Egenerklæring

OPPDATERING: På KOFAs fagsamling 10. november bekrefter Departementet at det er korrekt at man skal be om kvalifiasjonsdokumenter før man tildeler kontrakt (§17-1(5)). Dette er en videreføring av EU-direktivet. Det er altså ikke anledning til å vente med å kvalifisere til man er i karensperioden, men det virker ikke som om du bryter noen regler om du gjør det tidligere. Det kan nok generelt være en god idè.

Ved årsskiftet skjer det flere endringer i regelverket for offentlige anskaffelser, og forsøker å belyse en del – se også vår artikkel om den vage nye verdenen vi går i møte.

Men nå skal vi se på noe som er omtalt som en av de aller viktigste forenklingene – nemlig bruk av egenerklæringer ved kvalifikasjon.

Eksempel på kvalifiserte deltagere – formodentlig FØR de tok plass i bassenget.

I dag er det normalt slik at du må be om dokumentasjon for at kvalifikasjonskravene oppfylles før du kan vurdere tilbudene. Dette reguleres av forskriftens §8-4 som sier at “Oppdragsgiver kan stille minimumskrav til leverandørene, herunder til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling.”

Kan, står det. Likevel er det mange offentlige oppdragsgivere som lar det gå sport i å angi mange kvalifikasjonskrav.

Bestemmelsen ser ganske lik ut etter nyttår også, men i tillegg kommer nå §8-10:

Oppdragsgiveren kan kreve at leverandørene leverer en egenerklæring sammen med forespørselen om å delta i konkurransen eller tilbudet, som et foreløpig dokumentasjonsbevis for
a) at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene
b) at det ikke foreligger grunner for avvisning
c) at leverandøren oppfyller eventuelle utvelgelseskriterier.
(2) Før tildeling av kontrakten skal oppdragsgiveren kreve at den valgte leverandøren straks leverer oppdaterte dokumentasjonsbevis. […]

Det er også et tredje ledd i denne paragrafen, men det skal vi komme tilbake til senere. Det viktigste først: du kan nå signere på at du har lest og oppfyller alle kravene når du leverer tilbudet, og først hvis du er så heldig å få kontrakten, må du grave frem de faktiske dokumentene. De 17 andre leverandørene i konkurransen slipper å gjøre annet enn å love på ære og samvittighet at de også ville klart å fremskaffe dokumentene hvis de hadde blitt valgt.

Trylleslag

Med et trylleslag har man altså oppnådd en vesentlig forenkling av regelverket.

Vel, kanskje.

For det første kan jo en slik endring føre til at de som setter pris på mange kvalifikasjonskrav nå går fullstendig bananas og legger inn enda flere. Det vil jo tross alt bare være èn som må grave de fram – ikke atten.

For det andre – og dette er kanskje det viktigste – hva skal du gjøre hvis den som vinner ikke klarer å fremskaffe dokumentasjonen?

I tillegg kommer det særnorske kravet om skatteattest. I dag må du be alle om skatteattest, og den skal i dag foreligge senest ved tilbudsfrist (pluss evt. tilleggsfrist). Etter nyttår holder det å be om det fra vinner, og forskriften er urovekkende vag på når den faktisk må foreligge. Før sto det altså at attesten måtte foreligge ved tilbudsfrist. Nå står det … vel, ingenting egentlig. Da kan man jo tenke seg at attesten sannsynligvis må foreligge før kontrakten inngås. Men kan man tenke seg at noen kan mene at det er godt nok at den foreligger før oppstart av kontrakten? Kan andre mene den må foreligge før evalueringen påbegynnes? Før tildeling? Før karensperiodens utløp? Ja, hvem vet. Det blir opp til oppdragsgiver, KOFA og rettsapparatet å vurdere akkurat dette.

Men la oss spole frem til 2017 og se for oss hvordan kvalifikasjonskravsendringene kan utspille seg i praksis…

Dingser kjøpes!

Tenk deg at dingseseksjonen har bedt deg gjennomføre en middels stor anskaffelse av dingser. Du jobber med konkurransegrunnlaget og bestemmer deg for en håndfull fine kvalifikasjonskrav du mener du bør kunne stille.

Tilbudsfristen går ut, og du får inn fire tilbud. Kvalifiseringen av tilbudene kommer nok til å gå unna i en fei, for alt du trenger å gjøre er å se at hver leverandør har lagt ved et signert skjema med en håndfull avkrysninger. Du tenker også fornøyd på de fire leverandørene som slapp å grave frem referanser, attester, diplomer og sertifikater når de leverte inn tilbudet. Du ofrer også arkivpersonalet ditt en tanke – siden de nå slipper å måtte arkivere en dullion totalt unyttige skjemaer fra leverandører som aldri vil få noen kontrakt.

Men det er skjær i sjøen. Først viser det seg at en av leverandørene har glemt å legge ved egenerklæringen. Han avviser du etter forskriftens §9-5a. Så var det de tre andre. Du erindrer vagt at du har vært borti en av leverandørene før i forbindelse med en avvisning, men legger tanken til side og går løs på evalueringen.

I løpet av noen dager har du og fagfolkene dine kommet frem til at leverandør C er best, tett fulgt av D og deretter A.

Folka i dingseseksjonen maser og lurer på om ikke kontrakten er klar snart – de har akutt behov for å kjøpe dingser før dingsesesongen starter. Joda, sier du. Vi er klare til å tildele nå.

Men vent … du leser forskriftens §8-10(2) igjen: “Før tildeling av kontrakten skal oppdragsgiveren kreve at den valgte leverandøren straks leverer oppdaterte dokumentasjonsbevis”. Før tildeling? Altså før det går ut melding om at leverandør C får kontrakten? Oi da. OK. Du sender hastemelding til leverandøren og ber under henvisning til §8-10(2) om at leverandøren straks leverer de to attestene, det ene sertifikatet og de tre referansene du har satt som kvalifikasjonskrav.

Dagen etter har du ikke fått noe svar. Du ringer. Leverandøren er på ferie i Malaga, men han skal få noen på kontoret til å fikse det med en gang. Betyr det at vi har vunnet da, spør leverandøren. Du blir tatt litt på sengen, men klarer å unngå å svare. Det haster, sier du bare. Oi, vi har vunnet, tenker leverandøren.

Sekretæren på hovedkontoret blir litt forvirret … hvilke attester og sertifikater? Han spør noen andre som har litt greie på offentlige innkjøp og til slutt klarer de å stable på beina dokumentene som er etterspurt. Etter et par dager sender de det over. Samtidig minner de deg på at de jo ikke kan sitte parat døgnet rundt slik at de “straks” kan produsere slike dokumenter – de må jo i anstendighetens navn få litt tid på seg!

Tid, ja. Tre dager på overtid puster du lettet ut, og går gjennom dokumentene. Men hvor er skatteattesten? Jaja, den kan man jo vente med. I henhold til §7-2 trenger man ikke skatteattesten før … eh, når egentlig? Du filosoferer litt over dette, men blir avbrutt av en telefon fra dingseseksjonen. Nå? Hva skjer? Noen kontrakt snart?

Du kvalifiserer leverandør C, og sender tildelingsmelding til både A, B, C og D.

C spretter champagnen han kjøpte med seg på taxfree’n på vei hjem fra Malaga, A ber om innsyn og D og B klager på tildelingen.

Slapp av, tenker du. Nå har jeg noen dagers karensperiodepustepause her. Først: skatteattest!

Attesten kommer etter enda et par dager og viser seg å ha restanser. Oida, sier leverandøren – vi hadde ikke sjekket den siden vi bare skulle fylle ut et sånt egenerklæringsskjema.

Så blir det å vurdere om kravet du faktisk satte til skatteattesten åpner for at de kan tas med eller ikke. Du konkluderer med at de ikke kan det, og kommer samtidig på at det var noe kjent med denne leverandøren, ja. De gikk vel egentlig nesten konkurs for et par år siden?

En uke på overtid er det altså tilbake til start. Du trekker tildelingen tilbake, avviser leverandør C og spør D om de samme dokumentene. Denne gangen spør du for sikkerhets skyld A også. Samtidig må du ikke glemme å behandle klagen fra B på at han ble avvist fordi han glemte det han nå truer med å gå til pressen og kalle et “filledokument”.

Det har blitt litt spagetti etterhvert. Nå har altså A bedt om innsyn i tilbudene, C vurderer å klage fordi restansene på skatten i hans øyne er “rene bagateller” og klagene som D og B kom med handler ikke om tildelingen i det hele tatt – den handler om kvalifikasjonskrav og avvisning. Du må nå altså be om kvalifikasjonsdokumenter fra leverandører som allerede både har klaget på kvalifikasjonskravene og bedt om innsyn.

Du tenker i farten at du nok egentlig like gjerne kunne bedt om kvalifikasjonsdokumenter fra alle sammen med en gang. Kanskje helst i det de leverte tilbudet.

Du rekker ikke å tenke tanken ferdig før du blir avbrutt av en litt utålmodig telefon fra dingseseksjonen igjen.

Hallo? Er det noe fremdrift her?

Samlet register

Ja, det er grunn til å tenke seg om før man venter til siste liten med å kvalifisere leverandører. Resultatet kan fort bli noe annet enn du forventet – spesielt siden leverandørene også kan finne på å ta litt lettere på kvalifiseringen, nå som de jo egentlig kan utsette dokumentinnhentingen en stund. Det er som kjent menneskelig å utsette.

Det kan jo også tenkes at en og annen offentlig oppdragsgiver føler kvalifiseringspresset ekstra godt når man vet at kvalifiering av en bestemt leverandør må til for at ikke prosessen skal stoppe helt opp.

Siden det ikke er uvanlig at det offentlige opererer med vedståelsesfrister på flere måneder, er det også betimelig å spørre seg hva slags beredskap leverandøren nå må etablere når de “straks” må kunne stille med kvalifikasjonsdokumenter når som helst i løpet av disse månedene.

Samlet kan man dermed fort tenke at denne endringen i praksis er ganske verdiløs. Ja, nesten et skritt tilbake – ihvertfall for vår stakkars venn med dingseanskaffelsen.

Men fortvil ikke. Det er mer. I bunnen av endringen ligger det en idè som innkjøpere har ønsket seg lenge, nemlig en felles kvalifiseringsdatabase. Leverandører til forsyningssektoren betaler villig vekk for å få lov å ligge i slike databaser, og kvalifiseringen går raskere. Nå vil det samme markedet kanskje også åpne seg for klassisk sektor. I §8-10 er det nemlig også et tredje ledd:

(3) Denne bestemmelsen er ikke til hinder for at en egenerklæring brukes som et endelig dokumentasjonsbevis […]

Hva betyr så dette? Jo, her er koblingen til en eventuell database eller annen sertifiseringsordning.

Dette blir tydeligere (i den grad en forskriftstekst kan ansees å være tydelig) hvis vi ser på hvordan regelverket ser ut i Del III. Vi skal ikke gå i detalj på dette nå, men se på dette:

(4) Oppdragsgiveren kan ikke be leverandørene levere dokumentasjonsbevis dersom han tidligere har mottatt dem, eller dersom han har muligheten til å innhente opplysningene kostnadsfritt i en database i en EØS-stat. Dette gjelder bare når egenerklæringen inneholder opplysningene som er nødvendige for å innhente dokumentasjonsbevisene, blant annet internettadressen til databasen og identifikasjonsopplysninger.

Ser vi en bestemmelse som innebærer en plikt til å tenke rasjonelt her? I noe mer klarspråk kunne man kanskje sagt det slik: du kan ikke be om noe du allerede har, og hvis du kan få tak i det på nettet gratis så skal du bare be om link til stedet der du kan finne det, og ikke be om en haug med papirer.

I 2017 kan vi altså endelig begynne å se konturene av en felles database for kvalifisering av leverandører til offentlige kontrakter. Selvsagt er det noen som må betale for gildet, og det kan nok tenkes at det blir leverandørene. Dagens kvalifiseringsdatabaser for forsyningssektoren koster noen tusen i året – og det er jo ikke sikkert det blir bare èn heller.

Men det kan være verdt det – kanskje ser vi nå begynnelsen på slutten på meningsløse avvisninger, eviglange kvalifikasjonsrunder og rettssaker om leverandører som skulle eller ikke skulle vært avvist. Det er også kostbart.

Kanskje. I mellomtiden er det nok uansett en god idè å begrense seg når det gjelder antall kvalifikasjonskrav – og tenke seg nøye om før man venter for lenge med å be om den dokumentasjonen man nå ikke lenger er nødt til å be alle om å levere.

KGV del 2b: Du får (mer) støtte til prosessen

I 2016 kommer endringer i regelverket for offentlige anskaffelser som etterhvert vil gjøre digitale tilbud til hovedregelen. Dette vil i sin tur gjøre begrepet “KGV” til allemannseie. KGV står for (elektronisk) konkurransegjennomføringsverktøy. Altså et verktøy til å håndtere elektroniske tilbud og anskaffelser. I en artikkelserie ser Innkjøpskontoret nærmere på hva dette er – og hva det betyr for deg.

I forrige artikkel så vi et eksempel på en prosess for en anskaffelse:

Planlegge->Tidsplaner->Kunngjøring->Spørsmål og svar->Innlevering->Kvalifisering->Evaluering->Tildeling->Kontrakt->Avslutning

Nå har tilbudene kommet inn og du skal starte jobben med å finne riktig leverandør. Hva kan KGV hjelpe deg med her?

Kvalifisering->

multiple-choice-1316055

Kvalifisering er enten – eller…

Kvalifiseringsfasen kan være ganske tuklete – spesielt hvis du har vært overivrig med kvalifikasjonskravene før du kunngjorde konkurransen – og det kommer inn litt flere tilbud enn du hadde ventet. Tenk deg at du har satt opp åtte kvalifikasjonskrav og at det kommer inn 11 tilbud. Nå har du skaffet deg 88 vurderingspunkter som du må jobbe deg gjennom. 88 ja/nei-vurderinger…

Flere KGV kan hjelpe deg på veien her – for eksempel ved at du krysser av etterhvert som du vurderer kravene, og at systemet “siler” ut leverandørene etterhvert. På den måten unngår du å sjekke ting flere ganger. Siden alle dokumentene ligger digitalt tilgjengelig kan du dessuten be en kollega som har tilgang til systemet om å hjelpe deg. Når hun logger seg inn vil hun jo se nøyaktig det samme som deg.

Her dukker det også opp en ny effektiviseringsmulighet: 2-trinnsprosedyrer. KGV hjelper deg å holde styr på hvem som er prekvalifisert og ikke, og sørger for at konkurransegrunnlaget blir tilgjengelig for de som er videre i konkurransen.

I denne fasen kan det også hende du får bruk for meldingssystemet – hvis det skulle være behov for spørsmål, avklaringer, ettersendinger, utdypninger eller avvisninger. Alt blir selvsagt liggende samlet på samme sted.

Evaluering->

Evaluering bringer frem alle nyansene.

… mens evaluering bringer frem alle nyansene.

Evalueringsfasen kan være så mangt. I en enkel konkurranse der bare pris teller, gir svaret seg selv og du kan gå rett videre til tildelingen. Men dersom du har valgt å tildele til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og

har benyttet flere tildelingskriterier, kan det straks bli litt mer komplisert.

Hvert enkelt tildelingskriterie gir en ekstra dimensjon. Har du elleve tilbud og to kriterier, får du 22 vurderingspunkter – dessuten er det ikke bare ja/nei-vurderinger lenger. Med skalaer fra 1-6, 1-10 eller 1-100, samt vekting, kan det bli riktig så komplisert å konkludere.

I tillegg er det gjerne nå du må trekke inn kompetansen til andre i organisasjonen din. Da kommer det store spørsmålet: hvordan skal du presentere og sammenfatte valgene? De med fagkompetanse på biler, hyllesystemer eller oljeviskositet har ikke nødvendigvis så mye erfaring med innkjøp, tildelingskriterier og KGV.

Det er her de fleste KGV faller gjennom og ikke kan hjelpe deg så godt. For det første kan du ikke forvente at hundrevis av ansatte i kommunen til enhver tid skal kunne logge seg inn i og forstå et KGV. Verktøyet du bruker hver eneste dag har de kanskje aldri har sett før. For det andre kan du heller ikke forvente at de forstår vekting eller begrunnelsesplikt like godt som deg. Du får rett og slett en pedagogisk utfordring, og må sannsynligvis finne en bedre måte å presentere valgene på.

Som regel ender du opp med et regneark, med tildelingskriteriene nedover og leverandørene bortover. Synd, men sant.

Det er synd at verktøyene ikke kan hjelpe bedre her, men samtidig sant at det må være lov å være litt pragmatisk av og til. Om du ender opp med å flytte beslutningsgrunnlaget midlertidig over i et regneark for at faggruppen din skal forstå valgene, ja så får det heller være.

Når beslutningen er klar, kan du flytte dataene tilbake i verktøyet og fortsette prosessen. Hvem vet? Kanskje verktøyet ditt klarer å presentere dette såpass lettfattelig at du kan vise det frem på en storskjerm? Kanskje du kan invitere noen i faggruppen inn i systemet med en gjestebruker? Prøv gjerne, men ikke forvent mirakler.

Tildeling->

De fleste KGV tilbyr god prosesstøtte ved tildelingen. Målet er at informasjonen du har jobbet med gjennom hele evalueringsfasen skal gjenbrukes nå. Ideelt sett skal du bare trykke på “tildel”-knappen, og så skal systemet flette sammen alt pent sammen og produsere ferdige begrunnelser og kunngjøringer til leverandørene som sitter spent og venter.

Ideelt sett, ja.

I praksis er det nok ofte behov for å se over og lese ting på nytt – se de i et annet perspektiv og gruble litt over hvordan setningene kan tolkes feil. Ikke minst vil du – ihvertfall i starten – ha et ganske stort behov for å forstå hva som egentlig skjer når du trykker på den store, røde knappen. Hvem får hva? Hvordan ser det ut? Hva blir tatt med? Hva vil eventuelt mangle? Er det forståelig? Skaper det tillit?

Ingenting er verre enn å gjøre feil i tildelingen. Selv om feilen er helt bagatellmessig. Dette er det punktet i anskaffelsesprosessen hvor tilliten til oppdragsgiver er avgjørende. Uansett hvordan du vrir og vender på det vil skrivefeil, slurv, flettefeil og åpenbare klipp-og-lim-setninger være mest ødeleggende for deg akkurat nå. Det trenger ikke være det minste i veien med selve beslutningen – hvis den er dårlig presentert vil den ikke vekke tillit.

Tillit bygges centimeter for centimeter, men rives meter for meter, er det noe som heter. Det er verdt å tenke på akkurat nå.

Det er kanskje derfor enkelte velger å låse seg på inn på kontoret sitt og skrive tildelingsbrevene helt fra bunnen av – the art of writing is rewriting, som det også heter.

Men KGV er jo som sagt prosesstøtte. Poenget med prosesstøtte er jo at det skal hjelpe deg til ikke å gjøre feil. Da bør du nok heller jobbe hardt med systemet slik at det faktisk hjelper deg med å foreta gode og forståelige tildelinger – i anskaffelse etter anskaffelse.

Kontrakt->

to-sign-a-contract-3-1236622

Signering er jo enkelt… eller?

Når karensperioden er over, kan du inngå kontrakt. Sannsynligvis startet arbeidet med kontrakten omtrent på det tidspunktet du trykket på “Ny anskaffelse”? Kontrakten og bestemmelsene i den har nok vært med deg i lang, lang tid når du kommer hit.

KGV kan hjelpe deg til å flette sammen informasjonen fra vinners tilbud med kontrakten. Ideelt sett er det bare å skrive det ferdige formularet til PDF og sende til leverandør for signering – digitalt eller på papir.

Ideelt sett, ja. Ideelt sett er det også slik at det aldri regner i sommerferien.

I praksis opplever du nok fremdeles en del manuelt arbeid når kontrakten skal inngås. Eksempelvis kan det være at kontrakten er en NS-kontrakt, eksempelvis NS8406. Standard Norge har foreløpig ikke noen integrasjon mot KGV. Dermed må du stadig inn og kjøpe formular på standard.no og fylle ut formularet der. Det er et ganske irriterende dobbeltarbeid. Du kan få samme problem med SSA-kontraktene til DIFI, hvis du ikke har fått laget maler av alle disse inne i ditt KGV.

Neste skritt er å signere kontrakten. Det er ikke bare, bare. Det er faktisk et helt lite prosjekt i seg selv. La oss se litt på prosessen:

  • du må lage den ferdige kontrakten
  • noen i organisasjonen din med signaturfullmakt må se den og godkjenne den
  • leverandøren må se den og godkjenne den
  • leverandøren må signere den
  • oppdragsgiver må signere den
  • du må gjøre den tilgjengelig for de som skal bruke den

Det høres jo så enkelt ut, men i praksis kan dette ta en måned – hvis du er uheldig. Hvert enkelt punkt kan nemlig være avhengig av forskjellige mennesker i organisasjonene, og personer som skal samarbeide har jo ofte lett for å være på ferie, i møte eller syke når de trengs som mest. De kan dessuten finne på å være uenige – og da er du ille ute.

Selv om ordet kontraktsforhandlinger er et fremmedord i denne fasen, forekommer det jo likevel at noen ikke har lest kontrakten før nå. Det er sjelden spesielt smart å komme med endringsforslag etter at du har vunnet en åpen anbudskonkurranse, men det hender folk prøver seg likevel. Da går tiden.

Noen KGV tilbyr prosesstøtte til signeringen. Det kan være en veldig god ide. Da får begge parter varsler og påminnelser underveis, slik at du kan konsentrere deg om andre ting.

Alle KGV tilbyr dessuten prosesstøtte til selve kontraktsfasen, men det er en annen historie.

Avslutning->

Så står du til slutt igjen med en ferdig inngått kontrakt. Neste gang du eller en av dine kollegaer åpner KGV, vil de finne igjen alt sammen. All historikk. Alle spørsmål og svar, alle tilbud og alle tidspunkter. Det er et fantastisk godt utgangspunkt for neste anskaffelse.

Og hvordan du nå enn har valgt å løse koblingen til sak- og arkivsystem, så har du sannsynligvis også ivaretatt alle dine plikter der – med adskillig mindre arbeidsinnsats fra din side enn du var vant til før.

Nå har du forhåpentligvis litt mer innsikt i hva KGV kan gjøre for å hjelpe deg i anskaffelsesprosessen. Neste gang skal vi se på hvordan KGV kan bidra til mer og bedre samarbeid.

KGV del 2: Du får støtte til prosessen

I 2016 kommer endringer i regelverket for offentlige anskaffelser som etterhvert vil gjøre digitale tilbud til hovedregelen. Dette vil i sin tur gjøre begrepet “KGV” til allemannseie. KGV står for (elektronisk) konkurransegjennomføringsverktøy. Altså et verktøy til å håndtere elektroniske tilbud og anskaffelser. I en artikkelserie ser Innkjøpskontoret nærmere på hva dette er – og hva det betyr for deg.

maze-1236395

Eksempel på prosesstøtte: en veiviser gjennom labyrinten.

En anskaffelse er et prosjekt, eller en prosess om du vil. Den begynner ett sted og slutter et sted, og på veien skal den igjennom en rekke milepæler. Uansett om du kjøper brøytepinner eller hangarskip er det akkurat de samme milepælene. Da skal du selvsagt ha et system som støtter deg gjennom prosessen.

Ja, hvis du forstår prosessen, da.

Her er et eksempel på en prosess for en anskaffelse:

Planlegge->Tidsplaner->Kunngjøring->Spørsmål og svar->Innlevering->Kvalifisering->Evaluering->Tildeling->Kontrakt->Avslutning

Det er altså sånn rundt regnet ti skritt fra noen kommer inn på kontoret ditt og spør om virksomheten din har avtale på rørleggertjenester til du gjør kontrakten tilgjengelig for de som skal bestille rørlegger.

Ja, og det er de samme skrittene uansett om du skal ut og kjøpe trykkpresser eller bedriftshelsetjenester også.

Så la oss se litt på hva du faktisk kan bruke KGV-verktøyer til for å få hjelp og støtte i prosessen.

Planlegge->

Før eller siden oppstår behovet for å kjøpe noe. La oss tenke oss at virksomheten din trenger en ny rammeavtale på rørleggertjenester. Allerede nå vet du minst en ting om den kommende anskaffelsen: hva den skal hete. Hvorfor ikke legge den inn i KGV? Da vet du hvor du har den, ihvertfall. Har du flere innkjøpere i organisasjonen din, kan du kanskje også knytte den til en bestemt person. Så begynner den lange ferden frem mot kontrakten. Gjennom faggruppemøter, dialog med markedet, møter, statistikkinnhenting og grubling tar konkurransegrunnlaget sakte, men sikkert form – og alt skjer inne i et system som kan ta vare på detaljene. Fra dag til dag, uke til uke. Hele tiden kan kollegene dine (hvis du er så heldig å ha noen, da) følge prosessen, la seg inspirere, stjele ideer og synse.

-> Tidsplaner->

Etterhvert begynner anskaffelsen din å ta såpass form at du kan begynne å kikke nærmere på kalenderen. Nå vet du hva du skal ha – og kan begynne å tenke på når du skal ha det.

De fleste KGV kan holde styr på en lang rekke datoer – eksempelvis tilbudsfrist, frist for å stille spørsmål, vedståelsesfrist, karensperiode, oppstart for kontrakten osv. Det er sannelig ikke bare, bare å passe på alt dette selv – spesielt når ting begynner å endre seg. Vel på plass i systemet kan KGV også passe litt på deg – slik at du faktisk husker på at vedståelsesfristen snart går ut eller at det nærmer seg tilbudsfrist. KGV passer på leverandørene på samme måte. Så fort konkurransen er i gang, vil begge parter motta påminnelser på epost med jevne mellomrom.

->Kunngjøring->

“The art of writing is rewriting” sier forfattere trøstende til hverandre. Når du logget deg inn i Doffin i gamle dager for å kunngjøre en konkurranse følte du nok det samme: at konkurransegrunnlaget ditt passerte i revy mens du punchet inn igjen den samme informasjonen som du allerede hadde skrevet en gang før.

Med KGV kommer også autotfylling for Doffin. Doffin-integrasjonene sørger for at du slipper å skrive ting på nytt. Når du trykker “kunngjør”, henter KGV informasjon fra alle feltene du har sittet og fylt ut mens du har utviklet konkurransegrunnlaget og plasserer den på riktig sted i Doffin-skjemaet. Du kan nok risikere at ett og annet felt må fylles ut manuelt likevel, men nå er det ihvertfall bare unntaket og ikke regelen.

Det finnes tilsvarende automatikk for eksempelvis kontraktstildeling også.

Det er ikke så mange minuttene du sparer på dette, men sannelig er det tilfredsstillende minutter. Ingenting er mer urovekkende og deprimerende enn et datasystem som ikke kan gjenbruke data.

Så fort konkurransen ligger på Doffin, kan interesserte leverandører klikke seg videre til KGV og få umiddelbar tilgang til alt sammen. Ja, ikke nok med det: du får også beskjed om at noen har funnet konkurransen. Dette kan høres banalt ut, men flyten i prosessen er både ganske elegant og veldig effektiv.

->Spørsmål og svar->

Før eller siden vil en av interessentene i konkurransen stusse på noe. Da klikker de på en knapp og stiller et spørsmål. De forskjellige KGV-ene håndterer spørsmål og svar på litt forskjellig måte, men de har flere ting til felles:

  • Spørsmål og svar samles på ett sted – gjerne i samspill med sak- og arkivsystemet
  • Det er lett å spore i etterkant hvem som har spurt om hva, når de spurte om det, hva du svarte og hvem du svarte til
  • Funksjonen stenger automatisk når det ikke lenger er anledning til å stille spørsmål
  • Dine kolleger kan sette seg inn i prosessen og svare selv om du er syk

I tilbudsfasen kan det være svært viktig for tilbyderne å få avklart spørsmål de måtte ha, men mange kvier seg for å spørre. Kan det være fordi de er vant til at det tar en halv evighet å få svar? Med et godt meldingssystem kan det hende behandlingstiden går ned. Hvem vet? Kanskje det vil lede til at du får bedre tilbud?

1163837_51679668

I et slikt dataskap er det plass til hundretusenvis av digitale tilbud. Hvor mange papirtilbud får du inn på samme plassen?

->Innlevering->

Så kommer vi til selve rosinen i KGV-pølsa: digital tilbudsinnlevering. Mye er sagt om dette punktet allerede, men det forholder seg slik: frem til tilbudsfrist kan tilbyderne romstere fritt på sitt område uten at du som innkjøper kan se hva de gjør. Når tilbudsfristen går ut, er det tilbyderne som stenges ute. Dette skjer helt automatisk – og uten at noen av partene kan styre det. Følgelig kan både oppdragsgiver og tilbyder være helt trygg på at ingen kan tukle med tilbudene eller få informasjon de ikke skal ha. Selv om du leverer tilbud en måned før fristen, kan likevel ikke innkjøperen se hvem du er eller hva du har skrevet før fristen går ut.

Men den kanskje største og viktigste forbedringen er at systemet gjør det mulig å sende og motta tilbud digitalt. Dette kan fort vekk spare Norge for en papirstabel på høyde med Eiffeltårnet – hvert år.

Kravene til sending og mottak av tilbud er å finne i forskriftens § 7-3, som man kanskje kan kalle KGV-paragrafen?

 

Saken fortsetter neste uke. Da skal vi se nærmere på prosesstøtten du kan få etter at tilbudene har kommet inn.

KGV del 1: Farvel papir!

I 2016 kommer endringer i regelverket for offentlige anskaffelser som etterhvert vil gjøre digitale tilbud til hovedregelen. Dette vil i sin tur gjøre begrepet “KGV” til allemannseie. KGV står for (elektronisk) konkurransegjennomføringsverktøy. Altså et verktøy til å håndtere elektroniske tilbud og anskaffelser. I en artikkelserie ser Innkjøpskontoret nærmere på hva dette er – og hva det betyr for deg.

Vi har hatt slike KGV i snart 10 år i her i landet. Hvorfor er de ikke allemannseie allerede? For å finne svaret på det kan det være fornuftig å starte enda litt lengre bakover i tiden – for eksempel i Viktoriatiden…

2016-02-04 16.18.02

Bok fra 1904. Eksempel på papirbruk fra en tid da det ikke fantes alternativer.

I Jules Vernes roman «En verdensomseiling under havet» blir leseren presentert for «et stort bibliotek, med 20.000 bøker, minst». Biblioteket var atpåtil ombord i undervannsbåten «Nautilus». Utrolig.

I dag – 130 år senere –  kan vi lett ha med oss 20.000 bøker i baklomma – på sykkeltur. Utrolig? Langt i fra. Ta en titt på hva smarttelefonen din kan laste ned før du skal ut i det grønne neste gang.

Det skrevne ord er like viktig som før, men det tar ikke plass lenger – og det kan deles med hvem som helst, hvor som helst og når som helst – uansett om du sitter i en undervannsbåt eller er på sykkeltur.

Likevel er det mange som foretrekker å lese tekst på ark og ikke på en skjerm – selv om skjermen måtte være både høyoppløselig, lavtreflekterende, super-retina-ett-ellerannet og stå på høykant. Det er liksom naturlig med papir.

Naturlig… med all den tiden vi tilbringer foran TV, eller begravd i epost, Facebook eller nettaviser er det vanskelig å forstå hvorfor tekst egentlig er så naturlig på papir lenger.

En ting er den gamle romanen til Jules Verne – den egner seg kanskje godt i bokformat, i godstolen foran peisen.

Men hva med et tilbud i en anbudskonkurranse?

Papirtårnet

DSC_4819

Tenk deg et papirtårn så høyt som dette – hvert år!

Hvert år kunngjøres det over ti tusen anbudskonkurranser i Norge på Doffin. Hvis man forestiller seg at det i snitt kommer tre tilbud i hver konkurranse, er det altså tredve tusen tilbud hvert år. DIFI anslår at 25% av konkurransene gjennomføres elektronisk. Med andre ord leveres det over tjue tusen papirtilbud til norske offentlige oppdragsgivere – hvert år. Kaptein Nemos bibliotek ville vært fullt på rekordtid. Ja, ubåten hans ville vel sunket før den nådde Suez. Man kan heller bruke et annet bilde fra Viktoriatiden: stablet oppå hverandre får vi et tårn på høyde med Eiffeltårnet – hvert eneste år. Over tid ville vi druknet Eiffeltårnet, og nå må du jo ikke tro at det bare er Norge som bidrar med dette. Neida, hele EØS-regionen fungerer omtrent akkurat på samme måte som her hjemme på berget.

Så kan man jo legge til at i hver konkurranse er det jo ofte bare ett tilbud som faktisk blir antatt. Man kan kanskje også legge til at mange offentlige oppdragsgivere ber ikke bare om ett, men gjerne to kopier av tilbudet – i ringperm og med skilleark.

Mon tro om ikke en historie om dette som på magisk vis ble tilgjengelig i romanform for hundre år siden, ville virket minst like utrolig som Jules Vernes historier virket. Mon Dieu – mitt Paris drukner i norske anbudsdokumenter!

Utrolig men sann, for fortidens fremtid blir aldri helt som man hadde trodd.

Så hva kan vi gjøre med dette her i framtidas fortid, altså her og nå?

Ganske mye.

Start med deg selv

Men først og fremst må vi gjøre noe med oss selv – vi får la romaner være romaner, men på jobben må vi virkelig begynne å frigjøre oss fra A4-arket!

En ganske vanlig innvending mot elektroniske anbud er at innkjøperen som skal lese tilbudet liker å lese tilbud på papir. “Men vi må jo skrive det ut uansett”, kan de si. Det blir jo logisk – når leverandøren uansett har skrevet ut tilbudet sitt, er det jo like greit å sende over utskriften i stedet for å dytte den inn i dataen bare for å ta den ut igjen i den andre enden.

Men det er ikke gratis å sende tilbud på papir i posten. Dessuten er det langt fra sikkert at leverandøren hadde trengt å skrive ut alt sammen. Kanskje han bare hadde det inni dataen?

Norge har allerede vært gjennom denne overgangen når det gjelder fakturaer. Også der var utvekslingsformatet papir. Også der tok det tid, men til slutt klarte EHF-fakturaen å rydde bort papirfakturaen.

Nå er det papirtilbudene som står for tur.

Behovet

La oss forsøke å bryte ned behovet til innkjøperen som skal lese tilbudet:

– Han har behov for å se strukturen i tilbudet
– Han har behov for å ikke bare lese, men forstå, teksten
– Han trenger å kommentere og markere teksten
– Han må dele og drøfte innholdet med andre.

Så står vi altså der med noen viktige nøkkelord: strukturere, forstå, kommentere og dele.

Papiret har jo sine svar på dette. Du kan strukturere tilbudet ved å paper-clips-1240935bruke skilleark. Du kan forstå innholdet ved å lese teksten – og noen klarer bare ikke å forstå tekst de leser på skjerm like godt som tekst de leser på papir. Du kan kommentere med blyant og markere med merketusj. Du kan drøfte med andre ved å ta med deg papirutskriften inn på nabokontoret og vise fram setningen du ikke forstår.

Men papiret har også sine baksider. Som vi allerede har sett, er det i ferd med å drukne den franske hovedstaden. Dessuten har papiret den irriterende egenskapen at det bare finnes i ett eksemplar. Dermed må du ha med deg papiret fra sted til sted. Papir kan bare organiseres på en måte av gangen, så hvis du får lyst til å legge alle skatteattestene i alle tilbudene ved siden av hverandre, må du faktisk plukke de ut av ringpermene sine og omstrukturere.

Og så var det dette med deling – for å dele et papirark må du kopiere det, og så fort du har skrevet en ny kommentar på din kopi, har de to kopiene blitt forskjellige. Som sagt er det mange oppdragsgivere som ber om flere kopier av tilbudene, men det er også vanlig å instruere tilbyderne til ikke å stifte eller innbinde tilbudene. Hvorfor? Jo, fordi oppdragsgiver ser for seg at han kanskje må lage enda flere enn de to kopiene.

Men den aller største baksiden handler om søkbarhet. Hvis du leter etter en bestemt setning, er du nødt til å lese hele teksten fra perm til perm, for tekst på papir er ikke søkbar på noen annen måte. Derav behovet for ryttere, bokmerker, merketusjer og eselører.

Den lille digitale fornærmelsen

Samtidig ber de fleste oppdragsgivere også om tilbudet på minnepenn eller CD-rom. Hvorfor? Formodentlig fordi de har sett fordelen med å ihvertfall behandle deler av tilbudet elektronisk.

Hvorfor ber man så ikke om å få tilbud kun på CD-rom eller minnepenn, eventuelt med et tilbudsbekreftelsesbrev på papir? Det ville jo vært en enkel måte å redusere papirtårnet på. Svaret ligger antageligvis i det innledende hjertesukket “Men vi må jo skrive ut tilbudene uansett”.

Endring krever motivasjon og kunnskap. Skal du slutte å røyke, holder det ikke å vite hva som er skadelig med røyking. Du må også se fordelene ved å være en ikke-røyker.

Fordelene

Så, la oss se på fordelene med digitale tilbud.

De grunnleggende behovene var altså:

– Å se strukturen i tilbudet
– Å forstå teksten
– Å kommentere og markere teksten
– Å dele og drøfte innholdet med andre.

Et tilbud kan også struktureres digitalt. Den enkleste formen er vel å navngi dokumenter og fordele de i mapper – gjerne etter oppdragsgivers instrukser. Du kan også ta det hele ett skritt lenger ved å benytte funksjoner i konkurransegjennomføringverktøyene som automatiserer deler av anskaffelsesprosessen – eksempelvis ved å hjelpe tilbyderne til å strukturere tilbudet sitt slik at det blir lettere å gå igjennom. Et eksempel er å gi tilbyderne et sjekkpunkt hvor de skal laste opp skatteattesten. Hvis de glemmer å laste den opp, kommer de ikke videre.

Du kan også tenke deg at du bruker systemet til å få tilbyderne til å strukturere besvarelsene sine – eksempelvis ved å lage en tekstboks der svaret på et bestemt spørsmål skal stå. Vipps får du en slik boks for hvert tilbud, og det blir enklere å sammenligne akkurat dette svaret fra tilbud til tilbud. Dette blir enda enklere hvis datasystemet gjør det mulig for deg å trekke ut eller vise bare denne delen av alle tilbudene, side om side.

Du kan jo tenke deg selv – hvis du har seks kvalifikasjonskrav og elleve tilbud, blir det 66 vurderingspunkter. Tenk deg nå hvis du kan sjekke av disse, en etter en, inne i et datasystem i stedet for å holde oversikt manuelt over hva du har og ikke har vurdert og akseptert.

PDF – mer nyttig enn du tror

marker-pen-1240916

Visste du at du også kan markere tekst inne i dataen? Uten å skrive ut? Det er både enklere og nyttigere enn du kanskje tror.

De fleste datasystemer kan spytte ut PDF-versjoner av teksten. Eksempelvis en PDF-versjon av hele eller deler av tilbudet. Du må jo ikke skrive ut disse PDF-dokumentene på papir. Du kan faktisk gjøre mye nyttig med dem inne i datamaskinen din også. For eksempel kan du kommentere og markere tekst. Når du deretter lagrer dokumentet, blir kommentarene og markeringene værende. De blir også med hvis du sender dokumentet på epost til kollegaen din på nabokontoret. Kollegaen kan også kommentere videre og returnere dokumentet til deg – og du kan åpne de på en laptop eller et nettbrett og fortsette der. Dessuten er det faktisk mulig å venne seg til å lese teksten på skjerm også. Det hjelper når den blir mere “din” fordi du har kommentarene og markeringene dine på plass. Nettet florerer med bruksanvisninger for hvordan du kan markere og kommentere et PDF-dokument. For eksempel ligger den en video her.

Prøv deg fram! Dette er kanskje det enkleste stedet å starte, og du trenger ikke engang KGV for å gjøre det heller.

KGV kommer mer til sin rett i del 2. Da skal vi se nærmere på prosesstøtte.

I mellomtiden håper vi du bruker tiden til å bli litt mindre avhengig av papiret!

Slipp KGV løs: det er 2016!

Neste år vil den kryptiske forkortelsen “KGV” gå fra fremmedord til nyord – ihvertfall i anskaffelseskretser.

KGV står for (elektronisk) konkurransegjennomføringsverktøy. Det er rett og slett et fagsystem som tar vare på prosessen fra et behov oppstår og frem til du har en ferdig inngått kontrakt i den andre enden. I 2016 får vi krav i regelverket for offentlige anskaffelser for slike verktøy. DIFI, EU, og mange leverandører og offentlige oppdragsgivere har ønsket seg dette i årevis. Nå skjer det endelig.

Snart blir det obligatorisk for deg.

Så hva er dette for noe? I en artikkelserie skal vi se nærmere på hva KGV er, og hvorfor vi mener det er meningsløst å gjennomføre anskaffelser manuelt på papir når du ikke trenger å gjøre det.

Her er de fem viktigste grunnene til at du bør begynne å tenke på KGV allerede nå.

Grunn nr. 1: Farvel papir

KGV gjør det mulig å kvitte seg med så godt som alt av papir knyttet til anbudsprosesser. Norske leverandører produserer – motvillig – et tårn med tilbud på høyde med Eiffeltårnet hvert eneste år. Denne galskapen må ta slutt. Og KGV er veien å gå – men du må også gjøre en innsats.

Grunn nr.2. Du får støtte til prosessen

En anskaffelse er et prosjekt, eller en prosess om du vil. Den begynner ett sted og slutter et sted, og på veien skal den igjennom en rekke milepæler. Uansett om du kjøper brøytepinner eller hangarskip er det akkurat de samme milepælene. Da skal du selvsagt ha et system som støtter deg gjennom prosessen. Ja, hvis du forstår prosessen, da.

Grunn nr. 3. Du kan samarbeide med andre
Det finnes knapt en oppgave i offentlig sektor som er mindre fornuftig å gjøre alene enn å anskaffe noe. Ja, for det er vel ikke bare du som skal bruke det du har ansvaret for å anskaffe? Hadde det ikke vært kjekt med et system som gjorde samarbeid enklere? For du samarbeider vel med andre når du anskaffer?

Grunn nr. 4. Du slipper å skrive ting på nytt
I datamaskinene våre skriver vi inn data. Datamaskinene våre lagrer disse dataene. Hvorfor ender vi likevel opp med å skrive inn det samme flere ganger? Gjør du det?

Grunn nr.5. Du blir mer effektiv
Transaksjonskostnadene for offentlige anskaffelser er for høye i Norge, sies det. Vi kjenner oss aldri igjen i tidsestimatene som legges til grunn for slike konklusjoner. Kan det være fordi vi har brukt KGV i mange år allerede? Hva kan du gjøre for å effektivisere dine anskaffelser?

Det finnes mange leverandører av KGV der ute. Vi har ikke tenkt å anbefale noen av dem, for de er alle gode – hver på sin måte. Du må finne ut hva som passer best for deg. Det vi kan gi deg er enn bedre forståelse for hva disse systemene faktisk kan hjelpe deg med.

Så, gled deg til 2016!

HISTORIEN OM INNKJØP fortsetter: Historien om hvorfor

question domino-1547659– Hvorfor?

Det er et enkelt spørsmål, men svaret kan være innviklet noen ganger. Dessuten er det ikke alltid du er fornøyd med svaret heller.

Dermed spør du kanskje for andre gang: – Ja, men HVORFOR?!?

Når du tildeler kontrakter i offentlige anskaffelser blir det mange hvorfor. Derfor har vi §11-14 i forskriften som sier hvordan vi skal forklare for en leverandør hvorfor han ikke fikk kontrakten. Dette kalles begrunnelsesplikten.

I dagens forskrift står det at:

Oppdragsgiver skal i begrunnelsen opplyse navnet på den som fikk kontrakten eller rammeavtalen og gi en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier.

Slik var det ikke før, og det er her hvorfor nummer 2 kommer inn.

Tidligere var setningen enklere:

oppdragsgivers begrunnelse om kontraktstildeling […] skal inneholde tilstrekkelig informasjon om det valgte tilbudet til at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig, i samsvar med angitte tildelingskriterier.

Når man skal beskrive det valgte tilbudet er det jo helt klart forskjell på “tilstrekkelig informasjon” og “egenskaper og relative fordeler”.

Men i tillegg sto også dette:

Dersom en leverandør anmoder om det, skal det senest innen 15 dager etter at anmodningen er mottatt gis en nærmere begrunnelse for hvorfor dens forespørsel om å delta er forkastet, eller leverandøren ikke skal tildeles kontrakt. Dersom kontrakt er tildelt, skal navnet på den som fikk kontrakten eller rammeavtalen opplyses sammen med det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler.

Altså en utvidet begrunnelse. Disse kunne anta uante proporsjoner i enkelte saker. Kanskje var det nettopp derfor forskriften ble endret, slik at tidsbruken knyttet til tildelinger ble litt mer forutsigbar for oppdragsgiver. 1. juli 2012 forsvant denne setningen, og følgelig skulle den første begrunnelsen være god nok i seg selv.

Men selv i dag, over tre år etter at dette leddet ble fjernet, forekommer det stadig vekk at leverandører på en eller annen måte ber om en utvidet begrunnelse i stedet for å mene noe konkret om begrunnelsen de allerede har fått.

Hvorfor? Kanskje rett og slett fordi gammel vane er vond å vende.

KOFA-sak 2013/21 (fra premiss 60) omtaler begrunnelsesplikten i detalj og forklarer også godt hva som egentlig skjedde sommeren 2012.

Det økonomisk mest fordelaktige fortsetter

driver-glance-1467600De fleste av oss husker dagen man hadde oppkjøring. Med klamme hender og litt høy puls innså man at friheten og hele framtida skulle avgjøres av en sensor, med et kryss på et ark: “Bestått” eller “Ikke bestått”.

Det er ikke uvanlig at kandidater stryker på oppkjøringen – kanskje bare fordi de har en dårlig dag og er litt nervøse, eller fordi de rett og slett ikke er egnet til å kjøre på egen hånd ennå – i sensors øyne.

I sensors øyne, ja.

Det er nok ikke så rent få som i fortvilelsen over å ikke ha bestått har slått opp i forskriften for trafikkopplæring etterpå og lett etter paragrafer om klageadgang. Harmdirrende stopper de på §31-6 og konstaterer at “Det er adgang til å klage på førerprøven med unntak av sensors skjønnsmessige vurdering av praktisk førerprøve”.

Da vil sikkert enkelte i frustrasjon spørre seg selv hva i alle dager det er igjen å klage på.

Men over til offentlige anskaffelser. Sett at du nettopp tapte et offentlig anbud, og ønsker å klage til KOFA om dette. Hva sier KOFA om hva du kan klage på?

På sine hjemmesider gjør KOFA det klart at:

“Dersom klagen gjelder handlinger hvor regelverket gir innkjøpere et innkjøpsfaglig skjønn, kan klagenemnda i begrenset grad prøve dette skjønnet.”

Basert på avgjørelser fra rettsaker og KOFA, kan man kort oppsummert klage når noe er usaklig, vilkårlig, sterkt urimelig eller basert på feil fakta.

La oss se på et eksempel på noe noe vilkårlig eller usaklig. I KOFA-sak 2004/275 hadde to leverandører tilbudt personell med erfaring på henholdsvis 14 og 25 år. For dette fikk de henholdsvis 2 og 5 poeng. Leverandøren som fikk 2 poeng mente det var lagt alt for stor vekt på denne forskjellen på 11 år, og at skjønnsutøvelsen var vilkårlig. KOFA var enig i dette, og kom til at forskjellen i antall års erfaring var tillagt uforholdsmessig stor vekt. De kalte denne måten å evaluere kompetanse på for usaklig. Hvorfor? Jo, fordi det ikke var vist til hvilken sammenheng dette hadde med verdien av tilbudene for oppdragsgiver. Altså hvorfor 11 års ekstra erfaring faktisk var så viktig at det skulle gi mer enn dobbelt så god score.

Det var altså ikke nødvendigvis feil å gi slik score, men tilbyderne hadde ingen mulighet til å forutse at erfaringen skulle få så stor betydning.

I KOFA-sak 2012-17 skulle oppdragsgiver vurdere kvaliteten på et utvalg kontorrekvisitaprodukter. Når vurderingen var ferdig, ganget man opp poengscoren for hvert produkt med hvor mange man tidligere hadde kjøpt av produktet. Det fikk den konsekvensen at kvalitetsvurderingen på eksempelvis kulepenner ble ganget med 150.000 mens kalkulatorer bare ble ganget med 100. Følgelig ble kvaliteten på kulepennene 1500 ganger viktigere enn kvaliteten på kalkulatorene, og KOFA var enig med klager i at dette var “uventet, vilkårlig og urimelig”.

Senere i samme sak får oppdragsgiver støtte for skjønnsutøvelsen når det ble klaget på at kladdebøker med matte omslag fikk 2 poeng mer enn de med blanke omslag. KOFA fant ikke grunn til å “overprøve denne vurderingen”, som blant annet var basert på hvordan en kladdebok ble seende ut etter “røff behandling i en skolesekk”.

Så var det dette med feil fakta. Teoretisk sett vil et trekk med begrunnelsen “tilbudt ball er gul” være basert på feil fakta hvis den tilbudte ballen faktisk var blå.

I praksis er det nok betydelig vanskeligere å vurdere dette, men det finnes eksempler på alt fra oppdragsgivere som har sett bort fra vedlagt dokumentasjon, til åpenbare feiltolkninger av det som er skrevet.

I KOFA-sak 2011-205 tildelte oppdragsgiver en kontrakt på bussruter til leverandør A. Leverandør B klaget og oppdragsgiver kom til at noen punkter i vurderingen faktisk var basert på feil fakta. Helt konkret hadde A feilaktig fått uttelling for biodieseldrift og hydraulisk retarder på sine busser, mens B hadde ett sete mer i bussen en det som var lagt til grunn ved vurderingen. Endringene fikk ikke innvirkning på resultatet av konkurransen, men ble rettet etter at B klaget.

Selv om feilene ble rettet, skjedde det på feil måte. Oppdragsgiver benyttet nemlig en annen evalueringsmetode i runde 2 enn i runde 1. De mente også at en av feilene var unødvendig å rette fordi den var lik for både A og B. Her glemte de forøvrig at det også var en C inne i bildet. I begge tilfeller kom KOFA til at det var brudd på regelverket.

Begrunnelsesplikten

Både sensor på oppkjøringen og den offentlige innkjøperen har plikt til å begrunne valgene de gjør. Sensor har dette å forholde seg til i sin forskrift: “Dersom en praktisk prøve vurderes til ikke bestått, skal kandidaten gis en skriftlig begrunnelse for vedtaket.”

Den offentlige innkjøperen skal på sin side ge en:

“redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier”

Det kan løses på mange måter. Her er et eksempel på en løsning som KOFA mente var helt grei:

“Tilbudene har blitt vurdert i forhold til tildelingskriteriene slik de er oppstilt i konkurransegrunnlaget. Basert på resultatet av tilbudsevalueringen etter avsluttede forhandlinger er tilbudet fra A vurdert som det økonomisk mest fordelaktige. Bs tilbud er vurdert som det beste iht. tildelingskriteriet tjenestenes innhold og kvalitet, hvor tilgjengelighet samt tilbudt tjenestenivå har blitt utslagsgivende. Utover dette er det ikke avdekket kvalitetsmessige forskjeller av betydning mellom tilbudene. As samlede priser er imidlertid betydelig lavere enn Bs, noe som med god margin utligner kvalitetsfordelene i Bs tilbud. Prisforskjellene blir dermed utslagsgivende for konklusjonen av tilbudsevalueringen. Oppdragsgiver har iht. dette besluttet at A tildeles kontrakt for levering av tjenester.”

I denne saken skulle oppdragsgiver kjøpe tjenester for rundt 100 millioner kroner, og dette var begrunnelsen. Ingen poeng, ingen totalpris – bare dette. Leverandør B klaget.

Når KOFA behandlet klagen, kom de “under en viss tvil” til at begrunnelsen var god nok, selv om de mente oppdragsgiver med fordel kunne gitt nærmere informasjon om evalueringsmodellen. Det hører med til historien at det etterhvert også ble opplyst at prisforskjellen mellom A og B var hele 50%. Det må jo kunne kalles “betydelig lavere”.

Det er likevel litt vanskelig å forestille seg hvordan leverandør B kunne være fornøyd med dette, når det tross alt var en så stor kontrakt som var tapt.

I KOFA-sak 2014-129 kommer KOFA til motsatt konklusjon. Her er begrunnelsen ikke god nok. Årsak? Totalt var det var bare 1 poeng som skilte de to tilbyderne. På kriteriet “Kompetanse” var det angitt score for  utdanning og relevant erfaring på to tilbudte ressurser. Her var det forskjell i poenggivningen, men ingen begrunnelse for hvorfor. Siden begge tilbydere hadde erfaring fra den typen arbeid som skulle gjennomføres, kom KOFA til at oppdragsgiver skulle vært tydeligere på hva som faktisk utgjorde forskjellen.

I den første saken sto det om hundre millioner kroner. I den andre saken var det nok et betydelig mindre beløp. Likevel kan det synes som om KOFA stiller strengere krav til begrunnelse i den minste anskaffelsen. Årsaken er nok forhåpentligvis at i mindre anskaffelsen var forskjellen mellom tilbudene veldig liten, mens det var betydelig prisforskjell i den største. Ergo: dess mindre forskjellen er, dess større ansvar har oppdragsgiver til å begrunne godt hvorfor det ble som det ble.

integral-calculations-1535285Hvis det er en ting du kan være trygg på i offentlige anskaffelser så er det at evalueringer, skjønnsutøvelse og begrunnelse er forskjellig fra oppdragsgiver til oppdragsgiver. Den eneste fellesnevneren er egentlig regelverket. Noen steder bruker man poeng fra 1 til 5 eller 6, andre steder fra 0 til 100. Toppscore kan være 10, 100 eller 1000, eller ikke noen oppgitt score i det hele tatt, slik det var i anskaffelsen til 100 millioner.

I et slikt bilde er det vanskelig å bli god. Både som leverandør, innkjøper og jurist på begge sider av bordet møter man så mange forskjellige modeller og metoder at det kanskje ikke er så rart at resultatet av og til blir både urimelig, vilkårlig, usaklig eller basert på feil fakta. Kanskje det heller ikke er så rart at begrunnelser på flerfoldige sider av og til kommer til kort mens minimalistiske begrunnelser ender opp med å holde vann.

I mangel av noe bedre er det instruksene i konkurransegrunnlaget som blir avgjørende. For all den tid forskriften ikke sier et ord om hvordan man skal evaluere og praksis er så forskjellig, så blir det hva man selv har skrevet som legges til grunn når vurderinger og begrunnelser skal veies.

Da blir det jo ganske viktig hva man selv har skrevet, eller hva?

Skulle man liste opp noen praktiske råd, så måtte det være disse:

– Bestem deg for en evalueringsmodell som er logisk og lettfattelig
– Skriv hvordan du vil evaluere tilbudene i konkurransegrunnlaget
– Uthev det som er viktig for deg
– Evaluer tilbudene slik du har skrevet at du vil evaluere dem
– Hold deg til fakta
– Legg kun vekt på det som står i tilbudet
– Hold deg til det du har sagt du skal vurdere – og mest til det du har sagt er viktig for deg.
– Vær forberedt på at du av og til må utvise skjønn – og at noen vil være uenige i skjønnsutøvelsen.

Lykke til!