Egenerklæring

OPPDATERING: På KOFAs fagsamling 10. november bekrefter Departementet at det er korrekt at man skal be om kvalifiasjonsdokumenter før man tildeler kontrakt (§17-1(5)). Dette er en videreføring av EU-direktivet. Det er altså ikke anledning til å vente med å kvalifisere til man er i karensperioden, men det virker ikke som om du bryter noen regler om du gjør det tidligere. Det kan nok generelt være en god idè.

Ved årsskiftet skjer det flere endringer i regelverket for offentlige anskaffelser, og forsøker å belyse en del – se også vår artikkel om den vage nye verdenen vi går i møte.

Men nå skal vi se på noe som er omtalt som en av de aller viktigste forenklingene – nemlig bruk av egenerklæringer ved kvalifikasjon.

Eksempel på kvalifiserte deltagere – formodentlig FØR de tok plass i bassenget.

I dag er det normalt slik at du må be om dokumentasjon for at kvalifikasjonskravene oppfylles før du kan vurdere tilbudene. Dette reguleres av forskriftens §8-4 som sier at “Oppdragsgiver kan stille minimumskrav til leverandørene, herunder til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling.”

Kan, står det. Likevel er det mange offentlige oppdragsgivere som lar det gå sport i å angi mange kvalifikasjonskrav.

Bestemmelsen ser ganske lik ut etter nyttår også, men i tillegg kommer nå §8-10:

Oppdragsgiveren kan kreve at leverandørene leverer en egenerklæring sammen med forespørselen om å delta i konkurransen eller tilbudet, som et foreløpig dokumentasjonsbevis for
a) at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene
b) at det ikke foreligger grunner for avvisning
c) at leverandøren oppfyller eventuelle utvelgelseskriterier.
(2) Før tildeling av kontrakten skal oppdragsgiveren kreve at den valgte leverandøren straks leverer oppdaterte dokumentasjonsbevis. […]

Det er også et tredje ledd i denne paragrafen, men det skal vi komme tilbake til senere. Det viktigste først: du kan nå signere på at du har lest og oppfyller alle kravene når du leverer tilbudet, og først hvis du er så heldig å få kontrakten, må du grave frem de faktiske dokumentene. De 17 andre leverandørene i konkurransen slipper å gjøre annet enn å love på ære og samvittighet at de også ville klart å fremskaffe dokumentene hvis de hadde blitt valgt.

Trylleslag

Med et trylleslag har man altså oppnådd en vesentlig forenkling av regelverket.

Vel, kanskje.

For det første kan jo en slik endring føre til at de som setter pris på mange kvalifikasjonskrav nå går fullstendig bananas og legger inn enda flere. Det vil jo tross alt bare være èn som må grave de fram – ikke atten.

For det andre – og dette er kanskje det viktigste – hva skal du gjøre hvis den som vinner ikke klarer å fremskaffe dokumentasjonen?

I tillegg kommer det særnorske kravet om skatteattest. I dag må du be alle om skatteattest, og den skal i dag foreligge senest ved tilbudsfrist (pluss evt. tilleggsfrist). Etter nyttår holder det å be om det fra vinner, og forskriften er urovekkende vag på når den faktisk må foreligge. Før sto det altså at attesten måtte foreligge ved tilbudsfrist. Nå står det … vel, ingenting egentlig. Da kan man jo tenke seg at attesten sannsynligvis må foreligge før kontrakten inngås. Men kan man tenke seg at noen kan mene at det er godt nok at den foreligger før oppstart av kontrakten? Kan andre mene den må foreligge før evalueringen påbegynnes? Før tildeling? Før karensperiodens utløp? Ja, hvem vet. Det blir opp til oppdragsgiver, KOFA og rettsapparatet å vurdere akkurat dette.

Men la oss spole frem til 2017 og se for oss hvordan kvalifikasjonskravsendringene kan utspille seg i praksis…

Dingser kjøpes!

Tenk deg at dingseseksjonen har bedt deg gjennomføre en middels stor anskaffelse av dingser. Du jobber med konkurransegrunnlaget og bestemmer deg for en håndfull fine kvalifikasjonskrav du mener du bør kunne stille.

Tilbudsfristen går ut, og du får inn fire tilbud. Kvalifiseringen av tilbudene kommer nok til å gå unna i en fei, for alt du trenger å gjøre er å se at hver leverandør har lagt ved et signert skjema med en håndfull avkrysninger. Du tenker også fornøyd på de fire leverandørene som slapp å grave frem referanser, attester, diplomer og sertifikater når de leverte inn tilbudet. Du ofrer også arkivpersonalet ditt en tanke – siden de nå slipper å måtte arkivere en dullion totalt unyttige skjemaer fra leverandører som aldri vil få noen kontrakt.

Men det er skjær i sjøen. Først viser det seg at en av leverandørene har glemt å legge ved egenerklæringen. Han avviser du etter forskriftens §9-5a. Så var det de tre andre. Du erindrer vagt at du har vært borti en av leverandørene før i forbindelse med en avvisning, men legger tanken til side og går løs på evalueringen.

I løpet av noen dager har du og fagfolkene dine kommet frem til at leverandør C er best, tett fulgt av D og deretter A.

Folka i dingseseksjonen maser og lurer på om ikke kontrakten er klar snart – de har akutt behov for å kjøpe dingser før dingsesesongen starter. Joda, sier du. Vi er klare til å tildele nå.

Men vent … du leser forskriftens §8-10(2) igjen: “Før tildeling av kontrakten skal oppdragsgiveren kreve at den valgte leverandøren straks leverer oppdaterte dokumentasjonsbevis”. Før tildeling? Altså før det går ut melding om at leverandør C får kontrakten? Oi da. OK. Du sender hastemelding til leverandøren og ber under henvisning til §8-10(2) om at leverandøren straks leverer de to attestene, det ene sertifikatet og de tre referansene du har satt som kvalifikasjonskrav.

Dagen etter har du ikke fått noe svar. Du ringer. Leverandøren er på ferie i Malaga, men han skal få noen på kontoret til å fikse det med en gang. Betyr det at vi har vunnet da, spør leverandøren. Du blir tatt litt på sengen, men klarer å unngå å svare. Det haster, sier du bare. Oi, vi har vunnet, tenker leverandøren.

Sekretæren på hovedkontoret blir litt forvirret … hvilke attester og sertifikater? Han spør noen andre som har litt greie på offentlige innkjøp og til slutt klarer de å stable på beina dokumentene som er etterspurt. Etter et par dager sender de det over. Samtidig minner de deg på at de jo ikke kan sitte parat døgnet rundt slik at de “straks” kan produsere slike dokumenter – de må jo i anstendighetens navn få litt tid på seg!

Tid, ja. Tre dager på overtid puster du lettet ut, og går gjennom dokumentene. Men hvor er skatteattesten? Jaja, den kan man jo vente med. I henhold til §7-2 trenger man ikke skatteattesten før … eh, når egentlig? Du filosoferer litt over dette, men blir avbrutt av en telefon fra dingseseksjonen. Nå? Hva skjer? Noen kontrakt snart?

Du kvalifiserer leverandør C, og sender tildelingsmelding til både A, B, C og D.

C spretter champagnen han kjøpte med seg på taxfree’n på vei hjem fra Malaga, A ber om innsyn og D og B klager på tildelingen.

Slapp av, tenker du. Nå har jeg noen dagers karensperiodepustepause her. Først: skatteattest!

Attesten kommer etter enda et par dager og viser seg å ha restanser. Oida, sier leverandøren – vi hadde ikke sjekket den siden vi bare skulle fylle ut et sånt egenerklæringsskjema.

Så blir det å vurdere om kravet du faktisk satte til skatteattesten åpner for at de kan tas med eller ikke. Du konkluderer med at de ikke kan det, og kommer samtidig på at det var noe kjent med denne leverandøren, ja. De gikk vel egentlig nesten konkurs for et par år siden?

En uke på overtid er det altså tilbake til start. Du trekker tildelingen tilbake, avviser leverandør C og spør D om de samme dokumentene. Denne gangen spør du for sikkerhets skyld A også. Samtidig må du ikke glemme å behandle klagen fra B på at han ble avvist fordi han glemte det han nå truer med å gå til pressen og kalle et “filledokument”.

Det har blitt litt spagetti etterhvert. Nå har altså A bedt om innsyn i tilbudene, C vurderer å klage fordi restansene på skatten i hans øyne er “rene bagateller” og klagene som D og B kom med handler ikke om tildelingen i det hele tatt – den handler om kvalifikasjonskrav og avvisning. Du må nå altså be om kvalifikasjonsdokumenter fra leverandører som allerede både har klaget på kvalifikasjonskravene og bedt om innsyn.

Du tenker i farten at du nok egentlig like gjerne kunne bedt om kvalifikasjonsdokumenter fra alle sammen med en gang. Kanskje helst i det de leverte tilbudet.

Du rekker ikke å tenke tanken ferdig før du blir avbrutt av en litt utålmodig telefon fra dingseseksjonen igjen.

Hallo? Er det noe fremdrift her?

Samlet register

Ja, det er grunn til å tenke seg om før man venter til siste liten med å kvalifisere leverandører. Resultatet kan fort bli noe annet enn du forventet – spesielt siden leverandørene også kan finne på å ta litt lettere på kvalifiseringen, nå som de jo egentlig kan utsette dokumentinnhentingen en stund. Det er som kjent menneskelig å utsette.

Det kan jo også tenkes at en og annen offentlig oppdragsgiver føler kvalifiseringspresset ekstra godt når man vet at kvalifiering av en bestemt leverandør må til for at ikke prosessen skal stoppe helt opp.

Siden det ikke er uvanlig at det offentlige opererer med vedståelsesfrister på flere måneder, er det også betimelig å spørre seg hva slags beredskap leverandøren nå må etablere når de “straks” må kunne stille med kvalifikasjonsdokumenter når som helst i løpet av disse månedene.

Samlet kan man dermed fort tenke at denne endringen i praksis er ganske verdiløs. Ja, nesten et skritt tilbake – ihvertfall for vår stakkars venn med dingseanskaffelsen.

Men fortvil ikke. Det er mer. I bunnen av endringen ligger det en idè som innkjøpere har ønsket seg lenge, nemlig en felles kvalifiseringsdatabase. Leverandører til forsyningssektoren betaler villig vekk for å få lov å ligge i slike databaser, og kvalifiseringen går raskere. Nå vil det samme markedet kanskje også åpne seg for klassisk sektor. I §8-10 er det nemlig også et tredje ledd:

(3) Denne bestemmelsen er ikke til hinder for at en egenerklæring brukes som et endelig dokumentasjonsbevis […]

Hva betyr så dette? Jo, her er koblingen til en eventuell database eller annen sertifiseringsordning.

Dette blir tydeligere (i den grad en forskriftstekst kan ansees å være tydelig) hvis vi ser på hvordan regelverket ser ut i Del III. Vi skal ikke gå i detalj på dette nå, men se på dette:

(4) Oppdragsgiveren kan ikke be leverandørene levere dokumentasjonsbevis dersom han tidligere har mottatt dem, eller dersom han har muligheten til å innhente opplysningene kostnadsfritt i en database i en EØS-stat. Dette gjelder bare når egenerklæringen inneholder opplysningene som er nødvendige for å innhente dokumentasjonsbevisene, blant annet internettadressen til databasen og identifikasjonsopplysninger.

Ser vi en bestemmelse som innebærer en plikt til å tenke rasjonelt her? I noe mer klarspråk kunne man kanskje sagt det slik: du kan ikke be om noe du allerede har, og hvis du kan få tak i det på nettet gratis så skal du bare be om link til stedet der du kan finne det, og ikke be om en haug med papirer.

I 2017 kan vi altså endelig begynne å se konturene av en felles database for kvalifisering av leverandører til offentlige kontrakter. Selvsagt er det noen som må betale for gildet, og det kan nok tenkes at det blir leverandørene. Dagens kvalifiseringsdatabaser for forsyningssektoren koster noen tusen i året – og det er jo ikke sikkert det blir bare èn heller.

Men det kan være verdt det – kanskje ser vi nå begynnelsen på slutten på meningsløse avvisninger, eviglange kvalifikasjonsrunder og rettssaker om leverandører som skulle eller ikke skulle vært avvist. Det er også kostbart.

Kanskje. I mellomtiden er det nok uansett en god idè å begrense seg når det gjelder antall kvalifikasjonskrav – og tenke seg nøye om før man venter for lenge med å be om den dokumentasjonen man nå ikke lenger er nødt til å be alle om å levere.

KS: – gjør om på offentleglova!

dark-secrets-1237263 KS vil at offentleglova skal endres. Det har vært en del diskusjon frem og tilbake om dette de siste månedene, for KS har nemlig ikke gitt noe høringssvar i høringsrunden, men diskutert saken i andre kanaler.

Kommunal rapport siterer KS slik:

Våre medlemmer opplever også at innsynsbegjæringer ofte fremmes primært for å se sine konkurrenter i kortene, og ikke etter lovens intensjon om å etterprøve forvaltningens saksbehandling.Etter ikrafttredelse av offentleglova har KS sett flere enkeltsaker hvor innsyn i tilbud før kontraktsinngåelse har vanskeliggjort gjennomføring av ny konkurranse når forutgående konkurranse har vært mislykket eller av annen årsak må avlyses. Dette er en situasjon verken oppdragsgivere eller leverandørene er tjent med. KS mener i likhet med håndhevelsesutvalget at regelendringen 2006- loven fører med seg må revurderes.
KS mener de uheldige konsekvensene regelendringen har medført, vil bli betydelig redusert ved at tidspunktet for innsyn settes slik regelen var etter offentlighetsloven av 1970.

Meningen er ihvertfall klar nok.

Usikker på bakgrunnshistorien? Du kan lese historien om offentleglova her.

I korte trekk: vi fikk regler for offentlighet på 1970-tallet, og disse ble endret vesentlig i et regelverk som ble vedtatt i 2006, men ikke trådte i kraft før i 2009. Det er altså ikke slik at KS vil tilbake til 70-tallet. De vil ha tilbake noe fra reglene slik de var før 2009.

Så hva snakker vi om her? I praksis snakker vi nok om tidspunktet for innsyn. I dag er det slik at det “kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll […] til valet av leverandør er gjort.”.

Ergo: du får inn tilbudene, du vurderer og tildeler. Først da kan leverandører be om innsyn uten at oppdragsgiver kan benytte retten sin til å nekte det.binoculars-1559595

Før 2009 var det ikke stort man kunne forvente å få innsyn i. Da var regelen slik at oppdragsgivere hadde rett til å gjøre unntak for “tilbud og protokoller”. Samtidig var det i utgangspunktet ikke noen direkte hjemmel til å unnta kontrakten med valgt leverandør, meldinger til andre tilbydere, begrunnelser, konkurransegrunnlag eller lignende.

Følgelig kan man utlede at det tidspunktet for et eventuelt innsyn som KS noe famlende forsøker å angi ved å henvise til syttitallet, er kontraktsinngåelsen.

Tidspunkt for kontraktsinngåelsen, altså. Da kan man tenke seg at de ønsker at det skal stå: “Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll […] til kontrakta med valde leverandør er inngått.”.

En vanlig innvending vil nok være at da er skaden allerede skjedd. Dersom man ber om innsyn fordi man har mistanke om at beslutningen om kontraktstildeling er foretatt på sviktende grunnlag, fratas man nå muligheten som leverandør til å gjøre noe med det – for eksempel muligheten til å begjære midlertidig forføyning.

I praksis en fantastisk tidsbesparelse for offentlige innkjøpere. Siden KS forsøker å ivareta innkjøpernes interesser, er det kanskje ikke så rart at det er de som foreslår dette.

Men hvilke konsekvenser vil en slik endring få? La oss tenke oss noen:

  • Det blir færre forsinkelser i kontraktsinngåelsen.
  • Mange leverandører vil slutte å be om innsyn, fordi de ikke lenger kan gjøre noe med beslutningen – kontrakten er inngått og da er man avskjært fra å begjære midlertidig forføyning. Uten “bevis” i form av innsyn i tilbud, vil sannsynligvis ikke en dommer gå med på å stoppe kontraktsinngåelsen.
  • Det vil bli sannsynligvis også bli engasjert flere advokater i forbindelse med tildelinger, fordi det blir mer krevende å klage når du ikke lenger kan se hva konkurrenten har tilbudt.
  • Teoretisk sett kan en innkjøper ta lettere på evalueringen, fordi feil ikke får så store konsekvenser.
  • KOFA vil få mer å gjøre – flere leverandører vil sannsynligvis be KOFA gripe inn oftere.
  • Antallet rettsaker om positiv kontraktsinteresse vil formodentlig kunne øke, siden det i praksis vil bli den eneste måten leverandører som er forbigått kan dekke sitt mulige tap.
  • Konfliktnivået vil sannsynligvis øke.
  • Tilliten til offentlige innkjøpere kan svekkes.
  • Vi kan ikke la være å nevne muligheten for mer korrupsjon.

spy-wear-1242319Det var jo ikke noen hyggelig opplisting. Hvordan kan da KS mene at dette er fornuftig?

Kanskje fordi innsynsmulighetene som leverandørene har hatt de siste seks årene har ført med seg mye rart.

Her er noen av utsagnene vi direkte og indirekte har hørt de senere årene:

Vi ber alltid om innsyn i vinners tilbud. Det er ren rutine.

For å lære mer ber vi om innsyn i tilbud rangert som nr. 1, 2 og 3.

Vi krever innsyn i alle tilbud.

Bak hvert av disse utsagnene ligger timesvis – ja, noen ganger dagevis med arbeid. Samlet estimerer Oxford Research, som har foretatt en undersøkelse på vegne av regjeringen, at offentleglova koster oss mange hundre millioner kroner i året.

For hva? For leverandørenes “rutiner”? For nysgjerrighet? For muligheten til å kikke konkurrenten i kortene? For forsøk på… vel, industrispionasje?

Satt på spissen kan offentleglova sånn sett også ha bidratt til å vanne ut konkurransen mellom de som konkurrerer om offentlige kontrakter. Det koster i så fall samfunnet enda mer.

Som vi selv sa det i “Historien om offentleglova” fra høsten 2015: retten til innsyn er en rett du bør bruke med omhu – for du vil helst ikke at den skal forsvinne.

Er det det som nå er i ferd med å skje? I så fall er ville det vært en tragedie for åpenheten rundt offentlige anskaffelser og for leverandørenes rettigheter i de tilfellene det faktisk er gjort feil – bevisst eller ubevisst.

Så hvilken side skal vi stille oss på? Det kan ihvertfall være taktisk lurt å ikke be om innsyn med mindre det virkelig, virkelig føles riktig.

 

 

Om fotavtrykk

footprints-in-the-sand-1-1540514DIFI er på Doffin og ber om tilbud på utvikling av “beregningsnøkkel for klimafotavtrykk ved statlige anskaffelser”.

Det DIFI egentlig ønsker å gjøre er å få inn en “klima-dimensjon” i sin eksisterende innkjøpsstatistikk.

Det er i seg selv veldig interessant, for som DIFI selv skriver i konkurransegrunnlaget: Produksjon gir miljøbelastning, men det er forbruk som driver produksjonen. Påvirkning av forbruk er derfor et virkemiddel for å endre produksjon. For å identifisere hvilket forbruk som gir mest miljøbelastning trenger vi å vite miljøvirkningen per innkjøpskrone for forskjellige innkjøpskategorier.

Med andre ord: de vil hjelpe innkjøpsnorge med å finne ut hvor klima- og miljøkriterier har størst effekt.

Det blir spennende å se resultatet. I mellomtiden stoppet vi opp ved overskriften: “klimafotavtrykk for anskaffelser”.

Ja, hva med å starte med selve gjennomføringen av anskaffelsen? Kan man lage en beregningsnøkkel for den?

Vi kan jo prøve. Det er jo en bit av klimafotavtrykket, det også.

La oss tenke oss at hver offentlige anskaffelse får et klimafotavtrykk på 1000 poeng. For hvert klimavennlige tiltak man gjør, får man minuspoeng, helt til man når null. For hvert klimafiendtlige tiltak man velger, får man plusspoeng. Hensikten er at man skal sitte igjen med færrest mulig poeng når kontrakten er inngått.

Plusspoengene

La oss begynne med de klimafiendtlige tiltakene:

  • Ber du om tilbud på papir, legg til 50 poeng for hver tilbyder som leverer tilbud.
  • Ber du om tilbud på papir i doble ringpermer, legg til ytterligere 20 poeng per tilbud.
  • Ber du i tillegg om sladdet versjon som en tredje perm? Legg til ytterligere 20 poeng per tilbud.
  • Gjennomfører du markedskonferanse med fysisk oppmøte? Legg til 50 poeng per deltager.
  • Gjennomfører du forhandlinger med fysisk oppmøte? Legg til 100 poeng per deltager.
  • Har du et eget møte bare for å signere kontrakten? Legg til 100 poeng per kontrakt.
  • Har du og resten av prosjektgruppen for vane å skrive ut dokumenter gjennom hele prosessen fordi dere synes det er lettere å lese på papir? Legg til 500 straffepoeng.
  • Har du ansatte som må reise for å gjennomføre møtene i prosessen? Legg til 50 poeng per berørte deltager i prosjektgruppen.

Minuspoengene

Så kommer de klimavennlige tiltakene:

  • Ber du om digital innlevering av tilbud, trekk fra 70 poeng for hver tilbyder som leverer tilbud.
  • Gjennomfører du markedskonferanse på nett? Trekk fra 50 poeng per deltager.
  • Gjennomfører du forhandlinger skriftlig, på telefon, eller via videokonferanse? Trekk fra 50 poeng per deltager.
  • Gjennomfører du interne møter som ellers ville innebært reise skriftlig, på telefon eller via videokonferanse? Trekk fra 50 poeng per berørte deltager i prosjektgruppen.
  • Gjennomfører du kontraktsmøtet elektronisk? Trekk fra 100 poeng per kontrakt.
  • Klarer prosjektgruppen seg med å lese konkurransegrunnlag, tilbud og annen korrespondanse på PC-skjermen? Trekk fra 500 bonuspoeng.
62043main_footprint_on_moon

Noen fotavtrykk varer lengre enn andre – for eksempel dette fra månen (foto: NASA)

Og så enkelt kan det vel gjøres? La oss se for oss en middels stor konkurranse med forhandling med 10 interessenter, 5 tilbud og 3 forhandlingsmøter, samt en faggruppe på fire personer som sitter i to samarbeidende kommuner.

I det første alternativet ville anskaffelsen ende med en score på 2000-3000 poeng. I det andre tilfellet ville scoren bli null.

Med litt arbeid kan man sikkert omgjøre dette til CO2-ekvivalenter også. I så fall blir det elektrisiteten som går med til å drive PCer, servere, telefoner og videokonferanseutstyr som skal måles opp mot produksjon av papir og ringpermer, utskrifter og nærmest endeløse mengder med transport.

Dette med transport tåles å tenke litt ekstra på. Sett at oppdragsgiveren holdt til på Hell utenfor Trondheim, og at de aktuelle leverandørene kom fra Oslo, Bergen, Trondheim, Stavanger og Ålesund. En rask beregning viser at leverandørene (med bil og fly) og tilbudene (formodentlig med postgang) hadde tilbakelagt rundt 20.000 km.

Men dersom hele anskaffelsen hadde vært gjennomført digitalt? Null kilometer.

Så ja: det er et veldig interessant arbeid DIFI har gitt seg i kast med. Det er interessant allerede når man ser på selve anskaffelsen de har kunngjort.

For hvordan har DIFI valgt å gjennomføre denne anskaffelsen?

Jo, digitalt.

Null poeng til DIFI, altså! Det er en god start!

Vage nye verden

ute av fokusPå ett område blir den nye offentlige innkjøpsverdenen en ganske vag verden.

Neste år heves terskelen for hva som skal kunngjøres, og DIFI anslår at 80% av alle enkeltanskaffelser nå skal følge et vesentlig enklere regelverk enn før. Anskaffelser fra 100.000 til 1.1 millioner skal nemlig følge den nye forskriftens Del I.

De siste ukene har denne terskelhevingen blitt omtalt som alt fra drastisk, dramatisk, katastrofal til en lettelse. Vi har allerede uttalt at det manglende kravet til elektronisk gjennomføring, som endringen i praksis innebærer for alle disse enkeltanskaffelsene, kan forsinke digitaliseringen av offentlige anskaffelser.

Men nok om det for nå. La oss heller se litt nærmere på hva denne nye Del I egentlig er for noe.

Hvilket regelverk er det som regulerer denne lille, nye skogen av anskaffelser?

Vel, vi kan si det med en gang: det er en ganske vag verden disse innkjøperne og leverandørene går i møte.

Del I er den enkleste delen av regelverket, og har vært her helt siden 2001. I 2016 ser bestemmelsene slik ut (FOA §3-1):

(1) Enhver anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse uansett hvilken anskaffelsesprosedyre som benyttes.
(2) Oppdragsgiver skal ikke diskriminere leverandører på grunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet.
(3) Oppdragsgiver skal ikke dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at denne forskrift kommer til anvendelse.
(4) Konkurranser skal gjennomføres på en måte som innebærer lik behandling av leverandører og med mulighet for leverandører til å bli kjent med de forhold som skal vektlegges ved deltagelse og tildeling av kontrakt.
(5) Oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsen.
(6) Konkurransen skal gjennomføres i samsvar med god anbuds- og forretningsskikk.
(7) Oppdragsgiver skal fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet.
(8) Oppdragsgiver skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen.

Åtte ganske greie punkter om hvordan anskaffelser mellom 100.000 og 500.000 kroner eks mva skal utføres altså. Et eksempel på praktisk bruk av disse reglene kan du forresten lese om i saken om oljeopprydningen som måtte gjøres unna i en fei.

Fra nyttår skjer to ting – for det første vil Del I gjelde anskaffelser helt opp til 1.1 million kroner.

For det andre endres hele paragrafen ganske vesentlig. Den flyttes fra forskriften til loven, og vil i fremtiden se slik ut:

Oppdragsgiveren skal opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.

Var det alt?

Ja, faktisk. Den nye lovens §4 angir de grunnleggende prinsippene for anskaffelser, og så enkelt har man valgt å gjøre det.

Så står vi altså igjen med disse fem ordene: konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.

Det er jo flott og fint. En forenkling, eller hva?

Vel, kanskje ikke. La oss prøve å tenke oss inn i framtida, til noe du sikkert kan dra kjensel på…

dings

Middels dingsreplikator (liksom)

En mandag i januar: den nye verdenen

Du gleder deg liksom til å gå på jobb i dag. Du skal teste ut det nye nærmest ikke-eksisterende regelverket. IT-avdelingen trenger en ny dingsreplikator, og det raskt. Du finleser den nye loven og forskriften, og sender epost til tre foreslåtte leverandører.

Vi ber om tilbud på mellomstor dingsreplikator innen fredag kl. 12. Dingsreplikator skal monteres og prosjektleder må legge ved CV. Budsjett ca 900.000. Anskaffelsen følger forskriftens Del I.

Jøss. Det var enkelt.

Fredag kl 11:59: Det siste tilbudet

Klokka nærmer seg tilbudsfrist. Når klokka er tolv ligger det to tilbud på eposten din (for du har bestemt deg for å tolke Del I slik at det er lov å bruke epost, og det er det tydeligvis et par leverandører som har også).

Men hvor ble det av tilbud nummer tre?

En halvtime senere, mens du allerede har begynt å se på tilbudene, banker det på døren. Leverandør nummer tre står der, andpusten, med en konvolutt i hånda. Han var usikker på hvordan tilbudet skulle leveres (siden det ikke sto noe sted) og tenkte det var best å gjøre det personlig, men så ble det visst kø…

I gamle dager ville avvisningsreglene i §11-11(1)a gitt deg en plikt til å avvise dette tilbudet – på godt og vondt.

Men du aksepterer tilbudet og sender en lettet leverandør hjem igjen – før han rekker å lese de andre to tilbudene på skjermen din. Du spretter konvolutten og scanner inn arkene.

Kl 13:00: Mangelfulle opplysninger

konvolutt

Gammeldags tilbudsinnpakning.

 

Sånn. Nå har du tre tilbud å sammenligne.

Du oppdager raskt at leverandør 1 har glemt CV, og leverandør 3 ikke har priset overgangsadaptere (det er det jo selvsagt at man trenger!). Både leverandør 2 og 3 har dessuten tatt forbehold mot standardvilkårene til kommunen. Du sender mail til nummer 1 og 2 og ringer nummer 3.

– Hei. Du har glemt overgangsadaptere

– Å fillern. Sorry. De koster 18 kroner stykket.

– Atten kroner?

– Sa jeg atten? Sorry – jeg mente 12.

– Takk! Forresten kan du ikke ta forbehold mot standardvilkårene til kommunene!

– Hm. Neivel.

CVene kommer inn på epost med nok et “beklager”, og leverandør 2 og 3 frasier seg motvillig standardvilkårene sine. Nok en gang er du klar til å sammenligne.

Du smiler. Dette hadde vært bare surr med de gamle reglene – antageligvis hadde du måttet avvise både det ene og det andre og det tredje tilbudet – og på toppen av det hele ble det en grei pris på overgangsadaptere også.

Kl 14:00: Prisene

Du gjennomgår de tre tilbudene og ser at det er voldsomme prisforskjeller mellom nr. 2 og 3. Ah! Nummer 3 har brukt styringskoblinger i hoveddingsen. Du ringer.

– Hei! Har du brukt styringkoblinger?

– Ja? Klart det?

– Men det blir jo mye rimeligere med styringsvekslere!

– Jo, kanskje – men så ryker jo hoveddingsen mye raskere også da.

Du tenker deg om. Det er sikkert sant. Dermed ber du de to andre leverandørene oppdatere med priser på styringskoblinger i stedet for styringsvekslere, de også.

Supert nytt regelverk, altså. Alt dette ville jo skjært seg fullstendig før!

Snart finner du to nye eposter på bordet ditt. Leverandør nr. 1 og 2 har ikke styringskoblinger. Det er det bare leverandør 3 som kan levere, etter at han kjøpte opp styringskoblingsprodusenten i Taiwan.

Auda. Det var dumt.

Jaja – det er jo likevel smart å få en maskin hvor ikke hoveddingsen ryker så lett. Så tildeler du kontrakt til nummer 3 – selv om han er litt dyrere.

Kl 1410: Det begynner å skjære seg

I tildelingsmeldingen du har sendt ut, skriver du at leverandør 3 ble ansett å være det beste tilbudet, selv om det var noe dyrere. Du plystrer lystig for deg selv og begynner å lage en kontrakt som du skal sende til nr. 3.

Så plinger det i eposten. Du får innsynskrav og krav om ytterligere begrunnelse fra leverandør nr. 1. Like etter følger leverandør nr. 2 opp med krav om innsyn i evalueringen som er foretatt og i de andre tilbudene.

Så var det plutselig ikke så enkelt lenger, for Offentleglova er ikke endret på. Innsynskrav må fremdeles behandles.

Jaja, tenker du og sender signert kontrakt til vinneren samtidig som du begynner jobben med å sladde tilbud og finne fram det de andre leverandørene har bedt om.

Men hva var det som var forretningshemmelig igjen? Du må nesten spørre leverandørene, for du har glemt å spørre om det i tilbudsforespørselen du sendte ut. Etter en stund får du den tradisjonelle responsen. Leverandør 1 svarer ikke, og leverandør 3 svarer at absolutt alt er hemmelig.

Dette går jo ikke. Du begynner å lage sladdede versjoner utfra egen vurdering og sender ut. Evalueringen er det verre med. Det har du jo ikke laget. Jaja.. det er vel et internt dokument, da.

Du sender av sted og gjør deg klar til å gå hjem for dagen.

Kl 15:28: Dagen er ikke like lystigstorm

Rett før arbeidstidens slutt tikker det inn et par henvendelser fra advokater. Advokaten som representerer leverandør nr. 1 vil gjerne vite hvordan du kunne kreve styringskoblinger når det bare er en leverandør som kan levere det. Hvor ble det av «likebehandling», liksom. Han sier selvsagt ikke «liksom». Han bruker fire avsnitt på å meisle ut innsigelsen, men essensen er der likevel. Hva var det du tenkte på … liksom?

Leverandør 2 har skaffet seg en enda mer pirkete advokat, som henger seg opp både dette og hint: Hvorfor er klokkeslettet på dokumentet til tilbud nr. 3 satt en halv time etter tilbudsfrist, og hvorfor er det ikke en utskrift fra en epost, slik de to andre er? («shit. Tidspunktet for skanningen vises jo i dokumentegenskapene»). Hvordan har man (for denne fyren bruker «man») kommet fram til en pris på overgangsadaptere, når de ikke synes være nevnt i tilbudet? Hvorledes har tilbyder 1 blitt kvalifisert uten CVer? Hvor er resten av dokumentene … det bestrides at tilbyders vurdering av hva som er forretningshemmelig kan legges til grunn og…

Det blir en lang kveld. Brått innser du at det som var så enkelt å gjennomføre ikke er like enkelt å forklare for advokatene som fremdeles kan be om innsyn i «ethvert dokument» du måtte ha tilgjengelig, og advokatene er begge tydeligvis veldig glade i forskriftens formaning om at «Vesentlige forhold for gjennomføringen av anskaffelsen skal nedtegnes eller samles i en protokoll.» og har sine egne, helt egne, definisjoner av hva som er likebehandling, forutsigbarhet og etterprøvbarhet. De ser generelt også ut til å føle at forholdsmessighet bare er et fremmedord. Protokollen, takk!

Protokoll, ja. Det hadde du ikke tenkt på. Det er dessuten ganske mye pirk de to advokatvennene dine mener er vesentlig – for eksempel tilbudsinnlevering, retting av feil, mangler, ettersending, forhandlinger og vesentlige endringer i konkurransegrunnlaget.

Midnatt: Huffdalightning-1621629

Du må gløtte innom eposten. Der ligger det en haug med kommentarer til kontrakten fra leverandør nr. 3. Han hadde ikke signert den likevel, men vil forhandle seg tilbake til standardbetingelsene sine og en høyere pris på overgangsadaptere – blant annet.

I tillegg ligger det et varsel om midlertidig forføyning fra nr. 1, samt et protestskriv fra dingsebransjeforeningen, som lister opp 8 potensielle leverandører av dingsreplikatorer som du har utelatt fra konkurranse ved å endre kravet til fra styringsveksler til styringskobling. De betviler også sterkt leverandørens påstand om at hoveddingsen ryker oftere – og ber deg dokumentere dette, samtidig som de forresten ber om innsyn i tilbud og protokoll og gleder seg stort til å henge ut kommunen din litt i neste nummer av Dingsenytt.

Og ja: de har allerede begynt på KOFA-klagen.

Ja. Hm … det kan bli en lang uke. Neste gang er det kanskje like greit å bruke regelverkets Del II – der er det ihvertfall stort sett kjøreregler som begge parter er enige om.

KGV del 2b: Du får (mer) støtte til prosessen

I 2016 kommer endringer i regelverket for offentlige anskaffelser som etterhvert vil gjøre digitale tilbud til hovedregelen. Dette vil i sin tur gjøre begrepet “KGV” til allemannseie. KGV står for (elektronisk) konkurransegjennomføringsverktøy. Altså et verktøy til å håndtere elektroniske tilbud og anskaffelser. I en artikkelserie ser Innkjøpskontoret nærmere på hva dette er – og hva det betyr for deg.

I forrige artikkel så vi et eksempel på en prosess for en anskaffelse:

Planlegge->Tidsplaner->Kunngjøring->Spørsmål og svar->Innlevering->Kvalifisering->Evaluering->Tildeling->Kontrakt->Avslutning

Nå har tilbudene kommet inn og du skal starte jobben med å finne riktig leverandør. Hva kan KGV hjelpe deg med her?

Kvalifisering->

multiple-choice-1316055

Kvalifisering er enten – eller…

Kvalifiseringsfasen kan være ganske tuklete – spesielt hvis du har vært overivrig med kvalifikasjonskravene før du kunngjorde konkurransen – og det kommer inn litt flere tilbud enn du hadde ventet. Tenk deg at du har satt opp åtte kvalifikasjonskrav og at det kommer inn 11 tilbud. Nå har du skaffet deg 88 vurderingspunkter som du må jobbe deg gjennom. 88 ja/nei-vurderinger…

Flere KGV kan hjelpe deg på veien her – for eksempel ved at du krysser av etterhvert som du vurderer kravene, og at systemet “siler” ut leverandørene etterhvert. På den måten unngår du å sjekke ting flere ganger. Siden alle dokumentene ligger digitalt tilgjengelig kan du dessuten be en kollega som har tilgang til systemet om å hjelpe deg. Når hun logger seg inn vil hun jo se nøyaktig det samme som deg.

Her dukker det også opp en ny effektiviseringsmulighet: 2-trinnsprosedyrer. KGV hjelper deg å holde styr på hvem som er prekvalifisert og ikke, og sørger for at konkurransegrunnlaget blir tilgjengelig for de som er videre i konkurransen.

I denne fasen kan det også hende du får bruk for meldingssystemet – hvis det skulle være behov for spørsmål, avklaringer, ettersendinger, utdypninger eller avvisninger. Alt blir selvsagt liggende samlet på samme sted.

Evaluering->

Evaluering bringer frem alle nyansene.

… mens evaluering bringer frem alle nyansene.

Evalueringsfasen kan være så mangt. I en enkel konkurranse der bare pris teller, gir svaret seg selv og du kan gå rett videre til tildelingen. Men dersom du har valgt å tildele til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og

har benyttet flere tildelingskriterier, kan det straks bli litt mer komplisert.

Hvert enkelt tildelingskriterie gir en ekstra dimensjon. Har du elleve tilbud og to kriterier, får du 22 vurderingspunkter – dessuten er det ikke bare ja/nei-vurderinger lenger. Med skalaer fra 1-6, 1-10 eller 1-100, samt vekting, kan det bli riktig så komplisert å konkludere.

I tillegg er det gjerne nå du må trekke inn kompetansen til andre i organisasjonen din. Da kommer det store spørsmålet: hvordan skal du presentere og sammenfatte valgene? De med fagkompetanse på biler, hyllesystemer eller oljeviskositet har ikke nødvendigvis så mye erfaring med innkjøp, tildelingskriterier og KGV.

Det er her de fleste KGV faller gjennom og ikke kan hjelpe deg så godt. For det første kan du ikke forvente at hundrevis av ansatte i kommunen til enhver tid skal kunne logge seg inn i og forstå et KGV. Verktøyet du bruker hver eneste dag har de kanskje aldri har sett før. For det andre kan du heller ikke forvente at de forstår vekting eller begrunnelsesplikt like godt som deg. Du får rett og slett en pedagogisk utfordring, og må sannsynligvis finne en bedre måte å presentere valgene på.

Som regel ender du opp med et regneark, med tildelingskriteriene nedover og leverandørene bortover. Synd, men sant.

Det er synd at verktøyene ikke kan hjelpe bedre her, men samtidig sant at det må være lov å være litt pragmatisk av og til. Om du ender opp med å flytte beslutningsgrunnlaget midlertidig over i et regneark for at faggruppen din skal forstå valgene, ja så får det heller være.

Når beslutningen er klar, kan du flytte dataene tilbake i verktøyet og fortsette prosessen. Hvem vet? Kanskje verktøyet ditt klarer å presentere dette såpass lettfattelig at du kan vise det frem på en storskjerm? Kanskje du kan invitere noen i faggruppen inn i systemet med en gjestebruker? Prøv gjerne, men ikke forvent mirakler.

Tildeling->

De fleste KGV tilbyr god prosesstøtte ved tildelingen. Målet er at informasjonen du har jobbet med gjennom hele evalueringsfasen skal gjenbrukes nå. Ideelt sett skal du bare trykke på “tildel”-knappen, og så skal systemet flette sammen alt pent sammen og produsere ferdige begrunnelser og kunngjøringer til leverandørene som sitter spent og venter.

Ideelt sett, ja.

I praksis er det nok ofte behov for å se over og lese ting på nytt – se de i et annet perspektiv og gruble litt over hvordan setningene kan tolkes feil. Ikke minst vil du – ihvertfall i starten – ha et ganske stort behov for å forstå hva som egentlig skjer når du trykker på den store, røde knappen. Hvem får hva? Hvordan ser det ut? Hva blir tatt med? Hva vil eventuelt mangle? Er det forståelig? Skaper det tillit?

Ingenting er verre enn å gjøre feil i tildelingen. Selv om feilen er helt bagatellmessig. Dette er det punktet i anskaffelsesprosessen hvor tilliten til oppdragsgiver er avgjørende. Uansett hvordan du vrir og vender på det vil skrivefeil, slurv, flettefeil og åpenbare klipp-og-lim-setninger være mest ødeleggende for deg akkurat nå. Det trenger ikke være det minste i veien med selve beslutningen – hvis den er dårlig presentert vil den ikke vekke tillit.

Tillit bygges centimeter for centimeter, men rives meter for meter, er det noe som heter. Det er verdt å tenke på akkurat nå.

Det er kanskje derfor enkelte velger å låse seg på inn på kontoret sitt og skrive tildelingsbrevene helt fra bunnen av – the art of writing is rewriting, som det også heter.

Men KGV er jo som sagt prosesstøtte. Poenget med prosesstøtte er jo at det skal hjelpe deg til ikke å gjøre feil. Da bør du nok heller jobbe hardt med systemet slik at det faktisk hjelper deg med å foreta gode og forståelige tildelinger – i anskaffelse etter anskaffelse.

Kontrakt->

to-sign-a-contract-3-1236622

Signering er jo enkelt… eller?

Når karensperioden er over, kan du inngå kontrakt. Sannsynligvis startet arbeidet med kontrakten omtrent på det tidspunktet du trykket på “Ny anskaffelse”? Kontrakten og bestemmelsene i den har nok vært med deg i lang, lang tid når du kommer hit.

KGV kan hjelpe deg til å flette sammen informasjonen fra vinners tilbud med kontrakten. Ideelt sett er det bare å skrive det ferdige formularet til PDF og sende til leverandør for signering – digitalt eller på papir.

Ideelt sett, ja. Ideelt sett er det også slik at det aldri regner i sommerferien.

I praksis opplever du nok fremdeles en del manuelt arbeid når kontrakten skal inngås. Eksempelvis kan det være at kontrakten er en NS-kontrakt, eksempelvis NS8406. Standard Norge har foreløpig ikke noen integrasjon mot KGV. Dermed må du stadig inn og kjøpe formular på standard.no og fylle ut formularet der. Det er et ganske irriterende dobbeltarbeid. Du kan få samme problem med SSA-kontraktene til DIFI, hvis du ikke har fått laget maler av alle disse inne i ditt KGV.

Neste skritt er å signere kontrakten. Det er ikke bare, bare. Det er faktisk et helt lite prosjekt i seg selv. La oss se litt på prosessen:

  • du må lage den ferdige kontrakten
  • noen i organisasjonen din med signaturfullmakt må se den og godkjenne den
  • leverandøren må se den og godkjenne den
  • leverandøren må signere den
  • oppdragsgiver må signere den
  • du må gjøre den tilgjengelig for de som skal bruke den

Det høres jo så enkelt ut, men i praksis kan dette ta en måned – hvis du er uheldig. Hvert enkelt punkt kan nemlig være avhengig av forskjellige mennesker i organisasjonene, og personer som skal samarbeide har jo ofte lett for å være på ferie, i møte eller syke når de trengs som mest. De kan dessuten finne på å være uenige – og da er du ille ute.

Selv om ordet kontraktsforhandlinger er et fremmedord i denne fasen, forekommer det jo likevel at noen ikke har lest kontrakten før nå. Det er sjelden spesielt smart å komme med endringsforslag etter at du har vunnet en åpen anbudskonkurranse, men det hender folk prøver seg likevel. Da går tiden.

Noen KGV tilbyr prosesstøtte til signeringen. Det kan være en veldig god ide. Da får begge parter varsler og påminnelser underveis, slik at du kan konsentrere deg om andre ting.

Alle KGV tilbyr dessuten prosesstøtte til selve kontraktsfasen, men det er en annen historie.

Avslutning->

Så står du til slutt igjen med en ferdig inngått kontrakt. Neste gang du eller en av dine kollegaer åpner KGV, vil de finne igjen alt sammen. All historikk. Alle spørsmål og svar, alle tilbud og alle tidspunkter. Det er et fantastisk godt utgangspunkt for neste anskaffelse.

Og hvordan du nå enn har valgt å løse koblingen til sak- og arkivsystem, så har du sannsynligvis også ivaretatt alle dine plikter der – med adskillig mindre arbeidsinnsats fra din side enn du var vant til før.

Nå har du forhåpentligvis litt mer innsikt i hva KGV kan gjøre for å hjelpe deg i anskaffelsesprosessen. Neste gang skal vi se på hvordan KGV kan bidra til mer og bedre samarbeid.

KGV del 2: Du får støtte til prosessen

I 2016 kommer endringer i regelverket for offentlige anskaffelser som etterhvert vil gjøre digitale tilbud til hovedregelen. Dette vil i sin tur gjøre begrepet “KGV” til allemannseie. KGV står for (elektronisk) konkurransegjennomføringsverktøy. Altså et verktøy til å håndtere elektroniske tilbud og anskaffelser. I en artikkelserie ser Innkjøpskontoret nærmere på hva dette er – og hva det betyr for deg.

maze-1236395

Eksempel på prosesstøtte: en veiviser gjennom labyrinten.

En anskaffelse er et prosjekt, eller en prosess om du vil. Den begynner ett sted og slutter et sted, og på veien skal den igjennom en rekke milepæler. Uansett om du kjøper brøytepinner eller hangarskip er det akkurat de samme milepælene. Da skal du selvsagt ha et system som støtter deg gjennom prosessen.

Ja, hvis du forstår prosessen, da.

Her er et eksempel på en prosess for en anskaffelse:

Planlegge->Tidsplaner->Kunngjøring->Spørsmål og svar->Innlevering->Kvalifisering->Evaluering->Tildeling->Kontrakt->Avslutning

Det er altså sånn rundt regnet ti skritt fra noen kommer inn på kontoret ditt og spør om virksomheten din har avtale på rørleggertjenester til du gjør kontrakten tilgjengelig for de som skal bestille rørlegger.

Ja, og det er de samme skrittene uansett om du skal ut og kjøpe trykkpresser eller bedriftshelsetjenester også.

Så la oss se litt på hva du faktisk kan bruke KGV-verktøyer til for å få hjelp og støtte i prosessen.

Planlegge->

Før eller siden oppstår behovet for å kjøpe noe. La oss tenke oss at virksomheten din trenger en ny rammeavtale på rørleggertjenester. Allerede nå vet du minst en ting om den kommende anskaffelsen: hva den skal hete. Hvorfor ikke legge den inn i KGV? Da vet du hvor du har den, ihvertfall. Har du flere innkjøpere i organisasjonen din, kan du kanskje også knytte den til en bestemt person. Så begynner den lange ferden frem mot kontrakten. Gjennom faggruppemøter, dialog med markedet, møter, statistikkinnhenting og grubling tar konkurransegrunnlaget sakte, men sikkert form – og alt skjer inne i et system som kan ta vare på detaljene. Fra dag til dag, uke til uke. Hele tiden kan kollegene dine (hvis du er så heldig å ha noen, da) følge prosessen, la seg inspirere, stjele ideer og synse.

-> Tidsplaner->

Etterhvert begynner anskaffelsen din å ta såpass form at du kan begynne å kikke nærmere på kalenderen. Nå vet du hva du skal ha – og kan begynne å tenke på når du skal ha det.

De fleste KGV kan holde styr på en lang rekke datoer – eksempelvis tilbudsfrist, frist for å stille spørsmål, vedståelsesfrist, karensperiode, oppstart for kontrakten osv. Det er sannelig ikke bare, bare å passe på alt dette selv – spesielt når ting begynner å endre seg. Vel på plass i systemet kan KGV også passe litt på deg – slik at du faktisk husker på at vedståelsesfristen snart går ut eller at det nærmer seg tilbudsfrist. KGV passer på leverandørene på samme måte. Så fort konkurransen er i gang, vil begge parter motta påminnelser på epost med jevne mellomrom.

->Kunngjøring->

“The art of writing is rewriting” sier forfattere trøstende til hverandre. Når du logget deg inn i Doffin i gamle dager for å kunngjøre en konkurranse følte du nok det samme: at konkurransegrunnlaget ditt passerte i revy mens du punchet inn igjen den samme informasjonen som du allerede hadde skrevet en gang før.

Med KGV kommer også autotfylling for Doffin. Doffin-integrasjonene sørger for at du slipper å skrive ting på nytt. Når du trykker “kunngjør”, henter KGV informasjon fra alle feltene du har sittet og fylt ut mens du har utviklet konkurransegrunnlaget og plasserer den på riktig sted i Doffin-skjemaet. Du kan nok risikere at ett og annet felt må fylles ut manuelt likevel, men nå er det ihvertfall bare unntaket og ikke regelen.

Det finnes tilsvarende automatikk for eksempelvis kontraktstildeling også.

Det er ikke så mange minuttene du sparer på dette, men sannelig er det tilfredsstillende minutter. Ingenting er mer urovekkende og deprimerende enn et datasystem som ikke kan gjenbruke data.

Så fort konkurransen ligger på Doffin, kan interesserte leverandører klikke seg videre til KGV og få umiddelbar tilgang til alt sammen. Ja, ikke nok med det: du får også beskjed om at noen har funnet konkurransen. Dette kan høres banalt ut, men flyten i prosessen er både ganske elegant og veldig effektiv.

->Spørsmål og svar->

Før eller siden vil en av interessentene i konkurransen stusse på noe. Da klikker de på en knapp og stiller et spørsmål. De forskjellige KGV-ene håndterer spørsmål og svar på litt forskjellig måte, men de har flere ting til felles:

  • Spørsmål og svar samles på ett sted – gjerne i samspill med sak- og arkivsystemet
  • Det er lett å spore i etterkant hvem som har spurt om hva, når de spurte om det, hva du svarte og hvem du svarte til
  • Funksjonen stenger automatisk når det ikke lenger er anledning til å stille spørsmål
  • Dine kolleger kan sette seg inn i prosessen og svare selv om du er syk

I tilbudsfasen kan det være svært viktig for tilbyderne å få avklart spørsmål de måtte ha, men mange kvier seg for å spørre. Kan det være fordi de er vant til at det tar en halv evighet å få svar? Med et godt meldingssystem kan det hende behandlingstiden går ned. Hvem vet? Kanskje det vil lede til at du får bedre tilbud?

1163837_51679668

I et slikt dataskap er det plass til hundretusenvis av digitale tilbud. Hvor mange papirtilbud får du inn på samme plassen?

->Innlevering->

Så kommer vi til selve rosinen i KGV-pølsa: digital tilbudsinnlevering. Mye er sagt om dette punktet allerede, men det forholder seg slik: frem til tilbudsfrist kan tilbyderne romstere fritt på sitt område uten at du som innkjøper kan se hva de gjør. Når tilbudsfristen går ut, er det tilbyderne som stenges ute. Dette skjer helt automatisk – og uten at noen av partene kan styre det. Følgelig kan både oppdragsgiver og tilbyder være helt trygg på at ingen kan tukle med tilbudene eller få informasjon de ikke skal ha. Selv om du leverer tilbud en måned før fristen, kan likevel ikke innkjøperen se hvem du er eller hva du har skrevet før fristen går ut.

Men den kanskje største og viktigste forbedringen er at systemet gjør det mulig å sende og motta tilbud digitalt. Dette kan fort vekk spare Norge for en papirstabel på høyde med Eiffeltårnet – hvert år.

Kravene til sending og mottak av tilbud er å finne i forskriftens § 7-3, som man kanskje kan kalle KGV-paragrafen?

 

Saken fortsetter neste uke. Da skal vi se nærmere på prosesstøtten du kan få etter at tilbudene har kommet inn.

KGV del 1: Farvel papir!

I 2016 kommer endringer i regelverket for offentlige anskaffelser som etterhvert vil gjøre digitale tilbud til hovedregelen. Dette vil i sin tur gjøre begrepet “KGV” til allemannseie. KGV står for (elektronisk) konkurransegjennomføringsverktøy. Altså et verktøy til å håndtere elektroniske tilbud og anskaffelser. I en artikkelserie ser Innkjøpskontoret nærmere på hva dette er – og hva det betyr for deg.

Vi har hatt slike KGV i snart 10 år i her i landet. Hvorfor er de ikke allemannseie allerede? For å finne svaret på det kan det være fornuftig å starte enda litt lengre bakover i tiden – for eksempel i Viktoriatiden…

2016-02-04 16.18.02

Bok fra 1904. Eksempel på papirbruk fra en tid da det ikke fantes alternativer.

I Jules Vernes roman «En verdensomseiling under havet» blir leseren presentert for «et stort bibliotek, med 20.000 bøker, minst». Biblioteket var atpåtil ombord i undervannsbåten «Nautilus». Utrolig.

I dag – 130 år senere –  kan vi lett ha med oss 20.000 bøker i baklomma – på sykkeltur. Utrolig? Langt i fra. Ta en titt på hva smarttelefonen din kan laste ned før du skal ut i det grønne neste gang.

Det skrevne ord er like viktig som før, men det tar ikke plass lenger – og det kan deles med hvem som helst, hvor som helst og når som helst – uansett om du sitter i en undervannsbåt eller er på sykkeltur.

Likevel er det mange som foretrekker å lese tekst på ark og ikke på en skjerm – selv om skjermen måtte være både høyoppløselig, lavtreflekterende, super-retina-ett-ellerannet og stå på høykant. Det er liksom naturlig med papir.

Naturlig… med all den tiden vi tilbringer foran TV, eller begravd i epost, Facebook eller nettaviser er det vanskelig å forstå hvorfor tekst egentlig er så naturlig på papir lenger.

En ting er den gamle romanen til Jules Verne – den egner seg kanskje godt i bokformat, i godstolen foran peisen.

Men hva med et tilbud i en anbudskonkurranse?

Papirtårnet

DSC_4819

Tenk deg et papirtårn så høyt som dette – hvert år!

Hvert år kunngjøres det over ti tusen anbudskonkurranser i Norge på Doffin. Hvis man forestiller seg at det i snitt kommer tre tilbud i hver konkurranse, er det altså tredve tusen tilbud hvert år. DIFI anslår at 25% av konkurransene gjennomføres elektronisk. Med andre ord leveres det over tjue tusen papirtilbud til norske offentlige oppdragsgivere – hvert år. Kaptein Nemos bibliotek ville vært fullt på rekordtid. Ja, ubåten hans ville vel sunket før den nådde Suez. Man kan heller bruke et annet bilde fra Viktoriatiden: stablet oppå hverandre får vi et tårn på høyde med Eiffeltårnet – hvert eneste år. Over tid ville vi druknet Eiffeltårnet, og nå må du jo ikke tro at det bare er Norge som bidrar med dette. Neida, hele EØS-regionen fungerer omtrent akkurat på samme måte som her hjemme på berget.

Så kan man jo legge til at i hver konkurranse er det jo ofte bare ett tilbud som faktisk blir antatt. Man kan kanskje også legge til at mange offentlige oppdragsgivere ber ikke bare om ett, men gjerne to kopier av tilbudet – i ringperm og med skilleark.

Mon tro om ikke en historie om dette som på magisk vis ble tilgjengelig i romanform for hundre år siden, ville virket minst like utrolig som Jules Vernes historier virket. Mon Dieu – mitt Paris drukner i norske anbudsdokumenter!

Utrolig men sann, for fortidens fremtid blir aldri helt som man hadde trodd.

Så hva kan vi gjøre med dette her i framtidas fortid, altså her og nå?

Ganske mye.

Start med deg selv

Men først og fremst må vi gjøre noe med oss selv – vi får la romaner være romaner, men på jobben må vi virkelig begynne å frigjøre oss fra A4-arket!

En ganske vanlig innvending mot elektroniske anbud er at innkjøperen som skal lese tilbudet liker å lese tilbud på papir. “Men vi må jo skrive det ut uansett”, kan de si. Det blir jo logisk – når leverandøren uansett har skrevet ut tilbudet sitt, er det jo like greit å sende over utskriften i stedet for å dytte den inn i dataen bare for å ta den ut igjen i den andre enden.

Men det er ikke gratis å sende tilbud på papir i posten. Dessuten er det langt fra sikkert at leverandøren hadde trengt å skrive ut alt sammen. Kanskje han bare hadde det inni dataen?

Norge har allerede vært gjennom denne overgangen når det gjelder fakturaer. Også der var utvekslingsformatet papir. Også der tok det tid, men til slutt klarte EHF-fakturaen å rydde bort papirfakturaen.

Nå er det papirtilbudene som står for tur.

Behovet

La oss forsøke å bryte ned behovet til innkjøperen som skal lese tilbudet:

– Han har behov for å se strukturen i tilbudet
– Han har behov for å ikke bare lese, men forstå, teksten
– Han trenger å kommentere og markere teksten
– Han må dele og drøfte innholdet med andre.

Så står vi altså der med noen viktige nøkkelord: strukturere, forstå, kommentere og dele.

Papiret har jo sine svar på dette. Du kan strukturere tilbudet ved å paper-clips-1240935bruke skilleark. Du kan forstå innholdet ved å lese teksten – og noen klarer bare ikke å forstå tekst de leser på skjerm like godt som tekst de leser på papir. Du kan kommentere med blyant og markere med merketusj. Du kan drøfte med andre ved å ta med deg papirutskriften inn på nabokontoret og vise fram setningen du ikke forstår.

Men papiret har også sine baksider. Som vi allerede har sett, er det i ferd med å drukne den franske hovedstaden. Dessuten har papiret den irriterende egenskapen at det bare finnes i ett eksemplar. Dermed må du ha med deg papiret fra sted til sted. Papir kan bare organiseres på en måte av gangen, så hvis du får lyst til å legge alle skatteattestene i alle tilbudene ved siden av hverandre, må du faktisk plukke de ut av ringpermene sine og omstrukturere.

Og så var det dette med deling – for å dele et papirark må du kopiere det, og så fort du har skrevet en ny kommentar på din kopi, har de to kopiene blitt forskjellige. Som sagt er det mange oppdragsgivere som ber om flere kopier av tilbudene, men det er også vanlig å instruere tilbyderne til ikke å stifte eller innbinde tilbudene. Hvorfor? Jo, fordi oppdragsgiver ser for seg at han kanskje må lage enda flere enn de to kopiene.

Men den aller største baksiden handler om søkbarhet. Hvis du leter etter en bestemt setning, er du nødt til å lese hele teksten fra perm til perm, for tekst på papir er ikke søkbar på noen annen måte. Derav behovet for ryttere, bokmerker, merketusjer og eselører.

Den lille digitale fornærmelsen

Samtidig ber de fleste oppdragsgivere også om tilbudet på minnepenn eller CD-rom. Hvorfor? Formodentlig fordi de har sett fordelen med å ihvertfall behandle deler av tilbudet elektronisk.

Hvorfor ber man så ikke om å få tilbud kun på CD-rom eller minnepenn, eventuelt med et tilbudsbekreftelsesbrev på papir? Det ville jo vært en enkel måte å redusere papirtårnet på. Svaret ligger antageligvis i det innledende hjertesukket “Men vi må jo skrive ut tilbudene uansett”.

Endring krever motivasjon og kunnskap. Skal du slutte å røyke, holder det ikke å vite hva som er skadelig med røyking. Du må også se fordelene ved å være en ikke-røyker.

Fordelene

Så, la oss se på fordelene med digitale tilbud.

De grunnleggende behovene var altså:

– Å se strukturen i tilbudet
– Å forstå teksten
– Å kommentere og markere teksten
– Å dele og drøfte innholdet med andre.

Et tilbud kan også struktureres digitalt. Den enkleste formen er vel å navngi dokumenter og fordele de i mapper – gjerne etter oppdragsgivers instrukser. Du kan også ta det hele ett skritt lenger ved å benytte funksjoner i konkurransegjennomføringverktøyene som automatiserer deler av anskaffelsesprosessen – eksempelvis ved å hjelpe tilbyderne til å strukturere tilbudet sitt slik at det blir lettere å gå igjennom. Et eksempel er å gi tilbyderne et sjekkpunkt hvor de skal laste opp skatteattesten. Hvis de glemmer å laste den opp, kommer de ikke videre.

Du kan også tenke deg at du bruker systemet til å få tilbyderne til å strukturere besvarelsene sine – eksempelvis ved å lage en tekstboks der svaret på et bestemt spørsmål skal stå. Vipps får du en slik boks for hvert tilbud, og det blir enklere å sammenligne akkurat dette svaret fra tilbud til tilbud. Dette blir enda enklere hvis datasystemet gjør det mulig for deg å trekke ut eller vise bare denne delen av alle tilbudene, side om side.

Du kan jo tenke deg selv – hvis du har seks kvalifikasjonskrav og elleve tilbud, blir det 66 vurderingspunkter. Tenk deg nå hvis du kan sjekke av disse, en etter en, inne i et datasystem i stedet for å holde oversikt manuelt over hva du har og ikke har vurdert og akseptert.

PDF – mer nyttig enn du tror

marker-pen-1240916

Visste du at du også kan markere tekst inne i dataen? Uten å skrive ut? Det er både enklere og nyttigere enn du kanskje tror.

De fleste datasystemer kan spytte ut PDF-versjoner av teksten. Eksempelvis en PDF-versjon av hele eller deler av tilbudet. Du må jo ikke skrive ut disse PDF-dokumentene på papir. Du kan faktisk gjøre mye nyttig med dem inne i datamaskinen din også. For eksempel kan du kommentere og markere tekst. Når du deretter lagrer dokumentet, blir kommentarene og markeringene værende. De blir også med hvis du sender dokumentet på epost til kollegaen din på nabokontoret. Kollegaen kan også kommentere videre og returnere dokumentet til deg – og du kan åpne de på en laptop eller et nettbrett og fortsette der. Dessuten er det faktisk mulig å venne seg til å lese teksten på skjerm også. Det hjelper når den blir mere “din” fordi du har kommentarene og markeringene dine på plass. Nettet florerer med bruksanvisninger for hvordan du kan markere og kommentere et PDF-dokument. For eksempel ligger den en video her.

Prøv deg fram! Dette er kanskje det enkleste stedet å starte, og du trenger ikke engang KGV for å gjøre det heller.

KGV kommer mer til sin rett i del 2. Da skal vi se nærmere på prosesstøtte.

I mellomtiden håper vi du bruker tiden til å bli litt mindre avhengig av papiret!

Slipp KGV løs: det er 2016!

Neste år vil den kryptiske forkortelsen “KGV” gå fra fremmedord til nyord – ihvertfall i anskaffelseskretser.

KGV står for (elektronisk) konkurransegjennomføringsverktøy. Det er rett og slett et fagsystem som tar vare på prosessen fra et behov oppstår og frem til du har en ferdig inngått kontrakt i den andre enden. I 2016 får vi krav i regelverket for offentlige anskaffelser for slike verktøy. DIFI, EU, og mange leverandører og offentlige oppdragsgivere har ønsket seg dette i årevis. Nå skjer det endelig.

Snart blir det obligatorisk for deg.

Så hva er dette for noe? I en artikkelserie skal vi se nærmere på hva KGV er, og hvorfor vi mener det er meningsløst å gjennomføre anskaffelser manuelt på papir når du ikke trenger å gjøre det.

Her er de fem viktigste grunnene til at du bør begynne å tenke på KGV allerede nå.

Grunn nr. 1: Farvel papir

KGV gjør det mulig å kvitte seg med så godt som alt av papir knyttet til anbudsprosesser. Norske leverandører produserer – motvillig – et tårn med tilbud på høyde med Eiffeltårnet hvert eneste år. Denne galskapen må ta slutt. Og KGV er veien å gå – men du må også gjøre en innsats.

Grunn nr.2. Du får støtte til prosessen

En anskaffelse er et prosjekt, eller en prosess om du vil. Den begynner ett sted og slutter et sted, og på veien skal den igjennom en rekke milepæler. Uansett om du kjøper brøytepinner eller hangarskip er det akkurat de samme milepælene. Da skal du selvsagt ha et system som støtter deg gjennom prosessen. Ja, hvis du forstår prosessen, da.

Grunn nr. 3. Du kan samarbeide med andre
Det finnes knapt en oppgave i offentlig sektor som er mindre fornuftig å gjøre alene enn å anskaffe noe. Ja, for det er vel ikke bare du som skal bruke det du har ansvaret for å anskaffe? Hadde det ikke vært kjekt med et system som gjorde samarbeid enklere? For du samarbeider vel med andre når du anskaffer?

Grunn nr. 4. Du slipper å skrive ting på nytt
I datamaskinene våre skriver vi inn data. Datamaskinene våre lagrer disse dataene. Hvorfor ender vi likevel opp med å skrive inn det samme flere ganger? Gjør du det?

Grunn nr.5. Du blir mer effektiv
Transaksjonskostnadene for offentlige anskaffelser er for høye i Norge, sies det. Vi kjenner oss aldri igjen i tidsestimatene som legges til grunn for slike konklusjoner. Kan det være fordi vi har brukt KGV i mange år allerede? Hva kan du gjøre for å effektivisere dine anskaffelser?

Det finnes mange leverandører av KGV der ute. Vi har ikke tenkt å anbefale noen av dem, for de er alle gode – hver på sin måte. Du må finne ut hva som passer best for deg. Det vi kan gi deg er enn bedre forståelse for hva disse systemene faktisk kan hjelpe deg med.

Så, gled deg til 2016!

HISTORIEN OM INNKJØP fortsetter: Historien om hvorfor

question domino-1547659– Hvorfor?

Det er et enkelt spørsmål, men svaret kan være innviklet noen ganger. Dessuten er det ikke alltid du er fornøyd med svaret heller.

Dermed spør du kanskje for andre gang: – Ja, men HVORFOR?!?

Når du tildeler kontrakter i offentlige anskaffelser blir det mange hvorfor. Derfor har vi §11-14 i forskriften som sier hvordan vi skal forklare for en leverandør hvorfor han ikke fikk kontrakten. Dette kalles begrunnelsesplikten.

I dagens forskrift står det at:

Oppdragsgiver skal i begrunnelsen opplyse navnet på den som fikk kontrakten eller rammeavtalen og gi en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier.

Slik var det ikke før, og det er her hvorfor nummer 2 kommer inn.

Tidligere var setningen enklere:

oppdragsgivers begrunnelse om kontraktstildeling […] skal inneholde tilstrekkelig informasjon om det valgte tilbudet til at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig, i samsvar med angitte tildelingskriterier.

Når man skal beskrive det valgte tilbudet er det jo helt klart forskjell på “tilstrekkelig informasjon” og “egenskaper og relative fordeler”.

Men i tillegg sto også dette:

Dersom en leverandør anmoder om det, skal det senest innen 15 dager etter at anmodningen er mottatt gis en nærmere begrunnelse for hvorfor dens forespørsel om å delta er forkastet, eller leverandøren ikke skal tildeles kontrakt. Dersom kontrakt er tildelt, skal navnet på den som fikk kontrakten eller rammeavtalen opplyses sammen med det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler.

Altså en utvidet begrunnelse. Disse kunne anta uante proporsjoner i enkelte saker. Kanskje var det nettopp derfor forskriften ble endret, slik at tidsbruken knyttet til tildelinger ble litt mer forutsigbar for oppdragsgiver. 1. juli 2012 forsvant denne setningen, og følgelig skulle den første begrunnelsen være god nok i seg selv.

Men selv i dag, over tre år etter at dette leddet ble fjernet, forekommer det stadig vekk at leverandører på en eller annen måte ber om en utvidet begrunnelse i stedet for å mene noe konkret om begrunnelsen de allerede har fått.

Hvorfor? Kanskje rett og slett fordi gammel vane er vond å vende.

KOFA-sak 2013/21 (fra premiss 60) omtaler begrunnelsesplikten i detalj og forklarer også godt hva som egentlig skjedde sommeren 2012.

For dyrt å forhandle?

 

nullarbor-plain-1221968

Hvor lang er veien? Det er det delte meninger om.

I en ny rapport utarbeidet av PwC for NHO kommer det frem at det er tidkrevende å forhandle. Faktisk så tidkrevende at det ofte ikke lønner seg.

Rapporten er et bestillingsverk fra NHO som er svært uenig i forenklingsutvalgets forslag om å legge inn en frivillig forhandlingsmulighet i alle anskaffelser. Ja, i hvertfall anskaffelsene forenklingsutvalget har innflytelse på – i praksis de som følger nasjonalt regelverk og kunngjøres på Doffin.

Vi snakker om forhandlinger etter Del II av regelverket, med andre ord.

Å trekke fram forhandlingskortet her kan koste dyrt, mener PwC – og gir dermed sin støtte til NHO som absolutt ikke ønsker dette forhandlingskortet velkommen.

Der NHO hovedsaklig er opptatt av forutberegneligheten for leverandørene, er det mest den økte tidsbruken PwC er bekymret for.

PwC peker forøvrig, som oss, på at det absolutt ikke er her skoen egentlig trykker. Forenklingsutvalgets forslag er skivebom sett opp mot de egentlige utfordringene med offentlige anskaffelser: kompetanse og organisering.

Offentlige anskaffelser gjennomføres i dag av for mange personer, med for lav kompetanse, med for få gode verktøy og maler og med for lite internt samarbeid på tvers av avdelinger. Det kan ikke et forenklet regelverk gjøre så mye med.

Takk for at dere også setter søkelyset på det egentlige problemet, PwC!

Men vi er også litt uenige med dere.

Svimlende timeantall

I rapporten estimerer PwC at det går med elleve (!) dagsverk når en oppdragsgiver gjennomfører en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens Del II. De mener videre at dette vil øke til fjorten dagsverk når man legger til forhandlinger. At de også mener at leverandørene får mer arbeid hvis man velger forhandlinger er vi forsåvidt enige i, men her estimerer de hele 7 dagsverk ekstra.

Rapporten kaller et dagsverk for 8 timer. Ergo snakker vi om 11+4+7 x 8 = 176 timer. Det blir altså ganske svimlende timeantall av alt dette, og for oss som lever av å gjennomføre slike anbud virker estimatene som noe midt mellom en gullgruve og ren ønsketenkning. Mest det siste, håper vi – på det offentliges vegne.

Vi har ikke brukt i nærheten av slike timeantall på å gjennomføre en anskaffelse etter forskriftens Del II, og vi håper da virkelig at PwC ikke har så opplevd det så ofte heller – ihvertfall ikke som snittverdier. Selv om man legger sammen all tid brukt av alle relevante personer hos oppdragsgiver burde man etter vår erfaring i snitt lande betydelig under dette tallet.

Og takk og pris for det.

Husk at dette er hovedsaklig er anskaffelser i området 500.000,- til 1.55 millioner eks mva, og de følger et regelverk som har betydelig større handlingsrom enn større anskaffelser – allerede før forenklingsutvalgets forslag er tatt med – og også før man eventuelt tar i bruk forhandlinger.

Vi har møtt – og omtalt – lignende timeestimater tidligere, med samme undring.

Konklusjonen til NHO er å kjøre åpne anbudskonkurranser der det er mulig, for å få ned tidsbruken.

Javel. Hva med å se nærmere på hva timene faktisk gå med til i stedet, og hvorfor det blir så mange av dem?

Vi er enige i at forhandlinger som skjer i form av fysiske møter hos oppdragsgiver kan  føre til mye tidsbruk. Dessuten ender både oppdragsgiver og leverandør ofte opp med å delta med litt flere personer enn det som kanskje er nødvendig – personer som kanskje kunne gjort noe annet i stedet.

Så: må du alltid møtes? Hvor mange må du ha med deg, og hvor mange må du egentlig forhandle med?

conference room

Har du lyst til å tilbringe de neste fire dagene her inne? Tror du at du får noe igjen for det?

Konkurranse med forhandling betyr ikke nødvendigvis at halve avdelingen din skal tilbringe en halv dag i et møterom med hver av fem forskjellige tilbydere. Det er fullt mulig å delegere ansvar, gjør det skriftlig, på telefon, med videokonferanse eller lignende – og med færre tilbydere.

Det viktige er at oppdragsgiver får frem forbedringspotensialet og at leverandøren får anledning til å forbedre tilbudet sitt. Med målbevisste deltagere og en erfaren forhandler er det dessuten ingenting i veien for at møtene også kan være korte.

Allerede i dagens regelverk har oppdragsgiver full anledning til å forhandle i alle anskaffelser som følger regelverkets Del II. Det som eventuelt blir forandret neste år er at  oppdragsgiver kan vente til tilbudene har kommet inn før man bestemmer seg for om man vil forhandle eller ikke. I dag må man bestemme seg før utlysning.

Dette er en ganske meningsløs forenkling.

Ja, kanskje det til og med viser seg å bli en forvanskning. Man kan ihvertfall se for seg at det vil bli en mye større forventning til oppdragsgiver om å forhandle, og i kjølvannet av enhver tildeling vil det nå kunne komme enda et spørsmål:

– ja, men hvorfor forhandlet du ikke da?!?

I dag er det spørsmålet i det minste tatt stilling til så fort konkurransen ligger på Doffin.

Det er kanskje en annen og langt viktigere faktor som påvirker både tidsbruken og utfallet av forhandlinger: Du må være god til det.

Hvordan blir man god til å forhandle? Jo, som med det meste annet kommer man langt hvis man gjør det regelmessig.

I dagens oppstykkede, flate, desentrale, underbemannede og fragmenterte innkjøpsorganisasjoner er nok denne treningen som oftest fordelt på litt for mange mennesker til at man egentlig har mulighet oppnå sitt virkelige potensiale som en dyktig og erfaren forhandlingsleder. Det samme gjelder nok også hos leverandører.

Kanskje det egentlig er dette som drar opp tidsbruken?