Egenerklæring

OPPDATERING: På KOFAs fagsamling 10. november bekrefter Departementet at det er korrekt at man skal be om kvalifiasjonsdokumenter før man tildeler kontrakt (§17-1(5)). Dette er en videreføring av EU-direktivet. Det er altså ikke anledning til å vente med å kvalifisere til man er i karensperioden, men det virker ikke som om du bryter noen regler om du gjør det tidligere. Det kan nok generelt være en god idè.

Ved årsskiftet skjer det flere endringer i regelverket for offentlige anskaffelser, og forsøker å belyse en del – se også vår artikkel om den vage nye verdenen vi går i møte.

Men nå skal vi se på noe som er omtalt som en av de aller viktigste forenklingene – nemlig bruk av egenerklæringer ved kvalifikasjon.

Eksempel på kvalifiserte deltagere – formodentlig FØR de tok plass i bassenget.

I dag er det normalt slik at du må be om dokumentasjon for at kvalifikasjonskravene oppfylles før du kan vurdere tilbudene. Dette reguleres av forskriftens §8-4 som sier at “Oppdragsgiver kan stille minimumskrav til leverandørene, herunder til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling.”

Kan, står det. Likevel er det mange offentlige oppdragsgivere som lar det gå sport i å angi mange kvalifikasjonskrav.

Bestemmelsen ser ganske lik ut etter nyttår også, men i tillegg kommer nå §8-10:

Oppdragsgiveren kan kreve at leverandørene leverer en egenerklæring sammen med forespørselen om å delta i konkurransen eller tilbudet, som et foreløpig dokumentasjonsbevis for
a) at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene
b) at det ikke foreligger grunner for avvisning
c) at leverandøren oppfyller eventuelle utvelgelseskriterier.
(2) Før tildeling av kontrakten skal oppdragsgiveren kreve at den valgte leverandøren straks leverer oppdaterte dokumentasjonsbevis. […]

Det er også et tredje ledd i denne paragrafen, men det skal vi komme tilbake til senere. Det viktigste først: du kan nå signere på at du har lest og oppfyller alle kravene når du leverer tilbudet, og først hvis du er så heldig å få kontrakten, må du grave frem de faktiske dokumentene. De 17 andre leverandørene i konkurransen slipper å gjøre annet enn å love på ære og samvittighet at de også ville klart å fremskaffe dokumentene hvis de hadde blitt valgt.

Trylleslag

Med et trylleslag har man altså oppnådd en vesentlig forenkling av regelverket.

Vel, kanskje.

For det første kan jo en slik endring føre til at de som setter pris på mange kvalifikasjonskrav nå går fullstendig bananas og legger inn enda flere. Det vil jo tross alt bare være èn som må grave de fram – ikke atten.

For det andre – og dette er kanskje det viktigste – hva skal du gjøre hvis den som vinner ikke klarer å fremskaffe dokumentasjonen?

I tillegg kommer det særnorske kravet om skatteattest. I dag må du be alle om skatteattest, og den skal i dag foreligge senest ved tilbudsfrist (pluss evt. tilleggsfrist). Etter nyttår holder det å be om det fra vinner, og forskriften er urovekkende vag på når den faktisk må foreligge. Før sto det altså at attesten måtte foreligge ved tilbudsfrist. Nå står det … vel, ingenting egentlig. Da kan man jo tenke seg at attesten sannsynligvis må foreligge før kontrakten inngås. Men kan man tenke seg at noen kan mene at det er godt nok at den foreligger før oppstart av kontrakten? Kan andre mene den må foreligge før evalueringen påbegynnes? Før tildeling? Før karensperiodens utløp? Ja, hvem vet. Det blir opp til oppdragsgiver, KOFA og rettsapparatet å vurdere akkurat dette.

Men la oss spole frem til 2017 og se for oss hvordan kvalifikasjonskravsendringene kan utspille seg i praksis…

Dingser kjøpes!

Tenk deg at dingseseksjonen har bedt deg gjennomføre en middels stor anskaffelse av dingser. Du jobber med konkurransegrunnlaget og bestemmer deg for en håndfull fine kvalifikasjonskrav du mener du bør kunne stille.

Tilbudsfristen går ut, og du får inn fire tilbud. Kvalifiseringen av tilbudene kommer nok til å gå unna i en fei, for alt du trenger å gjøre er å se at hver leverandør har lagt ved et signert skjema med en håndfull avkrysninger. Du tenker også fornøyd på de fire leverandørene som slapp å grave frem referanser, attester, diplomer og sertifikater når de leverte inn tilbudet. Du ofrer også arkivpersonalet ditt en tanke – siden de nå slipper å måtte arkivere en dullion totalt unyttige skjemaer fra leverandører som aldri vil få noen kontrakt.

Men det er skjær i sjøen. Først viser det seg at en av leverandørene har glemt å legge ved egenerklæringen. Han avviser du etter forskriftens §9-5a. Så var det de tre andre. Du erindrer vagt at du har vært borti en av leverandørene før i forbindelse med en avvisning, men legger tanken til side og går løs på evalueringen.

I løpet av noen dager har du og fagfolkene dine kommet frem til at leverandør C er best, tett fulgt av D og deretter A.

Folka i dingseseksjonen maser og lurer på om ikke kontrakten er klar snart – de har akutt behov for å kjøpe dingser før dingsesesongen starter. Joda, sier du. Vi er klare til å tildele nå.

Men vent … du leser forskriftens §8-10(2) igjen: “Før tildeling av kontrakten skal oppdragsgiveren kreve at den valgte leverandøren straks leverer oppdaterte dokumentasjonsbevis”. Før tildeling? Altså før det går ut melding om at leverandør C får kontrakten? Oi da. OK. Du sender hastemelding til leverandøren og ber under henvisning til §8-10(2) om at leverandøren straks leverer de to attestene, det ene sertifikatet og de tre referansene du har satt som kvalifikasjonskrav.

Dagen etter har du ikke fått noe svar. Du ringer. Leverandøren er på ferie i Malaga, men han skal få noen på kontoret til å fikse det med en gang. Betyr det at vi har vunnet da, spør leverandøren. Du blir tatt litt på sengen, men klarer å unngå å svare. Det haster, sier du bare. Oi, vi har vunnet, tenker leverandøren.

Sekretæren på hovedkontoret blir litt forvirret … hvilke attester og sertifikater? Han spør noen andre som har litt greie på offentlige innkjøp og til slutt klarer de å stable på beina dokumentene som er etterspurt. Etter et par dager sender de det over. Samtidig minner de deg på at de jo ikke kan sitte parat døgnet rundt slik at de “straks” kan produsere slike dokumenter – de må jo i anstendighetens navn få litt tid på seg!

Tid, ja. Tre dager på overtid puster du lettet ut, og går gjennom dokumentene. Men hvor er skatteattesten? Jaja, den kan man jo vente med. I henhold til §7-2 trenger man ikke skatteattesten før … eh, når egentlig? Du filosoferer litt over dette, men blir avbrutt av en telefon fra dingseseksjonen. Nå? Hva skjer? Noen kontrakt snart?

Du kvalifiserer leverandør C, og sender tildelingsmelding til både A, B, C og D.

C spretter champagnen han kjøpte med seg på taxfree’n på vei hjem fra Malaga, A ber om innsyn og D og B klager på tildelingen.

Slapp av, tenker du. Nå har jeg noen dagers karensperiodepustepause her. Først: skatteattest!

Attesten kommer etter enda et par dager og viser seg å ha restanser. Oida, sier leverandøren – vi hadde ikke sjekket den siden vi bare skulle fylle ut et sånt egenerklæringsskjema.

Så blir det å vurdere om kravet du faktisk satte til skatteattesten åpner for at de kan tas med eller ikke. Du konkluderer med at de ikke kan det, og kommer samtidig på at det var noe kjent med denne leverandøren, ja. De gikk vel egentlig nesten konkurs for et par år siden?

En uke på overtid er det altså tilbake til start. Du trekker tildelingen tilbake, avviser leverandør C og spør D om de samme dokumentene. Denne gangen spør du for sikkerhets skyld A også. Samtidig må du ikke glemme å behandle klagen fra B på at han ble avvist fordi han glemte det han nå truer med å gå til pressen og kalle et “filledokument”.

Det har blitt litt spagetti etterhvert. Nå har altså A bedt om innsyn i tilbudene, C vurderer å klage fordi restansene på skatten i hans øyne er “rene bagateller” og klagene som D og B kom med handler ikke om tildelingen i det hele tatt – den handler om kvalifikasjonskrav og avvisning. Du må nå altså be om kvalifikasjonsdokumenter fra leverandører som allerede både har klaget på kvalifikasjonskravene og bedt om innsyn.

Du tenker i farten at du nok egentlig like gjerne kunne bedt om kvalifikasjonsdokumenter fra alle sammen med en gang. Kanskje helst i det de leverte tilbudet.

Du rekker ikke å tenke tanken ferdig før du blir avbrutt av en litt utålmodig telefon fra dingseseksjonen igjen.

Hallo? Er det noe fremdrift her?

Samlet register

Ja, det er grunn til å tenke seg om før man venter til siste liten med å kvalifisere leverandører. Resultatet kan fort bli noe annet enn du forventet – spesielt siden leverandørene også kan finne på å ta litt lettere på kvalifiseringen, nå som de jo egentlig kan utsette dokumentinnhentingen en stund. Det er som kjent menneskelig å utsette.

Det kan jo også tenkes at en og annen offentlig oppdragsgiver føler kvalifiseringspresset ekstra godt når man vet at kvalifiering av en bestemt leverandør må til for at ikke prosessen skal stoppe helt opp.

Siden det ikke er uvanlig at det offentlige opererer med vedståelsesfrister på flere måneder, er det også betimelig å spørre seg hva slags beredskap leverandøren nå må etablere når de “straks” må kunne stille med kvalifikasjonsdokumenter når som helst i løpet av disse månedene.

Samlet kan man dermed fort tenke at denne endringen i praksis er ganske verdiløs. Ja, nesten et skritt tilbake – ihvertfall for vår stakkars venn med dingseanskaffelsen.

Men fortvil ikke. Det er mer. I bunnen av endringen ligger det en idè som innkjøpere har ønsket seg lenge, nemlig en felles kvalifiseringsdatabase. Leverandører til forsyningssektoren betaler villig vekk for å få lov å ligge i slike databaser, og kvalifiseringen går raskere. Nå vil det samme markedet kanskje også åpne seg for klassisk sektor. I §8-10 er det nemlig også et tredje ledd:

(3) Denne bestemmelsen er ikke til hinder for at en egenerklæring brukes som et endelig dokumentasjonsbevis […]

Hva betyr så dette? Jo, her er koblingen til en eventuell database eller annen sertifiseringsordning.

Dette blir tydeligere (i den grad en forskriftstekst kan ansees å være tydelig) hvis vi ser på hvordan regelverket ser ut i Del III. Vi skal ikke gå i detalj på dette nå, men se på dette:

(4) Oppdragsgiveren kan ikke be leverandørene levere dokumentasjonsbevis dersom han tidligere har mottatt dem, eller dersom han har muligheten til å innhente opplysningene kostnadsfritt i en database i en EØS-stat. Dette gjelder bare når egenerklæringen inneholder opplysningene som er nødvendige for å innhente dokumentasjonsbevisene, blant annet internettadressen til databasen og identifikasjonsopplysninger.

Ser vi en bestemmelse som innebærer en plikt til å tenke rasjonelt her? I noe mer klarspråk kunne man kanskje sagt det slik: du kan ikke be om noe du allerede har, og hvis du kan få tak i det på nettet gratis så skal du bare be om link til stedet der du kan finne det, og ikke be om en haug med papirer.

I 2017 kan vi altså endelig begynne å se konturene av en felles database for kvalifisering av leverandører til offentlige kontrakter. Selvsagt er det noen som må betale for gildet, og det kan nok tenkes at det blir leverandørene. Dagens kvalifiseringsdatabaser for forsyningssektoren koster noen tusen i året – og det er jo ikke sikkert det blir bare èn heller.

Men det kan være verdt det – kanskje ser vi nå begynnelsen på slutten på meningsløse avvisninger, eviglange kvalifikasjonsrunder og rettssaker om leverandører som skulle eller ikke skulle vært avvist. Det er også kostbart.

Kanskje. I mellomtiden er det nok uansett en god idè å begrense seg når det gjelder antall kvalifikasjonskrav – og tenke seg nøye om før man venter for lenge med å be om den dokumentasjonen man nå ikke lenger er nødt til å be alle om å levere.

Monsterbedriften

Dersom advokat Inger Roll-Matthiesen er sitert og forstått korrekt i Dagens Næringsliv 29. august, mener hun at regelverket for offentlige anskaffelser har blitt til et monster.

I så fall kan man vel si at vi jobber i monsterbedriften. For det eneste vi gjør er jo å jobbe med dette regelverket.

Men vi føler oss ikke akkurat som monstre. Det er ihvertfall ingenting stort, uregjerlig eller skremmende med det vi driver med. Det er latterlig enkelt, faktisk.

Dagens Næringsliv har gjennom flere artikler tegnet et ganske dystert bilde av anbudsregimet som en klam hånd over innovasjon, sunn fornuft og offentlig ressursbruk.

Er det virkelig sånn?

Kanskje man bør stille spørsmålet på en annen måte: hvordan vil vi egentlig at offentlige midler skal brukes, og hvem vil vi at skal få offentlige kontrakter?

Det er vår påstand at det norske regelverket er smidigere enn sitt rykte. Vi påstår også at det er fullt mulig å gjennomføre gode, korrekte offentlige anskaffelser med et minimum av ressursbruk.

Det handler om å forstå spillereglene og gjøre jobben din riktig.

For det er en jobb. Når folk skal ansettes eller årsregnskapet skal gjøres opp, vet vi hvem vi skal gå til. Da har vi HR-avdelinger og økonomer. Det er jo like selvsagt at innkjøp skal bistås av innkjøpere. Helst innkjøpere med erfaring og kompetanse. Slike finnes det mange av rundt i det offentlige Norge, og Innkjøpskontoret og flere andre med oss bidrar når tiden ikke strekker til hos kommunens egne folk.

Vi som jobber i “monsterbedriftene” kjenner regelverket godt og bruker ikke så mye tid på å gjøre ting riktig. For et EØS-anbud er i grunnen det meste av vårt arbeid gjort på under en uke, men spredt utover i tid slik at alle parter får anledning til å bidra med sitt.

Det er vanskelig å forstå hvorfor dette skal være så forferdelig sløsende. I løpet av disse dagene hjelper vi den som skal kjøpe noe til å definere og forstå behovet sitt best mulig – vi ser kanskje på statistikk og forhistorie og vi vurderer hvilken fremgangsmåte som er best. Dette bidrar ofte også til å rydde opp i hvordan denne avtalen kan fungere best mulig. Kanskje inviterer vi potensielle leverandører til en markedskonferanse for at begge parter skal forstå behovet bedre.

Selve konkurransegjennomføringen er som regel heller ikke vanskelig, men som sagt: vi som jobber i “monsterbedrifter” kan dette litt på rams. Når  tilbudene kommer inn er vi godt vant til å hjelpe oppdragsgiver med å strukturere tilbudene og forstå hvordan han kan bruke sitt innkjøpsfaglige skjønn til å velge det beste tilbudet.

Dette er hverken vanskelig eller sløsende!

Men det er et fag.

Problemet med norsk offentlig sektor er at selv etter 20 år med regler for offentlige anskaffelser har mange fremdeles ikke gjort det grepet som er nødvendig i sin interne organisasjon for at dette skal gå knirkefritt. De har ikke definert sin innkjøpsorganisasjon. I praksis er innkjøpsansvaret idag fordelt på et nesten ufattelig stort antall offentlige ansatte. Det sier seg selv at noe du gjør to-tre ganger i året blir du ikke god på. Ikke veldig god, ihvertfall.

Kanskje er det dette monsteret Roll-Matthiesen ser. Når et tilstrekkelig stort antall personer gjør noe de ikke er helt komfortable med, ja da er det kanskje ikke så rart at advokatene begynner å spisse blyantene og lete etter feil – på vegne av klienter som syntes alt var bedre før, eller klienter som er proffere enn oppdragsgiver på regelverket.

Hvis du derimot har innkjøpere som hjelper deg – og som kanskje har vært aktive i organisasjonen din lenge med kurs og rettleding i hvordan man gjennomfører anskaffelser. Ja, da kan dere gjøre hverandre gode.

Kan vi fjerne regelverket? Var alt bedre før?

Som vi har skrevet om i en annen artikkel, er det mange tilsynelatende uforståelige detaljer som velter anbud. Vi mener at enkelte av disse “filletingene” kanskje ikke er så uvesentlige likevel – slik enkelte påstår.

Artikkelen i Dagens Næringsliv starter med en konvolutt som mangler ett nummer. Bildet er slående, og det er lett å tenke at dette er jo det totale vannvidd. Det manglende nummeret på konvolutten gjorde at tilbyderen ble avvist. Det er ikke godt å si om fotoet i artikkelen er konstruert eller virkelig, men vi ser altså en konvolutt med en adresse – uten noen som helst indikasjon på at dette er et tilbud i en anbudskonkurranse – en ganske stor anbudskonkurranse. Vi har lest konkurransegrunnlaget (du kan klikke på linken for å lese det selv). I dette sto det klart og tydelig at tilbudet skulle være forseglet og merket med “Tender 2013/1313”. Det sto til og med hva som ville skje dersom dette ikke ble gjort, nemlig at tilbudet ville bli avvist etter paragraf §20-13(1), b. Denne paragrafen sier ganske kort at tilbud som ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming skal avvises. Går man videre nedover i hva disse kravene er, kan vi ta med følgende to sitater fra forskriften:

“Tilbudet skal være skriftlig og avgis i lukket og merket forsendelse, enten direkte eller pr. post.”

“Oppdragsgiver skal ikke kunne undersøke innholdet i tilbudene og anmodningene om å delta før etter utløpet av tidsfristen som er satt for levering av dem.”

Begge deler er jo egentlig ganske logisk. Dersom du har anledning til å se tilbudene før tilbudsfristen går ut, har du jo teoretisk sett også muligheten til å fortelle en konkurrent hva som står der, slik at hans tilbud leveres inn i med litt bedre betingelser. Med ett ord: korrupsjon. Det er nettopp for å unngå korrupsjon at denne regelen er så streng. Når denne konvolutten ikke var merket, er det vel rimelig å anta at noen uforvarende åpnet den før tilbudsfristen. Da har ikke oppdragsgiver annet valg enn å avvise tilbudet. Hadde denne leverandøren vunnet, og det kom frem i ettertid at tilbudet ble åpnet før fristen, kan man jo tenke seg hva som ville skjedd.

Det tok tilbyderen lang tid å lage tilbudet, og det er selvsagt tragisk at en slik liten detalj skulle ødelegge for tilbyderens mulighet til å delta i konkurransen. Samtidig ville det rokket ved tilliten til oppdragsgiveren hvis tilbudet hadde sluppet igjennom.

I et annet tilfelle i samme konkurranse ble tilbudet forsøkt levert i resepsjonen hos oppdragsgiver i tre ringpermer – uten noen form for innpakning. Dette tilbudet ble også avvist – av samme grunn. Det er nok riktig at de som leverte disse tilbudene er gode på det de skal levere, men mindre erfarne med anbudsregler. Da kan man jo spørre seg om det norske leverandørmarkedet nå vil bli oversvømt av de som er gode på å skrive anbud – men dårlige på det de skal levere.

Vi har liten tro på det. Tvert i mot tror vi at de som er gode på å skrive anbud har skjønt det. De vet at de skal forholde seg til et sett med spilleregler for å vinne anbud, og må selvsagt kunne reglene godt. Det blir det samme på oppdragsgiversiden. Har du en god innkjøpsorganisasjon på plass vet du også godt hvordan du skal be om tilbud som er gode og ikke bare godt skrevet.

Det var Havforskningsinstituttet som avviste de to leverandørene i eksemplet ovenfor. Det kan virke som om de vet godt hva de driver med, for når tilbudsåpningen var gjennomført sto de igjen uten kvalifiserte tilbud. Hva gjorde de da? Jo de brukte forskriften. Det var nemlig slik at de som hadde levert tilbud skilte seg i to kategorier. De som ikke hadde formalitetene på plass, og en annen gruppe som hadde tatt forbehold mot kontrakten. Så brukte de §14-4 i forskriften til å gjennomføre forhandling med tilbyderne som hadde tatt forbehold og kom på denne måten raskere i havn med båtanskaffelsen. Dette vitner om god forståelse for regelverket, og de brukte den til å unngå at alle måtte rykke tilbake til start og bruke to nye måneder på å lage tilbud.

Mange har sikkert sett filmen “Monsterbedriften” (Disney/Pixar 2001), og husker kanskje at alle soveromsmonsterne til slutt finner ut at de ikke trenger å skremme barna. De kan heller få de til å le. En undertekst i filmen er kampen mellom tradisjoner og nye måter å gjøre ting på.

Kanskje finnes det en parallell her? Vi synes ikke advokat Inger Roll-Matthiesen skal være så bekymret. Hun var med på å skape starten på noe nytt i Norge, nemlig å sikre at offentlige midler forvaltes og brukes rettferdig og riktig.

Den lille fillefeilen

Når perrongen på Oslo S er stappfull av mennesker og bekymrede herrer med gule vester begynner å hente fram «buss for tog»-skilter, er det ikke uvanlig at alt kaoset skyldes en liten elektronikkdings i en sporskifter. Vi har sluttet å tenke over hvor utrolig det egentlig er at et lite grønt kretskort til noen hundrelapper kan tulle med middagen til tusen mennesker. Det er liksom bare slik.

DSC_0272b

Eksempel på detaljer.

The devil is in the details, kan du si.

Men når det er detaljer i offentlige anskaffelser det handler om, blir det brått ikke så forståelig lenger.

Avisen Agder kunne nylig melde at en formell feil i en offentlig anbudskonkurranse ledet til at det rimeligste tilbudet måtte forkastes. Artikkelen sier mye om hvor irriterende alle synes dette er, men den faktiske detaljen – altså hva som veltet lasset – står det ingenting om. Dessverre er det vel bare innkjøpere og jurister som bryr seg om dèt, akkurat som det bare er elektroingeniører som bryr seg om akkurat hvilken elektronikkdings som gjør at togene står. Alle vi andre har bare ett spørsmål: når går togene igjen? At den lille tuen veltet det store lasset har vi allerede akseptert.

Vi har akseptert det.

Hvorfor lager man en avisartikkel om en tilsvarende feil i et offentlig anbud? Se for deg følgende oppslag:

“Transistor gjorde at togene stanset

En transistor til fire kroner gjorde at alle togene mellom Oslo S og Skøyen stoppet opp torsdag kveld.

– Det er fortærende ergelig at en slik filleting kan stoppe all togtrafikken, men slik har det blitt, uttaler ingeniør Robertson til avisen.  Når han hadde plukket fra hverandre den elektroniske kretsen som styrte sporskifteren, viste det seg at det var denne transistoren som var skyld i alt sammen – en liten filleting til fire kroner.”

Dette har vært en ikke-sak i avisredaksjoner i mange tiår – uansett hvor liten detaljen er, og hvor få kroner den koster, så bryr ikke folk seg om slikt lenger. De har bare innsett at det er sånt som kan skje, og at alt til syvende og sist henger på detaljene. Skulle den samme dingsen ryke på nytt, blir det nok verre å være ingeniør Robertson, men altså: vi har akseptert det, og vi har tillit til at ingeniøren og hans kolleger gjør det de kan for at slike feil ikke skal oppstå.

Det tar tid før ting setter seg. Regelverket for offentlige anskaffelser har vi tross alt bare hatt i ca 15 år, mens vi har hatt elektronikk i flere generasjoner. Det er tusen ting som kan gå galt i et anbud også, og enkelte av disse tingene kan virke like uforståelige for de som ikke jobber med anbud til daglig. Her er noen eksempler:

  • Tilbudet ble levert ett minutt for sent.
  • Leverandøren hadde glemt å legge ved ett dokument.
  • Kommunen glemte en setning i grunnlaget.

Man kan spørre seg hvorfor i alle dager slike bagateller skal velte en millionkontrakt, eller enda verre: hvorfor det rimeligste tilbudet skal avvises på grunn av en slik bagatell, slik tilfellet var i avisartikkelen.

Vi kan tenke oss minst to gode grunner

  • Tillit til oppdragsgiver
  • Respekt for de andre tilbyderne

Det er nå engang slik at anbudskonkurranser som regel består av flere tilbud. Da vil vanligvis noen vinne og andre tape. De som taper vil, naturlig nok, lete med lys og lykte etter grunnen. Dersom de finner at de som vant ikke har fulgt de samme spillereglene, blir man naturlig skeptisk. For eksempel spør man seg selv om det er mer som ikke er gjort etter boka.

Det blir altså et spørsmål om tillit. Tillit er viktig for en kommune. Uansett om de bruker egne eller innleide innkjøpere til jobben, så er det dine skattepenger som ligger på bordet.

Når tilbudet har en innleveringsfrist er det – når man tenker etter – vanskelig å forestille seg en annen spilleregel enn at frister er frister, og at det er den som leverer inn tilbudet som har ansvaret for å levere i tide.

Man bør kanskje stoppe opp et øyeblikk og tenke etter hvilken verden man egentlig vil leve i – den hvor kommunen følger spilleregler du som leverandør kan etterprøve, eller den der kommunen har frihet til selv å bestemme hvilke spilleregler de skal bruke, og hvor tøyelige de skal være.

De som roter rundt i skinnegangene for å finne den defekte transistoren er fagfolk. De vet hva de skal se etter. Du er kanskje til og med litt glad for at de har erfaring og kunnskap.

Det er bare å innse først som sist: innkjøp er også et fag, og spilleregler i konkurranse om offentlige kontrakter har kommet for å bli.

Pass på evalueringsmodellen!

I sak 2013/0134 har KOFA kommet til at Statens Vegvesen har brutt anskaffelseslovens §5 ved å benytte en evalueringsmodell som ikke fanger opp relevante forskjeller i tilbudene.

Avgjørelsen er spennende lesing – tilbyderen som kom inn som nummer 2 i konkurransen hadde en lang rekke anførsler, men KOFA gir gang på gang oppdragsgiver medhold. Til slutt kommer vi til punktet om evalueringen av prisen.

I denne vareanskaffelsen velger Statens Vegvesen å se bort fra volum på de forskjellige artiklene – selv om volumet var oppgitt i konkurransegrunnlaget. De gir i stedet en slags snittkarakter innenfor hver varegruppe. Dette til tross for at det er store variasjoner i antall produkter innenfor hver varegruppe. Med andre ord: en lav pris på en varegruppe som det kjøpes mye av blir ikke nødvendigvis premiert – den kan bli overskygget av en annen varegruppe med lavt volum og høyere pris.

Man blir fristet til å tenke paralleller: Ta en bil til 190.000 og en annen til 250.000. Dekkene til den første koster 25.000 kroner. Dekkene til den andre koster 10.000. Altså er det gjennomsnittlig sett større forskjell mellom dekkprisene enn bilprisene – er dette egnet til å finne den rimeligste bilen? Neppe. Totalprisen blir jo 215.000 for den første bilen og 260.000 for den andre. Det er først når du skal kjøpe mange sett med dekk at dette bildet endrer seg, men da må man jo i så fall si noe om dette i konkurransegrunnlaget.

En av nemdsmedlemmene i KOFA mener modellen ikke nødvendigvis er ulovlig, men kaller den «oppsiktsvekkende», og mener den avviker så sterkt fra en naturlig forståelse av tildelingskriteriet at den bryter med lovens §5.

Med andre ord: det kan være fornuftig å bestemme seg for en evalueringsmodell som er lett å forstå for alle, og i dette tilfellet hadde det nok vært en god idè å si litt mer om hvordan prisen ville bli evaluert – på forhånd.

Du kan lese hele saken her.