KGV del 2b: Du får (mer) støtte til prosessen

I 2016 kommer endringer i regelverket for offentlige anskaffelser som etterhvert vil gjøre digitale tilbud til hovedregelen. Dette vil i sin tur gjøre begrepet “KGV” til allemannseie. KGV står for (elektronisk) konkurransegjennomføringsverktøy. Altså et verktøy til å håndtere elektroniske tilbud og anskaffelser. I en artikkelserie ser Innkjøpskontoret nærmere på hva dette er – og hva det betyr for deg.

I forrige artikkel så vi et eksempel på en prosess for en anskaffelse:

Planlegge->Tidsplaner->Kunngjøring->Spørsmål og svar->Innlevering->Kvalifisering->Evaluering->Tildeling->Kontrakt->Avslutning

Nå har tilbudene kommet inn og du skal starte jobben med å finne riktig leverandør. Hva kan KGV hjelpe deg med her?

Kvalifisering->

multiple-choice-1316055

Kvalifisering er enten – eller…

Kvalifiseringsfasen kan være ganske tuklete – spesielt hvis du har vært overivrig med kvalifikasjonskravene før du kunngjorde konkurransen – og det kommer inn litt flere tilbud enn du hadde ventet. Tenk deg at du har satt opp åtte kvalifikasjonskrav og at det kommer inn 11 tilbud. Nå har du skaffet deg 88 vurderingspunkter som du må jobbe deg gjennom. 88 ja/nei-vurderinger…

Flere KGV kan hjelpe deg på veien her – for eksempel ved at du krysser av etterhvert som du vurderer kravene, og at systemet “siler” ut leverandørene etterhvert. På den måten unngår du å sjekke ting flere ganger. Siden alle dokumentene ligger digitalt tilgjengelig kan du dessuten be en kollega som har tilgang til systemet om å hjelpe deg. Når hun logger seg inn vil hun jo se nøyaktig det samme som deg.

Her dukker det også opp en ny effektiviseringsmulighet: 2-trinnsprosedyrer. KGV hjelper deg å holde styr på hvem som er prekvalifisert og ikke, og sørger for at konkurransegrunnlaget blir tilgjengelig for de som er videre i konkurransen.

I denne fasen kan det også hende du får bruk for meldingssystemet – hvis det skulle være behov for spørsmål, avklaringer, ettersendinger, utdypninger eller avvisninger. Alt blir selvsagt liggende samlet på samme sted.

Evaluering->

Evaluering bringer frem alle nyansene.

… mens evaluering bringer frem alle nyansene.

Evalueringsfasen kan være så mangt. I en enkel konkurranse der bare pris teller, gir svaret seg selv og du kan gå rett videre til tildelingen. Men dersom du har valgt å tildele til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og

har benyttet flere tildelingskriterier, kan det straks bli litt mer komplisert.

Hvert enkelt tildelingskriterie gir en ekstra dimensjon. Har du elleve tilbud og to kriterier, får du 22 vurderingspunkter – dessuten er det ikke bare ja/nei-vurderinger lenger. Med skalaer fra 1-6, 1-10 eller 1-100, samt vekting, kan det bli riktig så komplisert å konkludere.

I tillegg er det gjerne nå du må trekke inn kompetansen til andre i organisasjonen din. Da kommer det store spørsmålet: hvordan skal du presentere og sammenfatte valgene? De med fagkompetanse på biler, hyllesystemer eller oljeviskositet har ikke nødvendigvis så mye erfaring med innkjøp, tildelingskriterier og KGV.

Det er her de fleste KGV faller gjennom og ikke kan hjelpe deg så godt. For det første kan du ikke forvente at hundrevis av ansatte i kommunen til enhver tid skal kunne logge seg inn i og forstå et KGV. Verktøyet du bruker hver eneste dag har de kanskje aldri har sett før. For det andre kan du heller ikke forvente at de forstår vekting eller begrunnelsesplikt like godt som deg. Du får rett og slett en pedagogisk utfordring, og må sannsynligvis finne en bedre måte å presentere valgene på.

Som regel ender du opp med et regneark, med tildelingskriteriene nedover og leverandørene bortover. Synd, men sant.

Det er synd at verktøyene ikke kan hjelpe bedre her, men samtidig sant at det må være lov å være litt pragmatisk av og til. Om du ender opp med å flytte beslutningsgrunnlaget midlertidig over i et regneark for at faggruppen din skal forstå valgene, ja så får det heller være.

Når beslutningen er klar, kan du flytte dataene tilbake i verktøyet og fortsette prosessen. Hvem vet? Kanskje verktøyet ditt klarer å presentere dette såpass lettfattelig at du kan vise det frem på en storskjerm? Kanskje du kan invitere noen i faggruppen inn i systemet med en gjestebruker? Prøv gjerne, men ikke forvent mirakler.

Tildeling->

De fleste KGV tilbyr god prosesstøtte ved tildelingen. Målet er at informasjonen du har jobbet med gjennom hele evalueringsfasen skal gjenbrukes nå. Ideelt sett skal du bare trykke på “tildel”-knappen, og så skal systemet flette sammen alt pent sammen og produsere ferdige begrunnelser og kunngjøringer til leverandørene som sitter spent og venter.

Ideelt sett, ja.

I praksis er det nok ofte behov for å se over og lese ting på nytt – se de i et annet perspektiv og gruble litt over hvordan setningene kan tolkes feil. Ikke minst vil du – ihvertfall i starten – ha et ganske stort behov for å forstå hva som egentlig skjer når du trykker på den store, røde knappen. Hvem får hva? Hvordan ser det ut? Hva blir tatt med? Hva vil eventuelt mangle? Er det forståelig? Skaper det tillit?

Ingenting er verre enn å gjøre feil i tildelingen. Selv om feilen er helt bagatellmessig. Dette er det punktet i anskaffelsesprosessen hvor tilliten til oppdragsgiver er avgjørende. Uansett hvordan du vrir og vender på det vil skrivefeil, slurv, flettefeil og åpenbare klipp-og-lim-setninger være mest ødeleggende for deg akkurat nå. Det trenger ikke være det minste i veien med selve beslutningen – hvis den er dårlig presentert vil den ikke vekke tillit.

Tillit bygges centimeter for centimeter, men rives meter for meter, er det noe som heter. Det er verdt å tenke på akkurat nå.

Det er kanskje derfor enkelte velger å låse seg på inn på kontoret sitt og skrive tildelingsbrevene helt fra bunnen av – the art of writing is rewriting, som det også heter.

Men KGV er jo som sagt prosesstøtte. Poenget med prosesstøtte er jo at det skal hjelpe deg til ikke å gjøre feil. Da bør du nok heller jobbe hardt med systemet slik at det faktisk hjelper deg med å foreta gode og forståelige tildelinger – i anskaffelse etter anskaffelse.

Kontrakt->

to-sign-a-contract-3-1236622

Signering er jo enkelt… eller?

Når karensperioden er over, kan du inngå kontrakt. Sannsynligvis startet arbeidet med kontrakten omtrent på det tidspunktet du trykket på “Ny anskaffelse”? Kontrakten og bestemmelsene i den har nok vært med deg i lang, lang tid når du kommer hit.

KGV kan hjelpe deg til å flette sammen informasjonen fra vinners tilbud med kontrakten. Ideelt sett er det bare å skrive det ferdige formularet til PDF og sende til leverandør for signering – digitalt eller på papir.

Ideelt sett, ja. Ideelt sett er det også slik at det aldri regner i sommerferien.

I praksis opplever du nok fremdeles en del manuelt arbeid når kontrakten skal inngås. Eksempelvis kan det være at kontrakten er en NS-kontrakt, eksempelvis NS8406. Standard Norge har foreløpig ikke noen integrasjon mot KGV. Dermed må du stadig inn og kjøpe formular på standard.no og fylle ut formularet der. Det er et ganske irriterende dobbeltarbeid. Du kan få samme problem med SSA-kontraktene til DIFI, hvis du ikke har fått laget maler av alle disse inne i ditt KGV.

Neste skritt er å signere kontrakten. Det er ikke bare, bare. Det er faktisk et helt lite prosjekt i seg selv. La oss se litt på prosessen:

  • du må lage den ferdige kontrakten
  • noen i organisasjonen din med signaturfullmakt må se den og godkjenne den
  • leverandøren må se den og godkjenne den
  • leverandøren må signere den
  • oppdragsgiver må signere den
  • du må gjøre den tilgjengelig for de som skal bruke den

Det høres jo så enkelt ut, men i praksis kan dette ta en måned – hvis du er uheldig. Hvert enkelt punkt kan nemlig være avhengig av forskjellige mennesker i organisasjonene, og personer som skal samarbeide har jo ofte lett for å være på ferie, i møte eller syke når de trengs som mest. De kan dessuten finne på å være uenige – og da er du ille ute.

Selv om ordet kontraktsforhandlinger er et fremmedord i denne fasen, forekommer det jo likevel at noen ikke har lest kontrakten før nå. Det er sjelden spesielt smart å komme med endringsforslag etter at du har vunnet en åpen anbudskonkurranse, men det hender folk prøver seg likevel. Da går tiden.

Noen KGV tilbyr prosesstøtte til signeringen. Det kan være en veldig god ide. Da får begge parter varsler og påminnelser underveis, slik at du kan konsentrere deg om andre ting.

Alle KGV tilbyr dessuten prosesstøtte til selve kontraktsfasen, men det er en annen historie.

Avslutning->

Så står du til slutt igjen med en ferdig inngått kontrakt. Neste gang du eller en av dine kollegaer åpner KGV, vil de finne igjen alt sammen. All historikk. Alle spørsmål og svar, alle tilbud og alle tidspunkter. Det er et fantastisk godt utgangspunkt for neste anskaffelse.

Og hvordan du nå enn har valgt å løse koblingen til sak- og arkivsystem, så har du sannsynligvis også ivaretatt alle dine plikter der – med adskillig mindre arbeidsinnsats fra din side enn du var vant til før.

Nå har du forhåpentligvis litt mer innsikt i hva KGV kan gjøre for å hjelpe deg i anskaffelsesprosessen. Neste gang skal vi se på hvordan KGV kan bidra til mer og bedre samarbeid.

HISTORIEN OM INNKJØP fortsetter: Historien om hvorfor

question domino-1547659– Hvorfor?

Det er et enkelt spørsmål, men svaret kan være innviklet noen ganger. Dessuten er det ikke alltid du er fornøyd med svaret heller.

Dermed spør du kanskje for andre gang: – Ja, men HVORFOR?!?

Når du tildeler kontrakter i offentlige anskaffelser blir det mange hvorfor. Derfor har vi §11-14 i forskriften som sier hvordan vi skal forklare for en leverandør hvorfor han ikke fikk kontrakten. Dette kalles begrunnelsesplikten.

I dagens forskrift står det at:

Oppdragsgiver skal i begrunnelsen opplyse navnet på den som fikk kontrakten eller rammeavtalen og gi en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier.

Slik var det ikke før, og det er her hvorfor nummer 2 kommer inn.

Tidligere var setningen enklere:

oppdragsgivers begrunnelse om kontraktstildeling […] skal inneholde tilstrekkelig informasjon om det valgte tilbudet til at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig, i samsvar med angitte tildelingskriterier.

Når man skal beskrive det valgte tilbudet er det jo helt klart forskjell på “tilstrekkelig informasjon” og “egenskaper og relative fordeler”.

Men i tillegg sto også dette:

Dersom en leverandør anmoder om det, skal det senest innen 15 dager etter at anmodningen er mottatt gis en nærmere begrunnelse for hvorfor dens forespørsel om å delta er forkastet, eller leverandøren ikke skal tildeles kontrakt. Dersom kontrakt er tildelt, skal navnet på den som fikk kontrakten eller rammeavtalen opplyses sammen med det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler.

Altså en utvidet begrunnelse. Disse kunne anta uante proporsjoner i enkelte saker. Kanskje var det nettopp derfor forskriften ble endret, slik at tidsbruken knyttet til tildelinger ble litt mer forutsigbar for oppdragsgiver. 1. juli 2012 forsvant denne setningen, og følgelig skulle den første begrunnelsen være god nok i seg selv.

Men selv i dag, over tre år etter at dette leddet ble fjernet, forekommer det stadig vekk at leverandører på en eller annen måte ber om en utvidet begrunnelse i stedet for å mene noe konkret om begrunnelsen de allerede har fått.

Hvorfor? Kanskje rett og slett fordi gammel vane er vond å vende.

KOFA-sak 2013/21 (fra premiss 60) omtaler begrunnelsesplikten i detalj og forklarer også godt hva som egentlig skjedde sommeren 2012.

Det økonomisk mest fordelaktige fortsetter

driver-glance-1467600De fleste av oss husker dagen man hadde oppkjøring. Med klamme hender og litt høy puls innså man at friheten og hele framtida skulle avgjøres av en sensor, med et kryss på et ark: “Bestått” eller “Ikke bestått”.

Det er ikke uvanlig at kandidater stryker på oppkjøringen – kanskje bare fordi de har en dårlig dag og er litt nervøse, eller fordi de rett og slett ikke er egnet til å kjøre på egen hånd ennå – i sensors øyne.

I sensors øyne, ja.

Det er nok ikke så rent få som i fortvilelsen over å ikke ha bestått har slått opp i forskriften for trafikkopplæring etterpå og lett etter paragrafer om klageadgang. Harmdirrende stopper de på §31-6 og konstaterer at “Det er adgang til å klage på førerprøven med unntak av sensors skjønnsmessige vurdering av praktisk førerprøve”.

Da vil sikkert enkelte i frustrasjon spørre seg selv hva i alle dager det er igjen å klage på.

Men over til offentlige anskaffelser. Sett at du nettopp tapte et offentlig anbud, og ønsker å klage til KOFA om dette. Hva sier KOFA om hva du kan klage på?

På sine hjemmesider gjør KOFA det klart at:

“Dersom klagen gjelder handlinger hvor regelverket gir innkjøpere et innkjøpsfaglig skjønn, kan klagenemnda i begrenset grad prøve dette skjønnet.”

Basert på avgjørelser fra rettsaker og KOFA, kan man kort oppsummert klage når noe er usaklig, vilkårlig, sterkt urimelig eller basert på feil fakta.

La oss se på et eksempel på noe noe vilkårlig eller usaklig. I KOFA-sak 2004/275 hadde to leverandører tilbudt personell med erfaring på henholdsvis 14 og 25 år. For dette fikk de henholdsvis 2 og 5 poeng. Leverandøren som fikk 2 poeng mente det var lagt alt for stor vekt på denne forskjellen på 11 år, og at skjønnsutøvelsen var vilkårlig. KOFA var enig i dette, og kom til at forskjellen i antall års erfaring var tillagt uforholdsmessig stor vekt. De kalte denne måten å evaluere kompetanse på for usaklig. Hvorfor? Jo, fordi det ikke var vist til hvilken sammenheng dette hadde med verdien av tilbudene for oppdragsgiver. Altså hvorfor 11 års ekstra erfaring faktisk var så viktig at det skulle gi mer enn dobbelt så god score.

Det var altså ikke nødvendigvis feil å gi slik score, men tilbyderne hadde ingen mulighet til å forutse at erfaringen skulle få så stor betydning.

I KOFA-sak 2012-17 skulle oppdragsgiver vurdere kvaliteten på et utvalg kontorrekvisitaprodukter. Når vurderingen var ferdig, ganget man opp poengscoren for hvert produkt med hvor mange man tidligere hadde kjøpt av produktet. Det fikk den konsekvensen at kvalitetsvurderingen på eksempelvis kulepenner ble ganget med 150.000 mens kalkulatorer bare ble ganget med 100. Følgelig ble kvaliteten på kulepennene 1500 ganger viktigere enn kvaliteten på kalkulatorene, og KOFA var enig med klager i at dette var “uventet, vilkårlig og urimelig”.

Senere i samme sak får oppdragsgiver støtte for skjønnsutøvelsen når det ble klaget på at kladdebøker med matte omslag fikk 2 poeng mer enn de med blanke omslag. KOFA fant ikke grunn til å “overprøve denne vurderingen”, som blant annet var basert på hvordan en kladdebok ble seende ut etter “røff behandling i en skolesekk”.

Så var det dette med feil fakta. Teoretisk sett vil et trekk med begrunnelsen “tilbudt ball er gul” være basert på feil fakta hvis den tilbudte ballen faktisk var blå.

I praksis er det nok betydelig vanskeligere å vurdere dette, men det finnes eksempler på alt fra oppdragsgivere som har sett bort fra vedlagt dokumentasjon, til åpenbare feiltolkninger av det som er skrevet.

I KOFA-sak 2011-205 tildelte oppdragsgiver en kontrakt på bussruter til leverandør A. Leverandør B klaget og oppdragsgiver kom til at noen punkter i vurderingen faktisk var basert på feil fakta. Helt konkret hadde A feilaktig fått uttelling for biodieseldrift og hydraulisk retarder på sine busser, mens B hadde ett sete mer i bussen en det som var lagt til grunn ved vurderingen. Endringene fikk ikke innvirkning på resultatet av konkurransen, men ble rettet etter at B klaget.

Selv om feilene ble rettet, skjedde det på feil måte. Oppdragsgiver benyttet nemlig en annen evalueringsmetode i runde 2 enn i runde 1. De mente også at en av feilene var unødvendig å rette fordi den var lik for både A og B. Her glemte de forøvrig at det også var en C inne i bildet. I begge tilfeller kom KOFA til at det var brudd på regelverket.

Begrunnelsesplikten

Både sensor på oppkjøringen og den offentlige innkjøperen har plikt til å begrunne valgene de gjør. Sensor har dette å forholde seg til i sin forskrift: “Dersom en praktisk prøve vurderes til ikke bestått, skal kandidaten gis en skriftlig begrunnelse for vedtaket.”

Den offentlige innkjøperen skal på sin side ge en:

“redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier”

Det kan løses på mange måter. Her er et eksempel på en løsning som KOFA mente var helt grei:

“Tilbudene har blitt vurdert i forhold til tildelingskriteriene slik de er oppstilt i konkurransegrunnlaget. Basert på resultatet av tilbudsevalueringen etter avsluttede forhandlinger er tilbudet fra A vurdert som det økonomisk mest fordelaktige. Bs tilbud er vurdert som det beste iht. tildelingskriteriet tjenestenes innhold og kvalitet, hvor tilgjengelighet samt tilbudt tjenestenivå har blitt utslagsgivende. Utover dette er det ikke avdekket kvalitetsmessige forskjeller av betydning mellom tilbudene. As samlede priser er imidlertid betydelig lavere enn Bs, noe som med god margin utligner kvalitetsfordelene i Bs tilbud. Prisforskjellene blir dermed utslagsgivende for konklusjonen av tilbudsevalueringen. Oppdragsgiver har iht. dette besluttet at A tildeles kontrakt for levering av tjenester.”

I denne saken skulle oppdragsgiver kjøpe tjenester for rundt 100 millioner kroner, og dette var begrunnelsen. Ingen poeng, ingen totalpris – bare dette. Leverandør B klaget.

Når KOFA behandlet klagen, kom de “under en viss tvil” til at begrunnelsen var god nok, selv om de mente oppdragsgiver med fordel kunne gitt nærmere informasjon om evalueringsmodellen. Det hører med til historien at det etterhvert også ble opplyst at prisforskjellen mellom A og B var hele 50%. Det må jo kunne kalles “betydelig lavere”.

Det er likevel litt vanskelig å forestille seg hvordan leverandør B kunne være fornøyd med dette, når det tross alt var en så stor kontrakt som var tapt.

I KOFA-sak 2014-129 kommer KOFA til motsatt konklusjon. Her er begrunnelsen ikke god nok. Årsak? Totalt var det var bare 1 poeng som skilte de to tilbyderne. På kriteriet “Kompetanse” var det angitt score for  utdanning og relevant erfaring på to tilbudte ressurser. Her var det forskjell i poenggivningen, men ingen begrunnelse for hvorfor. Siden begge tilbydere hadde erfaring fra den typen arbeid som skulle gjennomføres, kom KOFA til at oppdragsgiver skulle vært tydeligere på hva som faktisk utgjorde forskjellen.

I den første saken sto det om hundre millioner kroner. I den andre saken var det nok et betydelig mindre beløp. Likevel kan det synes som om KOFA stiller strengere krav til begrunnelse i den minste anskaffelsen. Årsaken er nok forhåpentligvis at i mindre anskaffelsen var forskjellen mellom tilbudene veldig liten, mens det var betydelig prisforskjell i den største. Ergo: dess mindre forskjellen er, dess større ansvar har oppdragsgiver til å begrunne godt hvorfor det ble som det ble.

integral-calculations-1535285Hvis det er en ting du kan være trygg på i offentlige anskaffelser så er det at evalueringer, skjønnsutøvelse og begrunnelse er forskjellig fra oppdragsgiver til oppdragsgiver. Den eneste fellesnevneren er egentlig regelverket. Noen steder bruker man poeng fra 1 til 5 eller 6, andre steder fra 0 til 100. Toppscore kan være 10, 100 eller 1000, eller ikke noen oppgitt score i det hele tatt, slik det var i anskaffelsen til 100 millioner.

I et slikt bilde er det vanskelig å bli god. Både som leverandør, innkjøper og jurist på begge sider av bordet møter man så mange forskjellige modeller og metoder at det kanskje ikke er så rart at resultatet av og til blir både urimelig, vilkårlig, usaklig eller basert på feil fakta. Kanskje det heller ikke er så rart at begrunnelser på flerfoldige sider av og til kommer til kort mens minimalistiske begrunnelser ender opp med å holde vann.

I mangel av noe bedre er det instruksene i konkurransegrunnlaget som blir avgjørende. For all den tid forskriften ikke sier et ord om hvordan man skal evaluere og praksis er så forskjellig, så blir det hva man selv har skrevet som legges til grunn når vurderinger og begrunnelser skal veies.

Da blir det jo ganske viktig hva man selv har skrevet, eller hva?

Skulle man liste opp noen praktiske råd, så måtte det være disse:

– Bestem deg for en evalueringsmodell som er logisk og lettfattelig
– Skriv hvordan du vil evaluere tilbudene i konkurransegrunnlaget
– Uthev det som er viktig for deg
– Evaluer tilbudene slik du har skrevet at du vil evaluere dem
– Hold deg til fakta
– Legg kun vekt på det som står i tilbudet
– Hold deg til det du har sagt du skal vurdere – og mest til det du har sagt er viktig for deg.
– Vær forberedt på at du av og til må utvise skjønn – og at noen vil være uenige i skjønnsutøvelsen.

Lykke til!

Hvorfor er det økonomiske mest fordelaktig?

scoreboard-3-1313151Fra tid til annen snakker vi med både oppdragsgivere og leverandører som stusser over begrepet “Økonomisk mest fordelaktig”. Eksempelvis når en leverandør som tapte et anbud lurer på hva som var så økonomisk når den som vant var dyrere – eller når behovshavere ikke forstår hensikten med ordet “økonomisk” når kontrakten tildeles på bakgrunn av en rekke kvalitetskriterier – og ikke bare pris.

Vi har flere ganger blitt spurt om vi ikke bare kan skrive “det mest fordelaktige tilbudet”, eller “det mest økonomiske tilbudet” eller lignende.

Vel, dette er ikke en tilfeldig valgt rekke med ord. Det er et begrep. Et begrep som det ville oppstått mye forvirring om man endret på.

Begrepet kom til Norge med de felleseuropeiske anskaffelsesreglene på nittitallet, og har vært med oss siden. På engelsk heter det “most economically advantageous tender”, eller bare MEAT. Dette er altså ikke noe særnorsk fenomen, men et begrep som brukes av innkjøpere overalt.

Helt tilbake til 1927 hadde vi noe som lignet litt i det norske regelverket. Det sto nemlig at man må ta hensyn til «andre omstendigheter» enn pris når det må ansees som «det mest fordelaktige for staten».

Men tilbake til nåtiden. Slik står det i dagens norske forskrift i §22-2(1):

Tildelingen skal skje enten på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, eller utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen.

Akkurat den samme setningen har man valgt å bruke også på de mindre anskaffelsene under EØS-terskelen i §13-2(1).

For de aller minste anskaffelsene, altså de under den nasjonale terskelverdien på en halv million, er det ingen slik bestemmelse. Her er det altså ikke satt opp noen klare bestemmelser for hvordan man tildeler kontrakten, men det følger jo av god forretningsskikk at man gir en vettug grunn og behandler tilbyderne likt. Det står da også i protokollmalen som man er pålagt å følge at man må gi en “kort begrunnelse for valg av leverandør”.

Men tilbake til større anskaffelser, og til begrepet. Hva betyr det, egentlig?

Når man smaker på setningen for første gang, kan nok “økonomisk mest fordelaktige” lede tankene hen mot at det har noe med kostnader å gjøre. Likevel er det altså satt opp som et alternativ til “laveste pris”. Ergo er det åpenbart noe mer.

Forskriften fortsetter ved å gi oss dette i §22-2(2):

 Dersom tildelingen av kontrakten skjer på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbud, skal det benyttes kriterier som har tilknytning til kontraktsgjenstanden.

Kontraktsgjenstanden er altså det du skal ha. Følgelig kan ikke kriteriene handle om firmaet du kjøper fra, men om det de leverer. Forskriften fortsetter:

Dette kan for eksempel være kvalitet, pris, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, miljøegenskaper, driftsomkostninger, rentabilitet, kundeservice, teknisk bistand, eller tid for levering eller ferdigstillelse.

Mange eksempler, altså. Det er ihvertfall lett å tenke seg at “tid for levering” ikke nødvendigvis har noen direkte sammenheng med prisen, men det kan jo likevel være veldig vesentlig for den som skal ha tjenesten. Dersom du kombinerer pris og leveringstid, så vips! har du en konkurranse der det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vinner, og ikke bare det billigste. Her kan man jo tenke seg at de som kan levere før jul faktisk får kontrakten selv om de er dyrere – siden de billigste ikke kunne levere før til påske.

Forskriften påpeker videre at du må oppgi kriteriene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Det er kanskje ikke så rart, for hvordan skal ellers en tilbyder forstå at leveringstid er viktig for deg?

Men hvor viktig? Her er det forskjell på anskaffelser over og under EØS-terskelen.

På de mindre anskaffelsene står det:

Der oppdragsgiver på forhånd har bestemt seg for prioriteringen eller vektingen av kriteriene skal dette angis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget.

På de større står det:

 Oppdragsgiver skal angi den relative vektingen som gis hvert av kriteriene. Vektingen kan angis innenfor et område med et passende maksimalt utslag.

På en mindre anskaffelse er det altså godt nok å skrive for eksempel:

– Pris
– Leveringstid

Her har du indikert at pris er viktigst, siden det står først – eller at det eventuelt er like viktig som leveringstid. Du har ihvertfall helt klart sagt at leveringstiden ikke er viktigere enn prisen. Men hvor stort utslag skal det få? Ja, se det trenger du ikke ha bestemt deg for ennå.

På en større anskaffelse må du gå ett skritt lenger og skrive for eksempel:

60% pris
40% leveringstid

I tillegg kan du for eksempel legge til “et passende” utslag. Eksempelvis kan du skrive “+/- 5%”. Det betyr at den endelige vektigen kan bli alt fra 55/45 via 60/40 til 65/35. For en inngående diskusjon om hva som er passende, kan du lese KOFA-sak 2011-204 (http://www.kofa.no/PageFiles/3172/2011-204.pdf).

I denne saken hadde oppdragsgiver satt såpass store utslag, at største og minste utslag mellom enkelte kriterier overlappet hverandre. KOFA mente at: “Den angitte vektingen åpner dermed i stor grad for å prioritere tildelingskriteriene på en rekke ulike måter gjennom fastsettelsen av den endelige vektingen.”. KOFA kom til at oppdragsgiver i dette tilfellet måtte avlyse konkurransen.

Upassende, altså.

Når man så har satt opp både tildelingskriterier og vekting med utslag som passer, er man klar for å få inn tilbudene. Nå kommer selve kjernen i prosessen.

Har du basert deg på laveste pris, er det bare å lete seg gjennom bunken av kvalifiserte tilbud til du finner det med den laveste prisen og så tildele kontrakten. Ferdig.

the-score-3-1497708

Poenggivning antar mange former – her fra sport.

Har du basert deg på det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, er du nå klar til å lete frem både pris og  – la oss si – leveringstiden. Prisen gir du en score, der laveste tilbud får høyeste score, og de andre får score som fortjent etter hvor mye dyrere de er. Så ganger du scoren med vekten som kriteriet har.

Til slutt vurderer du leveringstiden. La oss si at den er “før jul” og “før påske”. Da er det åpenbart at “før jul” skal få best score, men hvor mye dårligere er “før påske”? Er det katastrofalt? Er det ubetydelig? Det er det faktisk mest du som vet – selv om du forhåpentligvis har sagt noe om det i konkurransegrunnlaget, slik at også tilbyderne forstår hva det betyr for deg.

Du setter en poengsum, ganger med vekt, og summerer.

Nå finner du “det økonomisk mest fordelaktige tilbudet”. Blir det leveranse før jul eller påske? Vel, det avhenger altså av tre ting: prisene, vektingen og din skjønnsmessige vurdering av “før påske”. Så lenge sistnevnte hverken er vilkårlig, sterkt urimelig eller basert på feil fakta, så skal det mye til at noen kan overprøve det innkjøpsfaglige skjønnet du utøver i dette tilfellet.

Så enkelt, og så vanskelig, er begrepet “økonomisk mest fordelaktige”.

Amerikanerne har en egen evne til å forenkle. Offentlige innkjøpere i USA kaller det bare “Best value”.

Neste gang kan du lese mer om hvordan det kan gå når dette blir komplisert, og advokatene kommer på banen og begynner å diskutere om vurderingene og poengene er «urimelige», «vilkårlige» eller helt åpenbart må være basert på feil fakta.

Laveste pris – til hvilken pris?

I sin artikkel “Hvem bygger landet” deler tekstforfatter Ingebrigt Steen Jensen sin bekymring om laveste pris som tildelingsmetode med leserne av bygg.no.

Artikkelen er vel verdt å lese – uansett hva du måtte mene om europeisk kontra norsk arbeidskraft. Artikkelforfatteren er bekymret for hvem som til slutt sitter igjen med kompetanse på å bygge noe når alle byggeprosjektene går til laveste utenlandske tilbyder.

– En nasjon som ikke kan bygge, kommer aldri lenger, blir aldri raskere og når aldri høyere, som han sier det.

Noen vil sikkert mene at han har et poeng der.

Men hvordan kan anskaffelsesregelverket eventuelt brukes til det beste for… vel, nasjonen?

Gjennom EØS-avtalen er Norge forpliktet til å gi hele regionen anledning til å by på arbeider over en viss størrelse (oppunder 40 millioner for bygge- og anleggsarbeider). Likevel kan vi sette som krav at alt skal gjennomføres på norsk. Forskriftens §3-9 sier at for alt utover selve kunngjøringen “kan oppdragsgiver utforme all dokumentasjon på norsk, samt kreve at tilbud med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk.”.

Dette gir i seg selv norske leverandører et ikke ubetydelig fortrinn, og kan vel sees på som en rest av bestemmelsene som regleverket hadde før EØS-hensynet kom inn i norske anskaffelser på slutten av nittitallet. En gang i tiden var nemlig dette snudd fullstendig på hodet – da var det om å gjøre å bruke norske leverandører. Et sted på veien mot et større europeisk fellesskap forsvant dette – i sin mest direkte form, ihvertfall. Det kan du forøvrig lese mer om i Innkjøpskontorets artikkelserie Historien om Innkjøp, Del II.

Men det er også en annen bestemmelse, som i langt større grad kan påvirke hvem som skal få kontrakten: kvalitetskriterier.

Forskriften har følgende bestemmelse om hvordan man skal velge det beste tilbudet:

“Tildelingen skal skje enten på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige, eller utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen.”

Legg merke til at tildelingsmetoden Steen Jensen mener er hyppigst brukt ikke er nevnt først i forskriften. Det er “Økonomisk mest fordelaktig” som står først. Dette innebærer jo at andre kriterier enn pris legges til grunn. Eksempelvis hvordan oppdraget er tenkt løst, hvor raskt, og hva slags kompetanse de som skal gjøre jobben har.

Regelverket har følgelig helt klart en åpning for å hjelpe Steen Jensen. Men hva skjer i praksis?

Når den mye omtalte Skjeggestadbrua gjennom Vestfold nå skal gjenoppbygges, skjer det etter en anbudskonkurranse som er basert på “Laveste pris”. Dermed er det bare èn vurdering man kan gjøre med leverandørene som har levert tilbud: avvise de, eller si at de er gode nok. Alt annet avgjøres på pris. Formodentlig inneholder konkurransegrunnlaget krav til både leverandøren og leveransen som gjør at de mest useriøse leverandørene ikke får bli med i vurderingen, men er man først inne og har den laveste prisen, ja da er det null handlingsrom igjen for oppdragsgiver.

Men regelverket åpner altså for et handlingsrom – både for EØS-anskaffelser og mindre, nasjonale anskaffelser. Hvorfor blir det ikke brukt oftere?

En av grunnene kan være risikoen for konflikter. Det er en ting å tape på pris. Det er tyngre å svelge at du har tapt på kvalitet, profesjonalitet, dårligere løsningsforslag eller færre konkrete miljøtiltak. Da kommer meningene fort frem: hvorfor var jeg dårligere? Hvorfor var jeg akkurat mye dårligere?

Men det er jo nettopp dette som er oppdragsgivers handlingsrom – men det krever litt erfaring å håndtere forsvarlig.

Noen ganger bærer det galt av sted. For eksempel ved at man ikke har hatt klart for seg på forhånd hvordan man skal gjennomføre evalueringen av tilbudene. Det er jo noe ganske annet å vurdere tilbud opp mot kvalitetskriterier enn bare å summere tallene og finne den laveste totalsummen. Det er også ganske viktig at man ikke går i den fellen at man prøver å tilpasse terrenget til kartet.

Riktig galt bar det for eksempel av sted i KOFA-sak 2008/53, der Oppdragsgiver bommet på flere punkter under en evaluering. Ord som urimelig, uriktig og vilkårlig kommer som perler på en snor gjennom KOFAs vurdering av oppdragsgivers evaluering (fra premiss 63 og utover). Når pris bare blir en av flere variabler, blir det også vesentlig hvordan de forskjellige tilbudene får poengscore, siden det ikke nødvendigvis er tilbudet med lavest pris som vinner. Dette er også belyst i denne saken, og det gikk ikke så bra for oppdragsgiver, det heller.

Da gikk det bedre for oppdragsgiver i sak 2014/138 der en leverandør som tapte mente at oppdragsgivers evaluering var urimelig, vilkårlig og så videre, men hvor KOFA kom til at den ikke var det.

Begge sakene gir et interessant bilde av hvilke utfordringer som kan oppstå når man vurderer andre kriterier enn pris, og hvilke utfordringer som følger i kjølvannet av begrepet “økonomisk mest fordelaktige”.

Likevel er det mye å hente på å gjøre det slik. Ikke minst fordi man nå får anledning til å premiere det leverandøren kan få til utover minimumskravene – hvis man gjør det riktig.

Når man ansetter vil den som blir ansatt som regel alltid bli det etter en helhetsvurdering, der det neppe bare er lønna som er med i betraktningen, det er et helhetsinntrykk.

Men det er vesentlige forskjeller på anskaffelser og ansettelser.

Mange er vant til ansettelsesituasjoner og tror kanskje at formuleringer av typen “du nådde dessverre ikke opp” er gode nok som begrunnelse i en offentlig anskaffelse. Slik er det ikke, og det ville jo undergrave hele tilliten til systemet hvis det ble slik. Tilbyderne må ha mulighet til å forstå hva de måtte forbedre for å nå opp. Det er derfor oppdragsgiver har en begrunnelsesplikt. Slik er den formulert i regelverket:

Oppdragsgiver skal i begrunnelsen opplyse navnet på den som fikk kontrakten eller rammeavtalen og gi en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier.

Dette blir fort vanskelig, og krever gode rutiner – som må henge med helt fra behovskartlegging og frem til tildeling av kontrakt. Det hjelper lite å komme på gode tildelingskriterier når du har sett de innkomne tilbudene – de må jo angis allerede når du kunngjør konkurransen – ellers blir det jo ikke forutberegnelig.

I sak 2015/56 er det spesielt begrunnelsesplikten som blir satt på prøve. Selv om KOFA stort sett er klare på at dette er en evaluering som ligger innenfor oppdragsgivers handlingsrom, stopper de opp på en bestemt setning, veier den, og finner at den er akkurat litt for lett.

Men så lenge vurderingene er godt begrunnet, ikke er vilkårlige eller basert på feil fakta, og så lenge oppdragsgiver oppfyller begrunnelsesplikten og opptrer på en forutberegnelig måte, har man et ganske vidt rom for skjønn. Skjønn til å vurdere faktorer som kanskje kan gi en lokal leverandør et fortrinn, fordi han kjenner forholdene akkurat der arbeidet skal gjøres bedre. For det er jo litt av det det handler om, ikke sant?

Det kan hende artikkelforfatteren ville funnet en del av våre anskaffelser interessante. På de to årene vi har gjennomført anskaffelser for offentlige oppdragsgivere, har vi fremdeles til gode å basere tildelingen kun på laveste pris.

Pass på evalueringsmodellen!

I sak 2013/0134 har KOFA kommet til at Statens Vegvesen har brutt anskaffelseslovens §5 ved å benytte en evalueringsmodell som ikke fanger opp relevante forskjeller i tilbudene.

Avgjørelsen er spennende lesing – tilbyderen som kom inn som nummer 2 i konkurransen hadde en lang rekke anførsler, men KOFA gir gang på gang oppdragsgiver medhold. Til slutt kommer vi til punktet om evalueringen av prisen.

I denne vareanskaffelsen velger Statens Vegvesen å se bort fra volum på de forskjellige artiklene – selv om volumet var oppgitt i konkurransegrunnlaget. De gir i stedet en slags snittkarakter innenfor hver varegruppe. Dette til tross for at det er store variasjoner i antall produkter innenfor hver varegruppe. Med andre ord: en lav pris på en varegruppe som det kjøpes mye av blir ikke nødvendigvis premiert – den kan bli overskygget av en annen varegruppe med lavt volum og høyere pris.

Man blir fristet til å tenke paralleller: Ta en bil til 190.000 og en annen til 250.000. Dekkene til den første koster 25.000 kroner. Dekkene til den andre koster 10.000. Altså er det gjennomsnittlig sett større forskjell mellom dekkprisene enn bilprisene – er dette egnet til å finne den rimeligste bilen? Neppe. Totalprisen blir jo 215.000 for den første bilen og 260.000 for den andre. Det er først når du skal kjøpe mange sett med dekk at dette bildet endrer seg, men da må man jo i så fall si noe om dette i konkurransegrunnlaget.

En av nemdsmedlemmene i KOFA mener modellen ikke nødvendigvis er ulovlig, men kaller den «oppsiktsvekkende», og mener den avviker så sterkt fra en naturlig forståelse av tildelingskriteriet at den bryter med lovens §5.

Med andre ord: det kan være fornuftig å bestemme seg for en evalueringsmodell som er lett å forstå for alle, og i dette tilfellet hadde det nok vært en god idè å si litt mer om hvordan prisen ville bli evaluert – på forhånd.

Du kan lese hele saken her.