Om fotavtrykk

footprints-in-the-sand-1-1540514DIFI er på Doffin og ber om tilbud på utvikling av “beregningsnøkkel for klimafotavtrykk ved statlige anskaffelser”.

Det DIFI egentlig ønsker å gjøre er å få inn en “klima-dimensjon” i sin eksisterende innkjøpsstatistikk.

Det er i seg selv veldig interessant, for som DIFI selv skriver i konkurransegrunnlaget: Produksjon gir miljøbelastning, men det er forbruk som driver produksjonen. Påvirkning av forbruk er derfor et virkemiddel for å endre produksjon. For å identifisere hvilket forbruk som gir mest miljøbelastning trenger vi å vite miljøvirkningen per innkjøpskrone for forskjellige innkjøpskategorier.

Med andre ord: de vil hjelpe innkjøpsnorge med å finne ut hvor klima- og miljøkriterier har størst effekt.

Det blir spennende å se resultatet. I mellomtiden stoppet vi opp ved overskriften: “klimafotavtrykk for anskaffelser”.

Ja, hva med å starte med selve gjennomføringen av anskaffelsen? Kan man lage en beregningsnøkkel for den?

Vi kan jo prøve. Det er jo en bit av klimafotavtrykket, det også.

La oss tenke oss at hver offentlige anskaffelse får et klimafotavtrykk på 1000 poeng. For hvert klimavennlige tiltak man gjør, får man minuspoeng, helt til man når null. For hvert klimafiendtlige tiltak man velger, får man plusspoeng. Hensikten er at man skal sitte igjen med færrest mulig poeng når kontrakten er inngått.

Plusspoengene

La oss begynne med de klimafiendtlige tiltakene:

  • Ber du om tilbud på papir, legg til 50 poeng for hver tilbyder som leverer tilbud.
  • Ber du om tilbud på papir i doble ringpermer, legg til ytterligere 20 poeng per tilbud.
  • Ber du i tillegg om sladdet versjon som en tredje perm? Legg til ytterligere 20 poeng per tilbud.
  • Gjennomfører du markedskonferanse med fysisk oppmøte? Legg til 50 poeng per deltager.
  • Gjennomfører du forhandlinger med fysisk oppmøte? Legg til 100 poeng per deltager.
  • Har du et eget møte bare for å signere kontrakten? Legg til 100 poeng per kontrakt.
  • Har du og resten av prosjektgruppen for vane å skrive ut dokumenter gjennom hele prosessen fordi dere synes det er lettere å lese på papir? Legg til 500 straffepoeng.
  • Har du ansatte som må reise for å gjennomføre møtene i prosessen? Legg til 50 poeng per berørte deltager i prosjektgruppen.

Minuspoengene

Så kommer de klimavennlige tiltakene:

  • Ber du om digital innlevering av tilbud, trekk fra 70 poeng for hver tilbyder som leverer tilbud.
  • Gjennomfører du markedskonferanse på nett? Trekk fra 50 poeng per deltager.
  • Gjennomfører du forhandlinger skriftlig, på telefon, eller via videokonferanse? Trekk fra 50 poeng per deltager.
  • Gjennomfører du interne møter som ellers ville innebært reise skriftlig, på telefon eller via videokonferanse? Trekk fra 50 poeng per berørte deltager i prosjektgruppen.
  • Gjennomfører du kontraktsmøtet elektronisk? Trekk fra 100 poeng per kontrakt.
  • Klarer prosjektgruppen seg med å lese konkurransegrunnlag, tilbud og annen korrespondanse på PC-skjermen? Trekk fra 500 bonuspoeng.
62043main_footprint_on_moon

Noen fotavtrykk varer lengre enn andre – for eksempel dette fra månen (foto: NASA)

Og så enkelt kan det vel gjøres? La oss se for oss en middels stor konkurranse med forhandling med 10 interessenter, 5 tilbud og 3 forhandlingsmøter, samt en faggruppe på fire personer som sitter i to samarbeidende kommuner.

I det første alternativet ville anskaffelsen ende med en score på 2000-3000 poeng. I det andre tilfellet ville scoren bli null.

Med litt arbeid kan man sikkert omgjøre dette til CO2-ekvivalenter også. I så fall blir det elektrisiteten som går med til å drive PCer, servere, telefoner og videokonferanseutstyr som skal måles opp mot produksjon av papir og ringpermer, utskrifter og nærmest endeløse mengder med transport.

Dette med transport tåles å tenke litt ekstra på. Sett at oppdragsgiveren holdt til på Hell utenfor Trondheim, og at de aktuelle leverandørene kom fra Oslo, Bergen, Trondheim, Stavanger og Ålesund. En rask beregning viser at leverandørene (med bil og fly) og tilbudene (formodentlig med postgang) hadde tilbakelagt rundt 20.000 km.

Men dersom hele anskaffelsen hadde vært gjennomført digitalt? Null kilometer.

Så ja: det er et veldig interessant arbeid DIFI har gitt seg i kast med. Det er interessant allerede når man ser på selve anskaffelsen de har kunngjort.

For hvordan har DIFI valgt å gjennomføre denne anskaffelsen?

Jo, digitalt.

Null poeng til DIFI, altså! Det er en god start!

KGV del 2b: Du får (mer) støtte til prosessen

I 2016 kommer endringer i regelverket for offentlige anskaffelser som etterhvert vil gjøre digitale tilbud til hovedregelen. Dette vil i sin tur gjøre begrepet “KGV” til allemannseie. KGV står for (elektronisk) konkurransegjennomføringsverktøy. Altså et verktøy til å håndtere elektroniske tilbud og anskaffelser. I en artikkelserie ser Innkjøpskontoret nærmere på hva dette er – og hva det betyr for deg.

I forrige artikkel så vi et eksempel på en prosess for en anskaffelse:

Planlegge->Tidsplaner->Kunngjøring->Spørsmål og svar->Innlevering->Kvalifisering->Evaluering->Tildeling->Kontrakt->Avslutning

Nå har tilbudene kommet inn og du skal starte jobben med å finne riktig leverandør. Hva kan KGV hjelpe deg med her?

Kvalifisering->

multiple-choice-1316055

Kvalifisering er enten – eller…

Kvalifiseringsfasen kan være ganske tuklete – spesielt hvis du har vært overivrig med kvalifikasjonskravene før du kunngjorde konkurransen – og det kommer inn litt flere tilbud enn du hadde ventet. Tenk deg at du har satt opp åtte kvalifikasjonskrav og at det kommer inn 11 tilbud. Nå har du skaffet deg 88 vurderingspunkter som du må jobbe deg gjennom. 88 ja/nei-vurderinger…

Flere KGV kan hjelpe deg på veien her – for eksempel ved at du krysser av etterhvert som du vurderer kravene, og at systemet “siler” ut leverandørene etterhvert. På den måten unngår du å sjekke ting flere ganger. Siden alle dokumentene ligger digitalt tilgjengelig kan du dessuten be en kollega som har tilgang til systemet om å hjelpe deg. Når hun logger seg inn vil hun jo se nøyaktig det samme som deg.

Her dukker det også opp en ny effektiviseringsmulighet: 2-trinnsprosedyrer. KGV hjelper deg å holde styr på hvem som er prekvalifisert og ikke, og sørger for at konkurransegrunnlaget blir tilgjengelig for de som er videre i konkurransen.

I denne fasen kan det også hende du får bruk for meldingssystemet – hvis det skulle være behov for spørsmål, avklaringer, ettersendinger, utdypninger eller avvisninger. Alt blir selvsagt liggende samlet på samme sted.

Evaluering->

Evaluering bringer frem alle nyansene.

… mens evaluering bringer frem alle nyansene.

Evalueringsfasen kan være så mangt. I en enkel konkurranse der bare pris teller, gir svaret seg selv og du kan gå rett videre til tildelingen. Men dersom du har valgt å tildele til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og

har benyttet flere tildelingskriterier, kan det straks bli litt mer komplisert.

Hvert enkelt tildelingskriterie gir en ekstra dimensjon. Har du elleve tilbud og to kriterier, får du 22 vurderingspunkter – dessuten er det ikke bare ja/nei-vurderinger lenger. Med skalaer fra 1-6, 1-10 eller 1-100, samt vekting, kan det bli riktig så komplisert å konkludere.

I tillegg er det gjerne nå du må trekke inn kompetansen til andre i organisasjonen din. Da kommer det store spørsmålet: hvordan skal du presentere og sammenfatte valgene? De med fagkompetanse på biler, hyllesystemer eller oljeviskositet har ikke nødvendigvis så mye erfaring med innkjøp, tildelingskriterier og KGV.

Det er her de fleste KGV faller gjennom og ikke kan hjelpe deg så godt. For det første kan du ikke forvente at hundrevis av ansatte i kommunen til enhver tid skal kunne logge seg inn i og forstå et KGV. Verktøyet du bruker hver eneste dag har de kanskje aldri har sett før. For det andre kan du heller ikke forvente at de forstår vekting eller begrunnelsesplikt like godt som deg. Du får rett og slett en pedagogisk utfordring, og må sannsynligvis finne en bedre måte å presentere valgene på.

Som regel ender du opp med et regneark, med tildelingskriteriene nedover og leverandørene bortover. Synd, men sant.

Det er synd at verktøyene ikke kan hjelpe bedre her, men samtidig sant at det må være lov å være litt pragmatisk av og til. Om du ender opp med å flytte beslutningsgrunnlaget midlertidig over i et regneark for at faggruppen din skal forstå valgene, ja så får det heller være.

Når beslutningen er klar, kan du flytte dataene tilbake i verktøyet og fortsette prosessen. Hvem vet? Kanskje verktøyet ditt klarer å presentere dette såpass lettfattelig at du kan vise det frem på en storskjerm? Kanskje du kan invitere noen i faggruppen inn i systemet med en gjestebruker? Prøv gjerne, men ikke forvent mirakler.

Tildeling->

De fleste KGV tilbyr god prosesstøtte ved tildelingen. Målet er at informasjonen du har jobbet med gjennom hele evalueringsfasen skal gjenbrukes nå. Ideelt sett skal du bare trykke på “tildel”-knappen, og så skal systemet flette sammen alt pent sammen og produsere ferdige begrunnelser og kunngjøringer til leverandørene som sitter spent og venter.

Ideelt sett, ja.

I praksis er det nok ofte behov for å se over og lese ting på nytt – se de i et annet perspektiv og gruble litt over hvordan setningene kan tolkes feil. Ikke minst vil du – ihvertfall i starten – ha et ganske stort behov for å forstå hva som egentlig skjer når du trykker på den store, røde knappen. Hvem får hva? Hvordan ser det ut? Hva blir tatt med? Hva vil eventuelt mangle? Er det forståelig? Skaper det tillit?

Ingenting er verre enn å gjøre feil i tildelingen. Selv om feilen er helt bagatellmessig. Dette er det punktet i anskaffelsesprosessen hvor tilliten til oppdragsgiver er avgjørende. Uansett hvordan du vrir og vender på det vil skrivefeil, slurv, flettefeil og åpenbare klipp-og-lim-setninger være mest ødeleggende for deg akkurat nå. Det trenger ikke være det minste i veien med selve beslutningen – hvis den er dårlig presentert vil den ikke vekke tillit.

Tillit bygges centimeter for centimeter, men rives meter for meter, er det noe som heter. Det er verdt å tenke på akkurat nå.

Det er kanskje derfor enkelte velger å låse seg på inn på kontoret sitt og skrive tildelingsbrevene helt fra bunnen av – the art of writing is rewriting, som det også heter.

Men KGV er jo som sagt prosesstøtte. Poenget med prosesstøtte er jo at det skal hjelpe deg til ikke å gjøre feil. Da bør du nok heller jobbe hardt med systemet slik at det faktisk hjelper deg med å foreta gode og forståelige tildelinger – i anskaffelse etter anskaffelse.

Kontrakt->

to-sign-a-contract-3-1236622

Signering er jo enkelt… eller?

Når karensperioden er over, kan du inngå kontrakt. Sannsynligvis startet arbeidet med kontrakten omtrent på det tidspunktet du trykket på “Ny anskaffelse”? Kontrakten og bestemmelsene i den har nok vært med deg i lang, lang tid når du kommer hit.

KGV kan hjelpe deg til å flette sammen informasjonen fra vinners tilbud med kontrakten. Ideelt sett er det bare å skrive det ferdige formularet til PDF og sende til leverandør for signering – digitalt eller på papir.

Ideelt sett, ja. Ideelt sett er det også slik at det aldri regner i sommerferien.

I praksis opplever du nok fremdeles en del manuelt arbeid når kontrakten skal inngås. Eksempelvis kan det være at kontrakten er en NS-kontrakt, eksempelvis NS8406. Standard Norge har foreløpig ikke noen integrasjon mot KGV. Dermed må du stadig inn og kjøpe formular på standard.no og fylle ut formularet der. Det er et ganske irriterende dobbeltarbeid. Du kan få samme problem med SSA-kontraktene til DIFI, hvis du ikke har fått laget maler av alle disse inne i ditt KGV.

Neste skritt er å signere kontrakten. Det er ikke bare, bare. Det er faktisk et helt lite prosjekt i seg selv. La oss se litt på prosessen:

  • du må lage den ferdige kontrakten
  • noen i organisasjonen din med signaturfullmakt må se den og godkjenne den
  • leverandøren må se den og godkjenne den
  • leverandøren må signere den
  • oppdragsgiver må signere den
  • du må gjøre den tilgjengelig for de som skal bruke den

Det høres jo så enkelt ut, men i praksis kan dette ta en måned – hvis du er uheldig. Hvert enkelt punkt kan nemlig være avhengig av forskjellige mennesker i organisasjonene, og personer som skal samarbeide har jo ofte lett for å være på ferie, i møte eller syke når de trengs som mest. De kan dessuten finne på å være uenige – og da er du ille ute.

Selv om ordet kontraktsforhandlinger er et fremmedord i denne fasen, forekommer det jo likevel at noen ikke har lest kontrakten før nå. Det er sjelden spesielt smart å komme med endringsforslag etter at du har vunnet en åpen anbudskonkurranse, men det hender folk prøver seg likevel. Da går tiden.

Noen KGV tilbyr prosesstøtte til signeringen. Det kan være en veldig god ide. Da får begge parter varsler og påminnelser underveis, slik at du kan konsentrere deg om andre ting.

Alle KGV tilbyr dessuten prosesstøtte til selve kontraktsfasen, men det er en annen historie.

Avslutning->

Så står du til slutt igjen med en ferdig inngått kontrakt. Neste gang du eller en av dine kollegaer åpner KGV, vil de finne igjen alt sammen. All historikk. Alle spørsmål og svar, alle tilbud og alle tidspunkter. Det er et fantastisk godt utgangspunkt for neste anskaffelse.

Og hvordan du nå enn har valgt å løse koblingen til sak- og arkivsystem, så har du sannsynligvis også ivaretatt alle dine plikter der – med adskillig mindre arbeidsinnsats fra din side enn du var vant til før.

Nå har du forhåpentligvis litt mer innsikt i hva KGV kan gjøre for å hjelpe deg i anskaffelsesprosessen. Neste gang skal vi se på hvordan KGV kan bidra til mer og bedre samarbeid.

Slipp KGV løs: det er 2016!

Neste år vil den kryptiske forkortelsen “KGV” gå fra fremmedord til nyord – ihvertfall i anskaffelseskretser.

KGV står for (elektronisk) konkurransegjennomføringsverktøy. Det er rett og slett et fagsystem som tar vare på prosessen fra et behov oppstår og frem til du har en ferdig inngått kontrakt i den andre enden. I 2016 får vi krav i regelverket for offentlige anskaffelser for slike verktøy. DIFI, EU, og mange leverandører og offentlige oppdragsgivere har ønsket seg dette i årevis. Nå skjer det endelig.

Snart blir det obligatorisk for deg.

Så hva er dette for noe? I en artikkelserie skal vi se nærmere på hva KGV er, og hvorfor vi mener det er meningsløst å gjennomføre anskaffelser manuelt på papir når du ikke trenger å gjøre det.

Her er de fem viktigste grunnene til at du bør begynne å tenke på KGV allerede nå.

Grunn nr. 1: Farvel papir

KGV gjør det mulig å kvitte seg med så godt som alt av papir knyttet til anbudsprosesser. Norske leverandører produserer – motvillig – et tårn med tilbud på høyde med Eiffeltårnet hvert eneste år. Denne galskapen må ta slutt. Og KGV er veien å gå – men du må også gjøre en innsats.

Grunn nr.2. Du får støtte til prosessen

En anskaffelse er et prosjekt, eller en prosess om du vil. Den begynner ett sted og slutter et sted, og på veien skal den igjennom en rekke milepæler. Uansett om du kjøper brøytepinner eller hangarskip er det akkurat de samme milepælene. Da skal du selvsagt ha et system som støtter deg gjennom prosessen. Ja, hvis du forstår prosessen, da.

Grunn nr. 3. Du kan samarbeide med andre
Det finnes knapt en oppgave i offentlig sektor som er mindre fornuftig å gjøre alene enn å anskaffe noe. Ja, for det er vel ikke bare du som skal bruke det du har ansvaret for å anskaffe? Hadde det ikke vært kjekt med et system som gjorde samarbeid enklere? For du samarbeider vel med andre når du anskaffer?

Grunn nr. 4. Du slipper å skrive ting på nytt
I datamaskinene våre skriver vi inn data. Datamaskinene våre lagrer disse dataene. Hvorfor ender vi likevel opp med å skrive inn det samme flere ganger? Gjør du det?

Grunn nr.5. Du blir mer effektiv
Transaksjonskostnadene for offentlige anskaffelser er for høye i Norge, sies det. Vi kjenner oss aldri igjen i tidsestimatene som legges til grunn for slike konklusjoner. Kan det være fordi vi har brukt KGV i mange år allerede? Hva kan du gjøre for å effektivisere dine anskaffelser?

Det finnes mange leverandører av KGV der ute. Vi har ikke tenkt å anbefale noen av dem, for de er alle gode – hver på sin måte. Du må finne ut hva som passer best for deg. Det vi kan gi deg er enn bedre forståelse for hva disse systemene faktisk kan hjelpe deg med.

Så, gled deg til 2016!

Innovasjon? Walk the talk, da vel!

1154210_96382957Er det innovasjon når Innovasjon Norge ber om anbud på papir i 2015? Er det miljøvennlig når Miljødirektoratet gjør det samme?

“Walk the talk” er et fint uttrykk – selv om man av og til får det rett i ansiktet selv. Poenget må vel uansett være at man så langt det er mulig forsøker å være det man sier at man er. Eksempelvis er Innovasjon Norge viktige støttespillere for norske gründere og norsk reiseliv. Samtidig fremstår det som ufrivillig komisk når Innovasjon Norge i 2015 ber om tilbud til anbudskonkurranser som “skal leveres i to papireksemplarer” enten “direkte til leveringssadressen eller sendes med post”. Men, som organet selv påpeker, for sent innkomne tilbud vil bli avvist, selv om forsinkelsen skyldes posten eller budfirmaet.

Levering, ja. Du har jobbet i mange, mange timer med tilbudet. Når det nærmer seg innlevering blir du fort litt svett når du tenker over konsekvensene av denne siste setningen. Hva hvis tilbudet ikke blir levert i tide? Hva hvis alt dette arbeidet er forgjeves – ikke fordi tilbudet ikke nådde opp i konkurransen, men fordi konvolutten ikke nådde fram til skranken. Da er det ofte lett å konkludere med at det er best å levere personlig, eller i det minste bruke et budfirma fremfor posten. Men det er hverken billig – eller spesielt innovativt.

Det er heller ikke særlig miljøvennlig. Miljødirektoratet har som hovedoppgave å “redusere klimagassutslipp, forvalte norsk natur og hindre forurensning”. Da fremstår det igjen som ufrivillig komisk når alle som skal levere tilbud til direktoratet må sette seg i bilen og kjøre til Oslo sentrum for å sikre at tilbudet er “oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen”. Og ja: tilbudet skal også her leveres på papir “”i to eksemplarer, innsatt i ringperm med skillekort, plastlomme eller lignende”. Flere avfallsfraksjoner, med andre ord: papir, plast og kanskje litt metall.

Både Innovasjon Norge og Miljødirektoratet har kunnet ta i bruk elektronisk konkurransegjennomføring i snart 10 år. Det er lett å si at de burde være blant de første.

Lett å si. Men er det like enkelt å gjøre? Kanskje det tross alt er viktigere hva de ber om tilbud på enn hvordan de gjør det?

Likevel: det ene burde ikke utelukke det andre, og helt ubetydelig er det heller ikke. Bare i 2014 hadde de to organene vi omtaler til sammen over 100 offentlige kunngjøringer på Doffin. Sannsynligvis har minst 300 selskaper grublet seg frem til tryggeste måte å levere sine papirbaserte tilbud i to eksemplarer. Hvor mange kilometer har de kjørt for gjøre dette? Hvor mange papirark, ringpermer og plastlommer har de brukt? Irriterende mange, kan man tenke seg at de synes.

Innovasjon Norge og Miljødirektoratet er bare to av veldig mange offentlige organ i Norge. Tilfeldigvis de to som har de mest treffende navnene til å henges ut på denne måten. Kravene om fysisk innlevering på papir gjentas tusenvis av ganger over hele landet – slik de har gjort siden de norske anbudenes spede begynnelse for over hundre år siden den gangen anbud skulle leveres i “lukkede, og med lak forseglede sedle”.

Ja, tiden er overmoden for innovasjon og mer effektiv og miljøvennlig konkurransegjennomføring. Elektroniske verktøy for å gjøre dette enklere har eksistert i mange år, og før dette tiåret er omme har vi sannsynligvis krav om elektronisk innlevering av tilbudet. Er det det alle venter på?

Innkjøpskontoret AS ser ikke noe poeng i å vente. Det er bare fordeler med å gjøre hele prosessen elektronisk og vi gjør det daglig – til stor glede for våre kunder som får prosessene gjennomført raskere, sikrere og enklere.

Det er ikke for å skryte. Vi er ikke de eneste. Men vi er fremdeles et fåtall, vi som gjør dette innovativt og miljøvennlig.

Mindre papir i anbudene

Uten hverken trommevirvel eller fanfarer har det offentlige brått gjort jobben med å levere anbud en god del enklere. Fra og med 17. oktober kan alle leverandører hente ut elektronisk skatte- og MVA-attest selv, og få den tilsendt på epost med en gang. Dette gjøres enkelt via altinn.no

gammel attest

Papirmølla – her representert med en gyldig skatteattest.

Før måtte du hente ut to forskjellige attester – fra to forskjellige offentlige kontorer. Dessuten ble attestene produsert manuelt. Når de vel var signert og stemplet kunne de bare sendes i brev eller per faks (!). Det kunne dermed ta litt tid å få de tilsendt.

For oss som mottar flere hundre tilbud i året, blir det mange skatte- og MVA-attester å gå igjennom. Det er ikke uvanlig at attestene forårsaker forsinkelser og en vanlig grunn er at tilbydere glemmer en av de to attestene – de ser jo til forveksling like ut for en lekmann. Det er heller ikke uvanlig at attestene har gått ut på dato – de kan nemlig ikke være mer en 6 måneder gamle.

Man kan sette en tilleggsfrist for å få slike attester ettersendt, og det er ikke sjelden vi i Innkjøpskontoret må gjøre det. Sannsynligvis vil det bli færre slike tilleggsfrister fremover, noe som gjør at vi kan komme raskere videre i prosessen med å tildele kontrakt.

Dette er altså en vinn-vinn.

Men mye vil ha mer. Vi i Innkjøpskontoret har lenge ønsket oss en felles kvalifiseringsløsning for offentlige tilbydere, slik at denne papirmølla forsvinner helt. Men for all del: denne lille endringen er kjærkommen og helt klart et skritt i riktig retning.

Skal vi gjette litt på hvor mye papir denne lille endringen kan spare samfunnet for? Vel, hvis vi tar utgangspunkt i 12.000 kunngjorte konkurranser på Doffin, og et snitt på tre tilbud per konkurranse, så har vi nå kvittet oss med 70.000 papirark i året (husk: det nye skjemaet må ikke skrives ut. Det er elektronisk). Tar vi med alle tilbudene på mindre konkurranser som ikke kunngjøres, kan det hende vi nærmer oss en hel pall med papir hvert år. Dessuten måtte man hente ut de to skjemaene to ganger i året. Skal vi kalle det to paller med papir, eller 240.000 A4-ark?

Men det er et skjær i sjøen. Mange offentlige oppdragsgivere ber fremdeles om tilbud på papir, selv om vi har hatt løsninger for elektronisk innlevering i årevis. Dermed ender mange av de digitale skjemaene opp med å bli skrevet ut likevel.

Men vi kan jo trøste oss med de 240.000 signaturene og stemplene som brått blir unødvendige. Vi er sikre på at offentlige ansatte mer enn gjerne bruker tiden sin på annet enn å signere og stemple…

Ikke bare forenkling fra forenklingsutvalget

Nå foreligger den fullstendige rapporten fra forenklingsutvalget for offentlige anskaffelser. Bare sammendraget av rapporten er på over 300 sider. Alt sammen ble lagt ut på regjeringens hjemmesider idag.

forenkling av offentlige anskaffelserRapporten tar for seg hele det nasjonale regelverket og foreslår forenklinger og forbedringer på mange punkter. Her er noen av dem:

  • Større adgang til å forhandle
  • Bruk av epost til å levere tilbud
  • Færre dokumentasjonskrav
  • Ingen anskaffelsesprotokoll
  • Ingen krav til bruk av balanserte og nøytrale kontrakter
  • Færre krav til å oppgi tildelingskriterier i konkurransegrunnlaget

Innkjøpskontoret finner mye bra blant forslagene, men vi synes ikke det bare er fornuftige ting som foreslås.

Fra anbud til konkurranse – hvor ble det av anbudskonkurranse?

Begrepet “anbud” brukes ofte feil. Ofte brukes det som en generell betegnelse på situasjoner dere flere konkurrerer om samme kontrakt, men anbud er juridisk sett noe mer snevert: det er en konkurranseform med forhandlingsforbud (se en definisjon her). “Åpen anbudskonkurranse” er altså en konkurranseform der hvem som helst kan levere tilbud, men hvor det ikke er anledning til å forhandle om tilbudene etter at de er levert. Bordet fanger, med andre ord. Har du skrevet at dingsen koster 1,3 millioner kroner, så får du ingen som helst mulighet til å forbedre denne prisen. Anbudskonkurranse finnes i to former – åpen og begrenset. Begrenset er når oppdragsgiver velger hvem som kan levere tilbud.

Idag har vi dermed fire mulige konkurranseformer: åpen og begrenset anbudskonkurranse og åpen og begrenset konkurranse med forhandling.

Forenklingsutvalget går inn  for å fjerne hele anbudsbegrepet og nå kun skille på om konkurransen er åpen eller begrenset. Muligheten til å forhandle skal alltid ligge der. Altså: vekk med “anbud” – nå er det bare “konkurranse” som gjelder.

Dermed vil det være mulig for oppdragsgiver å hente frem forhandlingskortet der man ser behov for det, og ellers ikke. Typisk vil man benytte det til å forbedre løsninger, priser eller leveringstider, men man kan også tenke seg at man bruker forhandling til å foreta avklaringer som i dag ville vært ulovlige. Dette kan virke som en svært heldig og nyttig endring – hvis man forutsetter at oppdragsgiver vet hva han vil ha, og at han har kunnskapene på plass til å gjøre forhandlingene riktig.

Mange avlysninger og avvisninger vil kunne unngås på denne måten. Det er bra.

Men det er også en bakside. I musikkverdenen finnes begrepet “fix it in the mix” – som betyr at man løser problemer og feil man hadde under innspillingen først når musikken skal mikses og gjøres ferdig, og etter at alle musikerne har reist hvert til sitt. Dette er ikke alltid en god idè. Det krever ihvertfall god planlegging og en erfaren produsent.

Overført til innkjøpsverdenen vil det kunne bli fristende å tenke det samme – har du ikke alt helt på plass ved kunngjøring, så fiks problemet med forhandlinger til slutt. Eksempelvis dersom man er usikker på volumer, mengder, omfang, eller andre større eller mindre detaljer rundt det man skal anskaffe. Det er menneskelig å utsette.

Det er nok ikke slikt forenklingsutvalget har sett for seg at man skal løse med denne regelendringen. Dersom man forutsetter at alle offentlige innkjøpere er erfarne og drevne, så vil endringen bidra til mye positivt, og det finnes jo svært mange gode offentlige innkjøpere. Men det er også en gruppe som ikke har like mye erfaring – i det store og hele er det veldig mange som driver med innkjøp i det offentlige. Hva vil skje når alle med begrenset erfaring begynner å bruke forhandlingsmuligheten – bevisst eller ubevisst?

Hva? Ingen anskaffelsesprotokoll?

Anskaffelsesprotkoll er i dag obligatorisk på alle anskaffelser over 100.000 kroner, og det er et veldig enkelt dokument å fylle ut.

anskaffelsesprotkoll

Den gode, gamle anskaffelsesprotkollen – er den egentlig ganske nyttig?

Det er også et veldig enkelt dokument å etterspørre hvis du er tilbyder og lurer på om det offentlige har gjort ting riktig. Tar du dokumentet bort, blir også spørsmålene til offentlige oppdragsgivere straks mer kompliserte – for hva skal man da spørre om? En anskaffelsesprotokoll besvarer alle følgende spørsmål på en enkelt A4-side:

  • Hvem fikk kontrakten og hvorfor?
  • Hva var kontrakten verdt?
  • Hvem har du spurt om tilbud?
  • Hvem av disse leverte tilbud?
  • Hvem avviste du, og hvorfor?
  • Hva trodde du kontrakten ville være verdt opprinnelig?
  • Hvem er du, og hvem er sjefen din?
  • Hva var det du skulle kjøpe?
  • Når skjedde dette?

Istedet for å bestemme deg for hva du lurer på i dette mylderet, kan du altså heller bare spørre: Kan jeg få se anskaffelsesprotokollen? For en oppdragsgiver blir det jo også ofte enkelt: veldig mange spørsmål besvares bare ved å vise frem anskaffelsesprotkollen. Det er nok også mange leverandører som ser etter anskaffelsesprotokoller på offentlige postlister for å orientere seg i markedet.

Innkjøpskontoret AS leverer alltid anskaffelsesprotkoll når vi gjennomfører anskaffelser, og vi løfter knapt en finger for å lage den – mesteparten lager seg selv mens vi gjennomfører konkurransen og sluttresultatet er mer en automatisk fletteoperasjon av datafelt enn en manuell øvelse. Kort sagt mener vi det er et fornuftig dokument å ta vare på i en anskaffelse. Etterhvert som flere og flere offentlige oppdragsgivere tar i bruk elektronisk konkurransegjennomføring vil også færre og færre bruke tid på å lage det.

Forenklingsutvalget kaller anskaffelsesprotkollen “gammeldags”. Vi er av motsatt oppfatning. I de store datamengdenes tidsalder er det fint at noen sammenstillinger av data beholdes nogenlunde like fra anskaffelse til anskaffelse. En annen ting er at anskaffelsesprotkollen er en grei sjekkliste for innkjøperen – den er jo bygget opp i logisk rekkefølge fra planlegging av anskaffelsen til avslutningen av den. Den krever også at både du som innkjøper og din nærmeste leder må undertegne – er det ikke noen ganger veldig greit å være to om det?

Innkjøpskontoret vil ignorere forenklingsutvalget på dette punktet og kommer til å fortsette å lage dette “gammeldagse” dokumentet – som altså i stor grad faktisk lager seg selv.

Hvilken kontrakt?

Det finnes mange mulige kontrakter man kan bruke for offentlige anskaffelser og alle vil i større eller mindre grad favorisere en av partene – oppdragsgiver eller leverandøren. I dagens forskrift oppfordres oppdragsgiver til å benytte “fremforhandlede og balanserte kontraktsstandarder, der slike finnes”.

Av en eller annen underlig grunn ønsker flertallet av forenklingsutvalget å fjerne denne setningen. Det er Innkjøpskontoret fullstendig uenig i.

Det er riktig, som utvalget påpeker, at dette er en oppfordring mer enn ett krav og at oppdragsgiver dermed lett kan se bort fra setningen og heller velge sin egen “ubalanserte” kontrakt. Likevel har interesseorganisasjoner for forskjellige norske profesjoner gang på gang minnet offentlige oppdragsgivere på akkurat denne setningen når de synes oppdragsgiver har gått for langt i å mele sin egen kake. Da er denne setningen god å ha. Eksempelvis ønsker rådgivende ingeniører og entreprenører at oppdragsgivere i størst mulig grad skal benytte NS-kontraktsstandardene, eksempelvis NS8406. Denne lille setningen hjelper godt når en kommune plutselig får det for seg at de vil bruke en helt annen og kanskje langt fra nøytral kontrakt på denne type anskaffelse.

For ikke lenge siden anmodet næringsminister Monica Mæland norske offentlige oppdragsgivere om å bruke balanserte kontrakter og henviste til nettopp denne setningen i forskriften – som utvalget altså vil slette. Mon tro om ikke setningen kan bli savnet på flere hold.

Innkjøpskontoret kommer i hvert fall til å fortsette å bruke nøytrale kontrakter, alle steder der slike finnes.

Fritt frem for epost

Epost er et fantastisk verktøy. Uansett hvilket system du og mottageren har, kan dere utveksle epost med hverandre. Det koster i utgangspunktet ingenting og det spiller ingen rolle om du bruker Android, Windows, IOS eller Linux. Alle kan alltid kommunisere på epost med hverandre.

Men ikke når du skal levere tilbud i en offentlig anbudskonkurranse. Da er frem med konvolutt, penn og papir.

Det blir nærmest som en definisjon på en anakronisme når tilbudet på en større IKT-anskaffelse skal leveres “i A4-format, innsatt i ringperm (ikke stiftet!) med inndeling som beskrevet og skal leveres i 3 eksemplarer..”. I bunnen av avsnittet er dessuten gjerne følgende fornærmelse lagt til: “tilbudet skal også leveres på en minnepinne”.

I mange tilfeller er det sannsynligvis bare minnepinnen som blir brukt. Det øvrige papirberget blir gjerne stående igjen i en hylle for å forsvare innkjøperens behov for eget cellekontor.

Forenklingsutvalget gjør et modig grep når de nå prøver å bli kvitt denne galskapen. De sier rett og slett at nok er nok.

Innkjøpskontoret er enig i at nok er nok, men vi er ikke enige i forenklingsutvalgets forslag til løsning. Utvalget vil nemlig åpne for at man nå skal kunne levere tilbud på epost.

Å levere tilbud elektronisk kan gjøres på flere måter – kanskje den mest opplagte er å benytte ett av de mange elektroniske konkurransegjennomføringsverktøyene (KGV) som finnes på markedet. Der kan tilbydere levere tilbud på en trygg og sikker måte – uten å være redd for at oppdragsgiver eller andre kan se tilbudet før tilbudsfristen har gått ut. Epost er noe ganske annet: du har liten grad av sikkerhet, og oppdragsgiver kan se både hvem du er og hva det står i tilbudet ditt så fort det er levert, uansett om det er ett minutt eller en uke igjen til tilbudsfrist.

Det er med andre ord forbundet med en viss risiko å åpne for dette. Ikke minst vil det være en fare for at oppdragsgivere begynner å behandle tilbud før fristen har gått ut. Det er alvorlig å beskylde noen for korrupsjon, men muligheten til å bedrive korrupsjon øker naturlig nok når tilbudene ligger åpne og tilgjengelige i innboksen. Her ønsker altså forenklingsutvalget å gjøre alle landets tilbud i nasjonale konkurranser like åpne og tilgjengelige.

Det kan vise seg å være risikabelt. Vi mener forenklingsutvalget kunne løst dette på en mye bedre måte, med to enkle virkemidler:

  • Undersøke muligheten for at tilbud kan leveres bare på minnepinne.
  • Oppfordre til og legge til rette for mer utstrakt bruk av elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy for elektronisk levering.

Epost-forslaget er ment som en mellomløsning. Senest 18. april 2018 vil de nye EU-reglene kreve “skikkelig” elektronisk innlevering av tilbud. Hvorfor ikke bruke tiden frem til dette på en mer konstruktiv måte enn å åpne for noe risikabelt som dessuten kommer til å forsvinne igjen?

Innkjøpskontoret mottar daglig tilbud elektronisk gjennom vårt elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy Visma Tendsign. Vi har ikke til hensikt å ta imot tilbud på epost med det første. Stadig flere offentlige oppdragsgiver oppdager nå fordelene ved å gjøre tilbudsinnleveringen hel-elektronisk med ordentlige KGV-verktøy, fra eksempelvis Visma, Mercell eller tilsvarende.

I mellomtiden kan vi more oss over mulige dilemmaer som ville fulgt av at man åpnet for tilbudslevering på epost – for hvem ville hatt skylden og ansvaret i følgende scenarie: Du sender tilbudet ditt på epost rett før tilbudsfrist, men en time senere får du svar fra mailserveren hos oppdragsgiver: “message rejected: mailbox arne.innkjoper@kommune.no is full”.

For sent innleverte tilbud vil nemlig fremdeles bli avvist.

Nei, vi synes man skal nyte åpenheten og fleksibiliteten som epost gir oss på helt andre områder enn å levere tilbud.

Alt i alt

Dette er bare et lite utdrag av de forslagene forenklingsutvalget har lagt på bordet. Alt i alt har de gjort et grundig arbeid og for en innkjøper er det mye spennende å lese i NOU 2014:4. Nå gjenstår den viktigste biten – nå må de beste forslagene settes ut i praksis – og kanskje ett og annet mindre gjennomtenkt forslag skal plasseres pent tilbake i forslagsbunken.

Når man leser forslagene i sin helhet, ser man en tydelig underforstått setning hele veien: “vi tror at du som offentlig innkjøper vet godt hva du gjør. Vi vil gi deg større frihet og vi stoler på deg”.

Som tidligere nevnt: det er mange svært dyktige offentlige innkjøpere, og disse vet veldig godt hva de gjør. For denne gruppen er mange av forenklingene en gavepakke og en lettelse som vil sørge for raskere saksbehandling, bedre tilbud og generelt derfor en mer effektiv forvaltning.

Spørsmålet er om vi samtidig kaster en veldig stor gruppe mindre erfarne innkjøpere ut på litt for dypt vann med noen av endringene – er alle offentlige innkjøpere like gode?

Vi må også tillate oss å trekke frem korrupsjonsspøkelset. Vi våger den påstand at forenklingene også gjør det lettere å være korrupt i offentlig forvaltning. Med muligheten til å motta tilbud på epost vil man på bygge- og anleggsanskaffelser helt opp til 39 millioner kroner lett kunne snu seg rundt fra den ærlige til den skitne leverandøren og fortelle hva prisen må være for å vinne – det er bare å vente på at tilbudet kommer inn og så ta en telefon. Uten anskaffelsesprotokollen blir det fort enkelt å skjule seg bak manglende dokumentasjon og vage svar. Forenklingsutvalget ønsker også å fjerne prinsippet om at man må være to for å åpne tilbud. Slår du denne muligheten sammen med bortfallet av anskaffelsesprotokollen, er det ikke mye igjen av det offentliges fire øyne-prinsipp. Du møter dette prinsippet hver gang du henter reseptbelagte medisiner på apoteket. Er det ikke litt betryggende at det er slik, da?

Det er også åpenbart at endringene kan føre til en vanskeligere situasjon for leverandører. Oppdragsgivers skjønn vil nå dominere i enda større grad enn før, og selv om mulighetene til å be om innsyn og å klage er uforandret, vil grunnlaget man kan klage på bli vesentlig begrenset.

Til slutt ender vi derfor opp med et spørsmål om tillit. Har du tillit til at det offentlige forvalter verdiene på en god måte? Har du tillit til at offentlige innkjøpere er gode forhandlere og kjenner markedene godt? Har du tillit til at tilbudet ditt blir godt behandlet når du sender det på epost?

Svarene på disse spørsmålene blir sentrale når du skal vurdere om forenklingsutvalgets arbeid er riktig medisin på riktig tidspunkt.

En jungel – Å levere tilbud til det offentlige

Når du graver i hagen hender det at du støter på røtter. Da er det lett å skjønne hvor det norske ordet «rot» kommer fra. Det er rett og slett en jungel der nede. Du ser fort at IMG_9997det er litt slik på Doffin også, hvis du roter litt rundt.

Doffin skulle jo være en så god ide. Her skulle alle offentlige oppdragsgivere legge ut anbudene sine, og her skulle alle Norges leverandører finne fram og gi tilbud.

Det fungerer jo, men det er virkelig en jungel der inne. Hadde Doffin vært en avis, ville ingen lest den. Men Doffin er et sted du besøker fordi du ikke har noe valg. Skal du vinne deg offentlige anbud, må du bare forstå Doffin og lære deg hvordan det fungerer. Det tar tid. Å levere et godt anbud tar mye tid – men går tiden med til helt feil ting?

 

 Sjåfør

Tenk deg at du er ute og kjører bil. Tenk deg at du starter hjemmefra og kjører til jobben for første gang. Du har en ide om hvordan du skal komme deg dit, men du er ikke helt sikker på veien, avkjørslene, tidsbruken. Neste dag går det bedre. Etter en uke husker du ikke lenger hva du gjorde mens du satt i bilen. Selve kjøringen går på autopilot og du sitter heller og tenker på hva du skal gjøre på jobben i dag.

IMG_0238

Eksempel på jungel – en biltur i Syd-Frankrike

Slik er det med det meste i livet – vi venner oss til en måte å gjøre ting på, og så repeterer vi – så lenge vi kan.

Tenk deg så at jobben flytter. Da må du lære deg rutinen på nytt. Hvilken rute er best, avkjørslene, tidsbruken.

Tenk deg så at jobben flytter hver eneste dag. Du starter alltid på morgenen hjemmefra, men du aner ikke helt hvor du skal før du sitter i bilen. Brått har du blitt en budbilsjåfør, og dagen har fått en ganske annen fokus.

Tenk deg nå at ikke bare jobben bytter adresse hver dag, men du bytter også by, land og bil – hver eneste dag.

Omtrent slik er det å levere offentlige anbud. Hver oppdragsgiver har sin sjargong, sin inndeling, sin versjon av jobben. Doffin er ett flott sted – hvis du er oppdagelsesreisende, eller budbilsjåfør.

IMG_9999

Vi nærmer oss målet – tror vi…

Men du er hverken budbilsjåfør eller Indiana Jones. Du er en helt vanlig salgsrepresentant for en middels stor norsk bedrift. Jobben din er den samme hver dag. Du skal skaffe nye oppdrag. Hver dag er et nytt land – helsesektoren er litt som Tyskland. Kommunesektoren er litt som å kjøre i England. Departementene er litt som å finne fram i Syd-Frankrike.

Du er en racer på Europaferie og alle lurer på hvorfor. De lurer også på hvorfor du ikke er så glad i å rote i hagen.

Dette er jo ikke Doffins feil. Tvert i mot: Doffin er jo lik hver gang, men det aller meste du trenger for å levere tilbud ligger ikke på Doffin. Det ligger i dokumentene du laster ned derfra eller i anbudsportalene du blir ledet videre til. Det er her jungelen begynner – og den er tett.

La oss begynne med noe veldig enkelt: oppbygning.

Oppbygningen

Vi har en lov og en forskrift om offentlige anskaffelser, men den sier ikke stort om hvordan du skal bygge opp konkurransegrunnlaget. Alt den sier er at dersom du ikke klarer deg med teksten i kunngjøringen på Doffin, så skal du lage et konkurransegrunnlag – det er altså ikke en gang noe krav.

I forskriftens §8-1 er det også ramset opp hvordan konkurransegrunnlaget skal struktureres, og det er slik:

a. Hva som skal anskaffes
b. Anskaffelsesprosedyre, hvordan konkurransen skal gjennomføres og tildelingskriterier.
c. Krav til hvordan tilbud, vedlegg skal utformes samt (underlig nok) tilbudsfristen
d. Kontrakt

Dette er i verste fall en helt vilkårlig oppramsing og i beste fall et svært famlete forsøk på å forsøke å sette en standard for struktur.

To paragrafer lenger ned står det om kvalifikasjonskrav, altså kravene til leverandøren som skal levere tilbudet. Det står også at dette kan leveres sammen med konkurransegrunnlaget. Altså får vi ett punkt til – enten først eller sist på listen over.

Dette blir enda morsommere hvis du sammenstiller strukturen med den vi finner på Doffin – for de to stemmer overhodet ikke sammen. Slik er strukturen når du skal lage en kunngjøring på Doffin:

Del I: Oppdragsgiver
Del II: Kontraktens gjenstand
Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske opplysninger
Del IV: Prosedyre
Del VI: Tilleggsinformasjon

Her har altså forskriftens bokstav a blitt til Doffins Del II, og forskriftens kvalifikasjonskrav er lagt midt inni alt sammen i en Del III. Del I og IV finner man igjen bokstav c – kanskje.

Allerede når Doffin skal tolke forskriften har vi altså fått en fin miks – og null holdepunkter for de som må lese dette. I tillegg kan man jo undres over hvor klokt det var å bruke romertall, all den tid man jo også benytter romertall til å angi de forskjellige delene av forskriften (Del II for nasjonal kunngjøring osv).

Henger du med? I så fall skal vi komplisere dette skikkelig ved å si velkommen til konkurransegrunnlaget – det vil si til det faktiske dokumentet oppdragsgiver lager og legger ut på Doffin.

I et helt tilfeldig eksempel hentet fra Doffin i skrivende stund, er dette – som forventet – vridd rundt enda en gang. Her er strukturen i en anbudskonkurranse som en statlig virksomhet nettopp har lagt ut:

Del 1 – delvis om oppdragsgiver og delvis om anskaffelsesprosedyre, men også litt om kontrakten og kravspesifikasjonen.
Del 2 – stort sett om bestemmelser om konkurransen, men også noen vedlegg knyttet til kvalifikasjonskrav.
Del 3 – Kvalifikasjonskravene – men ikke vedleggene (se del 2 og 7 for disse)
Del 4 – Tildelingskriterier
Del 5 – Fremdriftsplan (formodentlig de delene som ikke står i del 1 og 2, da)
Del 6 – Meddelelse om tildeling
Del 7 – Diverse vedlegg
Del 8 – Kontrakten

Det virker ikke som om denne oppdragsgiveren har hatt hverken oppbygningen på Doffin eller forskriftens §8-1 i nærheten når han har utarbeidet konkurransegrunnlaget sitt.

Og han er ikke alene. La oss se på et annet eksempel – her hentet fra en annen statlig virksomhet:

Del 1 – konkurransegrunnlag

Kapittel 1 – Litt om oppdragsgiver og deler av kravspesifikasjonen, samt noe om kontrakten
Kapittel 2 – Administrative bestemmelser, fremdriftsplan og en del konkurransebetingelser
Kapittel 3 – Lønns og arbeidsvilkår (?)
Kapittel 4 – Konfidensialitet og Taushetsplikt (?)
Kapittel 5 – Krav til tilbudet – blant annet ett helt underkapittel om tilbudets struktur – kanskje ikke så dumt, gitt at dette er rimelig komplekse greier.
Kapittel 6 – Tilbudslevering – mer av det som kanskje burde ligget i kapittel 1 eller 2.
Kapittel 7 – Kvalifikasjonskrav – endelig kom de – men bare delvis.
Kapittel 8 – Tildelingskriterier
Kapittel 9 – Avslutning av konkurransen

Del 2 BILAG 1 – Beskrivelse av bistanden

Kapittel 1,2,3  – litt definisjoner og beskrivelser
Kapittel 4 – litt kravspesifikasjon
Kapittel 5 – litt kvalifikasjonskrav (ja, kvalifikasjon helt her nede)
Kapittel 6 – flere kvalifikasjonskrav
Kapittel 7-8 mer kravspesifikasjon

Del 2 BILAG 2,3,4,5,6 inneholder stort sett kontraktbestemmelser.

Vedlegg A-H

Dette konkurransegrunnlaget er nesten ufattelig komplisert. Eksempelvis står det i kapittel 5.7 i Del 1 at forbehold og endringer skal «på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget og skal inntas som vedlegg til tilbudet, jmf. Punk 5.1 nr. 4 og bilag G.». Nå har det seg dessverre slik at det finnes bilag G i både del 1 og 2 av konkurransegrunnlaget, og forvirrende nok også kapittel 5.1 begge steder, men siden kapittel 5.1 i del 2 bare har tre underpunkter, mens kapittel 5.1 i del 1 har flere enn fire, så er det jo innlysende og fullstendig utvetydig hvilken del man egentlig henviser til – hvis du har brukt noen timer på å forstå strukturen godt, selvsagt.

Det hadde vært ille nok hvis dette konkurransegrunnlaget bare var omfattende, benyttet mange og innbyrdes forvirrende inndelinger og et nesten umenneskelig antall krysshenvisninger og overhodet ikke hadde noen kobling mot strukturene fra forskriften eller fra Doffin, men det er en faktor til som gjør det hele totalt meningsløst:

Kompleksiteten er helt unødvendig.

Løsningen

Du kan få den samme følelsen av og til når du kjører bil i Syd-FIMG_0240rankrike og skal tråkle deg inn til en eller annen bykjerne midt i ettermiddagsrushet. Franske veier virker ikke alltid gjennomtenkte og planlagte, og du føler mesteparten av tiden at du kjører i en helt annen retning enn dit du skal.

Men å legge om veier i bebodde områder er ganske vanskelig.

A legge om strukturen på offentlige konkurransegrunnlag burde i utgangspunktet være enkelt.

En løsning ville vært at vi alle enes om å bruke samme struktur på konkurransegrunnlaget. For eksempel denne:

Del 1: Kvalifikasjonskrav og konkurransebetingelser

Del 2: Kravspesifikasjon og tildelingskriterier

Del 3: Kontrakt og vedlegg

Del 1 samsvarer nå omtrentlig med forskriftens bokstav a og b, del 2 blir bokstav c og del 3 blir bokstav d. Hvis alle hadde gjort dette, ville jobben for tilbydere allerede blitt betydelig enklere. En annen fordel med denne inndelingen er at man kan skille ut Del 1 for prekvalifisering og at delene stemmer rimelig godt med rekkefølgen i gjennomføringen av en anskaffelse.

En ønskedrøm hadde vært om forskriftens §8-1 hadde blitt endret slik at den viste tydelig hvordan et konkurransegrunnlag skulle bygges opp, eksempelvis kunne den sett slik ut:

§8-1 Utarbeidelse av konkurransegrunnlag

(1) Dersom vilkårene for konkurransen ikke kan beskrives tilstrekkelig utfyllende i kunngjøringen, skal oppdragsgiver utarbeide et konkurransegrunnlag. Konkurransegrunnlaget skal inneholde en tilstrekkelig og fullstendig beskrivelse av hva som skal anskaffes.

(2) Konkurransegrunnlaget skal så langt det er mulig navngis og følge denne inndelingen:

Del 1 – KONKURRANSEBETINGELSER skal inneholde all nødvendig tilleggsinformasjon om anskaffelsesprosedyre, tidsfrister, inkludert endelig frist for mottak av tilbud (dag og klokkeslett), tilbudsutforming og innlevering, adgang til alternative tilbud, krav til opplysninger om bruk av underentrepriser, taushetsbelagt informasjon, samt muligheten til å ta forbehold. Dersom kvalifikasjonskrav er en del av konkurransegrunnlaget, legges de her.

Del 2 – KRAVSPESIFIKASJON OG TILDELINGSKRITERIER skal inneholde en beskrivelse av det som skal anskaffes, med absolutte krav og eventuelle minimumskrav samt kriterier for tildeling av kontrakt.

Del 3 – KONTRAKT skal inneholde informasjon om hvilke alminnelige eller spesielle kontraktsbetingelser som gjelder for oppdraget.

(3) Oppdragsgiver skal – uavhengig av om innlevering skjer elektronisk eller på papir – så langt det er mulig benytte tilbudsmaler og begrense bruken av vedlegg.

Når så forskriften er endret, bør selvsagt også Doffin ta dette inn over seg og tilpasse formularene sine til samme struktur – det burde ikke være så vanskelig, det heller. Det kunne sett slik ut:

Kunngjøring av konkurranse

Klassisk sektor

Del 1 – Informasjon om konkurransebetingelser og kvalifikasjonskrav

Del 2 – Informasjon om hva som skal anskaffes og kriterier for tildeling av kontrakt

Del 3 – Informasjon om kontrakten som legges til grunn

I en revidert veileder til forskriften kunne man laget anbefalte underpunkter også, slik at man fikk samme rekkefølge på punktene og DIFI kunne selvsagt laget ferdige maler for konkurransegrunnlag (de har forsåvidt allerede begynt såvidt med det).

Nå ville det vært fullt samsvar mellom forskrift, kunngjøring og konkurransegrunnlag og allerede betraktelig enklere for tilbydere å finne fram i jungelen.

Start nå

Det virker kanskje utopisk å endre forskrifter og kunngjøringskanaler, men alt er mulig så lenge nok folk ønsker det, og ideen er enkel nok og logisk nok. Uansett er egentlig ikke dette noe du må vente på. Hvis du er oppdragsgiver, kan du begynne allerede i dag. Her er en liten sjekkliste:IMG_0123

  • Bestem deg for en struktur, gjerne den over, og hold deg til den for alle anskaffelser i din virksomhet. Vær åpen for å harmonisere den med en fremtidig nasjonal standard.
  • La en kollega som ikke skjønner seg på konkurransegrunnlag lese ditt før du kunngjør.
  • Fjern unødvendige setninger og forvirrende henvisninger.
  • Bruk tilbudsmaler der det er mulig – gjør det lettere for både deg selv og tilbyderne.
  • Fjern unødvendige kvalifikasjonskrav. Må du alltid helgardere?
  • Sørg for at du bruker samme ordlyd på kvalifikasjonskrav i kunngjøringen og i konkurransegrunnlaget, og sørg for at det er 100% samsvar mellom hva du har krysset av og hva du ber om – og det bør altså være så lite som mulig!
  • Lytt til tilbyderne – når det er noe de misforstår gang på gang så er det kanskje en grunn til det.

Sånn. Nå kan du gå ut i hagen og grave opp røtter med god samvittighet – hvis du da ikke heller planlegger årets sommerferie i Syd-Frankrike…