Egenerklæring

OPPDATERING: På KOFAs fagsamling 10. november bekrefter Departementet at det er korrekt at man skal be om kvalifiasjonsdokumenter før man tildeler kontrakt (§17-1(5)). Dette er en videreføring av EU-direktivet. Det er altså ikke anledning til å vente med å kvalifisere til man er i karensperioden, men det virker ikke som om du bryter noen regler om du gjør det tidligere. Det kan nok generelt være en god idè.

Ved årsskiftet skjer det flere endringer i regelverket for offentlige anskaffelser, og forsøker å belyse en del – se også vår artikkel om den vage nye verdenen vi går i møte.

Men nå skal vi se på noe som er omtalt som en av de aller viktigste forenklingene – nemlig bruk av egenerklæringer ved kvalifikasjon.

Eksempel på kvalifiserte deltagere – formodentlig FØR de tok plass i bassenget.

I dag er det normalt slik at du må be om dokumentasjon for at kvalifikasjonskravene oppfylles før du kan vurdere tilbudene. Dette reguleres av forskriftens §8-4 som sier at “Oppdragsgiver kan stille minimumskrav til leverandørene, herunder til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling.”

Kan, står det. Likevel er det mange offentlige oppdragsgivere som lar det gå sport i å angi mange kvalifikasjonskrav.

Bestemmelsen ser ganske lik ut etter nyttår også, men i tillegg kommer nå §8-10:

Oppdragsgiveren kan kreve at leverandørene leverer en egenerklæring sammen med forespørselen om å delta i konkurransen eller tilbudet, som et foreløpig dokumentasjonsbevis for
a) at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene
b) at det ikke foreligger grunner for avvisning
c) at leverandøren oppfyller eventuelle utvelgelseskriterier.
(2) Før tildeling av kontrakten skal oppdragsgiveren kreve at den valgte leverandøren straks leverer oppdaterte dokumentasjonsbevis. […]

Det er også et tredje ledd i denne paragrafen, men det skal vi komme tilbake til senere. Det viktigste først: du kan nå signere på at du har lest og oppfyller alle kravene når du leverer tilbudet, og først hvis du er så heldig å få kontrakten, må du grave frem de faktiske dokumentene. De 17 andre leverandørene i konkurransen slipper å gjøre annet enn å love på ære og samvittighet at de også ville klart å fremskaffe dokumentene hvis de hadde blitt valgt.

Trylleslag

Med et trylleslag har man altså oppnådd en vesentlig forenkling av regelverket.

Vel, kanskje.

For det første kan jo en slik endring føre til at de som setter pris på mange kvalifikasjonskrav nå går fullstendig bananas og legger inn enda flere. Det vil jo tross alt bare være èn som må grave de fram – ikke atten.

For det andre – og dette er kanskje det viktigste – hva skal du gjøre hvis den som vinner ikke klarer å fremskaffe dokumentasjonen?

I tillegg kommer det særnorske kravet om skatteattest. I dag må du be alle om skatteattest, og den skal i dag foreligge senest ved tilbudsfrist (pluss evt. tilleggsfrist). Etter nyttår holder det å be om det fra vinner, og forskriften er urovekkende vag på når den faktisk må foreligge. Før sto det altså at attesten måtte foreligge ved tilbudsfrist. Nå står det … vel, ingenting egentlig. Da kan man jo tenke seg at attesten sannsynligvis må foreligge før kontrakten inngås. Men kan man tenke seg at noen kan mene at det er godt nok at den foreligger før oppstart av kontrakten? Kan andre mene den må foreligge før evalueringen påbegynnes? Før tildeling? Før karensperiodens utløp? Ja, hvem vet. Det blir opp til oppdragsgiver, KOFA og rettsapparatet å vurdere akkurat dette.

Men la oss spole frem til 2017 og se for oss hvordan kvalifikasjonskravsendringene kan utspille seg i praksis…

Dingser kjøpes!

Tenk deg at dingseseksjonen har bedt deg gjennomføre en middels stor anskaffelse av dingser. Du jobber med konkurransegrunnlaget og bestemmer deg for en håndfull fine kvalifikasjonskrav du mener du bør kunne stille.

Tilbudsfristen går ut, og du får inn fire tilbud. Kvalifiseringen av tilbudene kommer nok til å gå unna i en fei, for alt du trenger å gjøre er å se at hver leverandør har lagt ved et signert skjema med en håndfull avkrysninger. Du tenker også fornøyd på de fire leverandørene som slapp å grave frem referanser, attester, diplomer og sertifikater når de leverte inn tilbudet. Du ofrer også arkivpersonalet ditt en tanke – siden de nå slipper å måtte arkivere en dullion totalt unyttige skjemaer fra leverandører som aldri vil få noen kontrakt.

Men det er skjær i sjøen. Først viser det seg at en av leverandørene har glemt å legge ved egenerklæringen. Han avviser du etter forskriftens §9-5a. Så var det de tre andre. Du erindrer vagt at du har vært borti en av leverandørene før i forbindelse med en avvisning, men legger tanken til side og går løs på evalueringen.

I løpet av noen dager har du og fagfolkene dine kommet frem til at leverandør C er best, tett fulgt av D og deretter A.

Folka i dingseseksjonen maser og lurer på om ikke kontrakten er klar snart – de har akutt behov for å kjøpe dingser før dingsesesongen starter. Joda, sier du. Vi er klare til å tildele nå.

Men vent … du leser forskriftens §8-10(2) igjen: “Før tildeling av kontrakten skal oppdragsgiveren kreve at den valgte leverandøren straks leverer oppdaterte dokumentasjonsbevis”. Før tildeling? Altså før det går ut melding om at leverandør C får kontrakten? Oi da. OK. Du sender hastemelding til leverandøren og ber under henvisning til §8-10(2) om at leverandøren straks leverer de to attestene, det ene sertifikatet og de tre referansene du har satt som kvalifikasjonskrav.

Dagen etter har du ikke fått noe svar. Du ringer. Leverandøren er på ferie i Malaga, men han skal få noen på kontoret til å fikse det med en gang. Betyr det at vi har vunnet da, spør leverandøren. Du blir tatt litt på sengen, men klarer å unngå å svare. Det haster, sier du bare. Oi, vi har vunnet, tenker leverandøren.

Sekretæren på hovedkontoret blir litt forvirret … hvilke attester og sertifikater? Han spør noen andre som har litt greie på offentlige innkjøp og til slutt klarer de å stable på beina dokumentene som er etterspurt. Etter et par dager sender de det over. Samtidig minner de deg på at de jo ikke kan sitte parat døgnet rundt slik at de “straks” kan produsere slike dokumenter – de må jo i anstendighetens navn få litt tid på seg!

Tid, ja. Tre dager på overtid puster du lettet ut, og går gjennom dokumentene. Men hvor er skatteattesten? Jaja, den kan man jo vente med. I henhold til §7-2 trenger man ikke skatteattesten før … eh, når egentlig? Du filosoferer litt over dette, men blir avbrutt av en telefon fra dingseseksjonen. Nå? Hva skjer? Noen kontrakt snart?

Du kvalifiserer leverandør C, og sender tildelingsmelding til både A, B, C og D.

C spretter champagnen han kjøpte med seg på taxfree’n på vei hjem fra Malaga, A ber om innsyn og D og B klager på tildelingen.

Slapp av, tenker du. Nå har jeg noen dagers karensperiodepustepause her. Først: skatteattest!

Attesten kommer etter enda et par dager og viser seg å ha restanser. Oida, sier leverandøren – vi hadde ikke sjekket den siden vi bare skulle fylle ut et sånt egenerklæringsskjema.

Så blir det å vurdere om kravet du faktisk satte til skatteattesten åpner for at de kan tas med eller ikke. Du konkluderer med at de ikke kan det, og kommer samtidig på at det var noe kjent med denne leverandøren, ja. De gikk vel egentlig nesten konkurs for et par år siden?

En uke på overtid er det altså tilbake til start. Du trekker tildelingen tilbake, avviser leverandør C og spør D om de samme dokumentene. Denne gangen spør du for sikkerhets skyld A også. Samtidig må du ikke glemme å behandle klagen fra B på at han ble avvist fordi han glemte det han nå truer med å gå til pressen og kalle et “filledokument”.

Det har blitt litt spagetti etterhvert. Nå har altså A bedt om innsyn i tilbudene, C vurderer å klage fordi restansene på skatten i hans øyne er “rene bagateller” og klagene som D og B kom med handler ikke om tildelingen i det hele tatt – den handler om kvalifikasjonskrav og avvisning. Du må nå altså be om kvalifikasjonsdokumenter fra leverandører som allerede både har klaget på kvalifikasjonskravene og bedt om innsyn.

Du tenker i farten at du nok egentlig like gjerne kunne bedt om kvalifikasjonsdokumenter fra alle sammen med en gang. Kanskje helst i det de leverte tilbudet.

Du rekker ikke å tenke tanken ferdig før du blir avbrutt av en litt utålmodig telefon fra dingseseksjonen igjen.

Hallo? Er det noe fremdrift her?

Samlet register

Ja, det er grunn til å tenke seg om før man venter til siste liten med å kvalifisere leverandører. Resultatet kan fort bli noe annet enn du forventet – spesielt siden leverandørene også kan finne på å ta litt lettere på kvalifiseringen, nå som de jo egentlig kan utsette dokumentinnhentingen en stund. Det er som kjent menneskelig å utsette.

Det kan jo også tenkes at en og annen offentlig oppdragsgiver føler kvalifiseringspresset ekstra godt når man vet at kvalifiering av en bestemt leverandør må til for at ikke prosessen skal stoppe helt opp.

Siden det ikke er uvanlig at det offentlige opererer med vedståelsesfrister på flere måneder, er det også betimelig å spørre seg hva slags beredskap leverandøren nå må etablere når de “straks” må kunne stille med kvalifikasjonsdokumenter når som helst i løpet av disse månedene.

Samlet kan man dermed fort tenke at denne endringen i praksis er ganske verdiløs. Ja, nesten et skritt tilbake – ihvertfall for vår stakkars venn med dingseanskaffelsen.

Men fortvil ikke. Det er mer. I bunnen av endringen ligger det en idè som innkjøpere har ønsket seg lenge, nemlig en felles kvalifiseringsdatabase. Leverandører til forsyningssektoren betaler villig vekk for å få lov å ligge i slike databaser, og kvalifiseringen går raskere. Nå vil det samme markedet kanskje også åpne seg for klassisk sektor. I §8-10 er det nemlig også et tredje ledd:

(3) Denne bestemmelsen er ikke til hinder for at en egenerklæring brukes som et endelig dokumentasjonsbevis […]

Hva betyr så dette? Jo, her er koblingen til en eventuell database eller annen sertifiseringsordning.

Dette blir tydeligere (i den grad en forskriftstekst kan ansees å være tydelig) hvis vi ser på hvordan regelverket ser ut i Del III. Vi skal ikke gå i detalj på dette nå, men se på dette:

(4) Oppdragsgiveren kan ikke be leverandørene levere dokumentasjonsbevis dersom han tidligere har mottatt dem, eller dersom han har muligheten til å innhente opplysningene kostnadsfritt i en database i en EØS-stat. Dette gjelder bare når egenerklæringen inneholder opplysningene som er nødvendige for å innhente dokumentasjonsbevisene, blant annet internettadressen til databasen og identifikasjonsopplysninger.

Ser vi en bestemmelse som innebærer en plikt til å tenke rasjonelt her? I noe mer klarspråk kunne man kanskje sagt det slik: du kan ikke be om noe du allerede har, og hvis du kan få tak i det på nettet gratis så skal du bare be om link til stedet der du kan finne det, og ikke be om en haug med papirer.

I 2017 kan vi altså endelig begynne å se konturene av en felles database for kvalifisering av leverandører til offentlige kontrakter. Selvsagt er det noen som må betale for gildet, og det kan nok tenkes at det blir leverandørene. Dagens kvalifiseringsdatabaser for forsyningssektoren koster noen tusen i året – og det er jo ikke sikkert det blir bare èn heller.

Men det kan være verdt det – kanskje ser vi nå begynnelsen på slutten på meningsløse avvisninger, eviglange kvalifikasjonsrunder og rettssaker om leverandører som skulle eller ikke skulle vært avvist. Det er også kostbart.

Kanskje. I mellomtiden er det nok uansett en god idè å begrense seg når det gjelder antall kvalifikasjonskrav – og tenke seg nøye om før man venter for lenge med å be om den dokumentasjonen man nå ikke lenger er nødt til å be alle om å levere.

KS: – gjør om på offentleglova!

dark-secrets-1237263 KS vil at offentleglova skal endres. Det har vært en del diskusjon frem og tilbake om dette de siste månedene, for KS har nemlig ikke gitt noe høringssvar i høringsrunden, men diskutert saken i andre kanaler.

Kommunal rapport siterer KS slik:

Våre medlemmer opplever også at innsynsbegjæringer ofte fremmes primært for å se sine konkurrenter i kortene, og ikke etter lovens intensjon om å etterprøve forvaltningens saksbehandling.Etter ikrafttredelse av offentleglova har KS sett flere enkeltsaker hvor innsyn i tilbud før kontraktsinngåelse har vanskeliggjort gjennomføring av ny konkurranse når forutgående konkurranse har vært mislykket eller av annen årsak må avlyses. Dette er en situasjon verken oppdragsgivere eller leverandørene er tjent med. KS mener i likhet med håndhevelsesutvalget at regelendringen 2006- loven fører med seg må revurderes.
KS mener de uheldige konsekvensene regelendringen har medført, vil bli betydelig redusert ved at tidspunktet for innsyn settes slik regelen var etter offentlighetsloven av 1970.

Meningen er ihvertfall klar nok.

Usikker på bakgrunnshistorien? Du kan lese historien om offentleglova her.

I korte trekk: vi fikk regler for offentlighet på 1970-tallet, og disse ble endret vesentlig i et regelverk som ble vedtatt i 2006, men ikke trådte i kraft før i 2009. Det er altså ikke slik at KS vil tilbake til 70-tallet. De vil ha tilbake noe fra reglene slik de var før 2009.

Så hva snakker vi om her? I praksis snakker vi nok om tidspunktet for innsyn. I dag er det slik at det “kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll […] til valet av leverandør er gjort.”.

Ergo: du får inn tilbudene, du vurderer og tildeler. Først da kan leverandører be om innsyn uten at oppdragsgiver kan benytte retten sin til å nekte det.binoculars-1559595

Før 2009 var det ikke stort man kunne forvente å få innsyn i. Da var regelen slik at oppdragsgivere hadde rett til å gjøre unntak for “tilbud og protokoller”. Samtidig var det i utgangspunktet ikke noen direkte hjemmel til å unnta kontrakten med valgt leverandør, meldinger til andre tilbydere, begrunnelser, konkurransegrunnlag eller lignende.

Følgelig kan man utlede at det tidspunktet for et eventuelt innsyn som KS noe famlende forsøker å angi ved å henvise til syttitallet, er kontraktsinngåelsen.

Tidspunkt for kontraktsinngåelsen, altså. Da kan man tenke seg at de ønsker at det skal stå: “Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll […] til kontrakta med valde leverandør er inngått.”.

En vanlig innvending vil nok være at da er skaden allerede skjedd. Dersom man ber om innsyn fordi man har mistanke om at beslutningen om kontraktstildeling er foretatt på sviktende grunnlag, fratas man nå muligheten som leverandør til å gjøre noe med det – for eksempel muligheten til å begjære midlertidig forføyning.

I praksis en fantastisk tidsbesparelse for offentlige innkjøpere. Siden KS forsøker å ivareta innkjøpernes interesser, er det kanskje ikke så rart at det er de som foreslår dette.

Men hvilke konsekvenser vil en slik endring få? La oss tenke oss noen:

  • Det blir færre forsinkelser i kontraktsinngåelsen.
  • Mange leverandører vil slutte å be om innsyn, fordi de ikke lenger kan gjøre noe med beslutningen – kontrakten er inngått og da er man avskjært fra å begjære midlertidig forføyning. Uten “bevis” i form av innsyn i tilbud, vil sannsynligvis ikke en dommer gå med på å stoppe kontraktsinngåelsen.
  • Det vil bli sannsynligvis også bli engasjert flere advokater i forbindelse med tildelinger, fordi det blir mer krevende å klage når du ikke lenger kan se hva konkurrenten har tilbudt.
  • Teoretisk sett kan en innkjøper ta lettere på evalueringen, fordi feil ikke får så store konsekvenser.
  • KOFA vil få mer å gjøre – flere leverandører vil sannsynligvis be KOFA gripe inn oftere.
  • Antallet rettsaker om positiv kontraktsinteresse vil formodentlig kunne øke, siden det i praksis vil bli den eneste måten leverandører som er forbigått kan dekke sitt mulige tap.
  • Konfliktnivået vil sannsynligvis øke.
  • Tilliten til offentlige innkjøpere kan svekkes.
  • Vi kan ikke la være å nevne muligheten for mer korrupsjon.

spy-wear-1242319Det var jo ikke noen hyggelig opplisting. Hvordan kan da KS mene at dette er fornuftig?

Kanskje fordi innsynsmulighetene som leverandørene har hatt de siste seks årene har ført med seg mye rart.

Her er noen av utsagnene vi direkte og indirekte har hørt de senere årene:

Vi ber alltid om innsyn i vinners tilbud. Det er ren rutine.

For å lære mer ber vi om innsyn i tilbud rangert som nr. 1, 2 og 3.

Vi krever innsyn i alle tilbud.

Bak hvert av disse utsagnene ligger timesvis – ja, noen ganger dagevis med arbeid. Samlet estimerer Oxford Research, som har foretatt en undersøkelse på vegne av regjeringen, at offentleglova koster oss mange hundre millioner kroner i året.

For hva? For leverandørenes “rutiner”? For nysgjerrighet? For muligheten til å kikke konkurrenten i kortene? For forsøk på… vel, industrispionasje?

Satt på spissen kan offentleglova sånn sett også ha bidratt til å vanne ut konkurransen mellom de som konkurrerer om offentlige kontrakter. Det koster i så fall samfunnet enda mer.

Som vi selv sa det i “Historien om offentleglova” fra høsten 2015: retten til innsyn er en rett du bør bruke med omhu – for du vil helst ikke at den skal forsvinne.

Er det det som nå er i ferd med å skje? I så fall er ville det vært en tragedie for åpenheten rundt offentlige anskaffelser og for leverandørenes rettigheter i de tilfellene det faktisk er gjort feil – bevisst eller ubevisst.

Så hvilken side skal vi stille oss på? Det kan ihvertfall være taktisk lurt å ikke be om innsyn med mindre det virkelig, virkelig føles riktig.

 

 

Vage nye verden

ute av fokusPå ett område blir den nye offentlige innkjøpsverdenen en ganske vag verden.

Neste år heves terskelen for hva som skal kunngjøres, og DIFI anslår at 80% av alle enkeltanskaffelser nå skal følge et vesentlig enklere regelverk enn før. Anskaffelser fra 100.000 til 1.1 millioner skal nemlig følge den nye forskriftens Del I.

De siste ukene har denne terskelhevingen blitt omtalt som alt fra drastisk, dramatisk, katastrofal til en lettelse. Vi har allerede uttalt at det manglende kravet til elektronisk gjennomføring, som endringen i praksis innebærer for alle disse enkeltanskaffelsene, kan forsinke digitaliseringen av offentlige anskaffelser.

Men nok om det for nå. La oss heller se litt nærmere på hva denne nye Del I egentlig er for noe.

Hvilket regelverk er det som regulerer denne lille, nye skogen av anskaffelser?

Vel, vi kan si det med en gang: det er en ganske vag verden disse innkjøperne og leverandørene går i møte.

Del I er den enkleste delen av regelverket, og har vært her helt siden 2001. I 2016 ser bestemmelsene slik ut (FOA §3-1):

(1) Enhver anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse uansett hvilken anskaffelsesprosedyre som benyttes.
(2) Oppdragsgiver skal ikke diskriminere leverandører på grunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet.
(3) Oppdragsgiver skal ikke dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at denne forskrift kommer til anvendelse.
(4) Konkurranser skal gjennomføres på en måte som innebærer lik behandling av leverandører og med mulighet for leverandører til å bli kjent med de forhold som skal vektlegges ved deltagelse og tildeling av kontrakt.
(5) Oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsen.
(6) Konkurransen skal gjennomføres i samsvar med god anbuds- og forretningsskikk.
(7) Oppdragsgiver skal fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet.
(8) Oppdragsgiver skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen.

Åtte ganske greie punkter om hvordan anskaffelser mellom 100.000 og 500.000 kroner eks mva skal utføres altså. Et eksempel på praktisk bruk av disse reglene kan du forresten lese om i saken om oljeopprydningen som måtte gjøres unna i en fei.

Fra nyttår skjer to ting – for det første vil Del I gjelde anskaffelser helt opp til 1.1 million kroner.

For det andre endres hele paragrafen ganske vesentlig. Den flyttes fra forskriften til loven, og vil i fremtiden se slik ut:

Oppdragsgiveren skal opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.

Var det alt?

Ja, faktisk. Den nye lovens §4 angir de grunnleggende prinsippene for anskaffelser, og så enkelt har man valgt å gjøre det.

Så står vi altså igjen med disse fem ordene: konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.

Det er jo flott og fint. En forenkling, eller hva?

Vel, kanskje ikke. La oss prøve å tenke oss inn i framtida, til noe du sikkert kan dra kjensel på…

dings

Middels dingsreplikator (liksom)

En mandag i januar: den nye verdenen

Du gleder deg liksom til å gå på jobb i dag. Du skal teste ut det nye nærmest ikke-eksisterende regelverket. IT-avdelingen trenger en ny dingsreplikator, og det raskt. Du finleser den nye loven og forskriften, og sender epost til tre foreslåtte leverandører.

Vi ber om tilbud på mellomstor dingsreplikator innen fredag kl. 12. Dingsreplikator skal monteres og prosjektleder må legge ved CV. Budsjett ca 900.000. Anskaffelsen følger forskriftens Del I.

Jøss. Det var enkelt.

Fredag kl 11:59: Det siste tilbudet

Klokka nærmer seg tilbudsfrist. Når klokka er tolv ligger det to tilbud på eposten din (for du har bestemt deg for å tolke Del I slik at det er lov å bruke epost, og det er det tydeligvis et par leverandører som har også).

Men hvor ble det av tilbud nummer tre?

En halvtime senere, mens du allerede har begynt å se på tilbudene, banker det på døren. Leverandør nummer tre står der, andpusten, med en konvolutt i hånda. Han var usikker på hvordan tilbudet skulle leveres (siden det ikke sto noe sted) og tenkte det var best å gjøre det personlig, men så ble det visst kø…

I gamle dager ville avvisningsreglene i §11-11(1)a gitt deg en plikt til å avvise dette tilbudet – på godt og vondt.

Men du aksepterer tilbudet og sender en lettet leverandør hjem igjen – før han rekker å lese de andre to tilbudene på skjermen din. Du spretter konvolutten og scanner inn arkene.

Kl 13:00: Mangelfulle opplysninger

konvolutt

Gammeldags tilbudsinnpakning.

 

Sånn. Nå har du tre tilbud å sammenligne.

Du oppdager raskt at leverandør 1 har glemt CV, og leverandør 3 ikke har priset overgangsadaptere (det er det jo selvsagt at man trenger!). Både leverandør 2 og 3 har dessuten tatt forbehold mot standardvilkårene til kommunen. Du sender mail til nummer 1 og 2 og ringer nummer 3.

– Hei. Du har glemt overgangsadaptere

– Å fillern. Sorry. De koster 18 kroner stykket.

– Atten kroner?

– Sa jeg atten? Sorry – jeg mente 12.

– Takk! Forresten kan du ikke ta forbehold mot standardvilkårene til kommunene!

– Hm. Neivel.

CVene kommer inn på epost med nok et “beklager”, og leverandør 2 og 3 frasier seg motvillig standardvilkårene sine. Nok en gang er du klar til å sammenligne.

Du smiler. Dette hadde vært bare surr med de gamle reglene – antageligvis hadde du måttet avvise både det ene og det andre og det tredje tilbudet – og på toppen av det hele ble det en grei pris på overgangsadaptere også.

Kl 14:00: Prisene

Du gjennomgår de tre tilbudene og ser at det er voldsomme prisforskjeller mellom nr. 2 og 3. Ah! Nummer 3 har brukt styringskoblinger i hoveddingsen. Du ringer.

– Hei! Har du brukt styringkoblinger?

– Ja? Klart det?

– Men det blir jo mye rimeligere med styringsvekslere!

– Jo, kanskje – men så ryker jo hoveddingsen mye raskere også da.

Du tenker deg om. Det er sikkert sant. Dermed ber du de to andre leverandørene oppdatere med priser på styringskoblinger i stedet for styringsvekslere, de også.

Supert nytt regelverk, altså. Alt dette ville jo skjært seg fullstendig før!

Snart finner du to nye eposter på bordet ditt. Leverandør nr. 1 og 2 har ikke styringskoblinger. Det er det bare leverandør 3 som kan levere, etter at han kjøpte opp styringskoblingsprodusenten i Taiwan.

Auda. Det var dumt.

Jaja – det er jo likevel smart å få en maskin hvor ikke hoveddingsen ryker så lett. Så tildeler du kontrakt til nummer 3 – selv om han er litt dyrere.

Kl 1410: Det begynner å skjære seg

I tildelingsmeldingen du har sendt ut, skriver du at leverandør 3 ble ansett å være det beste tilbudet, selv om det var noe dyrere. Du plystrer lystig for deg selv og begynner å lage en kontrakt som du skal sende til nr. 3.

Så plinger det i eposten. Du får innsynskrav og krav om ytterligere begrunnelse fra leverandør nr. 1. Like etter følger leverandør nr. 2 opp med krav om innsyn i evalueringen som er foretatt og i de andre tilbudene.

Så var det plutselig ikke så enkelt lenger, for Offentleglova er ikke endret på. Innsynskrav må fremdeles behandles.

Jaja, tenker du og sender signert kontrakt til vinneren samtidig som du begynner jobben med å sladde tilbud og finne fram det de andre leverandørene har bedt om.

Men hva var det som var forretningshemmelig igjen? Du må nesten spørre leverandørene, for du har glemt å spørre om det i tilbudsforespørselen du sendte ut. Etter en stund får du den tradisjonelle responsen. Leverandør 1 svarer ikke, og leverandør 3 svarer at absolutt alt er hemmelig.

Dette går jo ikke. Du begynner å lage sladdede versjoner utfra egen vurdering og sender ut. Evalueringen er det verre med. Det har du jo ikke laget. Jaja.. det er vel et internt dokument, da.

Du sender av sted og gjør deg klar til å gå hjem for dagen.

Kl 15:28: Dagen er ikke like lystigstorm

Rett før arbeidstidens slutt tikker det inn et par henvendelser fra advokater. Advokaten som representerer leverandør nr. 1 vil gjerne vite hvordan du kunne kreve styringskoblinger når det bare er en leverandør som kan levere det. Hvor ble det av «likebehandling», liksom. Han sier selvsagt ikke «liksom». Han bruker fire avsnitt på å meisle ut innsigelsen, men essensen er der likevel. Hva var det du tenkte på … liksom?

Leverandør 2 har skaffet seg en enda mer pirkete advokat, som henger seg opp både dette og hint: Hvorfor er klokkeslettet på dokumentet til tilbud nr. 3 satt en halv time etter tilbudsfrist, og hvorfor er det ikke en utskrift fra en epost, slik de to andre er? («shit. Tidspunktet for skanningen vises jo i dokumentegenskapene»). Hvordan har man (for denne fyren bruker «man») kommet fram til en pris på overgangsadaptere, når de ikke synes være nevnt i tilbudet? Hvorledes har tilbyder 1 blitt kvalifisert uten CVer? Hvor er resten av dokumentene … det bestrides at tilbyders vurdering av hva som er forretningshemmelig kan legges til grunn og…

Det blir en lang kveld. Brått innser du at det som var så enkelt å gjennomføre ikke er like enkelt å forklare for advokatene som fremdeles kan be om innsyn i «ethvert dokument» du måtte ha tilgjengelig, og advokatene er begge tydeligvis veldig glade i forskriftens formaning om at «Vesentlige forhold for gjennomføringen av anskaffelsen skal nedtegnes eller samles i en protokoll.» og har sine egne, helt egne, definisjoner av hva som er likebehandling, forutsigbarhet og etterprøvbarhet. De ser generelt også ut til å føle at forholdsmessighet bare er et fremmedord. Protokollen, takk!

Protokoll, ja. Det hadde du ikke tenkt på. Det er dessuten ganske mye pirk de to advokatvennene dine mener er vesentlig – for eksempel tilbudsinnlevering, retting av feil, mangler, ettersending, forhandlinger og vesentlige endringer i konkurransegrunnlaget.

Midnatt: Huffdalightning-1621629

Du må gløtte innom eposten. Der ligger det en haug med kommentarer til kontrakten fra leverandør nr. 3. Han hadde ikke signert den likevel, men vil forhandle seg tilbake til standardbetingelsene sine og en høyere pris på overgangsadaptere – blant annet.

I tillegg ligger det et varsel om midlertidig forføyning fra nr. 1, samt et protestskriv fra dingsebransjeforeningen, som lister opp 8 potensielle leverandører av dingsreplikatorer som du har utelatt fra konkurranse ved å endre kravet til fra styringsveksler til styringskobling. De betviler også sterkt leverandørens påstand om at hoveddingsen ryker oftere – og ber deg dokumentere dette, samtidig som de forresten ber om innsyn i tilbud og protokoll og gleder seg stort til å henge ut kommunen din litt i neste nummer av Dingsenytt.

Og ja: de har allerede begynt på KOFA-klagen.

Ja. Hm … det kan bli en lang uke. Neste gang er det kanskje like greit å bruke regelverkets Del II – der er det ihvertfall stort sett kjøreregler som begge parter er enige om.

HISTORIEN OM INNKJØP fortsetter: Historien om hvorfor

question domino-1547659– Hvorfor?

Det er et enkelt spørsmål, men svaret kan være innviklet noen ganger. Dessuten er det ikke alltid du er fornøyd med svaret heller.

Dermed spør du kanskje for andre gang: – Ja, men HVORFOR?!?

Når du tildeler kontrakter i offentlige anskaffelser blir det mange hvorfor. Derfor har vi §11-14 i forskriften som sier hvordan vi skal forklare for en leverandør hvorfor han ikke fikk kontrakten. Dette kalles begrunnelsesplikten.

I dagens forskrift står det at:

Oppdragsgiver skal i begrunnelsen opplyse navnet på den som fikk kontrakten eller rammeavtalen og gi en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier.

Slik var det ikke før, og det er her hvorfor nummer 2 kommer inn.

Tidligere var setningen enklere:

oppdragsgivers begrunnelse om kontraktstildeling […] skal inneholde tilstrekkelig informasjon om det valgte tilbudet til at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig, i samsvar med angitte tildelingskriterier.

Når man skal beskrive det valgte tilbudet er det jo helt klart forskjell på “tilstrekkelig informasjon” og “egenskaper og relative fordeler”.

Men i tillegg sto også dette:

Dersom en leverandør anmoder om det, skal det senest innen 15 dager etter at anmodningen er mottatt gis en nærmere begrunnelse for hvorfor dens forespørsel om å delta er forkastet, eller leverandøren ikke skal tildeles kontrakt. Dersom kontrakt er tildelt, skal navnet på den som fikk kontrakten eller rammeavtalen opplyses sammen med det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler.

Altså en utvidet begrunnelse. Disse kunne anta uante proporsjoner i enkelte saker. Kanskje var det nettopp derfor forskriften ble endret, slik at tidsbruken knyttet til tildelinger ble litt mer forutsigbar for oppdragsgiver. 1. juli 2012 forsvant denne setningen, og følgelig skulle den første begrunnelsen være god nok i seg selv.

Men selv i dag, over tre år etter at dette leddet ble fjernet, forekommer det stadig vekk at leverandører på en eller annen måte ber om en utvidet begrunnelse i stedet for å mene noe konkret om begrunnelsen de allerede har fått.

Hvorfor? Kanskje rett og slett fordi gammel vane er vond å vende.

KOFA-sak 2013/21 (fra premiss 60) omtaler begrunnelsesplikten i detalj og forklarer også godt hva som egentlig skjedde sommeren 2012.

Det økonomisk mest fordelaktige fortsetter

driver-glance-1467600De fleste av oss husker dagen man hadde oppkjøring. Med klamme hender og litt høy puls innså man at friheten og hele framtida skulle avgjøres av en sensor, med et kryss på et ark: “Bestått” eller “Ikke bestått”.

Det er ikke uvanlig at kandidater stryker på oppkjøringen – kanskje bare fordi de har en dårlig dag og er litt nervøse, eller fordi de rett og slett ikke er egnet til å kjøre på egen hånd ennå – i sensors øyne.

I sensors øyne, ja.

Det er nok ikke så rent få som i fortvilelsen over å ikke ha bestått har slått opp i forskriften for trafikkopplæring etterpå og lett etter paragrafer om klageadgang. Harmdirrende stopper de på §31-6 og konstaterer at “Det er adgang til å klage på førerprøven med unntak av sensors skjønnsmessige vurdering av praktisk førerprøve”.

Da vil sikkert enkelte i frustrasjon spørre seg selv hva i alle dager det er igjen å klage på.

Men over til offentlige anskaffelser. Sett at du nettopp tapte et offentlig anbud, og ønsker å klage til KOFA om dette. Hva sier KOFA om hva du kan klage på?

På sine hjemmesider gjør KOFA det klart at:

“Dersom klagen gjelder handlinger hvor regelverket gir innkjøpere et innkjøpsfaglig skjønn, kan klagenemnda i begrenset grad prøve dette skjønnet.”

Basert på avgjørelser fra rettsaker og KOFA, kan man kort oppsummert klage når noe er usaklig, vilkårlig, sterkt urimelig eller basert på feil fakta.

La oss se på et eksempel på noe noe vilkårlig eller usaklig. I KOFA-sak 2004/275 hadde to leverandører tilbudt personell med erfaring på henholdsvis 14 og 25 år. For dette fikk de henholdsvis 2 og 5 poeng. Leverandøren som fikk 2 poeng mente det var lagt alt for stor vekt på denne forskjellen på 11 år, og at skjønnsutøvelsen var vilkårlig. KOFA var enig i dette, og kom til at forskjellen i antall års erfaring var tillagt uforholdsmessig stor vekt. De kalte denne måten å evaluere kompetanse på for usaklig. Hvorfor? Jo, fordi det ikke var vist til hvilken sammenheng dette hadde med verdien av tilbudene for oppdragsgiver. Altså hvorfor 11 års ekstra erfaring faktisk var så viktig at det skulle gi mer enn dobbelt så god score.

Det var altså ikke nødvendigvis feil å gi slik score, men tilbyderne hadde ingen mulighet til å forutse at erfaringen skulle få så stor betydning.

I KOFA-sak 2012-17 skulle oppdragsgiver vurdere kvaliteten på et utvalg kontorrekvisitaprodukter. Når vurderingen var ferdig, ganget man opp poengscoren for hvert produkt med hvor mange man tidligere hadde kjøpt av produktet. Det fikk den konsekvensen at kvalitetsvurderingen på eksempelvis kulepenner ble ganget med 150.000 mens kalkulatorer bare ble ganget med 100. Følgelig ble kvaliteten på kulepennene 1500 ganger viktigere enn kvaliteten på kalkulatorene, og KOFA var enig med klager i at dette var “uventet, vilkårlig og urimelig”.

Senere i samme sak får oppdragsgiver støtte for skjønnsutøvelsen når det ble klaget på at kladdebøker med matte omslag fikk 2 poeng mer enn de med blanke omslag. KOFA fant ikke grunn til å “overprøve denne vurderingen”, som blant annet var basert på hvordan en kladdebok ble seende ut etter “røff behandling i en skolesekk”.

Så var det dette med feil fakta. Teoretisk sett vil et trekk med begrunnelsen “tilbudt ball er gul” være basert på feil fakta hvis den tilbudte ballen faktisk var blå.

I praksis er det nok betydelig vanskeligere å vurdere dette, men det finnes eksempler på alt fra oppdragsgivere som har sett bort fra vedlagt dokumentasjon, til åpenbare feiltolkninger av det som er skrevet.

I KOFA-sak 2011-205 tildelte oppdragsgiver en kontrakt på bussruter til leverandør A. Leverandør B klaget og oppdragsgiver kom til at noen punkter i vurderingen faktisk var basert på feil fakta. Helt konkret hadde A feilaktig fått uttelling for biodieseldrift og hydraulisk retarder på sine busser, mens B hadde ett sete mer i bussen en det som var lagt til grunn ved vurderingen. Endringene fikk ikke innvirkning på resultatet av konkurransen, men ble rettet etter at B klaget.

Selv om feilene ble rettet, skjedde det på feil måte. Oppdragsgiver benyttet nemlig en annen evalueringsmetode i runde 2 enn i runde 1. De mente også at en av feilene var unødvendig å rette fordi den var lik for både A og B. Her glemte de forøvrig at det også var en C inne i bildet. I begge tilfeller kom KOFA til at det var brudd på regelverket.

Begrunnelsesplikten

Både sensor på oppkjøringen og den offentlige innkjøperen har plikt til å begrunne valgene de gjør. Sensor har dette å forholde seg til i sin forskrift: “Dersom en praktisk prøve vurderes til ikke bestått, skal kandidaten gis en skriftlig begrunnelse for vedtaket.”

Den offentlige innkjøperen skal på sin side ge en:

“redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier”

Det kan løses på mange måter. Her er et eksempel på en løsning som KOFA mente var helt grei:

“Tilbudene har blitt vurdert i forhold til tildelingskriteriene slik de er oppstilt i konkurransegrunnlaget. Basert på resultatet av tilbudsevalueringen etter avsluttede forhandlinger er tilbudet fra A vurdert som det økonomisk mest fordelaktige. Bs tilbud er vurdert som det beste iht. tildelingskriteriet tjenestenes innhold og kvalitet, hvor tilgjengelighet samt tilbudt tjenestenivå har blitt utslagsgivende. Utover dette er det ikke avdekket kvalitetsmessige forskjeller av betydning mellom tilbudene. As samlede priser er imidlertid betydelig lavere enn Bs, noe som med god margin utligner kvalitetsfordelene i Bs tilbud. Prisforskjellene blir dermed utslagsgivende for konklusjonen av tilbudsevalueringen. Oppdragsgiver har iht. dette besluttet at A tildeles kontrakt for levering av tjenester.”

I denne saken skulle oppdragsgiver kjøpe tjenester for rundt 100 millioner kroner, og dette var begrunnelsen. Ingen poeng, ingen totalpris – bare dette. Leverandør B klaget.

Når KOFA behandlet klagen, kom de “under en viss tvil” til at begrunnelsen var god nok, selv om de mente oppdragsgiver med fordel kunne gitt nærmere informasjon om evalueringsmodellen. Det hører med til historien at det etterhvert også ble opplyst at prisforskjellen mellom A og B var hele 50%. Det må jo kunne kalles “betydelig lavere”.

Det er likevel litt vanskelig å forestille seg hvordan leverandør B kunne være fornøyd med dette, når det tross alt var en så stor kontrakt som var tapt.

I KOFA-sak 2014-129 kommer KOFA til motsatt konklusjon. Her er begrunnelsen ikke god nok. Årsak? Totalt var det var bare 1 poeng som skilte de to tilbyderne. På kriteriet “Kompetanse” var det angitt score for  utdanning og relevant erfaring på to tilbudte ressurser. Her var det forskjell i poenggivningen, men ingen begrunnelse for hvorfor. Siden begge tilbydere hadde erfaring fra den typen arbeid som skulle gjennomføres, kom KOFA til at oppdragsgiver skulle vært tydeligere på hva som faktisk utgjorde forskjellen.

I den første saken sto det om hundre millioner kroner. I den andre saken var det nok et betydelig mindre beløp. Likevel kan det synes som om KOFA stiller strengere krav til begrunnelse i den minste anskaffelsen. Årsaken er nok forhåpentligvis at i mindre anskaffelsen var forskjellen mellom tilbudene veldig liten, mens det var betydelig prisforskjell i den største. Ergo: dess mindre forskjellen er, dess større ansvar har oppdragsgiver til å begrunne godt hvorfor det ble som det ble.

integral-calculations-1535285Hvis det er en ting du kan være trygg på i offentlige anskaffelser så er det at evalueringer, skjønnsutøvelse og begrunnelse er forskjellig fra oppdragsgiver til oppdragsgiver. Den eneste fellesnevneren er egentlig regelverket. Noen steder bruker man poeng fra 1 til 5 eller 6, andre steder fra 0 til 100. Toppscore kan være 10, 100 eller 1000, eller ikke noen oppgitt score i det hele tatt, slik det var i anskaffelsen til 100 millioner.

I et slikt bilde er det vanskelig å bli god. Både som leverandør, innkjøper og jurist på begge sider av bordet møter man så mange forskjellige modeller og metoder at det kanskje ikke er så rart at resultatet av og til blir både urimelig, vilkårlig, usaklig eller basert på feil fakta. Kanskje det heller ikke er så rart at begrunnelser på flerfoldige sider av og til kommer til kort mens minimalistiske begrunnelser ender opp med å holde vann.

I mangel av noe bedre er det instruksene i konkurransegrunnlaget som blir avgjørende. For all den tid forskriften ikke sier et ord om hvordan man skal evaluere og praksis er så forskjellig, så blir det hva man selv har skrevet som legges til grunn når vurderinger og begrunnelser skal veies.

Da blir det jo ganske viktig hva man selv har skrevet, eller hva?

Skulle man liste opp noen praktiske råd, så måtte det være disse:

– Bestem deg for en evalueringsmodell som er logisk og lettfattelig
– Skriv hvordan du vil evaluere tilbudene i konkurransegrunnlaget
– Uthev det som er viktig for deg
– Evaluer tilbudene slik du har skrevet at du vil evaluere dem
– Hold deg til fakta
– Legg kun vekt på det som står i tilbudet
– Hold deg til det du har sagt du skal vurdere – og mest til det du har sagt er viktig for deg.
– Vær forberedt på at du av og til må utvise skjønn – og at noen vil være uenige i skjønnsutøvelsen.

Lykke til!

Hvorfor er det økonomiske mest fordelaktig?

scoreboard-3-1313151Fra tid til annen snakker vi med både oppdragsgivere og leverandører som stusser over begrepet “Økonomisk mest fordelaktig”. Eksempelvis når en leverandør som tapte et anbud lurer på hva som var så økonomisk når den som vant var dyrere – eller når behovshavere ikke forstår hensikten med ordet “økonomisk” når kontrakten tildeles på bakgrunn av en rekke kvalitetskriterier – og ikke bare pris.

Vi har flere ganger blitt spurt om vi ikke bare kan skrive “det mest fordelaktige tilbudet”, eller “det mest økonomiske tilbudet” eller lignende.

Vel, dette er ikke en tilfeldig valgt rekke med ord. Det er et begrep. Et begrep som det ville oppstått mye forvirring om man endret på.

Begrepet kom til Norge med de felleseuropeiske anskaffelsesreglene på nittitallet, og har vært med oss siden. På engelsk heter det “most economically advantageous tender”, eller bare MEAT. Dette er altså ikke noe særnorsk fenomen, men et begrep som brukes av innkjøpere overalt.

Helt tilbake til 1927 hadde vi noe som lignet litt i det norske regelverket. Det sto nemlig at man må ta hensyn til «andre omstendigheter» enn pris når det må ansees som «det mest fordelaktige for staten».

Men tilbake til nåtiden. Slik står det i dagens norske forskrift i §22-2(1):

Tildelingen skal skje enten på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, eller utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen.

Akkurat den samme setningen har man valgt å bruke også på de mindre anskaffelsene under EØS-terskelen i §13-2(1).

For de aller minste anskaffelsene, altså de under den nasjonale terskelverdien på en halv million, er det ingen slik bestemmelse. Her er det altså ikke satt opp noen klare bestemmelser for hvordan man tildeler kontrakten, men det følger jo av god forretningsskikk at man gir en vettug grunn og behandler tilbyderne likt. Det står da også i protokollmalen som man er pålagt å følge at man må gi en “kort begrunnelse for valg av leverandør”.

Men tilbake til større anskaffelser, og til begrepet. Hva betyr det, egentlig?

Når man smaker på setningen for første gang, kan nok “økonomisk mest fordelaktige” lede tankene hen mot at det har noe med kostnader å gjøre. Likevel er det altså satt opp som et alternativ til “laveste pris”. Ergo er det åpenbart noe mer.

Forskriften fortsetter ved å gi oss dette i §22-2(2):

 Dersom tildelingen av kontrakten skjer på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbud, skal det benyttes kriterier som har tilknytning til kontraktsgjenstanden.

Kontraktsgjenstanden er altså det du skal ha. Følgelig kan ikke kriteriene handle om firmaet du kjøper fra, men om det de leverer. Forskriften fortsetter:

Dette kan for eksempel være kvalitet, pris, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, miljøegenskaper, driftsomkostninger, rentabilitet, kundeservice, teknisk bistand, eller tid for levering eller ferdigstillelse.

Mange eksempler, altså. Det er ihvertfall lett å tenke seg at “tid for levering” ikke nødvendigvis har noen direkte sammenheng med prisen, men det kan jo likevel være veldig vesentlig for den som skal ha tjenesten. Dersom du kombinerer pris og leveringstid, så vips! har du en konkurranse der det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vinner, og ikke bare det billigste. Her kan man jo tenke seg at de som kan levere før jul faktisk får kontrakten selv om de er dyrere – siden de billigste ikke kunne levere før til påske.

Forskriften påpeker videre at du må oppgi kriteriene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Det er kanskje ikke så rart, for hvordan skal ellers en tilbyder forstå at leveringstid er viktig for deg?

Men hvor viktig? Her er det forskjell på anskaffelser over og under EØS-terskelen.

På de mindre anskaffelsene står det:

Der oppdragsgiver på forhånd har bestemt seg for prioriteringen eller vektingen av kriteriene skal dette angis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget.

På de større står det:

 Oppdragsgiver skal angi den relative vektingen som gis hvert av kriteriene. Vektingen kan angis innenfor et område med et passende maksimalt utslag.

På en mindre anskaffelse er det altså godt nok å skrive for eksempel:

– Pris
– Leveringstid

Her har du indikert at pris er viktigst, siden det står først – eller at det eventuelt er like viktig som leveringstid. Du har ihvertfall helt klart sagt at leveringstiden ikke er viktigere enn prisen. Men hvor stort utslag skal det få? Ja, se det trenger du ikke ha bestemt deg for ennå.

På en større anskaffelse må du gå ett skritt lenger og skrive for eksempel:

60% pris
40% leveringstid

I tillegg kan du for eksempel legge til “et passende” utslag. Eksempelvis kan du skrive “+/- 5%”. Det betyr at den endelige vektigen kan bli alt fra 55/45 via 60/40 til 65/35. For en inngående diskusjon om hva som er passende, kan du lese KOFA-sak 2011-204 (http://www.kofa.no/PageFiles/3172/2011-204.pdf).

I denne saken hadde oppdragsgiver satt såpass store utslag, at største og minste utslag mellom enkelte kriterier overlappet hverandre. KOFA mente at: “Den angitte vektingen åpner dermed i stor grad for å prioritere tildelingskriteriene på en rekke ulike måter gjennom fastsettelsen av den endelige vektingen.”. KOFA kom til at oppdragsgiver i dette tilfellet måtte avlyse konkurransen.

Upassende, altså.

Når man så har satt opp både tildelingskriterier og vekting med utslag som passer, er man klar for å få inn tilbudene. Nå kommer selve kjernen i prosessen.

Har du basert deg på laveste pris, er det bare å lete seg gjennom bunken av kvalifiserte tilbud til du finner det med den laveste prisen og så tildele kontrakten. Ferdig.

the-score-3-1497708

Poenggivning antar mange former – her fra sport.

Har du basert deg på det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, er du nå klar til å lete frem både pris og  – la oss si – leveringstiden. Prisen gir du en score, der laveste tilbud får høyeste score, og de andre får score som fortjent etter hvor mye dyrere de er. Så ganger du scoren med vekten som kriteriet har.

Til slutt vurderer du leveringstiden. La oss si at den er “før jul” og “før påske”. Da er det åpenbart at “før jul” skal få best score, men hvor mye dårligere er “før påske”? Er det katastrofalt? Er det ubetydelig? Det er det faktisk mest du som vet – selv om du forhåpentligvis har sagt noe om det i konkurransegrunnlaget, slik at også tilbyderne forstår hva det betyr for deg.

Du setter en poengsum, ganger med vekt, og summerer.

Nå finner du “det økonomisk mest fordelaktige tilbudet”. Blir det leveranse før jul eller påske? Vel, det avhenger altså av tre ting: prisene, vektingen og din skjønnsmessige vurdering av “før påske”. Så lenge sistnevnte hverken er vilkårlig, sterkt urimelig eller basert på feil fakta, så skal det mye til at noen kan overprøve det innkjøpsfaglige skjønnet du utøver i dette tilfellet.

Så enkelt, og så vanskelig, er begrepet “økonomisk mest fordelaktige”.

Amerikanerne har en egen evne til å forenkle. Offentlige innkjøpere i USA kaller det bare “Best value”.

Neste gang kan du lese mer om hvordan det kan gå når dette blir komplisert, og advokatene kommer på banen og begynner å diskutere om vurderingene og poengene er «urimelige», «vilkårlige» eller helt åpenbart må være basert på feil fakta.

Pass på evalueringsmodellen!

I sak 2013/0134 har KOFA kommet til at Statens Vegvesen har brutt anskaffelseslovens §5 ved å benytte en evalueringsmodell som ikke fanger opp relevante forskjeller i tilbudene.

Avgjørelsen er spennende lesing – tilbyderen som kom inn som nummer 2 i konkurransen hadde en lang rekke anførsler, men KOFA gir gang på gang oppdragsgiver medhold. Til slutt kommer vi til punktet om evalueringen av prisen.

I denne vareanskaffelsen velger Statens Vegvesen å se bort fra volum på de forskjellige artiklene – selv om volumet var oppgitt i konkurransegrunnlaget. De gir i stedet en slags snittkarakter innenfor hver varegruppe. Dette til tross for at det er store variasjoner i antall produkter innenfor hver varegruppe. Med andre ord: en lav pris på en varegruppe som det kjøpes mye av blir ikke nødvendigvis premiert – den kan bli overskygget av en annen varegruppe med lavt volum og høyere pris.

Man blir fristet til å tenke paralleller: Ta en bil til 190.000 og en annen til 250.000. Dekkene til den første koster 25.000 kroner. Dekkene til den andre koster 10.000. Altså er det gjennomsnittlig sett større forskjell mellom dekkprisene enn bilprisene – er dette egnet til å finne den rimeligste bilen? Neppe. Totalprisen blir jo 215.000 for den første bilen og 260.000 for den andre. Det er først når du skal kjøpe mange sett med dekk at dette bildet endrer seg, men da må man jo i så fall si noe om dette i konkurransegrunnlaget.

En av nemdsmedlemmene i KOFA mener modellen ikke nødvendigvis er ulovlig, men kaller den «oppsiktsvekkende», og mener den avviker så sterkt fra en naturlig forståelse av tildelingskriteriet at den bryter med lovens §5.

Med andre ord: det kan være fornuftig å bestemme seg for en evalueringsmodell som er lett å forstå for alle, og i dette tilfellet hadde det nok vært en god idè å si litt mer om hvordan prisen ville bli evaluert – på forhånd.

Du kan lese hele saken her.