Vage nye verden

ute av fokusPå ett område blir den nye offentlige innkjøpsverdenen en ganske vag verden.

Neste år heves terskelen for hva som skal kunngjøres, og DIFI anslår at 80% av alle enkeltanskaffelser nå skal følge et vesentlig enklere regelverk enn før. Anskaffelser fra 100.000 til 1.1 millioner skal nemlig følge den nye forskriftens Del I.

De siste ukene har denne terskelhevingen blitt omtalt som alt fra drastisk, dramatisk, katastrofal til en lettelse. Vi har allerede uttalt at det manglende kravet til elektronisk gjennomføring, som endringen i praksis innebærer for alle disse enkeltanskaffelsene, kan forsinke digitaliseringen av offentlige anskaffelser.

Men nok om det for nå. La oss heller se litt nærmere på hva denne nye Del I egentlig er for noe.

Hvilket regelverk er det som regulerer denne lille, nye skogen av anskaffelser?

Vel, vi kan si det med en gang: det er en ganske vag verden disse innkjøperne og leverandørene går i møte.

Del I er den enkleste delen av regelverket, og har vært her helt siden 2001. I 2016 ser bestemmelsene slik ut (FOA §3-1):

(1) Enhver anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse uansett hvilken anskaffelsesprosedyre som benyttes.
(2) Oppdragsgiver skal ikke diskriminere leverandører på grunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet.
(3) Oppdragsgiver skal ikke dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at denne forskrift kommer til anvendelse.
(4) Konkurranser skal gjennomføres på en måte som innebærer lik behandling av leverandører og med mulighet for leverandører til å bli kjent med de forhold som skal vektlegges ved deltagelse og tildeling av kontrakt.
(5) Oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsen.
(6) Konkurransen skal gjennomføres i samsvar med god anbuds- og forretningsskikk.
(7) Oppdragsgiver skal fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet.
(8) Oppdragsgiver skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen.

Åtte ganske greie punkter om hvordan anskaffelser mellom 100.000 og 500.000 kroner eks mva skal utføres altså. Et eksempel på praktisk bruk av disse reglene kan du forresten lese om i saken om oljeopprydningen som måtte gjøres unna i en fei.

Fra nyttår skjer to ting – for det første vil Del I gjelde anskaffelser helt opp til 1.1 million kroner.

For det andre endres hele paragrafen ganske vesentlig. Den flyttes fra forskriften til loven, og vil i fremtiden se slik ut:

Oppdragsgiveren skal opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.

Var det alt?

Ja, faktisk. Den nye lovens §4 angir de grunnleggende prinsippene for anskaffelser, og så enkelt har man valgt å gjøre det.

Så står vi altså igjen med disse fem ordene: konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.

Det er jo flott og fint. En forenkling, eller hva?

Vel, kanskje ikke. La oss prøve å tenke oss inn i framtida, til noe du sikkert kan dra kjensel på…

dings

Middels dingsreplikator (liksom)

En mandag i januar: den nye verdenen

Du gleder deg liksom til å gå på jobb i dag. Du skal teste ut det nye nærmest ikke-eksisterende regelverket. IT-avdelingen trenger en ny dingsreplikator, og det raskt. Du finleser den nye loven og forskriften, og sender epost til tre foreslåtte leverandører.

Vi ber om tilbud på mellomstor dingsreplikator innen fredag kl. 12. Dingsreplikator skal monteres og prosjektleder må legge ved CV. Budsjett ca 900.000. Anskaffelsen følger forskriftens Del I.

Jøss. Det var enkelt.

Fredag kl 11:59: Det siste tilbudet

Klokka nærmer seg tilbudsfrist. Når klokka er tolv ligger det to tilbud på eposten din (for du har bestemt deg for å tolke Del I slik at det er lov å bruke epost, og det er det tydeligvis et par leverandører som har også).

Men hvor ble det av tilbud nummer tre?

En halvtime senere, mens du allerede har begynt å se på tilbudene, banker det på døren. Leverandør nummer tre står der, andpusten, med en konvolutt i hånda. Han var usikker på hvordan tilbudet skulle leveres (siden det ikke sto noe sted) og tenkte det var best å gjøre det personlig, men så ble det visst kø…

I gamle dager ville avvisningsreglene i §11-11(1)a gitt deg en plikt til å avvise dette tilbudet – på godt og vondt.

Men du aksepterer tilbudet og sender en lettet leverandør hjem igjen – før han rekker å lese de andre to tilbudene på skjermen din. Du spretter konvolutten og scanner inn arkene.

Kl 13:00: Mangelfulle opplysninger

konvolutt

Gammeldags tilbudsinnpakning.

 

Sånn. Nå har du tre tilbud å sammenligne.

Du oppdager raskt at leverandør 1 har glemt CV, og leverandør 3 ikke har priset overgangsadaptere (det er det jo selvsagt at man trenger!). Både leverandør 2 og 3 har dessuten tatt forbehold mot standardvilkårene til kommunen. Du sender mail til nummer 1 og 2 og ringer nummer 3.

– Hei. Du har glemt overgangsadaptere

– Å fillern. Sorry. De koster 18 kroner stykket.

– Atten kroner?

– Sa jeg atten? Sorry – jeg mente 12.

– Takk! Forresten kan du ikke ta forbehold mot standardvilkårene til kommunene!

– Hm. Neivel.

CVene kommer inn på epost med nok et “beklager”, og leverandør 2 og 3 frasier seg motvillig standardvilkårene sine. Nok en gang er du klar til å sammenligne.

Du smiler. Dette hadde vært bare surr med de gamle reglene – antageligvis hadde du måttet avvise både det ene og det andre og det tredje tilbudet – og på toppen av det hele ble det en grei pris på overgangsadaptere også.

Kl 14:00: Prisene

Du gjennomgår de tre tilbudene og ser at det er voldsomme prisforskjeller mellom nr. 2 og 3. Ah! Nummer 3 har brukt styringskoblinger i hoveddingsen. Du ringer.

– Hei! Har du brukt styringkoblinger?

– Ja? Klart det?

– Men det blir jo mye rimeligere med styringsvekslere!

– Jo, kanskje – men så ryker jo hoveddingsen mye raskere også da.

Du tenker deg om. Det er sikkert sant. Dermed ber du de to andre leverandørene oppdatere med priser på styringskoblinger i stedet for styringsvekslere, de også.

Supert nytt regelverk, altså. Alt dette ville jo skjært seg fullstendig før!

Snart finner du to nye eposter på bordet ditt. Leverandør nr. 1 og 2 har ikke styringskoblinger. Det er det bare leverandør 3 som kan levere, etter at han kjøpte opp styringskoblingsprodusenten i Taiwan.

Auda. Det var dumt.

Jaja – det er jo likevel smart å få en maskin hvor ikke hoveddingsen ryker så lett. Så tildeler du kontrakt til nummer 3 – selv om han er litt dyrere.

Kl 1410: Det begynner å skjære seg

I tildelingsmeldingen du har sendt ut, skriver du at leverandør 3 ble ansett å være det beste tilbudet, selv om det var noe dyrere. Du plystrer lystig for deg selv og begynner å lage en kontrakt som du skal sende til nr. 3.

Så plinger det i eposten. Du får innsynskrav og krav om ytterligere begrunnelse fra leverandør nr. 1. Like etter følger leverandør nr. 2 opp med krav om innsyn i evalueringen som er foretatt og i de andre tilbudene.

Så var det plutselig ikke så enkelt lenger, for Offentleglova er ikke endret på. Innsynskrav må fremdeles behandles.

Jaja, tenker du og sender signert kontrakt til vinneren samtidig som du begynner jobben med å sladde tilbud og finne fram det de andre leverandørene har bedt om.

Men hva var det som var forretningshemmelig igjen? Du må nesten spørre leverandørene, for du har glemt å spørre om det i tilbudsforespørselen du sendte ut. Etter en stund får du den tradisjonelle responsen. Leverandør 1 svarer ikke, og leverandør 3 svarer at absolutt alt er hemmelig.

Dette går jo ikke. Du begynner å lage sladdede versjoner utfra egen vurdering og sender ut. Evalueringen er det verre med. Det har du jo ikke laget. Jaja.. det er vel et internt dokument, da.

Du sender av sted og gjør deg klar til å gå hjem for dagen.

Kl 15:28: Dagen er ikke like lystigstorm

Rett før arbeidstidens slutt tikker det inn et par henvendelser fra advokater. Advokaten som representerer leverandør nr. 1 vil gjerne vite hvordan du kunne kreve styringskoblinger når det bare er en leverandør som kan levere det. Hvor ble det av «likebehandling», liksom. Han sier selvsagt ikke «liksom». Han bruker fire avsnitt på å meisle ut innsigelsen, men essensen er der likevel. Hva var det du tenkte på … liksom?

Leverandør 2 har skaffet seg en enda mer pirkete advokat, som henger seg opp både dette og hint: Hvorfor er klokkeslettet på dokumentet til tilbud nr. 3 satt en halv time etter tilbudsfrist, og hvorfor er det ikke en utskrift fra en epost, slik de to andre er? («shit. Tidspunktet for skanningen vises jo i dokumentegenskapene»). Hvordan har man (for denne fyren bruker «man») kommet fram til en pris på overgangsadaptere, når de ikke synes være nevnt i tilbudet? Hvorledes har tilbyder 1 blitt kvalifisert uten CVer? Hvor er resten av dokumentene … det bestrides at tilbyders vurdering av hva som er forretningshemmelig kan legges til grunn og…

Det blir en lang kveld. Brått innser du at det som var så enkelt å gjennomføre ikke er like enkelt å forklare for advokatene som fremdeles kan be om innsyn i «ethvert dokument» du måtte ha tilgjengelig, og advokatene er begge tydeligvis veldig glade i forskriftens formaning om at «Vesentlige forhold for gjennomføringen av anskaffelsen skal nedtegnes eller samles i en protokoll.» og har sine egne, helt egne, definisjoner av hva som er likebehandling, forutsigbarhet og etterprøvbarhet. De ser generelt også ut til å føle at forholdsmessighet bare er et fremmedord. Protokollen, takk!

Protokoll, ja. Det hadde du ikke tenkt på. Det er dessuten ganske mye pirk de to advokatvennene dine mener er vesentlig – for eksempel tilbudsinnlevering, retting av feil, mangler, ettersending, forhandlinger og vesentlige endringer i konkurransegrunnlaget.

Midnatt: Huffdalightning-1621629

Du må gløtte innom eposten. Der ligger det en haug med kommentarer til kontrakten fra leverandør nr. 3. Han hadde ikke signert den likevel, men vil forhandle seg tilbake til standardbetingelsene sine og en høyere pris på overgangsadaptere – blant annet.

I tillegg ligger det et varsel om midlertidig forføyning fra nr. 1, samt et protestskriv fra dingsebransjeforeningen, som lister opp 8 potensielle leverandører av dingsreplikatorer som du har utelatt fra konkurranse ved å endre kravet til fra styringsveksler til styringskobling. De betviler også sterkt leverandørens påstand om at hoveddingsen ryker oftere – og ber deg dokumentere dette, samtidig som de forresten ber om innsyn i tilbud og protokoll og gleder seg stort til å henge ut kommunen din litt i neste nummer av Dingsenytt.

Og ja: de har allerede begynt på KOFA-klagen.

Ja. Hm … det kan bli en lang uke. Neste gang er det kanskje like greit å bruke regelverkets Del II – der er det ihvertfall stort sett kjøreregler som begge parter er enige om.

For dyrt å forhandle?

 

nullarbor-plain-1221968

Hvor lang er veien? Det er det delte meninger om.

I en ny rapport utarbeidet av PwC for NHO kommer det frem at det er tidkrevende å forhandle. Faktisk så tidkrevende at det ofte ikke lønner seg.

Rapporten er et bestillingsverk fra NHO som er svært uenig i forenklingsutvalgets forslag om å legge inn en frivillig forhandlingsmulighet i alle anskaffelser. Ja, i hvertfall anskaffelsene forenklingsutvalget har innflytelse på – i praksis de som følger nasjonalt regelverk og kunngjøres på Doffin.

Vi snakker om forhandlinger etter Del II av regelverket, med andre ord.

Å trekke fram forhandlingskortet her kan koste dyrt, mener PwC – og gir dermed sin støtte til NHO som absolutt ikke ønsker dette forhandlingskortet velkommen.

Der NHO hovedsaklig er opptatt av forutberegneligheten for leverandørene, er det mest den økte tidsbruken PwC er bekymret for.

PwC peker forøvrig, som oss, på at det absolutt ikke er her skoen egentlig trykker. Forenklingsutvalgets forslag er skivebom sett opp mot de egentlige utfordringene med offentlige anskaffelser: kompetanse og organisering.

Offentlige anskaffelser gjennomføres i dag av for mange personer, med for lav kompetanse, med for få gode verktøy og maler og med for lite internt samarbeid på tvers av avdelinger. Det kan ikke et forenklet regelverk gjøre så mye med.

Takk for at dere også setter søkelyset på det egentlige problemet, PwC!

Men vi er også litt uenige med dere.

Svimlende timeantall

I rapporten estimerer PwC at det går med elleve (!) dagsverk når en oppdragsgiver gjennomfører en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens Del II. De mener videre at dette vil øke til fjorten dagsverk når man legger til forhandlinger. At de også mener at leverandørene får mer arbeid hvis man velger forhandlinger er vi forsåvidt enige i, men her estimerer de hele 7 dagsverk ekstra.

Rapporten kaller et dagsverk for 8 timer. Ergo snakker vi om 11+4+7 x 8 = 176 timer. Det blir altså ganske svimlende timeantall av alt dette, og for oss som lever av å gjennomføre slike anbud virker estimatene som noe midt mellom en gullgruve og ren ønsketenkning. Mest det siste, håper vi – på det offentliges vegne.

Vi har ikke brukt i nærheten av slike timeantall på å gjennomføre en anskaffelse etter forskriftens Del II, og vi håper da virkelig at PwC ikke har så opplevd det så ofte heller – ihvertfall ikke som snittverdier. Selv om man legger sammen all tid brukt av alle relevante personer hos oppdragsgiver burde man etter vår erfaring i snitt lande betydelig under dette tallet.

Og takk og pris for det.

Husk at dette er hovedsaklig er anskaffelser i området 500.000,- til 1.55 millioner eks mva, og de følger et regelverk som har betydelig større handlingsrom enn større anskaffelser – allerede før forenklingsutvalgets forslag er tatt med – og også før man eventuelt tar i bruk forhandlinger.

Vi har møtt – og omtalt – lignende timeestimater tidligere, med samme undring.

Konklusjonen til NHO er å kjøre åpne anbudskonkurranser der det er mulig, for å få ned tidsbruken.

Javel. Hva med å se nærmere på hva timene faktisk gå med til i stedet, og hvorfor det blir så mange av dem?

Vi er enige i at forhandlinger som skjer i form av fysiske møter hos oppdragsgiver kan  føre til mye tidsbruk. Dessuten ender både oppdragsgiver og leverandør ofte opp med å delta med litt flere personer enn det som kanskje er nødvendig – personer som kanskje kunne gjort noe annet i stedet.

Så: må du alltid møtes? Hvor mange må du ha med deg, og hvor mange må du egentlig forhandle med?

conference room

Har du lyst til å tilbringe de neste fire dagene her inne? Tror du at du får noe igjen for det?

Konkurranse med forhandling betyr ikke nødvendigvis at halve avdelingen din skal tilbringe en halv dag i et møterom med hver av fem forskjellige tilbydere. Det er fullt mulig å delegere ansvar, gjør det skriftlig, på telefon, med videokonferanse eller lignende – og med færre tilbydere.

Det viktige er at oppdragsgiver får frem forbedringspotensialet og at leverandøren får anledning til å forbedre tilbudet sitt. Med målbevisste deltagere og en erfaren forhandler er det dessuten ingenting i veien for at møtene også kan være korte.

Allerede i dagens regelverk har oppdragsgiver full anledning til å forhandle i alle anskaffelser som følger regelverkets Del II. Det som eventuelt blir forandret neste år er at  oppdragsgiver kan vente til tilbudene har kommet inn før man bestemmer seg for om man vil forhandle eller ikke. I dag må man bestemme seg før utlysning.

Dette er en ganske meningsløs forenkling.

Ja, kanskje det til og med viser seg å bli en forvanskning. Man kan ihvertfall se for seg at det vil bli en mye større forventning til oppdragsgiver om å forhandle, og i kjølvannet av enhver tildeling vil det nå kunne komme enda et spørsmål:

– ja, men hvorfor forhandlet du ikke da?!?

I dag er det spørsmålet i det minste tatt stilling til så fort konkurransen ligger på Doffin.

Det er kanskje en annen og langt viktigere faktor som påvirker både tidsbruken og utfallet av forhandlinger: Du må være god til det.

Hvordan blir man god til å forhandle? Jo, som med det meste annet kommer man langt hvis man gjør det regelmessig.

I dagens oppstykkede, flate, desentrale, underbemannede og fragmenterte innkjøpsorganisasjoner er nok denne treningen som oftest fordelt på litt for mange mennesker til at man egentlig har mulighet oppnå sitt virkelige potensiale som en dyktig og erfaren forhandlingsleder. Det samme gjelder nok også hos leverandører.

Kanskje det egentlig er dette som drar opp tidsbruken?

Ny forskrift, nye muligheter

2015-08-04 10.08.07I løpet av sommeren har innkjøpsnorge fått en ny forskrift.

Dette er frukter av arbeidet som forenklingsutvalget startet med i 2012, og avga rapport om til departementet i 2014. 1. juli 2015 trådte de første endringene i forskriften i kraft etter en omfattende høringsrunde. Det kommer flere endringer våren 2016. Du kan se alle endringene som er gjort så langt her her.

Så hva har skjedd? Noen vil sikkert mene at det har skjedd frustrerende lite. Få vil nok mene at det har skjedd for mye. Innkjøpskontoret mener mange av endringene er unødvendige, og kan komme til å skape mer – ikke mindre – byråkrati i årene fremover. Men vi er ikke udelt negative heller.

“Fritt fram”
En av de mest omtalte endringene er at det nå er “fritt fram” for anskaffelser under 100.000 kroner. Forskriften er i hvertfall endret slik at §1-3(2) har fått en ny bokstav l, slik at det står “Forskriften får ikke anvendelse på […] kontrakter med en anslått verdi under 100 000 kroner eksl. mva.”.

Så da skulle det vel altså være fritt frem? Vel, nå er det også en lov og ikke bare en forskrift. I lovens §5 står det fremdeles at “en anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse”. Når nå likevel forskriften unntar mindre anskaffelser, skal det nok noe til at man kan mene at man alltid er lovpålagt å sikre konkurranse uansett anskaffelsens størrelse. Slik vi ser det har nok forskriftsendringen ført til at “så langt det er mulig” nå ikke lenger er like langt som det var før.

Hva vil skje i praksis? Sannsynligvis vil det offentlige Norge i større grad enn før kjøpe direkte fra en leverandør i stedet for å spørre flere – men det betyr jo ikke nødvendigvis at oppdragsgiver ikke har vurdert alternative leverandører.

Kravene til slike anskaffelser var fra før av ikke plagsomt omfattende – i praksis var det snakk om å spørre flere, gjøre det skriftlig og behandle alle likt. Det kan knapt kalles krevende, noe også mindretallet av høringsuttalelsene poengterte. Samtidig kan man jo ikke påstå at å gå fra lite til ingenting ikke er en forenkling.

Er du så heldig å være leverandøren som blir bedt om å levere tilbud, så er jo dette gode nyheter. Er du den som aldri blir spurt, har sjansene dine til å få en offentlig kontrakt nå kanskje blitt enda mindre enn før. Til deg er det bare en ting å si: selv om du ikke lenger har noe håndfast ris bak speilet, har du selvsagt full anledning til å gjøre oppdragsgiver oppmerksom på at du finnes – og at du kanskje har noe å tilby som er bedre enn konkurrenten – akkurat som med private kunder, med andre ord.

Forøvrig er det ikke noe nytt med unntaksbestemmelser for mindre anskaffelser. Det er faktisk bare nå de siste årene vi ikke har hatt unntak. Allerede i de første reglene for offentlige anskaffelser som finnes i Norge, fra 1899, var det unntak for mindre anskaffelser. Den gangen var grensen 1000 kroner, som tilsvarer rundt 65.000 kroner i dag. Grensen ble oppjustert til 3000 kroner i 1927 (ca 85.000 i dag). På det meste ble den foreslått økt til 250.000 kroner i 1997 (tilsvarer 350.000 i dag), før den i praksis ble redusert til null ved årtusenskiftet. Nå har vi altså landet på 100.000 kroner.

Unntaket gjelder selvsagt bare kjøp som samlet sett ikke overstiger 100.000 innenfor ett budsjettår, og innenfor en og samme budsjettenhet.

Slutt på attester – eller?

En annen endring er at det nå ikke lenger er lovpålagt å be om HMS-egenerklæring. Argumentasjonen er at dokumentet egentlig ikke sier så mye om hvor bra det står til med HMS i bedriften, og at krav til ordnede HMS-forhold uansett følger av andre regler (eksempelvis internkontrollforskriften).

Konsekvensen kan derfor bli at tilbydere i fremtiden blir møtt av ett kvalifikasjonskrav mindre, og at man slipper å levere denne A4-siden, med underskrift fra leder og ansattrepresentant.

Konsekvensen kan bli det.

I så fall reduseres antall dokumenter og kvalifikasjonskrav med 1. Hvis vi antar 10.000 anskaffelser i året, med et snitt på tre tilbydere, betyr det altså 30.000 A4-ark i året. Hvis vi videre antar at offentlige oppdragsgivere i snitt bruker 2 minutter på å sjekke at attesten er korrekt, betyr det at hver offentlige oppdragsgiver i snitt kanskje sparer en time eller to i året. Legger man til tiden tilbydere bruker på å fremskaffe og legge ved attesten, snakker vi kanskje totalt sett halvt dagsverk? Gjenbruksverdien fra konkurransen til konkurranse er jo stor på et slikt dokument.

Så: en halvt dagsverk i snitt og en kvart pall med papir nasjonalt er spart, i tillegg til rettssaker og KOFA-saker knyttet til leverandører som skulle vært avvist, ikke skulle vært avvist, og så videre.

Hva får vi igjen? La oss gå tilbake til hva konsekvensen kan bli.

Kravet om HMS-egenerklæring kom inn i regelverket på slutten av nittitallet. Les NOU 1997:21 for en lengre diskusjon om hvorfor. I sum mente man den gangen at et slik krav ville kunne bidra til at HMS-regelverk i større grad ble etterlevd og at det var en sterk signaleffekt i å stille et slikt krav. Man kan jo spørre seg om det finnes små og mellomstore bedrifter der ute som først ble gjort oppmerksom på HMS-krav gjennom at de måtte legge en egenerklæring ved tilbudet sitt i en offentlig anbudskonkurranse. I så fall hadde kravet den ønskede effekten. Man kan også spørre seg om akkurat dette dokumentet er spesielt problematisk eller arbeidskrevende å fremskaffe for tilbydere. Det tviler vi sterkt på at det er mange som synes.

Man kan også spørre seg om offentlige oppdragsgivere vil synes det er greit å kutte ut dette kravet, eller om de vil føle et behov for ihvertfall å vite noe om hvordan det står til med HMS hos leverandørene?

Da kan de jo velge å fortsette å be om egenerklæringen, selv om den ikke lenger er lovpålagt.

Men så kan det jo være at kreative sjeler ser for seg at det kan være bedre å be om andre typer dokumentasjon. Dokumentasjon som de kanskje mener er bedre egnet for sin konkurranse, innenfor sitt anskaffelsesområde.

Det er her vi ser for oss enkelte uheldige konsekvenser. Innkjøpskontoret ser med gru på hva som kan skje dersom hundrevis av uavhengige offentlige oppdragsgivere begynner å finne opp HMS-kravene på nytt – hver for seg. Tenk deg situasjonen dersom det skulle bli ikke én, men flere titalls eller hundretalls forskjellige måter å utforme kvalifikasjonskrav knyttet til HMS på i Norge, for eksempel i form av særegne erklæringer, skjemaer og lignende.

Da vil nok fort den kvarte pallen med papir og det halve dagsverket bli brukt opp, og vel så det. Deretter kan du se for deg alle rettssakene og KOFA-sakene knyttet til avvisning, eller manglende avvisning av leverandører som oppfyller eller ikke oppfyller disse egenutviklede kravene.

En enkel løsning kan kanskje være å sette et krav i kontrakten om at leverandøren har ordnede HMS-forhold, selv om det jo faktisk er lovpålagt uansett.

Betaler du avgiftene dine?

Dette spørsmålet har det vært et forholdsvis standardisert og enkelt svar på, like lenge som vi har hatt HMS-egenerklæringen. To, og senere ett, A4-ark kunne gi svar på om selskapet som leverte tilbud hadde betalt både moms, skatt og arbeidsgiveravgift. Nå er det ikke lenger nødvendig å levere dette dokumentet på anskaffelser under 500.000,- eks mva.

Kravet om skatteattest startet med et rundskriv til statlige virksomheter i 1995, med pålegg om å be om skatteattest. Etterhvert begynte kommuner å innføre samme praksis. Deretter ble kravet videreført i den nye lov og forskrift om offentlige anskaffelser som var klar i 1999, og kravet har stort sett vært der siden. Vi snakker altså om en tyve år gammel ordning, og den begynte som ett ledd i regjeringens handlingsplan mot økonomisk kriminalitet, og skulle bidra til å sikre at man ikke inngikk kontrakter med leverandører som opererte i strid med norsk lovgivning.

I 2015 mener Departementet, ved næringsministeren, at å ikke kreve denne dokumentasjonen på mindre anskaffelser vil bidra til å gjøre det “mer attraktivt for leverandørene å tilby sine tjenester i dette segmentet”. Vi undres på om man egentlig er så interessert i en leverandør som eventuelt ville avstått fra å levere tilbud dersom han måtte bruke et par minutter ekstra på å logge seg inn på altinn.no og hente ut en skatteattest.

Innkjøpskontoret klarer ikke helt å se hva gevinsten ved denne endringen er. I praksis snakker vi om en en arbeidsoppgave som tilsvarer den for HMS-egenerklæringen. Det burde ikke være noen tung byrde å bære for en som vil konkurrere om en kontrakt på kanskje flere hundre tusen kroner. Dessuten er jo gjenbruksverdien ganske stor også her, siden dokumentet gjelder for 6 måneder av gangen.

Det kan jo også være at enkelte offentlige oppdragsgivere har et ønske om å vite noe om leverandørens økonomiske situasjon – også for mindre anskaffelser. Da synes vi skatteattesten er ganske nyttig. Å be om mer omfattende dokumentasjon kan ofte være unødvendig omfattende på såvidt små anskaffelser. Innkjøpskontoret kommer derfor til å foreslå at kravet fortsatt benyttes på mindre anskaffelser som vi gjennomfører, da det er mye enklere både å levere og vurdere en skatteattest enn det er å levere og vurdere et komplett regnskap, med noter.

Hva? Skal du ikke lenger lukke og merke?

2015-08-04 09.51.51Helt siden tidenes morgen for offentlige anskaffelser, altså 1899, har det vært regler for hvordan tilbud skal leveres, og de har stort sett vært identiske hele veien: tilbud skal leveres i lukkede og merkede konvolutter. Dette er også videreført i digitale anbud, der prosessen håndteres helt automatisk. Konvoluttene har blitt virtuelle – men de er fremdeles lukket og merket. Lukket, fordi ingen skal kunne se hvem som har levert tilbud og hva tilbudet inneholder. Merket, fordi det ikke må være tvil om hva som er et tilbud.

Innkjøpskontoret ser med noe bekymring på at disse reglene nå oppheves. Vel er det slik at mange anskaffelser idag gjennomføres elektronisk (Innkjøpskontoret gjennomfører alle anskaffelser elektronisk), men det store flertallet gjennomføres dessverre fremdeles på papir. Da tror vi disse reglene er både riktige og viktige en stund til.

Departementet påpeker at reglene snart blir unødvendige fordi de nye EU-reglene forutsetter digital innlevering av tilbud, men det er faktisk en stund til ennå. I mellomtiden skal innkjøpsnorge gjennom kanskje 100.000 tilbud til. Tilbud som det nå ikke lenger stilles generelle krav til at skal være merket og lukket, med mindre oppdragsgiver har spesifisert slike krav selv.

Endringen vil kanskje kunne redde ett og annet feilmerket anbud fra å bli avvist, og dermed unngå å gi Dagens Næringsliv mer vann på mølla om at det norske regelverket er så komplisert. Men det kan også resultere i enkelte andre utfordringer, som vi helt klart tror vil vise seg å oppveie fordelene. Her er noen eksempler:

– Når det ikke er krav om lukket forsendelse, kan det bli vanskelig for de som mottar tilbudene (resepsjon, postmottak etc) å forstå at det faktisk dreier seg om ett tilbud. Da kan tilbudet ende opp på postlistene i kommunen. I en konkurranse med forhandling er det neppe spesielt hensiktsmessig for kommunen å kunngjøre for hele verden at leverandør X har levert tilbud.
– Når det ikke er krav om lukket og merket forsendelse kan det oppstå tvil om hvilke dokumenter, permer etc som faktisk utgjør tilbudet.

– Det er ikke til å unngå at noen -bevisst eller ubevisst – kan komme til å “undersøke innholdet i tilbudet før leveringsfristen har løpt ut”, slik §7-1 fremdeles forbyr oppdragsgiver å gjøre.

– Det er ikke lenger krav til at man skal registrere innkomne tilbud. Hvordan skal man da kunne dokumentere at man faktisk mottok tilbudet før tilbudsfristen gikk ut?

– Det er ikke lenger krav om at to personer skal være tilstede ved tilbudsåpning. Dermed forsvinner “fire øyne”-prinsippet. Det kan resultere både i økt sannsynlighet for korrupsjon og samtidig redusert eierskap til anskaffelsen internt i organisasjonen.

De fleste bekymringene knyttet til dette løses lett og elegant ved elektronisk innlevering. Innkjøpskontoret bruker ikke tid på å loggføre innkomne tilbud, eller sikre at de ikke åpnes før tiden. Det sørger systemet for helt av seg selv. Leverandørene som leverer tilbud i elektroniske konkurranser trenger heller ikke tenke på lukking og merking. Systemet håndterer det av seg selv.

Men altså: vi skal kanskje gjennom 100.000 papirbaserte tilbud til i Norge før kravene om elektronisk innlevering slår inn. Hvor mange vil ta dette i bruk frivillig? For de som fortsetter på “gamlemåten” mener vi at reglene om lukking og merking både er relevante og viktige. De er for den saks skyld heller ikke på noen som helst måte i konflikt med elektronisk gjennomføring.

De kunne bare blitt stående, som en rest av arven fra 1899.

Dekning for uforskyldte eller selvforskyldte forsinkelser

Det at en anskaffelse trekkes for retten og blir forsinket reduserer ikke akkurat behovet for det man skulle anskaffe.

I slike situasjoner har oppdragsgivere tidligere ofte sett seg nødt til å foreta ulovlige direkteanskaffelser for å dekke behovet midlertidig, eller – kanskje enda verre – ventet med å anskaffe til tvisten er løst – med de konsekvenser det kunne få for leveringen av offentlige tjenester.

Nå kommer det en ganske enkel bestemmelse som skal løse dette. Den nye §2-1(2) g sier at det kun er forskriftens del I som gjelder når man må foreta dekningskjøp i forbindelse med tvister, forsinkelser eller avlyste konkurranser. Men legg merke til at det ikke er “fritt fram”. Forskriftens Del I inneholder jo enkle bestemmelser for konkurranse, vel og merke hvis dekningskjøpet overstiger 100.000 eks mva.

Denne endringen kan kanskje bidra til færre avisoverskrifter av typen “forsinket igjen, på grunn av kluss med anbud”. Endringen kan kanskje i seg selv også bidra til at enkelte tenker seg om litt grundigere før de setter i gang en klageprosess?

loa_foa_transparentKonklusjon

Som alltid: endringer kommer innenfra. Vi mener regelendringene som nå er gjennomført i stor grad er overfladiske og unødvendige, og at det ikke er så sannsynlig at de vil føre til forenkling. I enkelte tilfeller er vi tvert i mot bekymret for det motsatte – at endringene kan føre til mer konflikt, flere tvister og ikke minst: flere og mer kompliserte kvalifikasjonskrav. Det er nok stadig vekk kompetanse og organisering som virkelig kan bidra til forbedringer, ikke regelendringer.

Vi tror (fremdeles) at den største og beste forenklingen man kan få til i offentlige anskaffelser er å digitalisere prosessen. Dessuten er det på høy tid at klassisk sektor skaffer seg noe forsyningssektoren har hatt lenge – ett enhetlig kvalifiseringssystem. Det hadde vært en betydelig hjelp for både oppdragsgivere og tilbydere. Slik situasjonen er akkurat nå, er vi stygt redd for at det kan bli både flere og mer fragmenterte kvalifikasjonskrav, og det er virkelig det siste vi trenger.

Vi vil også nok en gang slå et slag for struktur. Forskriften kunne med fordel gitt føringer for hvordan et konkurransegrunnlag skal bygges opp – som igjen harmonerer med Doffin. På den måten kunne vi kanskje redusert noe av “jungelen” norske leverandører møter når de leverer tilbud til forskjellige offentlige oppdragsgivere som alle bygger opp konkurransegrunnlagene sine på forskjellige måter.

Avslutningsvis er det også verdt å merke seg at offentlige oppdragsgivere har en jobb å gjøre fremover med å tilpasse malene sine til de nye reglene. Vi forestiller oss at det vil kunngjøres konkurranser med krav om skatteattester og lukkede konvolutter en god stund fremover – bevisst eller ubevisst. I så fall vil det som regel være kravene i konkurransegrunnlaget som gjelder.

Og da er vi jo like langt, eller hva?

Det blir ihvertfall spennende å følge med på utviklingen fremover, ikke minst når de nye EU-reglene skal på plass neste år, med krav om digitale prosesser. Mon tro om ikke det kan få fart på offentlige anskaffelser og bidra til virkelige forenklinger.

Med rett til å forhandle

Det er er forskjell på en rett og en plikt. Det ser vi blant annet i anskaffelsesreglene om avvisning. Oppdragsgiver kan være tvunget til å avvise et tilbud, eller de kan ha en mulighet til å gjøre det. Det spiller jo liten rolle for den som blir avvist, men dette er altså et vesentlig handlingsrom for oppdragsgiver.

Nå har KOFA diskutert et annet slikt område, nemlig om du har en plikt til å forhandle når du har invitert til konkurranse med forhandling. Man skulle kanskje tro at man har det, ut fra prinsippet om forutberegnelighet og likebehandling. Men hva hvis du som innkjøper innser at forhandlinger umulig kan gjøre tilbudene bedre i særlig grad? Må du da likevel forhandle?

I sak etter sak har KOFA tidligere konkludert med at svaret er “ja, det må du”. Men i sak 2013/141 har KOFA tatt tak i dette på nytt. Bestemmelsen om forhandlinger ble nemlig endret på et tidspunkt og alle konklusjonene har bygget på den gamle bestemmelsen og ikke den nye. I den nye kan det synes som om plikten er myket opp – uten at så mange har fått det med seg.

KOFA konkluderer med at for nasjonale anskaffelser er det faktisk ingen plikt til å forhandle så lenge oppdragsgiver vurderer det som formålsløst å gjøre det.

Altså kan man ha en rett til å forhandle.

Forenklingsutvalget har forelått en mer radikal endring i den nye forskriften – en endring som blant andre NHO er sterkt i mot. Forslaget går ut på at forhandlingskortet nærmest skal bli en slags opsjon – altså noe man kan trekke frem der man ser behov for det. Det er jo ikke det samme, og tiden vil vise om dette blir noe av.

Enn så lenge kan KOFAs konklusjoner kanskje bidra til å spare litt tid i enkelte anskaffelser, og kanskje kan KOFA 2013/141 bidra til at litt flere innkjøpere faktisk tør å bruke konkurranse med forhandling i det store og hele? Nå risikerer man i hvert fall ikke å måtte sette seg til forhandlingsbordet uten å ha noe å diskutere.

Ikke bare forenkling fra forenklingsutvalget

Nå foreligger den fullstendige rapporten fra forenklingsutvalget for offentlige anskaffelser. Bare sammendraget av rapporten er på over 300 sider. Alt sammen ble lagt ut på regjeringens hjemmesider idag.

forenkling av offentlige anskaffelserRapporten tar for seg hele det nasjonale regelverket og foreslår forenklinger og forbedringer på mange punkter. Her er noen av dem:

  • Større adgang til å forhandle
  • Bruk av epost til å levere tilbud
  • Færre dokumentasjonskrav
  • Ingen anskaffelsesprotokoll
  • Ingen krav til bruk av balanserte og nøytrale kontrakter
  • Færre krav til å oppgi tildelingskriterier i konkurransegrunnlaget

Innkjøpskontoret finner mye bra blant forslagene, men vi synes ikke det bare er fornuftige ting som foreslås.

Fra anbud til konkurranse – hvor ble det av anbudskonkurranse?

Begrepet “anbud” brukes ofte feil. Ofte brukes det som en generell betegnelse på situasjoner dere flere konkurrerer om samme kontrakt, men anbud er juridisk sett noe mer snevert: det er en konkurranseform med forhandlingsforbud (se en definisjon her). “Åpen anbudskonkurranse” er altså en konkurranseform der hvem som helst kan levere tilbud, men hvor det ikke er anledning til å forhandle om tilbudene etter at de er levert. Bordet fanger, med andre ord. Har du skrevet at dingsen koster 1,3 millioner kroner, så får du ingen som helst mulighet til å forbedre denne prisen. Anbudskonkurranse finnes i to former – åpen og begrenset. Begrenset er når oppdragsgiver velger hvem som kan levere tilbud.

Idag har vi dermed fire mulige konkurranseformer: åpen og begrenset anbudskonkurranse og åpen og begrenset konkurranse med forhandling.

Forenklingsutvalget går inn  for å fjerne hele anbudsbegrepet og nå kun skille på om konkurransen er åpen eller begrenset. Muligheten til å forhandle skal alltid ligge der. Altså: vekk med “anbud” – nå er det bare “konkurranse” som gjelder.

Dermed vil det være mulig for oppdragsgiver å hente frem forhandlingskortet der man ser behov for det, og ellers ikke. Typisk vil man benytte det til å forbedre løsninger, priser eller leveringstider, men man kan også tenke seg at man bruker forhandling til å foreta avklaringer som i dag ville vært ulovlige. Dette kan virke som en svært heldig og nyttig endring – hvis man forutsetter at oppdragsgiver vet hva han vil ha, og at han har kunnskapene på plass til å gjøre forhandlingene riktig.

Mange avlysninger og avvisninger vil kunne unngås på denne måten. Det er bra.

Men det er også en bakside. I musikkverdenen finnes begrepet “fix it in the mix” – som betyr at man løser problemer og feil man hadde under innspillingen først når musikken skal mikses og gjøres ferdig, og etter at alle musikerne har reist hvert til sitt. Dette er ikke alltid en god idè. Det krever ihvertfall god planlegging og en erfaren produsent.

Overført til innkjøpsverdenen vil det kunne bli fristende å tenke det samme – har du ikke alt helt på plass ved kunngjøring, så fiks problemet med forhandlinger til slutt. Eksempelvis dersom man er usikker på volumer, mengder, omfang, eller andre større eller mindre detaljer rundt det man skal anskaffe. Det er menneskelig å utsette.

Det er nok ikke slikt forenklingsutvalget har sett for seg at man skal løse med denne regelendringen. Dersom man forutsetter at alle offentlige innkjøpere er erfarne og drevne, så vil endringen bidra til mye positivt, og det finnes jo svært mange gode offentlige innkjøpere. Men det er også en gruppe som ikke har like mye erfaring – i det store og hele er det veldig mange som driver med innkjøp i det offentlige. Hva vil skje når alle med begrenset erfaring begynner å bruke forhandlingsmuligheten – bevisst eller ubevisst?

Hva? Ingen anskaffelsesprotokoll?

Anskaffelsesprotkoll er i dag obligatorisk på alle anskaffelser over 100.000 kroner, og det er et veldig enkelt dokument å fylle ut.

anskaffelsesprotkoll

Den gode, gamle anskaffelsesprotkollen – er den egentlig ganske nyttig?

Det er også et veldig enkelt dokument å etterspørre hvis du er tilbyder og lurer på om det offentlige har gjort ting riktig. Tar du dokumentet bort, blir også spørsmålene til offentlige oppdragsgivere straks mer kompliserte – for hva skal man da spørre om? En anskaffelsesprotokoll besvarer alle følgende spørsmål på en enkelt A4-side:

  • Hvem fikk kontrakten og hvorfor?
  • Hva var kontrakten verdt?
  • Hvem har du spurt om tilbud?
  • Hvem av disse leverte tilbud?
  • Hvem avviste du, og hvorfor?
  • Hva trodde du kontrakten ville være verdt opprinnelig?
  • Hvem er du, og hvem er sjefen din?
  • Hva var det du skulle kjøpe?
  • Når skjedde dette?

Istedet for å bestemme deg for hva du lurer på i dette mylderet, kan du altså heller bare spørre: Kan jeg få se anskaffelsesprotokollen? For en oppdragsgiver blir det jo også ofte enkelt: veldig mange spørsmål besvares bare ved å vise frem anskaffelsesprotkollen. Det er nok også mange leverandører som ser etter anskaffelsesprotokoller på offentlige postlister for å orientere seg i markedet.

Innkjøpskontoret AS leverer alltid anskaffelsesprotkoll når vi gjennomfører anskaffelser, og vi løfter knapt en finger for å lage den – mesteparten lager seg selv mens vi gjennomfører konkurransen og sluttresultatet er mer en automatisk fletteoperasjon av datafelt enn en manuell øvelse. Kort sagt mener vi det er et fornuftig dokument å ta vare på i en anskaffelse. Etterhvert som flere og flere offentlige oppdragsgivere tar i bruk elektronisk konkurransegjennomføring vil også færre og færre bruke tid på å lage det.

Forenklingsutvalget kaller anskaffelsesprotkollen “gammeldags”. Vi er av motsatt oppfatning. I de store datamengdenes tidsalder er det fint at noen sammenstillinger av data beholdes nogenlunde like fra anskaffelse til anskaffelse. En annen ting er at anskaffelsesprotkollen er en grei sjekkliste for innkjøperen – den er jo bygget opp i logisk rekkefølge fra planlegging av anskaffelsen til avslutningen av den. Den krever også at både du som innkjøper og din nærmeste leder må undertegne – er det ikke noen ganger veldig greit å være to om det?

Innkjøpskontoret vil ignorere forenklingsutvalget på dette punktet og kommer til å fortsette å lage dette “gammeldagse” dokumentet – som altså i stor grad faktisk lager seg selv.

Hvilken kontrakt?

Det finnes mange mulige kontrakter man kan bruke for offentlige anskaffelser og alle vil i større eller mindre grad favorisere en av partene – oppdragsgiver eller leverandøren. I dagens forskrift oppfordres oppdragsgiver til å benytte “fremforhandlede og balanserte kontraktsstandarder, der slike finnes”.

Av en eller annen underlig grunn ønsker flertallet av forenklingsutvalget å fjerne denne setningen. Det er Innkjøpskontoret fullstendig uenig i.

Det er riktig, som utvalget påpeker, at dette er en oppfordring mer enn ett krav og at oppdragsgiver dermed lett kan se bort fra setningen og heller velge sin egen “ubalanserte” kontrakt. Likevel har interesseorganisasjoner for forskjellige norske profesjoner gang på gang minnet offentlige oppdragsgivere på akkurat denne setningen når de synes oppdragsgiver har gått for langt i å mele sin egen kake. Da er denne setningen god å ha. Eksempelvis ønsker rådgivende ingeniører og entreprenører at oppdragsgivere i størst mulig grad skal benytte NS-kontraktsstandardene, eksempelvis NS8406. Denne lille setningen hjelper godt når en kommune plutselig får det for seg at de vil bruke en helt annen og kanskje langt fra nøytral kontrakt på denne type anskaffelse.

For ikke lenge siden anmodet næringsminister Monica Mæland norske offentlige oppdragsgivere om å bruke balanserte kontrakter og henviste til nettopp denne setningen i forskriften – som utvalget altså vil slette. Mon tro om ikke setningen kan bli savnet på flere hold.

Innkjøpskontoret kommer i hvert fall til å fortsette å bruke nøytrale kontrakter, alle steder der slike finnes.

Fritt frem for epost

Epost er et fantastisk verktøy. Uansett hvilket system du og mottageren har, kan dere utveksle epost med hverandre. Det koster i utgangspunktet ingenting og det spiller ingen rolle om du bruker Android, Windows, IOS eller Linux. Alle kan alltid kommunisere på epost med hverandre.

Men ikke når du skal levere tilbud i en offentlig anbudskonkurranse. Da er frem med konvolutt, penn og papir.

Det blir nærmest som en definisjon på en anakronisme når tilbudet på en større IKT-anskaffelse skal leveres “i A4-format, innsatt i ringperm (ikke stiftet!) med inndeling som beskrevet og skal leveres i 3 eksemplarer..”. I bunnen av avsnittet er dessuten gjerne følgende fornærmelse lagt til: “tilbudet skal også leveres på en minnepinne”.

I mange tilfeller er det sannsynligvis bare minnepinnen som blir brukt. Det øvrige papirberget blir gjerne stående igjen i en hylle for å forsvare innkjøperens behov for eget cellekontor.

Forenklingsutvalget gjør et modig grep når de nå prøver å bli kvitt denne galskapen. De sier rett og slett at nok er nok.

Innkjøpskontoret er enig i at nok er nok, men vi er ikke enige i forenklingsutvalgets forslag til løsning. Utvalget vil nemlig åpne for at man nå skal kunne levere tilbud på epost.

Å levere tilbud elektronisk kan gjøres på flere måter – kanskje den mest opplagte er å benytte ett av de mange elektroniske konkurransegjennomføringsverktøyene (KGV) som finnes på markedet. Der kan tilbydere levere tilbud på en trygg og sikker måte – uten å være redd for at oppdragsgiver eller andre kan se tilbudet før tilbudsfristen har gått ut. Epost er noe ganske annet: du har liten grad av sikkerhet, og oppdragsgiver kan se både hvem du er og hva det står i tilbudet ditt så fort det er levert, uansett om det er ett minutt eller en uke igjen til tilbudsfrist.

Det er med andre ord forbundet med en viss risiko å åpne for dette. Ikke minst vil det være en fare for at oppdragsgivere begynner å behandle tilbud før fristen har gått ut. Det er alvorlig å beskylde noen for korrupsjon, men muligheten til å bedrive korrupsjon øker naturlig nok når tilbudene ligger åpne og tilgjengelige i innboksen. Her ønsker altså forenklingsutvalget å gjøre alle landets tilbud i nasjonale konkurranser like åpne og tilgjengelige.

Det kan vise seg å være risikabelt. Vi mener forenklingsutvalget kunne løst dette på en mye bedre måte, med to enkle virkemidler:

  • Undersøke muligheten for at tilbud kan leveres bare på minnepinne.
  • Oppfordre til og legge til rette for mer utstrakt bruk av elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy for elektronisk levering.

Epost-forslaget er ment som en mellomløsning. Senest 18. april 2018 vil de nye EU-reglene kreve “skikkelig” elektronisk innlevering av tilbud. Hvorfor ikke bruke tiden frem til dette på en mer konstruktiv måte enn å åpne for noe risikabelt som dessuten kommer til å forsvinne igjen?

Innkjøpskontoret mottar daglig tilbud elektronisk gjennom vårt elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy Visma Tendsign. Vi har ikke til hensikt å ta imot tilbud på epost med det første. Stadig flere offentlige oppdragsgiver oppdager nå fordelene ved å gjøre tilbudsinnleveringen hel-elektronisk med ordentlige KGV-verktøy, fra eksempelvis Visma, Mercell eller tilsvarende.

I mellomtiden kan vi more oss over mulige dilemmaer som ville fulgt av at man åpnet for tilbudslevering på epost – for hvem ville hatt skylden og ansvaret i følgende scenarie: Du sender tilbudet ditt på epost rett før tilbudsfrist, men en time senere får du svar fra mailserveren hos oppdragsgiver: “message rejected: mailbox arne.innkjoper@kommune.no is full”.

For sent innleverte tilbud vil nemlig fremdeles bli avvist.

Nei, vi synes man skal nyte åpenheten og fleksibiliteten som epost gir oss på helt andre områder enn å levere tilbud.

Alt i alt

Dette er bare et lite utdrag av de forslagene forenklingsutvalget har lagt på bordet. Alt i alt har de gjort et grundig arbeid og for en innkjøper er det mye spennende å lese i NOU 2014:4. Nå gjenstår den viktigste biten – nå må de beste forslagene settes ut i praksis – og kanskje ett og annet mindre gjennomtenkt forslag skal plasseres pent tilbake i forslagsbunken.

Når man leser forslagene i sin helhet, ser man en tydelig underforstått setning hele veien: “vi tror at du som offentlig innkjøper vet godt hva du gjør. Vi vil gi deg større frihet og vi stoler på deg”.

Som tidligere nevnt: det er mange svært dyktige offentlige innkjøpere, og disse vet veldig godt hva de gjør. For denne gruppen er mange av forenklingene en gavepakke og en lettelse som vil sørge for raskere saksbehandling, bedre tilbud og generelt derfor en mer effektiv forvaltning.

Spørsmålet er om vi samtidig kaster en veldig stor gruppe mindre erfarne innkjøpere ut på litt for dypt vann med noen av endringene – er alle offentlige innkjøpere like gode?

Vi må også tillate oss å trekke frem korrupsjonsspøkelset. Vi våger den påstand at forenklingene også gjør det lettere å være korrupt i offentlig forvaltning. Med muligheten til å motta tilbud på epost vil man på bygge- og anleggsanskaffelser helt opp til 39 millioner kroner lett kunne snu seg rundt fra den ærlige til den skitne leverandøren og fortelle hva prisen må være for å vinne – det er bare å vente på at tilbudet kommer inn og så ta en telefon. Uten anskaffelsesprotokollen blir det fort enkelt å skjule seg bak manglende dokumentasjon og vage svar. Forenklingsutvalget ønsker også å fjerne prinsippet om at man må være to for å åpne tilbud. Slår du denne muligheten sammen med bortfallet av anskaffelsesprotokollen, er det ikke mye igjen av det offentliges fire øyne-prinsipp. Du møter dette prinsippet hver gang du henter reseptbelagte medisiner på apoteket. Er det ikke litt betryggende at det er slik, da?

Det er også åpenbart at endringene kan føre til en vanskeligere situasjon for leverandører. Oppdragsgivers skjønn vil nå dominere i enda større grad enn før, og selv om mulighetene til å be om innsyn og å klage er uforandret, vil grunnlaget man kan klage på bli vesentlig begrenset.

Til slutt ender vi derfor opp med et spørsmål om tillit. Har du tillit til at det offentlige forvalter verdiene på en god måte? Har du tillit til at offentlige innkjøpere er gode forhandlere og kjenner markedene godt? Har du tillit til at tilbudet ditt blir godt behandlet når du sender det på epost?

Svarene på disse spørsmålene blir sentrale når du skal vurdere om forenklingsutvalgets arbeid er riktig medisin på riktig tidspunkt.