Monsterbedriften

Dersom advokat Inger Roll-Matthiesen er sitert og forstått korrekt i Dagens Næringsliv 29. august, mener hun at regelverket for offentlige anskaffelser har blitt til et monster.

I så fall kan man vel si at vi jobber i monsterbedriften. For det eneste vi gjør er jo å jobbe med dette regelverket.

Men vi føler oss ikke akkurat som monstre. Det er ihvertfall ingenting stort, uregjerlig eller skremmende med det vi driver med. Det er latterlig enkelt, faktisk.

Dagens Næringsliv har gjennom flere artikler tegnet et ganske dystert bilde av anbudsregimet som en klam hånd over innovasjon, sunn fornuft og offentlig ressursbruk.

Er det virkelig sånn?

Kanskje man bør stille spørsmålet på en annen måte: hvordan vil vi egentlig at offentlige midler skal brukes, og hvem vil vi at skal få offentlige kontrakter?

Det er vår påstand at det norske regelverket er smidigere enn sitt rykte. Vi påstår også at det er fullt mulig å gjennomføre gode, korrekte offentlige anskaffelser med et minimum av ressursbruk.

Det handler om å forstå spillereglene og gjøre jobben din riktig.

For det er en jobb. Når folk skal ansettes eller årsregnskapet skal gjøres opp, vet vi hvem vi skal gå til. Da har vi HR-avdelinger og økonomer. Det er jo like selvsagt at innkjøp skal bistås av innkjøpere. Helst innkjøpere med erfaring og kompetanse. Slike finnes det mange av rundt i det offentlige Norge, og Innkjøpskontoret og flere andre med oss bidrar når tiden ikke strekker til hos kommunens egne folk.

Vi som jobber i “monsterbedriftene” kjenner regelverket godt og bruker ikke så mye tid på å gjøre ting riktig. For et EØS-anbud er i grunnen det meste av vårt arbeid gjort på under en uke, men spredt utover i tid slik at alle parter får anledning til å bidra med sitt.

Det er vanskelig å forstå hvorfor dette skal være så forferdelig sløsende. I løpet av disse dagene hjelper vi den som skal kjøpe noe til å definere og forstå behovet sitt best mulig – vi ser kanskje på statistikk og forhistorie og vi vurderer hvilken fremgangsmåte som er best. Dette bidrar ofte også til å rydde opp i hvordan denne avtalen kan fungere best mulig. Kanskje inviterer vi potensielle leverandører til en markedskonferanse for at begge parter skal forstå behovet bedre.

Selve konkurransegjennomføringen er som regel heller ikke vanskelig, men som sagt: vi som jobber i “monsterbedrifter” kan dette litt på rams. Når  tilbudene kommer inn er vi godt vant til å hjelpe oppdragsgiver med å strukturere tilbudene og forstå hvordan han kan bruke sitt innkjøpsfaglige skjønn til å velge det beste tilbudet.

Dette er hverken vanskelig eller sløsende!

Men det er et fag.

Problemet med norsk offentlig sektor er at selv etter 20 år med regler for offentlige anskaffelser har mange fremdeles ikke gjort det grepet som er nødvendig i sin interne organisasjon for at dette skal gå knirkefritt. De har ikke definert sin innkjøpsorganisasjon. I praksis er innkjøpsansvaret idag fordelt på et nesten ufattelig stort antall offentlige ansatte. Det sier seg selv at noe du gjør to-tre ganger i året blir du ikke god på. Ikke veldig god, ihvertfall.

Kanskje er det dette monsteret Roll-Matthiesen ser. Når et tilstrekkelig stort antall personer gjør noe de ikke er helt komfortable med, ja da er det kanskje ikke så rart at advokatene begynner å spisse blyantene og lete etter feil – på vegne av klienter som syntes alt var bedre før, eller klienter som er proffere enn oppdragsgiver på regelverket.

Hvis du derimot har innkjøpere som hjelper deg – og som kanskje har vært aktive i organisasjonen din lenge med kurs og rettleding i hvordan man gjennomfører anskaffelser. Ja, da kan dere gjøre hverandre gode.

Kan vi fjerne regelverket? Var alt bedre før?

Som vi har skrevet om i en annen artikkel, er det mange tilsynelatende uforståelige detaljer som velter anbud. Vi mener at enkelte av disse “filletingene” kanskje ikke er så uvesentlige likevel – slik enkelte påstår.

Artikkelen i Dagens Næringsliv starter med en konvolutt som mangler ett nummer. Bildet er slående, og det er lett å tenke at dette er jo det totale vannvidd. Det manglende nummeret på konvolutten gjorde at tilbyderen ble avvist. Det er ikke godt å si om fotoet i artikkelen er konstruert eller virkelig, men vi ser altså en konvolutt med en adresse – uten noen som helst indikasjon på at dette er et tilbud i en anbudskonkurranse – en ganske stor anbudskonkurranse. Vi har lest konkurransegrunnlaget (du kan klikke på linken for å lese det selv). I dette sto det klart og tydelig at tilbudet skulle være forseglet og merket med “Tender 2013/1313”. Det sto til og med hva som ville skje dersom dette ikke ble gjort, nemlig at tilbudet ville bli avvist etter paragraf §20-13(1), b. Denne paragrafen sier ganske kort at tilbud som ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming skal avvises. Går man videre nedover i hva disse kravene er, kan vi ta med følgende to sitater fra forskriften:

“Tilbudet skal være skriftlig og avgis i lukket og merket forsendelse, enten direkte eller pr. post.”

“Oppdragsgiver skal ikke kunne undersøke innholdet i tilbudene og anmodningene om å delta før etter utløpet av tidsfristen som er satt for levering av dem.”

Begge deler er jo egentlig ganske logisk. Dersom du har anledning til å se tilbudene før tilbudsfristen går ut, har du jo teoretisk sett også muligheten til å fortelle en konkurrent hva som står der, slik at hans tilbud leveres inn i med litt bedre betingelser. Med ett ord: korrupsjon. Det er nettopp for å unngå korrupsjon at denne regelen er så streng. Når denne konvolutten ikke var merket, er det vel rimelig å anta at noen uforvarende åpnet den før tilbudsfristen. Da har ikke oppdragsgiver annet valg enn å avvise tilbudet. Hadde denne leverandøren vunnet, og det kom frem i ettertid at tilbudet ble åpnet før fristen, kan man jo tenke seg hva som ville skjedd.

Det tok tilbyderen lang tid å lage tilbudet, og det er selvsagt tragisk at en slik liten detalj skulle ødelegge for tilbyderens mulighet til å delta i konkurransen. Samtidig ville det rokket ved tilliten til oppdragsgiveren hvis tilbudet hadde sluppet igjennom.

I et annet tilfelle i samme konkurranse ble tilbudet forsøkt levert i resepsjonen hos oppdragsgiver i tre ringpermer – uten noen form for innpakning. Dette tilbudet ble også avvist – av samme grunn. Det er nok riktig at de som leverte disse tilbudene er gode på det de skal levere, men mindre erfarne med anbudsregler. Da kan man jo spørre seg om det norske leverandørmarkedet nå vil bli oversvømt av de som er gode på å skrive anbud – men dårlige på det de skal levere.

Vi har liten tro på det. Tvert i mot tror vi at de som er gode på å skrive anbud har skjønt det. De vet at de skal forholde seg til et sett med spilleregler for å vinne anbud, og må selvsagt kunne reglene godt. Det blir det samme på oppdragsgiversiden. Har du en god innkjøpsorganisasjon på plass vet du også godt hvordan du skal be om tilbud som er gode og ikke bare godt skrevet.

Det var Havforskningsinstituttet som avviste de to leverandørene i eksemplet ovenfor. Det kan virke som om de vet godt hva de driver med, for når tilbudsåpningen var gjennomført sto de igjen uten kvalifiserte tilbud. Hva gjorde de da? Jo de brukte forskriften. Det var nemlig slik at de som hadde levert tilbud skilte seg i to kategorier. De som ikke hadde formalitetene på plass, og en annen gruppe som hadde tatt forbehold mot kontrakten. Så brukte de §14-4 i forskriften til å gjennomføre forhandling med tilbyderne som hadde tatt forbehold og kom på denne måten raskere i havn med båtanskaffelsen. Dette vitner om god forståelse for regelverket, og de brukte den til å unngå at alle måtte rykke tilbake til start og bruke to nye måneder på å lage tilbud.

Mange har sikkert sett filmen “Monsterbedriften” (Disney/Pixar 2001), og husker kanskje at alle soveromsmonsterne til slutt finner ut at de ikke trenger å skremme barna. De kan heller få de til å le. En undertekst i filmen er kampen mellom tradisjoner og nye måter å gjøre ting på.

Kanskje finnes det en parallell her? Vi synes ikke advokat Inger Roll-Matthiesen skal være så bekymret. Hun var med på å skape starten på noe nytt i Norge, nemlig å sikre at offentlige midler forvaltes og brukes rettferdig og riktig.