Om fotavtrykk

footprints-in-the-sand-1-1540514DIFI er på Doffin og ber om tilbud på utvikling av “beregningsnøkkel for klimafotavtrykk ved statlige anskaffelser”.

Det DIFI egentlig ønsker å gjøre er å få inn en “klima-dimensjon” i sin eksisterende innkjøpsstatistikk.

Det er i seg selv veldig interessant, for som DIFI selv skriver i konkurransegrunnlaget: Produksjon gir miljøbelastning, men det er forbruk som driver produksjonen. Påvirkning av forbruk er derfor et virkemiddel for å endre produksjon. For å identifisere hvilket forbruk som gir mest miljøbelastning trenger vi å vite miljøvirkningen per innkjøpskrone for forskjellige innkjøpskategorier.

Med andre ord: de vil hjelpe innkjøpsnorge med å finne ut hvor klima- og miljøkriterier har størst effekt.

Det blir spennende å se resultatet. I mellomtiden stoppet vi opp ved overskriften: “klimafotavtrykk for anskaffelser”.

Ja, hva med å starte med selve gjennomføringen av anskaffelsen? Kan man lage en beregningsnøkkel for den?

Vi kan jo prøve. Det er jo en bit av klimafotavtrykket, det også.

La oss tenke oss at hver offentlige anskaffelse får et klimafotavtrykk på 1000 poeng. For hvert klimavennlige tiltak man gjør, får man minuspoeng, helt til man når null. For hvert klimafiendtlige tiltak man velger, får man plusspoeng. Hensikten er at man skal sitte igjen med færrest mulig poeng når kontrakten er inngått.

Plusspoengene

La oss begynne med de klimafiendtlige tiltakene:

  • Ber du om tilbud på papir, legg til 50 poeng for hver tilbyder som leverer tilbud.
  • Ber du om tilbud på papir i doble ringpermer, legg til ytterligere 20 poeng per tilbud.
  • Ber du i tillegg om sladdet versjon som en tredje perm? Legg til ytterligere 20 poeng per tilbud.
  • Gjennomfører du markedskonferanse med fysisk oppmøte? Legg til 50 poeng per deltager.
  • Gjennomfører du forhandlinger med fysisk oppmøte? Legg til 100 poeng per deltager.
  • Har du et eget møte bare for å signere kontrakten? Legg til 100 poeng per kontrakt.
  • Har du og resten av prosjektgruppen for vane å skrive ut dokumenter gjennom hele prosessen fordi dere synes det er lettere å lese på papir? Legg til 500 straffepoeng.
  • Har du ansatte som må reise for å gjennomføre møtene i prosessen? Legg til 50 poeng per berørte deltager i prosjektgruppen.

Minuspoengene

Så kommer de klimavennlige tiltakene:

  • Ber du om digital innlevering av tilbud, trekk fra 70 poeng for hver tilbyder som leverer tilbud.
  • Gjennomfører du markedskonferanse på nett? Trekk fra 50 poeng per deltager.
  • Gjennomfører du forhandlinger skriftlig, på telefon, eller via videokonferanse? Trekk fra 50 poeng per deltager.
  • Gjennomfører du interne møter som ellers ville innebært reise skriftlig, på telefon eller via videokonferanse? Trekk fra 50 poeng per berørte deltager i prosjektgruppen.
  • Gjennomfører du kontraktsmøtet elektronisk? Trekk fra 100 poeng per kontrakt.
  • Klarer prosjektgruppen seg med å lese konkurransegrunnlag, tilbud og annen korrespondanse på PC-skjermen? Trekk fra 500 bonuspoeng.
62043main_footprint_on_moon

Noen fotavtrykk varer lengre enn andre – for eksempel dette fra månen (foto: NASA)

Og så enkelt kan det vel gjøres? La oss se for oss en middels stor konkurranse med forhandling med 10 interessenter, 5 tilbud og 3 forhandlingsmøter, samt en faggruppe på fire personer som sitter i to samarbeidende kommuner.

I det første alternativet ville anskaffelsen ende med en score på 2000-3000 poeng. I det andre tilfellet ville scoren bli null.

Med litt arbeid kan man sikkert omgjøre dette til CO2-ekvivalenter også. I så fall blir det elektrisiteten som går med til å drive PCer, servere, telefoner og videokonferanseutstyr som skal måles opp mot produksjon av papir og ringpermer, utskrifter og nærmest endeløse mengder med transport.

Dette med transport tåles å tenke litt ekstra på. Sett at oppdragsgiveren holdt til på Hell utenfor Trondheim, og at de aktuelle leverandørene kom fra Oslo, Bergen, Trondheim, Stavanger og Ålesund. En rask beregning viser at leverandørene (med bil og fly) og tilbudene (formodentlig med postgang) hadde tilbakelagt rundt 20.000 km.

Men dersom hele anskaffelsen hadde vært gjennomført digitalt? Null kilometer.

Så ja: det er et veldig interessant arbeid DIFI har gitt seg i kast med. Det er interessant allerede når man ser på selve anskaffelsen de har kunngjort.

For hvordan har DIFI valgt å gjennomføre denne anskaffelsen?

Jo, digitalt.

Null poeng til DIFI, altså! Det er en god start!

KGV del 2b: Du får (mer) støtte til prosessen

I 2016 kommer endringer i regelverket for offentlige anskaffelser som etterhvert vil gjøre digitale tilbud til hovedregelen. Dette vil i sin tur gjøre begrepet “KGV” til allemannseie. KGV står for (elektronisk) konkurransegjennomføringsverktøy. Altså et verktøy til å håndtere elektroniske tilbud og anskaffelser. I en artikkelserie ser Innkjøpskontoret nærmere på hva dette er – og hva det betyr for deg.

I forrige artikkel så vi et eksempel på en prosess for en anskaffelse:

Planlegge->Tidsplaner->Kunngjøring->Spørsmål og svar->Innlevering->Kvalifisering->Evaluering->Tildeling->Kontrakt->Avslutning

Nå har tilbudene kommet inn og du skal starte jobben med å finne riktig leverandør. Hva kan KGV hjelpe deg med her?

Kvalifisering->

multiple-choice-1316055

Kvalifisering er enten – eller…

Kvalifiseringsfasen kan være ganske tuklete – spesielt hvis du har vært overivrig med kvalifikasjonskravene før du kunngjorde konkurransen – og det kommer inn litt flere tilbud enn du hadde ventet. Tenk deg at du har satt opp åtte kvalifikasjonskrav og at det kommer inn 11 tilbud. Nå har du skaffet deg 88 vurderingspunkter som du må jobbe deg gjennom. 88 ja/nei-vurderinger…

Flere KGV kan hjelpe deg på veien her – for eksempel ved at du krysser av etterhvert som du vurderer kravene, og at systemet “siler” ut leverandørene etterhvert. På den måten unngår du å sjekke ting flere ganger. Siden alle dokumentene ligger digitalt tilgjengelig kan du dessuten be en kollega som har tilgang til systemet om å hjelpe deg. Når hun logger seg inn vil hun jo se nøyaktig det samme som deg.

Her dukker det også opp en ny effektiviseringsmulighet: 2-trinnsprosedyrer. KGV hjelper deg å holde styr på hvem som er prekvalifisert og ikke, og sørger for at konkurransegrunnlaget blir tilgjengelig for de som er videre i konkurransen.

I denne fasen kan det også hende du får bruk for meldingssystemet – hvis det skulle være behov for spørsmål, avklaringer, ettersendinger, utdypninger eller avvisninger. Alt blir selvsagt liggende samlet på samme sted.

Evaluering->

Evaluering bringer frem alle nyansene.

… mens evaluering bringer frem alle nyansene.

Evalueringsfasen kan være så mangt. I en enkel konkurranse der bare pris teller, gir svaret seg selv og du kan gå rett videre til tildelingen. Men dersom du har valgt å tildele til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og

har benyttet flere tildelingskriterier, kan det straks bli litt mer komplisert.

Hvert enkelt tildelingskriterie gir en ekstra dimensjon. Har du elleve tilbud og to kriterier, får du 22 vurderingspunkter – dessuten er det ikke bare ja/nei-vurderinger lenger. Med skalaer fra 1-6, 1-10 eller 1-100, samt vekting, kan det bli riktig så komplisert å konkludere.

I tillegg er det gjerne nå du må trekke inn kompetansen til andre i organisasjonen din. Da kommer det store spørsmålet: hvordan skal du presentere og sammenfatte valgene? De med fagkompetanse på biler, hyllesystemer eller oljeviskositet har ikke nødvendigvis så mye erfaring med innkjøp, tildelingskriterier og KGV.

Det er her de fleste KGV faller gjennom og ikke kan hjelpe deg så godt. For det første kan du ikke forvente at hundrevis av ansatte i kommunen til enhver tid skal kunne logge seg inn i og forstå et KGV. Verktøyet du bruker hver eneste dag har de kanskje aldri har sett før. For det andre kan du heller ikke forvente at de forstår vekting eller begrunnelsesplikt like godt som deg. Du får rett og slett en pedagogisk utfordring, og må sannsynligvis finne en bedre måte å presentere valgene på.

Som regel ender du opp med et regneark, med tildelingskriteriene nedover og leverandørene bortover. Synd, men sant.

Det er synd at verktøyene ikke kan hjelpe bedre her, men samtidig sant at det må være lov å være litt pragmatisk av og til. Om du ender opp med å flytte beslutningsgrunnlaget midlertidig over i et regneark for at faggruppen din skal forstå valgene, ja så får det heller være.

Når beslutningen er klar, kan du flytte dataene tilbake i verktøyet og fortsette prosessen. Hvem vet? Kanskje verktøyet ditt klarer å presentere dette såpass lettfattelig at du kan vise det frem på en storskjerm? Kanskje du kan invitere noen i faggruppen inn i systemet med en gjestebruker? Prøv gjerne, men ikke forvent mirakler.

Tildeling->

De fleste KGV tilbyr god prosesstøtte ved tildelingen. Målet er at informasjonen du har jobbet med gjennom hele evalueringsfasen skal gjenbrukes nå. Ideelt sett skal du bare trykke på “tildel”-knappen, og så skal systemet flette sammen alt pent sammen og produsere ferdige begrunnelser og kunngjøringer til leverandørene som sitter spent og venter.

Ideelt sett, ja.

I praksis er det nok ofte behov for å se over og lese ting på nytt – se de i et annet perspektiv og gruble litt over hvordan setningene kan tolkes feil. Ikke minst vil du – ihvertfall i starten – ha et ganske stort behov for å forstå hva som egentlig skjer når du trykker på den store, røde knappen. Hvem får hva? Hvordan ser det ut? Hva blir tatt med? Hva vil eventuelt mangle? Er det forståelig? Skaper det tillit?

Ingenting er verre enn å gjøre feil i tildelingen. Selv om feilen er helt bagatellmessig. Dette er det punktet i anskaffelsesprosessen hvor tilliten til oppdragsgiver er avgjørende. Uansett hvordan du vrir og vender på det vil skrivefeil, slurv, flettefeil og åpenbare klipp-og-lim-setninger være mest ødeleggende for deg akkurat nå. Det trenger ikke være det minste i veien med selve beslutningen – hvis den er dårlig presentert vil den ikke vekke tillit.

Tillit bygges centimeter for centimeter, men rives meter for meter, er det noe som heter. Det er verdt å tenke på akkurat nå.

Det er kanskje derfor enkelte velger å låse seg på inn på kontoret sitt og skrive tildelingsbrevene helt fra bunnen av – the art of writing is rewriting, som det også heter.

Men KGV er jo som sagt prosesstøtte. Poenget med prosesstøtte er jo at det skal hjelpe deg til ikke å gjøre feil. Da bør du nok heller jobbe hardt med systemet slik at det faktisk hjelper deg med å foreta gode og forståelige tildelinger – i anskaffelse etter anskaffelse.

Kontrakt->

to-sign-a-contract-3-1236622

Signering er jo enkelt… eller?

Når karensperioden er over, kan du inngå kontrakt. Sannsynligvis startet arbeidet med kontrakten omtrent på det tidspunktet du trykket på “Ny anskaffelse”? Kontrakten og bestemmelsene i den har nok vært med deg i lang, lang tid når du kommer hit.

KGV kan hjelpe deg til å flette sammen informasjonen fra vinners tilbud med kontrakten. Ideelt sett er det bare å skrive det ferdige formularet til PDF og sende til leverandør for signering – digitalt eller på papir.

Ideelt sett, ja. Ideelt sett er det også slik at det aldri regner i sommerferien.

I praksis opplever du nok fremdeles en del manuelt arbeid når kontrakten skal inngås. Eksempelvis kan det være at kontrakten er en NS-kontrakt, eksempelvis NS8406. Standard Norge har foreløpig ikke noen integrasjon mot KGV. Dermed må du stadig inn og kjøpe formular på standard.no og fylle ut formularet der. Det er et ganske irriterende dobbeltarbeid. Du kan få samme problem med SSA-kontraktene til DIFI, hvis du ikke har fått laget maler av alle disse inne i ditt KGV.

Neste skritt er å signere kontrakten. Det er ikke bare, bare. Det er faktisk et helt lite prosjekt i seg selv. La oss se litt på prosessen:

  • du må lage den ferdige kontrakten
  • noen i organisasjonen din med signaturfullmakt må se den og godkjenne den
  • leverandøren må se den og godkjenne den
  • leverandøren må signere den
  • oppdragsgiver må signere den
  • du må gjøre den tilgjengelig for de som skal bruke den

Det høres jo så enkelt ut, men i praksis kan dette ta en måned – hvis du er uheldig. Hvert enkelt punkt kan nemlig være avhengig av forskjellige mennesker i organisasjonene, og personer som skal samarbeide har jo ofte lett for å være på ferie, i møte eller syke når de trengs som mest. De kan dessuten finne på å være uenige – og da er du ille ute.

Selv om ordet kontraktsforhandlinger er et fremmedord i denne fasen, forekommer det jo likevel at noen ikke har lest kontrakten før nå. Det er sjelden spesielt smart å komme med endringsforslag etter at du har vunnet en åpen anbudskonkurranse, men det hender folk prøver seg likevel. Da går tiden.

Noen KGV tilbyr prosesstøtte til signeringen. Det kan være en veldig god ide. Da får begge parter varsler og påminnelser underveis, slik at du kan konsentrere deg om andre ting.

Alle KGV tilbyr dessuten prosesstøtte til selve kontraktsfasen, men det er en annen historie.

Avslutning->

Så står du til slutt igjen med en ferdig inngått kontrakt. Neste gang du eller en av dine kollegaer åpner KGV, vil de finne igjen alt sammen. All historikk. Alle spørsmål og svar, alle tilbud og alle tidspunkter. Det er et fantastisk godt utgangspunkt for neste anskaffelse.

Og hvordan du nå enn har valgt å løse koblingen til sak- og arkivsystem, så har du sannsynligvis også ivaretatt alle dine plikter der – med adskillig mindre arbeidsinnsats fra din side enn du var vant til før.

Nå har du forhåpentligvis litt mer innsikt i hva KGV kan gjøre for å hjelpe deg i anskaffelsesprosessen. Neste gang skal vi se på hvordan KGV kan bidra til mer og bedre samarbeid.

KGV del 2: Du får støtte til prosessen

I 2016 kommer endringer i regelverket for offentlige anskaffelser som etterhvert vil gjøre digitale tilbud til hovedregelen. Dette vil i sin tur gjøre begrepet “KGV” til allemannseie. KGV står for (elektronisk) konkurransegjennomføringsverktøy. Altså et verktøy til å håndtere elektroniske tilbud og anskaffelser. I en artikkelserie ser Innkjøpskontoret nærmere på hva dette er – og hva det betyr for deg.

maze-1236395

Eksempel på prosesstøtte: en veiviser gjennom labyrinten.

En anskaffelse er et prosjekt, eller en prosess om du vil. Den begynner ett sted og slutter et sted, og på veien skal den igjennom en rekke milepæler. Uansett om du kjøper brøytepinner eller hangarskip er det akkurat de samme milepælene. Da skal du selvsagt ha et system som støtter deg gjennom prosessen.

Ja, hvis du forstår prosessen, da.

Her er et eksempel på en prosess for en anskaffelse:

Planlegge->Tidsplaner->Kunngjøring->Spørsmål og svar->Innlevering->Kvalifisering->Evaluering->Tildeling->Kontrakt->Avslutning

Det er altså sånn rundt regnet ti skritt fra noen kommer inn på kontoret ditt og spør om virksomheten din har avtale på rørleggertjenester til du gjør kontrakten tilgjengelig for de som skal bestille rørlegger.

Ja, og det er de samme skrittene uansett om du skal ut og kjøpe trykkpresser eller bedriftshelsetjenester også.

Så la oss se litt på hva du faktisk kan bruke KGV-verktøyer til for å få hjelp og støtte i prosessen.

Planlegge->

Før eller siden oppstår behovet for å kjøpe noe. La oss tenke oss at virksomheten din trenger en ny rammeavtale på rørleggertjenester. Allerede nå vet du minst en ting om den kommende anskaffelsen: hva den skal hete. Hvorfor ikke legge den inn i KGV? Da vet du hvor du har den, ihvertfall. Har du flere innkjøpere i organisasjonen din, kan du kanskje også knytte den til en bestemt person. Så begynner den lange ferden frem mot kontrakten. Gjennom faggruppemøter, dialog med markedet, møter, statistikkinnhenting og grubling tar konkurransegrunnlaget sakte, men sikkert form – og alt skjer inne i et system som kan ta vare på detaljene. Fra dag til dag, uke til uke. Hele tiden kan kollegene dine (hvis du er så heldig å ha noen, da) følge prosessen, la seg inspirere, stjele ideer og synse.

-> Tidsplaner->

Etterhvert begynner anskaffelsen din å ta såpass form at du kan begynne å kikke nærmere på kalenderen. Nå vet du hva du skal ha – og kan begynne å tenke på når du skal ha det.

De fleste KGV kan holde styr på en lang rekke datoer – eksempelvis tilbudsfrist, frist for å stille spørsmål, vedståelsesfrist, karensperiode, oppstart for kontrakten osv. Det er sannelig ikke bare, bare å passe på alt dette selv – spesielt når ting begynner å endre seg. Vel på plass i systemet kan KGV også passe litt på deg – slik at du faktisk husker på at vedståelsesfristen snart går ut eller at det nærmer seg tilbudsfrist. KGV passer på leverandørene på samme måte. Så fort konkurransen er i gang, vil begge parter motta påminnelser på epost med jevne mellomrom.

->Kunngjøring->

“The art of writing is rewriting” sier forfattere trøstende til hverandre. Når du logget deg inn i Doffin i gamle dager for å kunngjøre en konkurranse følte du nok det samme: at konkurransegrunnlaget ditt passerte i revy mens du punchet inn igjen den samme informasjonen som du allerede hadde skrevet en gang før.

Med KGV kommer også autotfylling for Doffin. Doffin-integrasjonene sørger for at du slipper å skrive ting på nytt. Når du trykker “kunngjør”, henter KGV informasjon fra alle feltene du har sittet og fylt ut mens du har utviklet konkurransegrunnlaget og plasserer den på riktig sted i Doffin-skjemaet. Du kan nok risikere at ett og annet felt må fylles ut manuelt likevel, men nå er det ihvertfall bare unntaket og ikke regelen.

Det finnes tilsvarende automatikk for eksempelvis kontraktstildeling også.

Det er ikke så mange minuttene du sparer på dette, men sannelig er det tilfredsstillende minutter. Ingenting er mer urovekkende og deprimerende enn et datasystem som ikke kan gjenbruke data.

Så fort konkurransen ligger på Doffin, kan interesserte leverandører klikke seg videre til KGV og få umiddelbar tilgang til alt sammen. Ja, ikke nok med det: du får også beskjed om at noen har funnet konkurransen. Dette kan høres banalt ut, men flyten i prosessen er både ganske elegant og veldig effektiv.

->Spørsmål og svar->

Før eller siden vil en av interessentene i konkurransen stusse på noe. Da klikker de på en knapp og stiller et spørsmål. De forskjellige KGV-ene håndterer spørsmål og svar på litt forskjellig måte, men de har flere ting til felles:

  • Spørsmål og svar samles på ett sted – gjerne i samspill med sak- og arkivsystemet
  • Det er lett å spore i etterkant hvem som har spurt om hva, når de spurte om det, hva du svarte og hvem du svarte til
  • Funksjonen stenger automatisk når det ikke lenger er anledning til å stille spørsmål
  • Dine kolleger kan sette seg inn i prosessen og svare selv om du er syk

I tilbudsfasen kan det være svært viktig for tilbyderne å få avklart spørsmål de måtte ha, men mange kvier seg for å spørre. Kan det være fordi de er vant til at det tar en halv evighet å få svar? Med et godt meldingssystem kan det hende behandlingstiden går ned. Hvem vet? Kanskje det vil lede til at du får bedre tilbud?

1163837_51679668

I et slikt dataskap er det plass til hundretusenvis av digitale tilbud. Hvor mange papirtilbud får du inn på samme plassen?

->Innlevering->

Så kommer vi til selve rosinen i KGV-pølsa: digital tilbudsinnlevering. Mye er sagt om dette punktet allerede, men det forholder seg slik: frem til tilbudsfrist kan tilbyderne romstere fritt på sitt område uten at du som innkjøper kan se hva de gjør. Når tilbudsfristen går ut, er det tilbyderne som stenges ute. Dette skjer helt automatisk – og uten at noen av partene kan styre det. Følgelig kan både oppdragsgiver og tilbyder være helt trygg på at ingen kan tukle med tilbudene eller få informasjon de ikke skal ha. Selv om du leverer tilbud en måned før fristen, kan likevel ikke innkjøperen se hvem du er eller hva du har skrevet før fristen går ut.

Men den kanskje største og viktigste forbedringen er at systemet gjør det mulig å sende og motta tilbud digitalt. Dette kan fort vekk spare Norge for en papirstabel på høyde med Eiffeltårnet – hvert år.

Kravene til sending og mottak av tilbud er å finne i forskriftens § 7-3, som man kanskje kan kalle KGV-paragrafen?

 

Saken fortsetter neste uke. Da skal vi se nærmere på prosesstøtten du kan få etter at tilbudene har kommet inn.

KGV del 1: Farvel papir!

I 2016 kommer endringer i regelverket for offentlige anskaffelser som etterhvert vil gjøre digitale tilbud til hovedregelen. Dette vil i sin tur gjøre begrepet “KGV” til allemannseie. KGV står for (elektronisk) konkurransegjennomføringsverktøy. Altså et verktøy til å håndtere elektroniske tilbud og anskaffelser. I en artikkelserie ser Innkjøpskontoret nærmere på hva dette er – og hva det betyr for deg.

Vi har hatt slike KGV i snart 10 år i her i landet. Hvorfor er de ikke allemannseie allerede? For å finne svaret på det kan det være fornuftig å starte enda litt lengre bakover i tiden – for eksempel i Viktoriatiden…

2016-02-04 16.18.02

Bok fra 1904. Eksempel på papirbruk fra en tid da det ikke fantes alternativer.

I Jules Vernes roman «En verdensomseiling under havet» blir leseren presentert for «et stort bibliotek, med 20.000 bøker, minst». Biblioteket var atpåtil ombord i undervannsbåten «Nautilus». Utrolig.

I dag – 130 år senere –  kan vi lett ha med oss 20.000 bøker i baklomma – på sykkeltur. Utrolig? Langt i fra. Ta en titt på hva smarttelefonen din kan laste ned før du skal ut i det grønne neste gang.

Det skrevne ord er like viktig som før, men det tar ikke plass lenger – og det kan deles med hvem som helst, hvor som helst og når som helst – uansett om du sitter i en undervannsbåt eller er på sykkeltur.

Likevel er det mange som foretrekker å lese tekst på ark og ikke på en skjerm – selv om skjermen måtte være både høyoppløselig, lavtreflekterende, super-retina-ett-ellerannet og stå på høykant. Det er liksom naturlig med papir.

Naturlig… med all den tiden vi tilbringer foran TV, eller begravd i epost, Facebook eller nettaviser er det vanskelig å forstå hvorfor tekst egentlig er så naturlig på papir lenger.

En ting er den gamle romanen til Jules Verne – den egner seg kanskje godt i bokformat, i godstolen foran peisen.

Men hva med et tilbud i en anbudskonkurranse?

Papirtårnet

DSC_4819

Tenk deg et papirtårn så høyt som dette – hvert år!

Hvert år kunngjøres det over ti tusen anbudskonkurranser i Norge på Doffin. Hvis man forestiller seg at det i snitt kommer tre tilbud i hver konkurranse, er det altså tredve tusen tilbud hvert år. DIFI anslår at 25% av konkurransene gjennomføres elektronisk. Med andre ord leveres det over tjue tusen papirtilbud til norske offentlige oppdragsgivere – hvert år. Kaptein Nemos bibliotek ville vært fullt på rekordtid. Ja, ubåten hans ville vel sunket før den nådde Suez. Man kan heller bruke et annet bilde fra Viktoriatiden: stablet oppå hverandre får vi et tårn på høyde med Eiffeltårnet – hvert eneste år. Over tid ville vi druknet Eiffeltårnet, og nå må du jo ikke tro at det bare er Norge som bidrar med dette. Neida, hele EØS-regionen fungerer omtrent akkurat på samme måte som her hjemme på berget.

Så kan man jo legge til at i hver konkurranse er det jo ofte bare ett tilbud som faktisk blir antatt. Man kan kanskje også legge til at mange offentlige oppdragsgivere ber ikke bare om ett, men gjerne to kopier av tilbudet – i ringperm og med skilleark.

Mon tro om ikke en historie om dette som på magisk vis ble tilgjengelig i romanform for hundre år siden, ville virket minst like utrolig som Jules Vernes historier virket. Mon Dieu – mitt Paris drukner i norske anbudsdokumenter!

Utrolig men sann, for fortidens fremtid blir aldri helt som man hadde trodd.

Så hva kan vi gjøre med dette her i framtidas fortid, altså her og nå?

Ganske mye.

Start med deg selv

Men først og fremst må vi gjøre noe med oss selv – vi får la romaner være romaner, men på jobben må vi virkelig begynne å frigjøre oss fra A4-arket!

En ganske vanlig innvending mot elektroniske anbud er at innkjøperen som skal lese tilbudet liker å lese tilbud på papir. “Men vi må jo skrive det ut uansett”, kan de si. Det blir jo logisk – når leverandøren uansett har skrevet ut tilbudet sitt, er det jo like greit å sende over utskriften i stedet for å dytte den inn i dataen bare for å ta den ut igjen i den andre enden.

Men det er ikke gratis å sende tilbud på papir i posten. Dessuten er det langt fra sikkert at leverandøren hadde trengt å skrive ut alt sammen. Kanskje han bare hadde det inni dataen?

Norge har allerede vært gjennom denne overgangen når det gjelder fakturaer. Også der var utvekslingsformatet papir. Også der tok det tid, men til slutt klarte EHF-fakturaen å rydde bort papirfakturaen.

Nå er det papirtilbudene som står for tur.

Behovet

La oss forsøke å bryte ned behovet til innkjøperen som skal lese tilbudet:

– Han har behov for å se strukturen i tilbudet
– Han har behov for å ikke bare lese, men forstå, teksten
– Han trenger å kommentere og markere teksten
– Han må dele og drøfte innholdet med andre.

Så står vi altså der med noen viktige nøkkelord: strukturere, forstå, kommentere og dele.

Papiret har jo sine svar på dette. Du kan strukturere tilbudet ved å paper-clips-1240935bruke skilleark. Du kan forstå innholdet ved å lese teksten – og noen klarer bare ikke å forstå tekst de leser på skjerm like godt som tekst de leser på papir. Du kan kommentere med blyant og markere med merketusj. Du kan drøfte med andre ved å ta med deg papirutskriften inn på nabokontoret og vise fram setningen du ikke forstår.

Men papiret har også sine baksider. Som vi allerede har sett, er det i ferd med å drukne den franske hovedstaden. Dessuten har papiret den irriterende egenskapen at det bare finnes i ett eksemplar. Dermed må du ha med deg papiret fra sted til sted. Papir kan bare organiseres på en måte av gangen, så hvis du får lyst til å legge alle skatteattestene i alle tilbudene ved siden av hverandre, må du faktisk plukke de ut av ringpermene sine og omstrukturere.

Og så var det dette med deling – for å dele et papirark må du kopiere det, og så fort du har skrevet en ny kommentar på din kopi, har de to kopiene blitt forskjellige. Som sagt er det mange oppdragsgivere som ber om flere kopier av tilbudene, men det er også vanlig å instruere tilbyderne til ikke å stifte eller innbinde tilbudene. Hvorfor? Jo, fordi oppdragsgiver ser for seg at han kanskje må lage enda flere enn de to kopiene.

Men den aller største baksiden handler om søkbarhet. Hvis du leter etter en bestemt setning, er du nødt til å lese hele teksten fra perm til perm, for tekst på papir er ikke søkbar på noen annen måte. Derav behovet for ryttere, bokmerker, merketusjer og eselører.

Den lille digitale fornærmelsen

Samtidig ber de fleste oppdragsgivere også om tilbudet på minnepenn eller CD-rom. Hvorfor? Formodentlig fordi de har sett fordelen med å ihvertfall behandle deler av tilbudet elektronisk.

Hvorfor ber man så ikke om å få tilbud kun på CD-rom eller minnepenn, eventuelt med et tilbudsbekreftelsesbrev på papir? Det ville jo vært en enkel måte å redusere papirtårnet på. Svaret ligger antageligvis i det innledende hjertesukket “Men vi må jo skrive ut tilbudene uansett”.

Endring krever motivasjon og kunnskap. Skal du slutte å røyke, holder det ikke å vite hva som er skadelig med røyking. Du må også se fordelene ved å være en ikke-røyker.

Fordelene

Så, la oss se på fordelene med digitale tilbud.

De grunnleggende behovene var altså:

– Å se strukturen i tilbudet
– Å forstå teksten
– Å kommentere og markere teksten
– Å dele og drøfte innholdet med andre.

Et tilbud kan også struktureres digitalt. Den enkleste formen er vel å navngi dokumenter og fordele de i mapper – gjerne etter oppdragsgivers instrukser. Du kan også ta det hele ett skritt lenger ved å benytte funksjoner i konkurransegjennomføringverktøyene som automatiserer deler av anskaffelsesprosessen – eksempelvis ved å hjelpe tilbyderne til å strukturere tilbudet sitt slik at det blir lettere å gå igjennom. Et eksempel er å gi tilbyderne et sjekkpunkt hvor de skal laste opp skatteattesten. Hvis de glemmer å laste den opp, kommer de ikke videre.

Du kan også tenke deg at du bruker systemet til å få tilbyderne til å strukturere besvarelsene sine – eksempelvis ved å lage en tekstboks der svaret på et bestemt spørsmål skal stå. Vipps får du en slik boks for hvert tilbud, og det blir enklere å sammenligne akkurat dette svaret fra tilbud til tilbud. Dette blir enda enklere hvis datasystemet gjør det mulig for deg å trekke ut eller vise bare denne delen av alle tilbudene, side om side.

Du kan jo tenke deg selv – hvis du har seks kvalifikasjonskrav og elleve tilbud, blir det 66 vurderingspunkter. Tenk deg nå hvis du kan sjekke av disse, en etter en, inne i et datasystem i stedet for å holde oversikt manuelt over hva du har og ikke har vurdert og akseptert.

PDF – mer nyttig enn du tror

marker-pen-1240916

Visste du at du også kan markere tekst inne i dataen? Uten å skrive ut? Det er både enklere og nyttigere enn du kanskje tror.

De fleste datasystemer kan spytte ut PDF-versjoner av teksten. Eksempelvis en PDF-versjon av hele eller deler av tilbudet. Du må jo ikke skrive ut disse PDF-dokumentene på papir. Du kan faktisk gjøre mye nyttig med dem inne i datamaskinen din også. For eksempel kan du kommentere og markere tekst. Når du deretter lagrer dokumentet, blir kommentarene og markeringene værende. De blir også med hvis du sender dokumentet på epost til kollegaen din på nabokontoret. Kollegaen kan også kommentere videre og returnere dokumentet til deg – og du kan åpne de på en laptop eller et nettbrett og fortsette der. Dessuten er det faktisk mulig å venne seg til å lese teksten på skjerm også. Det hjelper når den blir mere “din” fordi du har kommentarene og markeringene dine på plass. Nettet florerer med bruksanvisninger for hvordan du kan markere og kommentere et PDF-dokument. For eksempel ligger den en video her.

Prøv deg fram! Dette er kanskje det enkleste stedet å starte, og du trenger ikke engang KGV for å gjøre det heller.

KGV kommer mer til sin rett i del 2. Da skal vi se nærmere på prosesstøtte.

I mellomtiden håper vi du bruker tiden til å bli litt mindre avhengig av papiret!

Slipp KGV løs: det er 2016!

Neste år vil den kryptiske forkortelsen “KGV” gå fra fremmedord til nyord – ihvertfall i anskaffelseskretser.

KGV står for (elektronisk) konkurransegjennomføringsverktøy. Det er rett og slett et fagsystem som tar vare på prosessen fra et behov oppstår og frem til du har en ferdig inngått kontrakt i den andre enden. I 2016 får vi krav i regelverket for offentlige anskaffelser for slike verktøy. DIFI, EU, og mange leverandører og offentlige oppdragsgivere har ønsket seg dette i årevis. Nå skjer det endelig.

Snart blir det obligatorisk for deg.

Så hva er dette for noe? I en artikkelserie skal vi se nærmere på hva KGV er, og hvorfor vi mener det er meningsløst å gjennomføre anskaffelser manuelt på papir når du ikke trenger å gjøre det.

Her er de fem viktigste grunnene til at du bør begynne å tenke på KGV allerede nå.

Grunn nr. 1: Farvel papir

KGV gjør det mulig å kvitte seg med så godt som alt av papir knyttet til anbudsprosesser. Norske leverandører produserer – motvillig – et tårn med tilbud på høyde med Eiffeltårnet hvert eneste år. Denne galskapen må ta slutt. Og KGV er veien å gå – men du må også gjøre en innsats.

Grunn nr.2. Du får støtte til prosessen

En anskaffelse er et prosjekt, eller en prosess om du vil. Den begynner ett sted og slutter et sted, og på veien skal den igjennom en rekke milepæler. Uansett om du kjøper brøytepinner eller hangarskip er det akkurat de samme milepælene. Da skal du selvsagt ha et system som støtter deg gjennom prosessen. Ja, hvis du forstår prosessen, da.

Grunn nr. 3. Du kan samarbeide med andre
Det finnes knapt en oppgave i offentlig sektor som er mindre fornuftig å gjøre alene enn å anskaffe noe. Ja, for det er vel ikke bare du som skal bruke det du har ansvaret for å anskaffe? Hadde det ikke vært kjekt med et system som gjorde samarbeid enklere? For du samarbeider vel med andre når du anskaffer?

Grunn nr. 4. Du slipper å skrive ting på nytt
I datamaskinene våre skriver vi inn data. Datamaskinene våre lagrer disse dataene. Hvorfor ender vi likevel opp med å skrive inn det samme flere ganger? Gjør du det?

Grunn nr.5. Du blir mer effektiv
Transaksjonskostnadene for offentlige anskaffelser er for høye i Norge, sies det. Vi kjenner oss aldri igjen i tidsestimatene som legges til grunn for slike konklusjoner. Kan det være fordi vi har brukt KGV i mange år allerede? Hva kan du gjøre for å effektivisere dine anskaffelser?

Det finnes mange leverandører av KGV der ute. Vi har ikke tenkt å anbefale noen av dem, for de er alle gode – hver på sin måte. Du må finne ut hva som passer best for deg. Det vi kan gi deg er enn bedre forståelse for hva disse systemene faktisk kan hjelpe deg med.

Så, gled deg til 2016!

EHF til folket!

people-1432658Vet du fremdeles ikke hva EHF er?

Da har du antageligvis ikke sendt eller mottatt fakturaer de siste årene. EHF har kommet fra ingenting og blitt en kjempeaktør innenfor elektronisk fakturering i løpet av bare noen få år.

Hvilket selskap er det som står bak dette “EHF” da?

Det er ikke noe selskap. Du kan si at det er oss, folket. Du og jeg.

For noen år siden gjorde det offentlige Norge noe smart. De så at papirstrømmen av fakturaer ikke kunne fortsette. Både av hensyn til miljø og tidsbruk måtte man rasjonalisere dette – det satt jo datamaskiner i begge ender og hva gjorde de? Jo de spyttet ut papir som så måtte scannes inn igjen i den andre enden. Meningsløst.

Problemet var at det var papiret som var standarden. Den eneste sikre måten å få systemer til å snakke sammen slik at man fikk betalt for varen eller tjenesten sin, var å bruke et A4-ark som utvekslingsformat.

På denne tiden – rundt 2009 – fantes det allerede mange elektroniske formater for å sende og motta fakturaer elektronisk, men de store var eid av private selskaper. Da blir det kluss når bedriften som har økonomisystem A skal sende faktura til kommune med økonomisystem B. Løsning? Skriv ut, send i posten og skann inn igjen.

Etterhvert ble det vanlig å bruke epost til å sende selve fakturaen, men problemet var der like fullt, for vedlegget som fulgte med eposten måtte fremdeles tolkes manuelt i den andre enden. Ja, noen steder måtte man til og med skrive det ut for å få det inn i skanneløsningen sin.

Så hva skulle det offentlige gjøre? Velge en av de løsningene som fantes og kreve at alle skulle bruke den? Det går jo ikke. Du kan jo ikke kreve at økonomisystemleverandør A skal adoptere formatet til økonomisystemleverandør B. Hva er da alternativene? Vel, enten måtte man prøve å få alle til å støtte alle løsninger, eller så måtte man finne noe nøytralt og felles.

Heldigvis – for Norge – falt man ned på det siste.

Løsningen kom fra Europa i form av et format vi idag kaller EHF, eller Elektronisk Handels-Format. Her finnes det en standard for fakturaer som alle kan bruke – helt fritt.

Men gammel vane er som kjent vond å vende for både offentlige og private aktører. Derfor måtte man til med både pisk og gulrot, og i 2012 ble det obligatorisk for alle offentlige virksomheter kreve å motta faktura elektronisk i EHF-format.

Det gikk litt trått i starten, men etterhvert tok det seg opp. Ikke minst fordi private aktører oppdaget at formatet også var kjempefint til å sende fakturaer til hverandre. I september i 2015 ble det sendt over 2 millioner fakturaer med EHF-format. Og alle felt, såsom KID, beløp, mottager, avsender, bestillingsnummer og betalingsdato ligger ferdig definert – uten at man må tolke, lure eller gjette på hva som er hva.

Ja, idag er det faktisk Europa som ser til Norge, fordi vi har kommet så langt på dette området.

vhs-1-1459961

VHS-kassett. Ironisk nok med Sony-merkelapp.

Du kan jo sammenligne dette med kampen JVC og Sony utkjempet på sytti- og åttitallet om VHS eller Beta skulle bli standarden for videospillere. Ettertiden vil sikkert også huske perioden vi lever i nå som tiden da Google, Microsoft og Apple kjempet om å bli plattformen for den stadig økende mengden med digitale dingser vi omgir oss med. De har jo til en viss grad noe til felles, disse tre erkerivalene: de snakker ikke alltid like godt med hverandre.

Men når det gjelder EHF, så er faktura bare begynnelsen.  Norge, via DIFI, arbeider videre med lignende standarder på verktøyene vi bruker til å gjennomføre anskaffelser og bestillinger også.

Blant annet kan du allerede nå ta i bruk EHF-standarden for kataloger. Innkjøpskontoret har allerede såvidt begynt eksperimentere med å ta denne standarden i bruk som format for prisskjemaer i anbudskonkurranser. Etterhvert som tiden går kan dette kanskje gjøre hverdagen litt enklere for de som leverer tilbud i slike konkurranser.

 

 

Innkjøpskontoret begynte med EHF-faktura fra dag èn, og her er en video som forklarer hvor enkelt det var:

EHF-faktura: Enkelt å komme i gang – Innkjøpskontoret from Difi on Vimeo.

 

Innovasjon? Walk the talk, da vel!

1154210_96382957Er det innovasjon når Innovasjon Norge ber om anbud på papir i 2015? Er det miljøvennlig når Miljødirektoratet gjør det samme?

“Walk the talk” er et fint uttrykk – selv om man av og til får det rett i ansiktet selv. Poenget må vel uansett være at man så langt det er mulig forsøker å være det man sier at man er. Eksempelvis er Innovasjon Norge viktige støttespillere for norske gründere og norsk reiseliv. Samtidig fremstår det som ufrivillig komisk når Innovasjon Norge i 2015 ber om tilbud til anbudskonkurranser som “skal leveres i to papireksemplarer” enten “direkte til leveringssadressen eller sendes med post”. Men, som organet selv påpeker, for sent innkomne tilbud vil bli avvist, selv om forsinkelsen skyldes posten eller budfirmaet.

Levering, ja. Du har jobbet i mange, mange timer med tilbudet. Når det nærmer seg innlevering blir du fort litt svett når du tenker over konsekvensene av denne siste setningen. Hva hvis tilbudet ikke blir levert i tide? Hva hvis alt dette arbeidet er forgjeves – ikke fordi tilbudet ikke nådde opp i konkurransen, men fordi konvolutten ikke nådde fram til skranken. Da er det ofte lett å konkludere med at det er best å levere personlig, eller i det minste bruke et budfirma fremfor posten. Men det er hverken billig – eller spesielt innovativt.

Det er heller ikke særlig miljøvennlig. Miljødirektoratet har som hovedoppgave å “redusere klimagassutslipp, forvalte norsk natur og hindre forurensning”. Da fremstår det igjen som ufrivillig komisk når alle som skal levere tilbud til direktoratet må sette seg i bilen og kjøre til Oslo sentrum for å sikre at tilbudet er “oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen”. Og ja: tilbudet skal også her leveres på papir “”i to eksemplarer, innsatt i ringperm med skillekort, plastlomme eller lignende”. Flere avfallsfraksjoner, med andre ord: papir, plast og kanskje litt metall.

Både Innovasjon Norge og Miljødirektoratet har kunnet ta i bruk elektronisk konkurransegjennomføring i snart 10 år. Det er lett å si at de burde være blant de første.

Lett å si. Men er det like enkelt å gjøre? Kanskje det tross alt er viktigere hva de ber om tilbud på enn hvordan de gjør det?

Likevel: det ene burde ikke utelukke det andre, og helt ubetydelig er det heller ikke. Bare i 2014 hadde de to organene vi omtaler til sammen over 100 offentlige kunngjøringer på Doffin. Sannsynligvis har minst 300 selskaper grublet seg frem til tryggeste måte å levere sine papirbaserte tilbud i to eksemplarer. Hvor mange kilometer har de kjørt for gjøre dette? Hvor mange papirark, ringpermer og plastlommer har de brukt? Irriterende mange, kan man tenke seg at de synes.

Innovasjon Norge og Miljødirektoratet er bare to av veldig mange offentlige organ i Norge. Tilfeldigvis de to som har de mest treffende navnene til å henges ut på denne måten. Kravene om fysisk innlevering på papir gjentas tusenvis av ganger over hele landet – slik de har gjort siden de norske anbudenes spede begynnelse for over hundre år siden den gangen anbud skulle leveres i “lukkede, og med lak forseglede sedle”.

Ja, tiden er overmoden for innovasjon og mer effektiv og miljøvennlig konkurransegjennomføring. Elektroniske verktøy for å gjøre dette enklere har eksistert i mange år, og før dette tiåret er omme har vi sannsynligvis krav om elektronisk innlevering av tilbudet. Er det det alle venter på?

Innkjøpskontoret AS ser ikke noe poeng i å vente. Det er bare fordeler med å gjøre hele prosessen elektronisk og vi gjør det daglig – til stor glede for våre kunder som får prosessene gjennomført raskere, sikrere og enklere.

Det er ikke for å skryte. Vi er ikke de eneste. Men vi er fremdeles et fåtall, vi som gjør dette innovativt og miljøvennlig.

Bevilger 11 millioner til noe som allerede finnes

I det nye statsbudsjettet får DIFI – direktoratet som forvalter Doffin – 11 millioner ekstra for å legge til rette for en elektronisk løsning for innlevering av anbud. Her er det som står om saken i statsbudsjettet for 2015:

Offentlige virksomheter og private leverandører
bruker store ressurser på å gjennomføre
anbudskonkurranser. En overgang til elektronisk
innlevering av bedriftenes tilbud vil spare
næringsliv og offentlige virksomheter for tid, bryderi
og kostnader. Regjeringen foreslår derfor en
bevilgning på 11 mill. kroner for å etablere en felles
løsning for elektronisk innlevering av tilbud.
Slik forberedes også innføring av nytt nasjonalt og
EU-basert innkjøpsregelverk fra 2016.

Vi lurer litt på hva dette innebærer, siden Norge allerede har flere gode løsninger for elektronisk anbudsinnlevering som brukes aktivt idag.

I sedvanlig stil ble bevilgningen lekket i gårsdagens utgave av Dagens Næringsliv, men også der uten at dagens elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy ble nevnt med ett eneste ord.

Vi lurer litt på hvorfor skal man bevilge penger til noe som allerede finnes. I Norge idag finnes det et velfungerende marked for elektroniske verktøy som gjør at tilbud kan leveres elektronisk, og verktøyene tilbyr alt fra en enkel mulighet til opplasting av tilbud til mer omfattende og avanserte funksjoner. Ikke er det kostbart heller.

Men selv om mange verktøy har vært tilgjengelige i en årrekke, nøler offentlige oppdragsgivere med å ta de i bruk. De undersøkelsene vi kjenner til anslår at et sted mellom 10 og 25 prosent av alle anbud har elektronisk innlevering idag. For Innkjøpskontoret er dette tallet 100 prosent, og vi som jobber i Innkjøpskontoret har brukt elektroniske verktøy aktivt i mange år.

Med både enkle og rimelige grep kan norske oppdragsgivere anskaffe slike verktøy og øke denne andelen betydelig – lenge før statsbudsjettet for 2015 settes ut i livet.

Så: hva venter du på? Ta kontakt med Visma, Mercell, Amesto eller EU-Supply allerede idag, og forhør deg om muligheter og kostnader. Tro oss: leverandørene dine vil takke deg!

Digitale anskaffelser er her nå

20140918_093742_resized

Dag Strømsnes innleder årets brukersamling for eHandel i Gamle Logen i Oslo ved å påpeke at kritikken mot regelverket for offentlige anskaffelser overser en ting: kostnaden ved anskaffelsesprosessen kan reduseres vesentlig ved å digitalisere den.

– Skattereglene for private skatteytere er ikke nødvendigvis enkle, men det har da blitt mye enklere å levere selvangivelse nå som den har blitt digital, sier Strømsnes. Samtidig påpeker han at dette ikke må bli en sovepute for arbeidet med å forenkle og forbedre regelverket.

Det er en god parallell til hvordan offentlige anskaffelser oppleves for mange i dag. Men ikke for våre kunder.

Vi benytter allerede elektroniske verktøy for konkurransegjennomføring såkalt KGV, for alle våre kunder og ser helt klart fordelene for både leverandører og oppdragsgivere.

DIFI, Direktoratet for forvaltning og IKT er involvert i et større europeisk samarbeid som har som mål å samordne og digitalisere hele anskaffelsesprosessen fra A til Å og gjøre det obligatorisk å gjøre dette digitalt. Basisen for dette arbeidet vil være en videreføring av EHF-formatet, som allerede har hatt stor suksess i Norge på fakturasiden.

20140918_095548_resized

Her er noen av fordelene vi ser med digital konkurransegjennomføring:

  • Det tar mindre tid å lage og levere tilbud
  • Det blir vanskeligere for leverandørene å bomme på formalfeil
  • Skjemaene hjelper deg til å svare konsist på oppgaven
  • Det er lettere å samarbeide om å levere tilbud
  • Kvalifisering, åpning og evalueringen av tilbud blir enklere
  • Mange kan samarbeide om å gjennomgå og evaluere tilbud
  • Veien frem til kontrakten er kortere
  • Informasjonen er lettere å arkivere

Så hva venter du på? Ta kontakt med Visma, Mercell eller EU-Supply og prøv ut systemene deres, eller la oss kjøre en konkurranse for deg nå – helt elektronisk fra A til Å.

Ikke bare forenkling fra forenklingsutvalget

Nå foreligger den fullstendige rapporten fra forenklingsutvalget for offentlige anskaffelser. Bare sammendraget av rapporten er på over 300 sider. Alt sammen ble lagt ut på regjeringens hjemmesider idag.

forenkling av offentlige anskaffelserRapporten tar for seg hele det nasjonale regelverket og foreslår forenklinger og forbedringer på mange punkter. Her er noen av dem:

  • Større adgang til å forhandle
  • Bruk av epost til å levere tilbud
  • Færre dokumentasjonskrav
  • Ingen anskaffelsesprotokoll
  • Ingen krav til bruk av balanserte og nøytrale kontrakter
  • Færre krav til å oppgi tildelingskriterier i konkurransegrunnlaget

Innkjøpskontoret finner mye bra blant forslagene, men vi synes ikke det bare er fornuftige ting som foreslås.

Fra anbud til konkurranse – hvor ble det av anbudskonkurranse?

Begrepet “anbud” brukes ofte feil. Ofte brukes det som en generell betegnelse på situasjoner dere flere konkurrerer om samme kontrakt, men anbud er juridisk sett noe mer snevert: det er en konkurranseform med forhandlingsforbud (se en definisjon her). “Åpen anbudskonkurranse” er altså en konkurranseform der hvem som helst kan levere tilbud, men hvor det ikke er anledning til å forhandle om tilbudene etter at de er levert. Bordet fanger, med andre ord. Har du skrevet at dingsen koster 1,3 millioner kroner, så får du ingen som helst mulighet til å forbedre denne prisen. Anbudskonkurranse finnes i to former – åpen og begrenset. Begrenset er når oppdragsgiver velger hvem som kan levere tilbud.

Idag har vi dermed fire mulige konkurranseformer: åpen og begrenset anbudskonkurranse og åpen og begrenset konkurranse med forhandling.

Forenklingsutvalget går inn  for å fjerne hele anbudsbegrepet og nå kun skille på om konkurransen er åpen eller begrenset. Muligheten til å forhandle skal alltid ligge der. Altså: vekk med “anbud” – nå er det bare “konkurranse” som gjelder.

Dermed vil det være mulig for oppdragsgiver å hente frem forhandlingskortet der man ser behov for det, og ellers ikke. Typisk vil man benytte det til å forbedre løsninger, priser eller leveringstider, men man kan også tenke seg at man bruker forhandling til å foreta avklaringer som i dag ville vært ulovlige. Dette kan virke som en svært heldig og nyttig endring – hvis man forutsetter at oppdragsgiver vet hva han vil ha, og at han har kunnskapene på plass til å gjøre forhandlingene riktig.

Mange avlysninger og avvisninger vil kunne unngås på denne måten. Det er bra.

Men det er også en bakside. I musikkverdenen finnes begrepet “fix it in the mix” – som betyr at man løser problemer og feil man hadde under innspillingen først når musikken skal mikses og gjøres ferdig, og etter at alle musikerne har reist hvert til sitt. Dette er ikke alltid en god idè. Det krever ihvertfall god planlegging og en erfaren produsent.

Overført til innkjøpsverdenen vil det kunne bli fristende å tenke det samme – har du ikke alt helt på plass ved kunngjøring, så fiks problemet med forhandlinger til slutt. Eksempelvis dersom man er usikker på volumer, mengder, omfang, eller andre større eller mindre detaljer rundt det man skal anskaffe. Det er menneskelig å utsette.

Det er nok ikke slikt forenklingsutvalget har sett for seg at man skal løse med denne regelendringen. Dersom man forutsetter at alle offentlige innkjøpere er erfarne og drevne, så vil endringen bidra til mye positivt, og det finnes jo svært mange gode offentlige innkjøpere. Men det er også en gruppe som ikke har like mye erfaring – i det store og hele er det veldig mange som driver med innkjøp i det offentlige. Hva vil skje når alle med begrenset erfaring begynner å bruke forhandlingsmuligheten – bevisst eller ubevisst?

Hva? Ingen anskaffelsesprotokoll?

Anskaffelsesprotkoll er i dag obligatorisk på alle anskaffelser over 100.000 kroner, og det er et veldig enkelt dokument å fylle ut.

anskaffelsesprotkoll

Den gode, gamle anskaffelsesprotkollen – er den egentlig ganske nyttig?

Det er også et veldig enkelt dokument å etterspørre hvis du er tilbyder og lurer på om det offentlige har gjort ting riktig. Tar du dokumentet bort, blir også spørsmålene til offentlige oppdragsgivere straks mer kompliserte – for hva skal man da spørre om? En anskaffelsesprotokoll besvarer alle følgende spørsmål på en enkelt A4-side:

  • Hvem fikk kontrakten og hvorfor?
  • Hva var kontrakten verdt?
  • Hvem har du spurt om tilbud?
  • Hvem av disse leverte tilbud?
  • Hvem avviste du, og hvorfor?
  • Hva trodde du kontrakten ville være verdt opprinnelig?
  • Hvem er du, og hvem er sjefen din?
  • Hva var det du skulle kjøpe?
  • Når skjedde dette?

Istedet for å bestemme deg for hva du lurer på i dette mylderet, kan du altså heller bare spørre: Kan jeg få se anskaffelsesprotokollen? For en oppdragsgiver blir det jo også ofte enkelt: veldig mange spørsmål besvares bare ved å vise frem anskaffelsesprotkollen. Det er nok også mange leverandører som ser etter anskaffelsesprotokoller på offentlige postlister for å orientere seg i markedet.

Innkjøpskontoret AS leverer alltid anskaffelsesprotkoll når vi gjennomfører anskaffelser, og vi løfter knapt en finger for å lage den – mesteparten lager seg selv mens vi gjennomfører konkurransen og sluttresultatet er mer en automatisk fletteoperasjon av datafelt enn en manuell øvelse. Kort sagt mener vi det er et fornuftig dokument å ta vare på i en anskaffelse. Etterhvert som flere og flere offentlige oppdragsgivere tar i bruk elektronisk konkurransegjennomføring vil også færre og færre bruke tid på å lage det.

Forenklingsutvalget kaller anskaffelsesprotkollen “gammeldags”. Vi er av motsatt oppfatning. I de store datamengdenes tidsalder er det fint at noen sammenstillinger av data beholdes nogenlunde like fra anskaffelse til anskaffelse. En annen ting er at anskaffelsesprotkollen er en grei sjekkliste for innkjøperen – den er jo bygget opp i logisk rekkefølge fra planlegging av anskaffelsen til avslutningen av den. Den krever også at både du som innkjøper og din nærmeste leder må undertegne – er det ikke noen ganger veldig greit å være to om det?

Innkjøpskontoret vil ignorere forenklingsutvalget på dette punktet og kommer til å fortsette å lage dette “gammeldagse” dokumentet – som altså i stor grad faktisk lager seg selv.

Hvilken kontrakt?

Det finnes mange mulige kontrakter man kan bruke for offentlige anskaffelser og alle vil i større eller mindre grad favorisere en av partene – oppdragsgiver eller leverandøren. I dagens forskrift oppfordres oppdragsgiver til å benytte “fremforhandlede og balanserte kontraktsstandarder, der slike finnes”.

Av en eller annen underlig grunn ønsker flertallet av forenklingsutvalget å fjerne denne setningen. Det er Innkjøpskontoret fullstendig uenig i.

Det er riktig, som utvalget påpeker, at dette er en oppfordring mer enn ett krav og at oppdragsgiver dermed lett kan se bort fra setningen og heller velge sin egen “ubalanserte” kontrakt. Likevel har interesseorganisasjoner for forskjellige norske profesjoner gang på gang minnet offentlige oppdragsgivere på akkurat denne setningen når de synes oppdragsgiver har gått for langt i å mele sin egen kake. Da er denne setningen god å ha. Eksempelvis ønsker rådgivende ingeniører og entreprenører at oppdragsgivere i størst mulig grad skal benytte NS-kontraktsstandardene, eksempelvis NS8406. Denne lille setningen hjelper godt når en kommune plutselig får det for seg at de vil bruke en helt annen og kanskje langt fra nøytral kontrakt på denne type anskaffelse.

For ikke lenge siden anmodet næringsminister Monica Mæland norske offentlige oppdragsgivere om å bruke balanserte kontrakter og henviste til nettopp denne setningen i forskriften – som utvalget altså vil slette. Mon tro om ikke setningen kan bli savnet på flere hold.

Innkjøpskontoret kommer i hvert fall til å fortsette å bruke nøytrale kontrakter, alle steder der slike finnes.

Fritt frem for epost

Epost er et fantastisk verktøy. Uansett hvilket system du og mottageren har, kan dere utveksle epost med hverandre. Det koster i utgangspunktet ingenting og det spiller ingen rolle om du bruker Android, Windows, IOS eller Linux. Alle kan alltid kommunisere på epost med hverandre.

Men ikke når du skal levere tilbud i en offentlig anbudskonkurranse. Da er frem med konvolutt, penn og papir.

Det blir nærmest som en definisjon på en anakronisme når tilbudet på en større IKT-anskaffelse skal leveres “i A4-format, innsatt i ringperm (ikke stiftet!) med inndeling som beskrevet og skal leveres i 3 eksemplarer..”. I bunnen av avsnittet er dessuten gjerne følgende fornærmelse lagt til: “tilbudet skal også leveres på en minnepinne”.

I mange tilfeller er det sannsynligvis bare minnepinnen som blir brukt. Det øvrige papirberget blir gjerne stående igjen i en hylle for å forsvare innkjøperens behov for eget cellekontor.

Forenklingsutvalget gjør et modig grep når de nå prøver å bli kvitt denne galskapen. De sier rett og slett at nok er nok.

Innkjøpskontoret er enig i at nok er nok, men vi er ikke enige i forenklingsutvalgets forslag til løsning. Utvalget vil nemlig åpne for at man nå skal kunne levere tilbud på epost.

Å levere tilbud elektronisk kan gjøres på flere måter – kanskje den mest opplagte er å benytte ett av de mange elektroniske konkurransegjennomføringsverktøyene (KGV) som finnes på markedet. Der kan tilbydere levere tilbud på en trygg og sikker måte – uten å være redd for at oppdragsgiver eller andre kan se tilbudet før tilbudsfristen har gått ut. Epost er noe ganske annet: du har liten grad av sikkerhet, og oppdragsgiver kan se både hvem du er og hva det står i tilbudet ditt så fort det er levert, uansett om det er ett minutt eller en uke igjen til tilbudsfrist.

Det er med andre ord forbundet med en viss risiko å åpne for dette. Ikke minst vil det være en fare for at oppdragsgivere begynner å behandle tilbud før fristen har gått ut. Det er alvorlig å beskylde noen for korrupsjon, men muligheten til å bedrive korrupsjon øker naturlig nok når tilbudene ligger åpne og tilgjengelige i innboksen. Her ønsker altså forenklingsutvalget å gjøre alle landets tilbud i nasjonale konkurranser like åpne og tilgjengelige.

Det kan vise seg å være risikabelt. Vi mener forenklingsutvalget kunne løst dette på en mye bedre måte, med to enkle virkemidler:

  • Undersøke muligheten for at tilbud kan leveres bare på minnepinne.
  • Oppfordre til og legge til rette for mer utstrakt bruk av elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy for elektronisk levering.

Epost-forslaget er ment som en mellomløsning. Senest 18. april 2018 vil de nye EU-reglene kreve “skikkelig” elektronisk innlevering av tilbud. Hvorfor ikke bruke tiden frem til dette på en mer konstruktiv måte enn å åpne for noe risikabelt som dessuten kommer til å forsvinne igjen?

Innkjøpskontoret mottar daglig tilbud elektronisk gjennom vårt elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy Visma Tendsign. Vi har ikke til hensikt å ta imot tilbud på epost med det første. Stadig flere offentlige oppdragsgiver oppdager nå fordelene ved å gjøre tilbudsinnleveringen hel-elektronisk med ordentlige KGV-verktøy, fra eksempelvis Visma, Mercell eller tilsvarende.

I mellomtiden kan vi more oss over mulige dilemmaer som ville fulgt av at man åpnet for tilbudslevering på epost – for hvem ville hatt skylden og ansvaret i følgende scenarie: Du sender tilbudet ditt på epost rett før tilbudsfrist, men en time senere får du svar fra mailserveren hos oppdragsgiver: “message rejected: mailbox arne.innkjoper@kommune.no is full”.

For sent innleverte tilbud vil nemlig fremdeles bli avvist.

Nei, vi synes man skal nyte åpenheten og fleksibiliteten som epost gir oss på helt andre områder enn å levere tilbud.

Alt i alt

Dette er bare et lite utdrag av de forslagene forenklingsutvalget har lagt på bordet. Alt i alt har de gjort et grundig arbeid og for en innkjøper er det mye spennende å lese i NOU 2014:4. Nå gjenstår den viktigste biten – nå må de beste forslagene settes ut i praksis – og kanskje ett og annet mindre gjennomtenkt forslag skal plasseres pent tilbake i forslagsbunken.

Når man leser forslagene i sin helhet, ser man en tydelig underforstått setning hele veien: “vi tror at du som offentlig innkjøper vet godt hva du gjør. Vi vil gi deg større frihet og vi stoler på deg”.

Som tidligere nevnt: det er mange svært dyktige offentlige innkjøpere, og disse vet veldig godt hva de gjør. For denne gruppen er mange av forenklingene en gavepakke og en lettelse som vil sørge for raskere saksbehandling, bedre tilbud og generelt derfor en mer effektiv forvaltning.

Spørsmålet er om vi samtidig kaster en veldig stor gruppe mindre erfarne innkjøpere ut på litt for dypt vann med noen av endringene – er alle offentlige innkjøpere like gode?

Vi må også tillate oss å trekke frem korrupsjonsspøkelset. Vi våger den påstand at forenklingene også gjør det lettere å være korrupt i offentlig forvaltning. Med muligheten til å motta tilbud på epost vil man på bygge- og anleggsanskaffelser helt opp til 39 millioner kroner lett kunne snu seg rundt fra den ærlige til den skitne leverandøren og fortelle hva prisen må være for å vinne – det er bare å vente på at tilbudet kommer inn og så ta en telefon. Uten anskaffelsesprotokollen blir det fort enkelt å skjule seg bak manglende dokumentasjon og vage svar. Forenklingsutvalget ønsker også å fjerne prinsippet om at man må være to for å åpne tilbud. Slår du denne muligheten sammen med bortfallet av anskaffelsesprotokollen, er det ikke mye igjen av det offentliges fire øyne-prinsipp. Du møter dette prinsippet hver gang du henter reseptbelagte medisiner på apoteket. Er det ikke litt betryggende at det er slik, da?

Det er også åpenbart at endringene kan føre til en vanskeligere situasjon for leverandører. Oppdragsgivers skjønn vil nå dominere i enda større grad enn før, og selv om mulighetene til å be om innsyn og å klage er uforandret, vil grunnlaget man kan klage på bli vesentlig begrenset.

Til slutt ender vi derfor opp med et spørsmål om tillit. Har du tillit til at det offentlige forvalter verdiene på en god måte? Har du tillit til at offentlige innkjøpere er gode forhandlere og kjenner markedene godt? Har du tillit til at tilbudet ditt blir godt behandlet når du sender det på epost?

Svarene på disse spørsmålene blir sentrale når du skal vurdere om forenklingsutvalgets arbeid er riktig medisin på riktig tidspunkt.