir? Legg til 500 straffepoeng.
  • Har du ansatte som må reise for å gjennomføre møtene i prosessen? Legg til 50 poeng per berørte deltager i prosjektgruppen.

Minuspoengene

Så kommer de klimavennlige tiltakene:

  • Ber du om digital innlevering av tilbud, trekk fra 70 poeng for hver tilbyder som leverer tilbud.
  • Gjennomfører du markedskonferanse på nett? Trekk fra 50 poeng per deltager.
  • Gjennomfører du forhandlinger skriftlig, på telefon, eller via videokonferanse? Trekk fra 50 poeng per deltager.
  • Gjennomfører du interne møter som ellers ville innebært reise skriftlig, på telefon eller via videokonferanse? Trekk fra 50 poeng per berørte deltager i prosjektgruppen.
  • Gjennomfører du kontraktsmøtet elektronisk? Trekk fra 100 poeng per kontrakt.
  • Klarer prosjektgruppen seg med å lese konkurransegrunnlag, tilbud og annen korrespondanse på PC-skjermen? Trekk fra 500 bonuspoeng.
62043main_footprint_on_moon

Noen fotavtrykk varer lengre enn andre – for eksempel dette fra månen (foto: NASA)

Og så enkelt kan det vel gjøres? La oss se for oss en middels stor konkurranse med forhandling med 10 interessenter, 5 tilbud og 3 forhandlingsmøter, samt en faggruppe på fire personer som sitter i to samarbeidende kommuner.

I det første alternativet ville anskaffelsen ende med en score på 2000-3000 poeng. I det andre tilfellet ville scoren bli null.

Med litt arbeid kan man sikkert omgjøre dette til CO2-ekvivalenter også. I så fall blir det elektrisiteten som går med til å drive PCer, servere, telefoner og videokonferanseutstyr som skal måles opp mot produksjon av papir og ringpermer, utskrifter og nærmest endeløse mengder med transport.

Dette med transport tåles å tenke litt ekstra på. Sett at oppdragsgiveren holdt til på Hell utenfor Trondheim, og at de aktuelle leverandørene kom fra Oslo, Bergen, Trondheim, Stavanger og Ålesund. En rask beregning viser at leverandørene (med bil og fly) og tilbudene (formodentlig med postgang) hadde tilbakelagt rundt 20.000 km.

Men dersom hele anskaffelsen hadde vært gjennomført digitalt? Null kilometer.

Så ja: det er et veldig interessant arbeid DIFI har gitt seg i kast med. Det er interessant allerede når man ser på selve anskaffelsen de har kunngjort.

For hvordan har DIFI valgt å gjennomføre denne anskaffelsen?

Jo, digitalt.

Null poeng til DIFI, altså! Det er en god start!

Vage nye verden

ute av fokusPå ett område blir den nye offentlige innkjøpsverdenen en ganske vag verden.

Neste år heves terskelen for hva som skal kunngjøres, og DIFI anslår at 80% av alle enkeltanskaffelser nå skal følge et vesentlig enklere regelverk enn før. Anskaffelser fra 100.000 til 1.1 millioner skal nemlig følge den nye forskriftens Del I.

De siste ukene har denne terskelhevingen blitt omtalt som alt fra drastisk, dramatisk, katastrofal til en lettelse. Vi har allerede uttalt at det manglende kravet til elektronisk gjennomføring, som endringen i praksis innebærer for alle disse enkeltanskaffelsene, kan forsinke digitaliseringen av offentlige anskaffelser.

Men nok om det for nå. La oss heller se litt nærmere på hva denne nye Del I egentlig er for noe.

Hvilket regelverk er det som regulerer denne lille, nye skogen av anskaffelser?

Vel, vi kan si det med en gang: det er en ganske vag verden disse innkjøperne og leverandørene går i møte.

Del I er den enkleste delen av regelverket, og har vært her helt siden 2001. I 2016 ser bestemmelsene slik ut (FOA §3-1):

(1) Enhver anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse uansett hvilken anskaffelsesprosedyre som benyttes.
(2) Oppdragsgiver skal ikke diskriminere leverandører på grunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet.
(3) Oppdragsgiver skal ikke dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at denne forskrift kommer til anvendelse.
(4) Konkurranser skal gjennomføres på en måte som innebærer lik behandling av leverandører og med mulighet for leverandører til å bli kjent med de forhold som skal vektlegges ved deltagelse og tildeling av kontrakt.
(5) Oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsen.
(6) Konkurransen skal gjennomføres i samsvar med god anbuds- og forretningsskikk.
(7) Oppdragsgiver skal fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet.
(8) Oppdragsgiver skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen.

Åtte ganske greie punkter om hvordan anskaffelser mellom 100.000 og 500.000 kroner eks mva skal utføres altså. Et eksempel på praktisk bruk av disse reglene kan du forresten lese om i saken om oljeopprydningen som måtte gjøres unna i en fei.

Fra nyttår skjer to ting – for det første vil Del I gjelde anskaffelser helt opp til 1.1 million kroner.

For det andre endres hele paragrafen ganske vesentlig. Den flyttes fra forskriften til loven, og vil i fremtiden se slik ut:

Oppdragsgiveren skal opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.

Var det alt?

Ja, faktisk. Den nye lovens §4 angir de grunnleggende prinsippene for anskaffelser, og så enkelt har man valgt å gjøre det.

Så står vi altså igjen med disse fem ordene: konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.

Det er jo flott og fint. En forenkling, eller hva?

Vel, kanskje ikke. La oss prøve å tenke oss inn i framtida, til noe du sikkert kan dra kjensel på…

dings

Middels dingsreplikator (liksom)

En mandag i januar: den nye verdenen

Du gleder deg liksom til å gå på jobb i dag. Du skal teste ut det nye nærmest ikke-eksisterende regelverket. IT-avdelingen trenger en ny dingsreplikator, og det raskt. Du finleser den nye loven og forskriften, og sender epost til tre foreslåtte leverandører.

Vi ber om tilbud på mellomstor dingsreplikator innen fredag kl. 12. Dingsreplikator skal monteres og prosjektleder må legge ved CV. Budsjett ca 900.000. Anskaffelsen følger forskriftens Del I.

Jøss. Det var enkelt.

Fredag kl 11:59: Det siste tilbudet

Klokka nærmer seg tilbudsfrist. Når klokka er tolv ligger det to tilbud på eposten din (for du har bestemt deg for å tolke Del I slik at det er lov å bruke epost, og det er det tydeligvis et par leverandører som har også).

Men hvor ble det av tilbud nummer tre?

En halvtime senere, mens du allerede har begynt å se på tilbudene, banker det på døren. Leverandør nummer tre står der, andpusten, med en konvolutt i hånda. Han var usikker på hvordan tilbudet skulle leveres (siden det ikke sto noe sted) og tenkte det var best å gjøre det personlig, men så ble det visst kø…

I gamle dager ville avvisningsreglene i §11-11(1)a gitt deg en plikt til å avvise dette tilbudet – på godt og vondt.

Men du aksepterer tilbudet og sender en lettet leverandør hjem igjen – før han rekker å lese de andre to tilbudene på skjermen din. Du spretter konvolutten og scanner inn arkene.

Kl 13:00: Mangelfulle opplysninger

konvolutt

Gammeldags tilbudsinnpakning.

 

Sånn. Nå har du tre tilbud å sammenligne.

Du oppdager raskt at leverandør 1 har glemt CV, og leverandør 3 ikke har priset overgangsadaptere (det er det jo selvsagt at man trenger!). Både leverandør 2 og 3 har dessuten tatt forbehold mot standardvilkårene til kommunen. Du sender mail til nummer 1 og 2 og ringer nummer 3.

– Hei. Du har glemt overgangsadaptere

– Å fillern. Sorry. De koster 18 kroner stykket.

– Atten kroner?

– Sa jeg atten? Sorry – jeg mente 12.

– Takk! Forresten kan du ikke ta forbehold mot standardvilkårene til kommunene!

– Hm. Neivel.

CVene kommer inn på epost med nok et “beklager”, og leverandør 2 og 3 frasier seg motvillig standardvilkårene sine. Nok en gang er du klar til å sammenligne.

Du smiler. Dette hadde vært bare surr med de gamle reglene – antageligvis hadde du måttet avvise både det ene og det andre og det tredje tilbudet – og på toppen av det hele ble det en grei pris på overgangsadaptere også.

Kl 14:00: Prisene

Du gjennomgår de tre tilbudene og ser at det er voldsomme prisforskjeller mellom nr. 2 og 3. Ah! Nummer 3 har brukt styringskoblinger i hoveddingsen. Du ringer.

– Hei! Har du brukt styringkoblinger?

– Ja? Klart det?

– Men det blir jo mye rimeligere med styringsvekslere!

– Jo, kanskje – men så ryker jo hoveddingsen mye raskere også da.

Du tenker deg om. Det er sikkert sant. Dermed ber du de to andre leverandørene oppdatere med priser på styringskoblinger i stedet for styringsvekslere, de også.

Supert nytt regelverk, altså. Alt dette ville jo skjært seg fullstendig før!

Snart finner du to nye eposter på bordet ditt. Leverandør nr. 1 og 2 har ikke styringskoblinger. Det er det bare leverandør 3 som kan levere, etter at han kjøpte opp styringskoblingsprodusenten i Taiwan.

Auda. Det var dumt.

Jaja – det er jo likevel smart å få en maskin hvor ikke hoveddingsen ryker så lett. Så tildeler du kontrakt til nummer 3 – selv om han er litt dyrere.

Kl 1410: Det begynner å skjære seg

I tildelingsmeldingen du har sendt ut, skriver du at leverandør 3 ble ansett å være det beste tilbudet, selv om det var noe dyrere. Du plystrer lystig for deg selv og begynner å lage en kontrakt som du skal sende til nr. 3.

Så plinger det i eposten. Du får innsynskrav og krav om ytterligere begrunnelse fra leverandør nr. 1. Like etter følger leverandør nr. 2 opp med krav om innsyn i evalueringen som er foretatt og i de andre tilbudene.

Så var det plutselig ikke så enkelt lenger, for Offentleglova er ikke endret på. Innsynskrav må fremdeles behandles.

Jaja, tenker du og sender signert kontrakt til vinneren samtidig som du begynner jobben med å sladde tilbud og finne fram det de andre leverandørene har bedt om.

Men hva var det som var forretningshemmelig igjen? Du må nesten spørre leverandørene, for du har glemt å spørre om det i tilbudsforespørselen du sendte ut. Etter en stund får du den tradisjonelle responsen. Leverandør 1 svarer ikke, og leverandør 3 svarer at absolutt alt er hemmelig.

Dette går jo ikke. Du begynner å lage sladdede versjoner utfra egen vurdering og sender ut. Evalueringen er det verre med. Det har du jo ikke laget. Jaja.. det er vel et internt dokument, da.

Du sender av sted og gjør deg klar til å gå hjem for dagen.

Kl 15:28: Dagen er ikke like lystigstorm

Rett før arbeidstidens slutt tikker det inn et par henvendelser fra advokater. Advokaten som representerer leverandør nr. 1 vil gjerne vite hvordan du kunne kreve styringskoblinger når det bare er en leverandør som kan levere det. Hvor ble det av «likebehandling», liksom. Han sier selvsagt ikke «liksom». Han bruker fire avsnitt på å meisle ut innsigelsen, men essensen er der likevel. Hva var det du tenkte på … liksom?

Leverandør 2 har skaffet seg en enda mer pirkete advokat, som henger seg opp både dette og hint: Hvorfor er klokkeslettet på dokumentet til tilbud nr. 3 satt en halv time etter tilbudsfrist, og hvorfor er det ikke en utskrift fra en epost, slik de to andre er? («shit. Tidspunktet for skanningen vises jo i dokumentegenskapene»). Hvordan har man (for denne fyren bruker «man») kommet fram til en pris på overgangsadaptere, når de ikke synes være nevnt i tilbudet? Hvorledes har tilbyder 1 blitt kvalifisert uten CVer? Hvor er resten av dokumentene … det bestrides at tilbyders vurdering av hva som er forretningshemmelig kan legges til grunn og…

Det blir en lang kveld. Brått innser du at det som var så enkelt å gjennomføre ikke er like enkelt å forklare for advokatene som fremdeles kan be om innsyn i «ethvert dokument» du måtte ha tilgjengelig, og advokatene er begge tydeligvis veldig glade i forskriftens formaning om at «Vesentlige forhold for gjennomføringen av anskaffelsen skal nedtegnes eller samles i en protokoll.» og har sine egne, helt egne, definisjoner av hva som er likebehandling, forutsigbarhet og etterprøvbarhet. De ser generelt også ut til å føle at forholdsmessighet bare er et fremmedord. Protokollen, takk!

Protokoll, ja. Det hadde du ikke tenkt på. Det er dessuten ganske mye pirk de to advokatvennene dine mener er vesentlig – for eksempel tilbudsinnlevering, retting av feil, mangler, ettersending, forhandlinger og vesentlige endringer i konkurransegrunnlaget.

Midnatt: Huffdalightning-1621629

Du må gløtte innom eposten. Der ligger det en haug med kommentarer til kontrakten fra leverandør nr. 3. Han hadde ikke signert den likevel, men vil forhandle seg tilbake til standardbetingelsene sine og en høyere pris på overgangsadaptere – blant annet.

I tillegg ligger det et varsel om midlertidig forføyning fra nr. 1, samt et protestskriv fra dingsebransjeforeningen, som lister opp 8 potensielle leverandører av dingsreplikatorer som du har utelatt fra konkurranse ved å endre kravet til fra styringsveksler til styringskobling. De betviler også sterkt leverandørens påstand om at hoveddingsen ryker oftere – og ber deg dokumentere dette, samtidig som de forresten ber om innsyn i tilbud og protokoll og gleder seg stort til å henge ut kommunen din litt i neste nummer av Dingsenytt.

Og ja: de har allerede begynt på KOFA-klagen.

Ja. Hm … det kan bli en lang uke. Neste gang er det kanskje like greit å bruke regelverkets Del II – der er det ihvertfall stort sett kjøreregler som begge parter er enige om.

Upresise meldinger om digitale krav

1154210_96382957Mange kilder melder nå at kravene til digitale anskaffelser bare gjelder EØS-anskaffelser.

Mange hevder også at reglene om digital gjennomføring gjelder fra nyttår.

Vi vil nødig henge ut noen, men dette er faktisk ikke riktig.

Kravet til digital kommunikasjon er nedfelt i den nye forskriftens kapittel 22, som står i Del III. Da kan man bli forledet til å tro at digitale krav bare gjelder EØS-anskaffelser. Ser man nøyere på Del II-bestemmelsene, finner man i den nye §8-20 at:

All kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom oppdragsgiveren og leverandørene skal skje i henhold til kapittel 22.

Ergo: det er de samme digital-kravene for anskaffelser over nasjonal terskelverdi som over EØS-terskelverdi.

Det er bare Del I-anskaffelser som generelt unntas, men som vi skriver i en annen artikkel, er det mange anskaffelser som nå blir unntatt digital-kravet fordi de går fra å være Del II- til Del I-anskaffelser, men det er ikke det samme som å si at det bare er EØS-anskaffelser som får digitale krav. For statlige virksomheter vil i praksis Del II forsvinne helt for alle vare- og tjenesteanskaffelser, siden EØS-terskelen der er 1.1 millioner. For kommunal og fylkeskommunal sektor gjelder Del II for vare- og tjenesteanskaffelser mellom 1.1 millioner og 1.75 millioner.

Men det er mange andre anskaffelser som følger Del II, både bygge- og anleggsanskaffelser under 44 millioner, og helse- og sosialtjenester under 6,3 millioner. Alle disse anskaffelsene får nå digitale krav – selv om de ikke har noe med EØS å gjøre.

Forresten viser overgangsreglene i den nye §32-2 når kravene vil gjelde:

1. april 2017 for innkjøpssentraler, jf. § 4-3 bokstav a
1. januar 2018 for statlige myndigheter
1. juli 2018 for andre oppdragsgivere

Absolutt ikke fra nyttår, med andre ord. Det tegner heller til å bli en ganske så myk start. KGV vil faktisk feire tiårsjubileum i Norge før det rekker å bli obligatorisk.

Her kan du lese hele den nye forskriften.

Ny forskrift – et tilbakeskritt for digitalisering

loa_foa_transparent

Den nye forskriften, her representert ved den gamle.

Den nye forskriften som skal gjelde fra og med 2017 innebærer – slik vi ser det – et ganske stort tilbakeskritt for utbredelsen av konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) i Norge og følgelig for digitaliseringen av offentlige anskaffelser.

Det er selvsagt mulig å benytte KGV på enhver anskaffelse. Men obligatorisk? Det blir det ikke. Akkurat som i dag, vil det for en stor andel av norske anskaffelser ikke være noe krav om elektronisk gjennomføring. Ja, faktisk vil en god del anskaffelser sendes like tilbake til “steinalderen” – ihvertfall når det gjelder gjennomføringskrav.

I en femten års tid har det vært slik at anskaffelser med en verdi på over 500.000,- eks mva må kunngjøres. Det har naturlig nok medført at mange konkurransegrunnlag har ligget åpent og enkelt tilgjengelige på Doffin – til fri nedlasting for alle som måtte være interessert. Med den nye forskriftsendringen økes terskelen for kunngjøringsplikt fra 500.000 til 1.100.000. Altså mer enn en dobling. Følgelig vil langt færre konkurransegrunnlag kunngjøres på Doffin – med de konsekvenser det måtte få for presse, statistikere, nysgjerrige innkjøpere, hvermannsen og, ikke minst, interesserte leverandører.

Dette er et tilbakeslag for åpenheten om offentlig pengebruk – noe vi håper en og annen journalist der ute vil ta tak i. Det er allerede mange sterke meninger om dette.

Men dette er også et tilbakeslag for utbredelsen av digitale anskaffelser.

Hvorfor? Følg med.

Den lenge bebudede – og for mange sterkt etterlengtede – plikten til å gjennomføre anskaffelser elektronisk har endelig kommet. Med forskriftsendringen fra nyttår sier den nye §22-1 at “All kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom oppdragsgiveren og leverandørene skal skje skriftlig ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler”. Takk og pris. Endelig er det slutt på doble ringpermer og minnepinner som kjøres land og strand rundt.

Trodde du, ja.

DSC_4819

Omtrent så høyt er papirberget hvert år i dag. Hvor mye lavere blir det egentlig?

Som du kanskje legger merke til er bestemmelsen om elektronisk kommunikasjon plassert ganske langt bak i den nye forskriften, langt inn i Del III – altså bestemmelsene for EØS-kunngjøringer. Riktignok er det henvist til disse reglene i Del II-regelverket også (§8-20). Følgelig gjelder kravene til elektronisk kommunikasjon for anskaffelser både etter Del II og Del III.

Men hva skjedde med Del I?

I den nye forskriftens Del I er det ingen slike regler. Det eneste som omhandler dokumentasjon er dette i §7-1: “Oppdragsgiveren skal oppbevare dokumentasjon som er tilstrekkelig til å begrunne viktige beslutninger i anskaffelsesprosessen. [..] Vesentlige forhold for gjennomføringen av anskaffelsen skal nedtegnes eller samles i en protokoll.”.

Det er alt.

Og nå som terskelverdien heves, gjelder altså Del I for anskaffelser helt opp til 1.1 millioner kroner.

Vi klarer ikke å finne gode tall på hvor mange anskaffelser som nå går under både “offentlighetsradaren” og “KGV-radaren”, men DIFI anslår at i antall anskaffelser kan dette berøre så mye som 80% av enkeltanskaffelsene som kunngjøres på Doffin. Det er i så fall ganske mange.

Så hva vil skje med disse anskaffelsen? Formodentlig vil noen bli gjennomført elektronisk likevel, siden mange offentlige oppdragsgivere uansett må anskaffe verktøy for de større anskaffelsene. Men hva stopper den offentlige oppdragsgiveren fra å gjøre akkurat som de alltid har gjort for de mindre anskaffelsene?

Vel, ingenting.

Forskriftsendringer kan tidvis være skikkelige politiske hestehandler, men det kan virke som om samfunnet som helhet faktisk blir både litt fattigere, og litt mindre preget av innovasjon etter handelen som har funnet sted her.

Vi tror ihvertfall at Norge, samlet sett, hadde vært bedre tjent med å beholde terskelverdien på 500.000, og at vi da hadde sett KGV-effektene mye raskere.

Mon tro hvor lang tid det vil ta nå.